As transações continuam a chegar, mas manter a sua contabilidade organizada ainda significa rever categorias, resolver questões e garantir que tudo é registado corretamente.
A IA de contabilidade do QuickBooks foi concebida para simplificar esse fluxo de trabalho, preparando os registos contabilísticos de rotina para a sua revisão.
Este guia explica como funciona, as suas principais funcionalidades, como utilizá-la e quais as empresas que mais beneficiam dela.
O que é a IA de contabilidade do QuickBooks Online?
IA de contabilidade do QuickBooks Online é um assistente de contabilidade baseado em IA que ajuda a manter os seus registos contabilísticos atualizados com menos trabalho manual.
Prepara transações de rotina para revisão, pede esclarecimentos quando necessário e deixa as decisões contabilísticas a seu cargo ou do seu contabilista.
O resultado é menos tempo gasto a introduzir transações e mais tempo a rever trabalho que já foi preparado.
Como funciona a IA de contabilidade do QuickBooks Online
Depois de associar as contas bancárias e de cartão de crédito da sua empresa, a IA de contabilidade revê cada transação recebida e prepara-a antes de a poder ver.
Com base no seu histórico contabilístico, prevê a categoria, o cliente ou o fornecedor mais provável e, em seguida, organiza o trabalho de acordo com o seu grau de confiança.
Eis o que acontece a seguir:
- As transações de rotina são preparadas para uma revisão e contabilização rápidas.
- As transações pouco claras são assinaladas com um pedido de mais informações, em vez de serem categorizadas automaticamente.
- As transações relacionadas, como pagamentos de salários e de faturas, são associadas para reduzir o trabalho contabilístico manual.
- A atividade invulgar e os possíveis problemas contabilísticos são destacados para revisão.
O resultado é um fluxo de trabalho mais simples.
Passará menos tempo a introduzir e categorizar transações manualmente, revendo trabalho que já foi preparado e intervindo apenas quando o seu contributo for necessário.
Principais funcionalidades da utilização da IA de contabilidade do QuickBooks
QuickBooks Online da Intuit A IA de contabilidade do QuickBooks inclui várias funcionalidades que tornam a contabilidade diária mais rápida e simples. Eis três que deve conhecer.
Lotes prontos para contabilizar
Uma das funcionalidades que mais tempo poupa é a opção Pronto para contabilizar, que agrupa as transações relativamente às quais a IA tem um elevado grau de confiança.
Em vez de rever cada transação individualmente, pode rever rapidamente um lote inteiro, efetuar as alterações necessárias e contabilizar tudo com apenas alguns cliques.
Assim, a contabilidade deixa de ser uma introdução manual de dados e passa a ser um processo de revisão muito mais rápido.
Solicitar mais informações quando necessário
Em vez de adivinhar como categorizar uma transação pouco clara, a IA de contabilidade pede esclarecimentos.
Cria um pedido ao qual pode responder, tal como o seu contabilista ou outro membro da equipa, e atualiza a transação assim que as informações em falta são fornecidas.
Isto ajuda a reduzir os erros contabilísticos, mantendo todas as pessoas envolvidas no mesmo fluxo de trabalho.
Reconciliação bancária com tecnologia de IA
Reconciliar a sua contabilidade todos os meses pode ser uma das tarefas contabilísticas mais demoradas.
Nos planos QuickBooks Online compatíveis, a IA de contabilidade compara os seus extratos bancários com os seus registos contabilísticos, identifica discrepâncias e explica o que requer atenção.
Com os possíveis problemas já destacados, pode concentrar-se na resolução das exceções, em vez de procurar manualmente em todas as transações.
Para além destas funcionalidades essenciais, a IA de contabilidade do QuickBooks também inclui várias ferramentas que melhoram a contabilidade diária.
Os emblemas RULE e AUTO identificam claramente as transações que foram contabilizadas automaticamente, proporcionando-lhe uma melhor visibilidade sobre o que foi processado pela IA. Também pode analisar a sua Demonstração de resultados e o Balanço para detetar transações duplicadas, despesas categorizadas incorretamente e outros problemas contabilísticos antes que se tornem problemas maiores.
Como utilizar a IA de contabilidade do QuickBooks
Depois de as suas contas estarem ligadas, a IA de Contabilidade do QuickBooks começa a preparar as transações para revisão. Eis como utilizar as suas principais funcionalidades para rever, aprovar e manter os seus livros contabilísticos precisos.
Passo 1: Ligue as suas contas bancárias e de cartão de crédito
Comece por ligar as suas contas bancárias empresariais e de cartão de crédito ao QuickBooks Online.
A IA de Contabilidade utiliza as transações recebidas, juntamente com o seu histórico de contabilidade, para sugerir categorias, clientes, fornecedores e outros detalhes das transações antes de as preparar para revisão.
Passo 2: Reveja as transações prontas para lançamento
Abra as suas transações bancárias e reveja o grupo Prontas para lançamento.
Estas são transações que a IA de Contabilidade considera suficientemente fiáveis para preparar para revisão. Verifique os detalhes sugeridos, faça as alterações necessárias e, em seguida, aprove e lance o lote.
Passo 3: Responda aos pedidos de mais informações
Se a IA de Contabilidade precisar de mais contexto, reveja as transações que assinalou e forneça as informações solicitadas. Se outra pessoa tiver a resposta, como o seu contabilista ou outro membro da equipa, pode partilhar o pedido com essa pessoa para que a transação possa ser concluída.
Passo 4: Reveja as transações RULE e AUTO
Reveja as transações marcadas com os emblemas RULE ou AUTO para identificar o trabalho concluído através de regras bancárias, lançamentos de salários correspondidos, Bill Pay e outras automatizações suportadas. A verificação pontual destas transações ajuda a confirmar que tudo foi processado conforme esperado.
Passo 5: Faça a reconciliação das suas contas
Se estiver a utilizar o QuickBooks Online Plus ou Advanced, utilize a funcionalidade de reconciliação assistida por IA durante o fecho mensal.
Esta compara os seus extratos bancários com os seus livros contabilísticos, destaca discrepâncias e explica o que requer a sua atenção antes de reconciliar as suas contas.
Passo 6: Reveja as conclusões dos relatórios
Termine por rever as conclusões dos relatórios da IA relativas à sua Demonstração de resultados e ao seu Balanço.
Procure transações duplicadas, lançamentos classificados incorretamente, atividade invulgar nas contas e outros problemas de contabilidade e, em seguida, resolva-os antes de fechar os seus livros contabilísticos do mês.
Quem beneficiaria da utilização da IA de Contabilidade do QuickBooks?
Quanto mais tempo dedicar à revisão das transações e à atualização dos seus livros contabilísticos, mais valor a IA de Contabilidade do QuickBooks pode proporcionar. Eis os utilizadores para os quais é mais adequada.
Proprietários de pequenas empresas que gerem a sua própria contabilidade
Muitos proprietários de pequenas empresas tratam da contabilidade por conta própria enquanto gerem o resto da empresa.
A IA de Contabilidade do QuickBooks reduz a quantidade de trabalho manual ao preparar transações para revisão, pedir esclarecimentos quando necessário e ajudar a identificar problemas de contabilidade antes de se tornarem problemas maiores.
Isto permite aos proprietários dedicar menos tempo à contabilidade de rotina, mantendo o controlo dos seus registos financeiros.
Trabalhadores independentes e empresários em nome individual
Os trabalhadores independentes e os empresários em nome individual muitas vezes não têm orçamento para contratar um contabilista dedicado, o que significa que a contabilidade se torna mais uma responsabilidade, além de prestar serviços aos clientes.
A IA de Contabilidade do QuickBooks ajuda a organizar as transações recebidas, sugere categorias com base na atividade anterior e prepara o trabalho de rotina para revisão, facilitando a manutenção de livros contabilísticos precisos sem acrescentar horas à semana de trabalho.
Pequenas empresas em crescimento com um maior volume de transações
À medida que uma empresa cresce, também aumenta o número de transações bancárias, faturas, despesas e lançamentos de salários que precisam de ser revistos.
A IA de Contabilidade do QuickBooks ajuda as equipas em crescimento a acompanhar esse aumento, preparando a contabilidade de rotina, apoiando a reconciliação mensal e analisando relatórios financeiros para detetar transações duplicadas, despesas classificadas incorretamente, rendimentos diferidos e outros problemas contabilísticos.
O resultado é um processo contabilístico que se adapta mais facilmente à medida que o volume de transações aumenta.
Limitações e desafios da IA de contabilidade do QuickBooks
A IA de contabilidade do QuickBooks pode reduzir significativamente a escrituração contabilística manual, mas continua concebida para trabalhar consigo, em vez de substituir o seu discernimento. Eis alguns aspetos a ter em conta antes de confiar nas respetivas sugestões.
A disponibilidade das funcionalidades depende do seu plano
As funcionalidades de IA de contabilidade do QuickBooks variam consoante a subscrição.
Embora as funcionalidades bancárias baseadas em IA estejam disponíveis em todos os planos do QuickBooks Online, a IA de contabilidade completa está incluída no QuickBooks Online Essentials, Plus e Advanced.
As capacidades avançadas, como a reconciliação assistida por IA e a análise de relatórios, requerem o QuickBooks Online Plus, Advanced ou o Intuit Enterprise Suite.
Aprende com o seu histórico de escrituração contabilística
As sugestões tornam-se mais precisas ao longo do tempo, aprendendo com a sua atividade de escrituração contabilística e com as suas respostas. Rever e corrigir as recomendações ajuda a melhorar as sugestões futuras.
Deve continuar a rever as sugestões da IA
A IA prepara a escrituração contabilística para revisão, em vez de tomar automaticamente todas as decisões contabilísticas. Rever as categorias, transações e reconciliações sugeridas ajuda a garantir que os seus registos financeiros continuam corretos antes de aprovar alterações.
As decisões contabilísticas continuam a exigir discernimento humano
Algumas transações requerem contexto adicional antes de poderem ser categorizadas corretamente. Quando são necessárias mais informações, a IA solicita esclarecimentos, mas continua a ser responsável, juntamente com o seu contabilista, por tomar as decisões contabilísticas finais.
Conclusão
Se quiser saber mais, recomendo explorar a visão geral da plataforma Contabilidade com IA do QuickBooks para perceber como se integra no QuickBooks Online.
Dedicar algum tempo a rever as respetivas sugestões, responder aos pedidos de mais informações e reconciliar regularmente as suas contas ajudá-lo-á a obter o máximo valor das suas funcionalidades, mantendo simultaneamente a sua contabilidade correta.
Perguntas frequentes sobre a IA de contabilidade do QuickBooks
Comete erros?
Sim. Tal como qualquer ferramenta de IA, as respetivas sugestões nem sempre estão corretas, pelo que deve rever as transações e recomendações antes de as aprovar.
Posso substituir as respetivas sugestões?
Sim. Pode editar as categorias, clientes, fornecedores e outros detalhes das transações sugeridos antes de os aprovar, e as suas correções ajudam a melhorar as recomendações futuras.
Aprende as minhas preferências?
Sim. Aprende com a sua atividade de escrituração contabilística e com as suas respostas, ajudando a tornar as respetivas sugestões mais precisas ao longo do tempo.
Qual é a diferença entre a IA de contabilidade e as regras bancárias?
As regras bancárias seguem condições que cria manualmente, enquanto a IA de contabilidade sugere categorizações com base nos seus padrões de escrituração contabilística. As transações processadas pelas regras bancárias são identificadas com um emblema RULE.
Continuo a precisar de um contabilista?
Sim. A IA de contabilidade ajuda a automatizar a escrituração contabilística de rotina, mas as decisões contabilísticas, o planeamento fiscal e o aconselhamento financeiro continuam a exigir o seu discernimento ou a experiência do seu contabilista.
