Os pagamentos dos clientes começaram a chegar, as despesas da atividade estão a acumular-se e está na altura de organizar tudo antes que a época fiscal se aproxime ainda mais.
Se é trabalhador independente, empresário em nome individual ou prestador de serviços independente e trata da sua própria contabilidade, este guia explica-lhe como configurar o QuickBooks Solopreneur para poder acompanhar as suas finanças com confiança durante todo o ano.
O que é o QuickBooks para a contabilidade de trabalhadores independentes?
O QuickBooks disponibiliza uma versão criada especificamente para empresas constituídas por uma só pessoa, chamada QuickBooks Solopreneur.
Foi concebido para trabalhadores independentes, empresários em nome individual, prestadores de serviços independentes e para a maioria das LLC com um único membro que declaram os rendimentos da atividade no Schedule C.
Se trata da sua própria contabilidade, oferece-lhe um único local para organizar as finanças da sua atividade, para que passe menos tempo a pôr a contabilidade em dia e mais tempo a gerir o seu negócio.
Como é que o QuickBooks apoia a contabilidade dos trabalhadores independentes?
Após a configuração inicial, o QuickBooks Solopreneur automatiza grande parte do processo contabilístico através de:
- Importar automaticamente as transações das suas contas bancárias e cartões de crédito associados.
- Separar as despesas profissionais das pessoais, categorizando as despesas profissionais de acordo com as categorias fiscais do Schedule C.
- Acompanhar a quilometragem profissional através de GPS e registar recibos por fotografia na aplicação móvel.
- Estimar os seus impostos federais trimestrais utilizando os seus rendimentos, despesas e perfil fiscal categorizados, incluindo tanto o imposto sobre o rendimento como o imposto de 15,3% sobre o trabalho independente.
Isto ajuda a manter a contabilidade atualizada ao longo de todo o ano, tornando a época fiscal muito mais fácil de gerir.
Como configurar a contabilidade de trabalhador independente no QuickBooks
Pré-requisitos e requisitos de configuração
Antes de começar, certifique-se de que tem:
- Uma subscrição do QuickBooks Solopreneur.
- As credenciais de acesso à conta bancária da sua atividade e a quaisquer cartões de crédito que utilize para despesas profissionais.
- A aplicação móvel QuickBooks instalada, caso planeie acompanhar a quilometragem e registar recibos enquanto está em deslocação.
- As suas informações fiscais básicas, incluindo o seu estado civil para efeitos fiscais e os rendimentos previstos, para que o QuickBooks possa estimar os seus impostos federais trimestrais.
Passos
Siga estes passos para configurar o seu sistema de contabilidade.
Passo 1. Ligue as suas contas bancárias e cartões
Ligue todas as contas bancárias e cartões de crédito que utiliza para despesas profissionais, incluindo cartões pessoais que utiliza ocasionalmente para compras profissionais.
As contas associadas importam automaticamente as transações para o QuickBooks, para revisão. Se uma conta não estiver associada, as respetivas transações não aparecerão na sua contabilidade.
Passo 2. Reveja e organize as transações importadas
Reveja cada transação importada e marque-a como Profissional, Pessoal ou Dividida, caso inclua ambas. QuickBooksaprende com as suas escolhas e categoriza automaticamente transações semelhantes ao longo do tempo, pelo que este processo se torna mais rápido a cada semana.
Passo 3. Reveja as categorias das suas despesas profissionais
Verifique se as suas despesas profissionais estão atribuídas às categorias corretas do Schedule C, como software, materiais, trabalho contratado ou publicidade. Uma categorização consistente ao longo do ano significa totais de deduções mais rigorosos na altura de entregar a declaração fiscal.
Passo 4. Configure o seu perfil fiscal
Introduza o seu estado civil para efeitos fiscais e os rendimentos previstos, para que a estimativa trimestral reflita a sua situação real.
Tenha em atenção que o QuickBooks calcula apenas os impostos federais estimados. Se o seu estado exigir pagamentos de impostos estimados, acompanhe-os separadamente através do processo aplicável no seu estado.
Passo 5. Ative o acompanhamento da quilometragem
Ative o registo de quilometragem por GPS na aplicação móvel QuickBooks e classifique cada deslocação como profissional ou pessoal com um gesto de deslizar.
Os quilómetros profissionais acumulam-se automaticamente para a dedução padrão por quilometragem.
Passo 6. Registe os recibos à medida que gasta
Fotografe os recibos na aplicação móvel QuickBooks enquanto faz compras profissionais e, em seguida, deixe que o QuickBooks os associe às transações correspondentes.
Assim, a sua documentação mantém-se organizada, sem precisar de recorrer a uma caixa de sapatos.
Passo 7. Configure a faturação e os pagamentos
Crie o seu modelo de fatura e ative o QuickBooks Payments para que os clientes possam pagar com cartão, ACH, PayPal, Venmo ou Apple Pay diretamente a partir da fatura. Menos obstáculos para o cliente significam um pagamento mais rápido para si.
Passo 8. Agende uma revisão semanal da contabilidade
Reserve 15 minutos por semana para rever as novas transações, classificar as deslocações recentes e consultar a estimativa atual dos impostos trimestrais. Este único hábito mantém a sua contabilidade correta ao longo de todo o ano.
Como é uma contabilidade bem-sucedida para trabalhadores independentes no QuickBooks
Sabe que a configuração está a funcionar quando abrir o QuickBooks lhe dá uma visão clara de:
- Quanto ganhou e gastou este mês.
- Quanto deverá pagar aproximadamente no trimestre fiscal atual.
- Quais são as faturas que continuam por pagar.
As despesas profissionais e pessoais mantêm-se separadas desde o início, o que facilita a manutenção de registos corretos e a preparação para a época fiscal.
Erros comuns e sugestões
Evite estes erros comuns e siga estas sugestões para tirar o máximo partido do QuickBooks Solopreneur.
Utilize uma conta bancária profissional exclusiva
Embora o QuickBooks consiga separar as transações profissionais e pessoais, utilizar uma conta bancária e um cartão de crédito profissionais exclusivos torna a categorização mais precisa e reduz a quantidade de revisões manuais necessárias.
Reveja regularmente as transações categorizadas automaticamente
O QuickBooks aprende com as suas escolhas de categorização ao longo do tempo, mas continua a ser importante rever regularmente as transações importadas. Uma revisão semanal rápida ajuda a detetar erros antes de afetarem os seus relatórios ou estimativas fiscais.
Mantenha o seu perfil fiscal atualizado
Se os seus rendimentos mudarem significativamente durante o ano, atualize os rendimentos previstos para que as suas estimativas fiscais trimestrais se mantenham tão precisas quanto possível.
Registe os recibos enquanto ainda estão disponíveis
Tirar fotografias aos recibos quando faz uma compra é muito mais fácil do que tentar encontrar documentação em falta vários meses depois. Também ajuda o QuickBooks a associar os recibos às transações corretas.
Não espere pela época fiscal
A contabilidade para trabalhadores independentes funciona melhor quando faz parte da sua rotina semanal. Dedicar alguns minutos a rever as transações ao longo do ano é muito mais fácil do que tentar organizar vários meses de atividade de uma só vez.
Conclusão
Se estiver pronto para explorar mais opções, saiba mais sobre tudo o que está incluído no QuickBooks Solopreneur.
Espero que este guia o ajude a criar um sistema fácil de manter e que mantenha as suas finanças organizadas ao longo de todo o ano.
Perguntas frequentes sobre a utilização do QuickBooks para a contabilidade de trabalhadores independentes
O QuickBooks calcula os meus impostos trimestrais estimados?
Sim. O QuickBooks Solopreneur estima os seus impostos federais trimestrais com base nos seus rendimentos e despesas categorizados, bem como no seu perfil fiscal. Os impostos estaduais estimados têm de ser acompanhados separadamente.
O que acontece se utilizar o mesmo cartão para despesas profissionais e pessoais?
Pode ligar a conta e marcar cada transação como Profissional, Pessoal ou Dividida. Utilizar uma conta profissional dedicada continua a facilitar a contabilidade.
Como funciona o acompanhamento dos quilómetros?
A aplicação móvel do QuickBooks utiliza GPS para acompanhar as suas deslocações. Classifique cada viagem como profissional ou pessoal, e os quilómetros percorridos em deslocações profissionais são registados para a dedução padrão por quilómetro.
O QuickBooks Solopreneur é igual ao QuickBooks Self-Employed?
Não. O QuickBooks Solopreneur é o produto mais recente para empresas que utilizam o Schedule C e substitui o QuickBooks Self-Employed para novos utilizadores.
O que acontece se a minha empresa crescer para além de ser apenas eu?
Poderá ter de atualizar para o QuickBooks Online se a sua empresa necessitar de funcionalidades como processamento salarial ou gestão de inventário. Consulte as orientações mais recentes da Intuit para confirmar as suas opções de atualização.
