O dia do processamento de salários deveria ser rápido. Em vez disso, lá se vai mais uma hora a tentar encontrar folhas de horas em falta e a corrigir pequenos erros antes de o processamento de salários poder sequer ser efetuado.
É precisamente esse o problema que a IA de processamento de salários da QuickBooks Workforce foi concebida para ajudar a resolver.
Neste guia, explicamos como funciona, como configurá-la e se é a solução adequada para a sua empresa.
O que é a IA de processamento de salários da QuickBooks Workforce?
No essencial, a IA de processamento de salários da QuickBooks Workforce foi concebida para eliminar o trabalho repetitivo da preparação do processamento de salários.
Em vez de passar cada período de pagamento a pedir aos funcionários as respetivas horas, horas extraordinárias e gratificações, a IA trata dessa parte por si, contactando-os através de SMS ou da aplicação QuickBooks Workforce e recolhendo as informações de que necessita.
À medida que as respostas chegam, verifica as horas submetidas, assinala tudo o que pareça invulgar ou incompleto e até contacta os funcionários para ajudar a resolver discrepâncias antes de o processamento de salários ser efetuado.
Depois de tudo ter sido recolhido e verificado, prepara um rascunho do processamento de salários no QuickBooks Online, dando-lhe uma visão clara dos salários brutos e das despesas salariais antes de avançar.
O mais importante a saber é que a IA de processamento de salários não o substitui enquanto responsável pela tomada de decisões. O seu papel é preparar o processamento de salários, não aprová-lo.
Continuará a rever cada processamento salarial antes de este ser finalizado, obtendo a poupança de tempo da automatização e mantendo, ao mesmo tempo, o controlo total sobre quem é pago e quanto recebe.
Principais funcionalidades da IA de processamento de salários da QuickBooks
Estas são as principais funcionalidades que tornam a IA de processamento de salários da QuickBooks Workforce num assistente de processamento salarial valioso.
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Recolhe automaticamente as informações salariais
Em vez de pedir aos funcionários as respetivas horas, horas extraordinárias e gratificações em cada período de pagamento, a IA de processamento de salários recolhe-as por si através de SMS ou da aplicação QuickBooks Workforce. Isto ajuda a reduzir as trocas de mensagens antes da data do processamento de salários.
Assinala problemas antes de o processamento de salários ser efetuado
À medida que as informações salariais chegam, a IA de processamento de salários verifica se existem detalhes em falta e registos invulgares. Se algo parecer incorreto, contacta os funcionários antes de preparar o rascunho do processamento de salários, ajudando-o a detetar os problemas mais cedo.
Prepara um rascunho do processamento de salários pronto para a sua revisão
Depois de recolher e rever as informações salariais, a IA de processamento de salários cria um rascunho do processamento de salários no QuickBooks Online com os seus salários brutos estimados e despesas salariais. Basta rever o rascunho, efetuar eventuais alterações e aprovar o processamento salarial.
A IA de processamento de salários também cria um calendário de recolha com base no seu histórico salarial, permite-lhe escolher como os funcionários são contactados, exige o consentimento dos funcionários antes de começar a enviar mensagens e permite corrigir as horas submetidas antes de terminar o período de pagamento.
Como utilizar a IA de processamento de salários da QuickBooks
Siga estes passos para configurar a IA de processamento de salários da QuickBooks Workforce e começar a utilizá-la no seu processo de processamento salarial.
Passo 1: confirme se é elegível
Terá de ter pelo menos um recibo de vencimento já processado no QuickBooks Workforce Core, Premium ou Elite, e a opção AutoPayroll desativada. A IA de processamento de salários e o AutoPayroll não podem ser utilizados em conjunto.
Passo 2: inicie a configuração a partir do Feed
Aceda ao seu Feed, selecione IA de processamento de salários, depois Ver como funciona e Começar. A IA de processamento de salários analisa os seus processamentos salariais anteriores e propõe um plano personalizado.
[CAPTURA DE ECRÃ: passo 2 — entrada da configuração da IA de processamento de salários no Feed]
Passo 3: personalize o plano
Reveja a lista de funcionários inscritos e preencha as informações em falta.
Em seguida, escolha os dias em que a IA de processamento de salários pode contactar os funcionários, pré-visualize a mensagem que irão receber, selecione SMS ou a aplicação QuickBooks Workforce como canal de comunicação e escolha como a IA de processamento de salários comunica consigo enquanto administrador.
Passo 4: recolha o consentimento dos funcionários
A Payroll AI contacta cada funcionário para solicitar consentimento antes de iniciar qualquer recolha de dados. Informar a sua equipa de que está a chegar um novo método de recolha pode ajudá-la a saber o que esperar.
Passo 5: Rever e aprovar cada processamento de salários
A partir desse momento, a Payroll AI recolhe as informações salariais de acordo com o calendário, verifica os dados enviados, acompanha as discrepâncias e prepara um rascunho dos salários, com os totais da remuneração bruta e das despesas salariais, para sua revisão.
Durante cada ciclo de pagamento, o seu papel é rever o rascunho e aprovar o processamento dos salários.
O que acontece depois de começar a utilizar a QuickBooks Payroll AI
Assim que a QuickBooks Workforce Payroll AI estiver configurada, o seu processo de salários torna-se muito mais autónomo.
Tomemos como exemplo uma equipa de nove pessoas de jardinagem, paga quinzenalmente.
À segunda-feira, os funcionários recebem uma mensagem de texto a solicitar as horas trabalhadas e a Payroll AI recolhe automaticamente as suas respostas.
Quando um membro da equipa comunica 61 horas em vez das 45 habituais, a Payroll AI assinala a discrepância e faz um acompanhamento. O funcionário responde que se tratou de um erro de digitação e a informação é corrigida antes de os salários serem preparados.
Na quinta-feira, o proprietário da empresa recebe um rascunho dos salários com os totais da remuneração bruta já preparados.
Em vez de passar as noites a procurar folhas de horas e a introduzir manualmente os dados salariais antes do prazo, o proprietário revê o rascunho enquanto toma café, aprova-o através do telemóvel e continua com o resto do dia.
O processamento dos salários continua a decorrer normalmente. O que muda é a quantidade de preparação manual necessária anteriormente.
Quem beneficiaria da QuickBooks Workforce Payroll AI?
Não tem a certeza de que a QuickBooks Workforce Payroll AI seja adequada? Eis as empresas e equipas que mais provavelmente beneficiarão da sua utilização.
O proprietário que também gere os salários
Se gere os salários enquanto administra a sua empresa, a QuickBooks Workforce Payroll AI pode ajudar a reduzir o tempo despendido na preparação de cada processamento de salários.
Em vez de tratar manualmente de cada tarefa de recolha e verificação, pode concentrar-se na revisão e aprovação dos salários.
O gestor de equipas pagas à hora
As empresas com funcionários pagos à hora têm frequentemente de gerir horários variáveis, horas extraordinárias e o envio de folhas de horas em cada período de pagamento.
A QuickBooks Workforce Payroll AI ajuda a simplificar a preparação dos salários, recolhendo e verificando as informações salariais antes de estas estarem prontas para revisão.
A empresa em crescimento que já ultrapassou a sua folha de cálculo
Os processos manuais de salários que antes funcionavam podem tornar-se difíceis de gerir à medida que a sua equipa cresce.
Se ainda depende de folhas de cálculo, folhas de horas em papel ou mensagens de texto, a QuickBooks Workforce Payroll AI disponibiliza um fluxo de trabalho mais estruturado para a preparação dos salários.
A QuickBooks Workforce Payroll AI também pode beneficiar empresas com funcionários no terreno ou prestadores de serviços que comunicam as horas remotamente, bem como gestores de escritório ou membros da equipa que assumiram recentemente as responsabilidades pelos salários.
Limitações e desafios da QuickBooks Workforce Payroll AI
Embora a QuickBooks Workforce Payroll AI possa reduzir o trabalho manual envolvido na preparação dos salários, há ainda algumas limitações a ter em conta antes de a utilizar.
Aplicam-se requisitos de elegibilidade
A QuickBooks Workforce Payroll AI requer pelo menos um pagamento anteriormente processado através do QuickBooks Workforce Core, Premium ou Elite e não pode ser utilizada em conjunto com o AutoPayroll.
É necessária a participação dos funcionários
Os funcionários têm de dar o seu consentimento antes de a QuickBooks Workforce Payroll AI poder começar a recolher informações salariais. Se os membros da equipa não responderem aos pedidos relacionados com os salários, continuará a ter de os contactar manualmente.
A aprovação dos salários continua a ser da sua responsabilidade
A IA de processamento salarial do QuickBooks Workforce prepara um rascunho do processamento salarial, mas continua a ser responsável por rever os itens sinalizados, verificar os totais salariais e aprovar cada execução do processamento salarial antes de esta ser processada.
A IA de processamento salarial centra-se na preparação do processamento salarial
A IA de processamento salarial do QuickBooks Workforce foi concebida para recolher informações salariais, verificar os dados enviados, acompanhar discrepâncias e preparar rascunhos do processamento salarial. A configuração fiscal, a configuração dos benefícios e as decisões de conformidade continuam a fazer parte do seu fluxo de trabalho habitual de processamento salarial.
Conclusão
Se estiver pronto para saber mais, explore QuickBooks Workforce para comparar os planos e as funcionalidades de processamento salarial disponíveis.
Espero que este guia lhe tenha proporcionado uma compreensão mais clara do funcionamento da IA de processamento salarial do QuickBooks Workforce e de se esta é adequada para o seu processo de processamento salarial.
Perguntas frequentes
O processamento salarial é executado automaticamente?
Não. A IA de processamento salarial do QuickBooks Workforce prepara um rascunho do processamento salarial, mas tem de o rever e aprovar antes de o processamento salarial ser executado.
Posso rever tudo antes de o envio?
Sim. Pode rever o rascunho do processamento salarial, as discrepâncias sinalizadas e os totais salariais antes de aprovar a execução do processamento salarial.
Como contacta os meus funcionários?
A IA de processamento salarial do QuickBooks Workforce contacta os funcionários através de SMS ou da aplicação QuickBooks Workforce, utilizando o horário que escolher. Os funcionários têm primeiro de dar o seu consentimento antes de receberem pedidos relacionados com o processamento salarial.
O que acontece se um funcionário enviar as horas erradas?
A IA de processamento salarial do QuickBooks Workforce sinaliza envios invulgares e contacta os funcionários para que possam corrigir as suas horas antes do prazo limite do processamento salarial.
O que preciso de fazer antes de a ativar?
Precisará de pelo menos um recibo de vencimento processado anteriormente com o QuickBooks Workforce Core, Premium ou Elite, e o AutoPayroll tem de estar desativado antes de poder configurar a IA de processamento salarial do QuickBooks Workforce.
