A proposta foi aceite e o seu novo colaborador está pronto para começar. Agora chega a documentação, os formulários fiscais, os dados para depósito direto e tudo o resto que tem de ser concluído antes do primeiro pagamento.
Preparámos este guia para o ajudar a integrar um novo colaborador no QuickBooks Workforce, para que possa concluir cada passo com confiança e preparar o seu colaborador para o processamento salarial.
Porquê utilizar o QuickBooks Workforce para integrar colaboradores?
A integração não termina depois de a carta de oferta ser assinada.
Ainda há formulários fiscais a preencher, dados para depósito direto a recolher, documentos da empresa a assinar e informações salariais a preparar antes de um novo colaborador estar pronto para receber o primeiro pagamento.
QuickBooks Workforce reúne essas tarefas num só lugar, facilitando aos colaboradores a conclusão do que precisam de fazer e proporcionando-lhe uma visão mais clara do que ainda está pendente.
À medida que os colaboradores concluem as suas tarefas de integração, as respetivas informações passam para o QuickBooks Workforce, em vez de serem introduzidas manualmente mais tarde. O resultado é um processo de integração mais organizado e um percurso mais simples até ao primeiro processamento salarial do colaborador.
Aspetos a ter em conta antes de integrar um novo colaborador no QuickBooks Workforce
Antes de começar, reserve alguns minutos para garantir que tudo está preparado. Ter estes elementos essenciais prontos ajuda a tornar o processo de integração mais simples.
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Confirme a configuração do QuickBooks Workforce
Certifique-se de que o seu plano do QuickBooks Workforce inclui as funcionalidades de integração que pretende utilizar. Algumas ferramentas avançadas, como os formulários I-9 automatizados e as assinaturas eletrónicas, só estão disponíveis em determinados planos.
Reúna as informações e os documentos do colaborador
Tenha preparados o e-mail pessoal do colaborador, a data de início, o tipo de remuneração, o valor da remuneração e todos os documentos da empresa necessários antes de iniciar o processo de integração. Preparar tudo antecipadamente ajuda-o a avançar no fluxo de trabalho sem ter de parar para procurar informações em falta.
Reveja a configuração do processamento salarial e dos benefícios
Se o colaborador for incluído no processamento salarial ou nos benefícios, confirme se essas definições já estão configuradas antes de enviar o convite para a integração. Isto ajuda a garantir que está tudo pronto para o primeiro processamento salarial.
Como integrar um novo colaborador no QuickBooks Workforce
Siga estes passos para integrar um novo colaborador no QuickBooks Workforce, concluir a documentação necessária e prepará-lo para o processamento salarial.
Comece antes do primeiro dia
Assim que a proposta for aceite, aceda a Processamento salarial, depois a Colaboradores, selecione Adicionar colaborador e introduza o nome e o e-mail do novo colaborador.
Selecione ‘Continuar a integração’ para iniciar o fluxo de integração guiado.
Preencha os dados do empregador
Preencha as informações pessoais e profissionais do colaborador e, em seguida, introduza os dados salariais, incluindo o tipo de remuneração, o horário de trabalho predefinido e quaisquer tipos de remuneração adicionais.
Anexe documentos e atribua fluxos de trabalho
Adicione os documentos que o novo colaborador tem de rever e assinar eletronicamente, incluindo a carta de oferta, o manual do colaborador e as políticas da empresa. Adicione os fluxos de trabalho de RH compatíveis com o seu plano. Se necessário, realize uma verificação de antecedentes através do Checkr a partir do perfil do colaborador.
Defina a classe de benefícios e o acesso ao Workforce
Pré-visualize os benefícios elegíveis, caso os disponibilize, confirme o acesso do colaborador ao Workforce e, em seguida, selecione Concluir a integração para enviar o convite para o portal.
Permita que o colaborador conclua a integração
Depois de receber o convite, o novo colaborador cria a sua conta do Workforce e assina a carta de oferta.
Em seguida, preenche os formulários W-4 e I-9 online, introduz os dados para depósito direto, assina eletronicamente os documentos atribuídos e inscreve-se nos benefícios antes do primeiro dia.
Monitorizar a conclusão
Acompanhe o estado das tarefas de convite e integração a partir da lista de Funcionários e, em seguida, faça o acompanhamento de quaisquer itens pendentes. Nesta fase, o passo manual restante consiste na supervisão, e não na introdução de dados.
Verificar a preparação do processamento salarial antes do primeiro processamento
Confirme se o calendário de pagamentos, os dados fiscais e o método de pagamento do funcionário estão completos no respetivo perfil. Como as informações do funcionário são transferidas diretamente para o processamento salarial, esta é uma revisão final e não um processo de reintrodução de dados.
Incluir o funcionário no próximo processamento salarial
Assim que as tarefas de integração estiverem concluídas, o novo funcionário aparece na sua lista de funcionários, pronto para o processamento salarial.
Como é o sucesso
Se a integração tiver decorrido sem problemas, vai notar.
Em vez de andar atrás de formulários, pedir informações em falta ou introduzir os mesmos dados no processamento salarial, basta rever o perfil do funcionário para garantir que está tudo completo antes do primeiro processamento salarial.
O funcionário está pronto para ser incluído no processamento salarial e o primeiro recibo de vencimento chega sem surpresas de última hora. Depois disso, pode iniciar sessão no QuickBooks Workforce a qualquer momento para aceder aos recibos de vencimento e aos formulários W-2, sem ter de lhos pedir.
Erros comuns e dicas profissionais
Algumas boas práticas simples podem ajudá-lo a evitar problemas comuns de integração e a tirar o máximo partido do QuickBooks Workforce.
Não espere pela semana do processamento salarial
Esperar pela semana do processamento salarial para rever a integração pode obrigá-lo a andar atrás de formulários fiscais, dados de depósito direto ou documentos assinados em falta.
Reveja o estado da integração de cada funcionário antes de processar os salários, para ter tempo de resolver qualquer questão que ainda esteja incompleta.
Crie um pacote de integração padrão
Crie um pacote de integração padrão que inclua a carta de oferta, as políticas da empresa, o manual e quaisquer outros documentos necessários.
Utilizar o mesmo fluxo de trabalho para cada novo funcionário ajuda a manter a integração consistente e reduz a possibilidade de perder documentação.
Confirme o seu plano do Workforce antes de criar o seu processo
Algumas funcionalidades de integração, como os formulários I-9 automatizados, as assinaturas eletrónicas e outras funcionalidades avançadas de RH, só estão disponíveis em determinados planos do QuickBooks Workforce.
Verifique o que está incluído na sua subscrição antes de criar o seu fluxo de trabalho de integração.
Utilize o Workforce como um portal de autosserviço para funcionários
O QuickBooks Workforce não serve apenas para a integração.
Os funcionários podem continuar a utilizá-lo para aceder a recibos de vencimento, formulários W-2 e outros documentos do processamento salarial, reduzindo os pedidos habituais relacionados com salários e mantendo tudo num só lugar.
Faça da revisão do processamento salarial a sua verificação final
Antes de processar os primeiros salários, reveja o perfil do funcionário para confirmar que os formulários fiscais, os dados de pagamento e os documentos necessários estão completos.
A sua revisão final deve consistir em verificar as informações, e não em recolhê-las.
Conclusão
Espero que este guia o ajude a integrar o seu próximo funcionário com mais confiança e menos burocracia.
Pode também explorar a plataforma QuickBooks Workforce mais abrangente para saber mais sobre as ferramentas disponíveis para o processamento salarial, a contabilidade e a gestão da sua empresa.
Perguntas frequentes
O que faz o novo funcionário?
Depois de aceitar o convite, o funcionário cria a sua conta QuickBooks Workforce, preenche os seus formulários fiscais e os dados do depósito direto, assina os documentos atribuídos e inscreve-se nos benefícios, caso estejam disponíveis.
Como funcionam as verificações de antecedentes?
Como funcionam as verificações de antecedentes?
O novo funcionário pode inscrever-se nos benefícios durante a integração?
Sim, se os benefícios fizerem parte da configuração do QuickBooks Workforce. Os funcionários elegíveis podem consultar e concluir a sua inscrição durante a integração.
E se eu só precisar de adicionar rapidamente um funcionário?
Pode utilizar a Adição rápida para criar o perfil do funcionário e preencher primeiro as informações da folha de salários. As restantes tarefas de integração podem ser concluídas mais tarde.
Como é que a integração se relaciona com o primeiro pagamento?
Os formulários fiscais do funcionário, os dados do depósito direto e outras informações de integração são transferidos para o seu perfil da folha de salários. Quando tudo estiver concluído, estará pronto para ser incluído no próximo processamento da folha de salários.
