Os registos dos colaboradores não devem exigir uma pesquisa em cadeias de e-mails, pastas partilhadas ou arquivos físicos só para encontrar um documento ou atualizar as informações de alguém.
O QuickBooks Workforce ajuda a reunir tudo num só lugar, mantendo os registos de cada colaborador num único local e proporcionando aos colaboradores acesso seguro de autosserviço.
Neste guia, mostramos-lhe como organizar os registos dos colaboradores no QuickBooks Workforce, para que sejam mais fáceis de gerir atualmente e de encontrar quando mais precisar deles.
Por que motivo utilizar o QuickBooks Workforce para manter os registos dos colaboradores organizados
QuickBooks Workforce ajuda a manter os registos dos colaboradores organizados, reunindo tudo num só lugar, em vez de espalhar as informações por e-mails, ficheiros em papel e vários sistemas.
Cada colaborador tem um perfil único onde as informações pessoais, os dados da folha de pagamentos e os documentos profissionais podem ser geridos em conjunto, enquanto o autosserviço dos colaboradores reduz os pedidos habituais de recibos de vencimento, formulários W-2 e outras informações sobre a folha de pagamentos.
Com os registos ligados à folha de pagamentos e o acesso controlado pelos administradores, é mais fácil manter as informações corretas, seguras e prontamente disponíveis durante todo o ciclo de vida do colaborador.
Como organizar os registos dos colaboradores no QuickBooks Workforce
Siga estes passos para organizar os registos dos colaboradores em perfis completos e fáceis de gerir do QuickBooks Workforce.
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Passo 1. Faça uma auditoria ao que tem
Faça uma lista dos locais onde as informações dos colaboradores se encontram atualmente, incluindo gavetas, caixas de entrada e folhas de cálculo, e identifique o que falta no perfil de cada colaborador.
Este mapa torna-se na sua lista de verificação para a migração à medida que transfere os registos para o QuickBooks Workforce.
Passo 2. Complete todos os perfis dos colaboradores
Aceda a Folha de pagamentos e, em seguida, a Colaboradores, preenchendo as informações pessoais, profissionais e relativas à folha de pagamentos de cada colaborador. O perfil só funciona como uma fonte única e fiável de informação quando está completo.
Passo 3. Anexe os documentos
Adicione cartas de oferta assinadas, confirmações de aceitação de políticas e outros documentos profissionais ao perfil de cada colaborador.
Nos planos Premium e Elite, utilize o fluxo de trabalho de documentos digitais para solicitar assinaturas eletronicamente e manter os documentos concluídos organizados com o registo do colaborador.
Passo 4. Convide todos para o QuickBooks Workforce
Envie convites do QuickBooks Workforce aos colaboradores que ainda não estabeleceram ligação e peça-lhes que escolham a sua preferência por um formulário W-2 sem papel durante a configuração. Cada colaborador que utiliza o autosserviço é mais uma pessoa que deixa de depender de si para obter documentos habituais da folha de pagamentos.
Passo 5. Defina o acesso de forma criteriosa
Analise o acesso de cada colaborador ao QuickBooks Workforce, para que este só possa ver aquilo a que deve ter acesso.
Quando alguém deixar a empresa, desative o respetivo acesso ao QuickBooks Workforce, mantendo o seu registo profissional intacto para cumprir os requisitos de retenção.
Passo 6. Encaminhe as atualizações através da fonte
Sempre que possível, incentive os colaboradores a atualizarem as informações pessoais elegíveis através do QuickBooks Workforce, incluindo alterações de morada e outros dados pessoais.
É mais provável que as informações mantidas na fonte permaneçam corretas do que as informações transmitidas por e-mails ou pedidos manuais.
Passo 7. Faça uma revisão trimestral simples
Verifique se existem perfis incompletos, pedidos de documentos pendentes e colaboradores que ainda não aceitaram o convite para o QuickBooks Workforce.
Dedicar alguns minutos a rever os registos em cada trimestre torna o final do ano muito mais fácil.
O que irá notar depois de organizar os registos dos colaboradores no QuickBooks Workforce
Irá notar a diferença quando, em vez de perder tempo a procurar em pastas ou a responder a pedidos habituais dos colaboradores, tiver um único local para gerir tudo.
Os colaboradores podem aceder aos seus próprios recibos de vencimento e formulários W-2 através do Workforce, enquanto os perfis completos mantêm as informações da folha de pagamentos e os documentos profissionais organizados e fáceis de encontrar.
Quando alguém entra ou sai da empresa, existe um processo consistente a seguir, em vez de uma correria de última hora.
Quando chega o final do ano, os pedidos de formulários W-2 são mínimos, porque os funcionários já têm acesso e as preferências sem papel foram configuradas antecipadamente.
Erros comuns e dicas profissionais
Estas simples recomendações podem ajudar a manter os registos dos funcionários organizados à medida que a sua empresa cresce.
Não mantenha várias versões do mesmo registo
Depois de os registos dos funcionários terem sido transferidos para o QuickBooks Workforce, deixe de atualizar as mesmas informações em folhas de cálculo, emails ou ficheiros em papel. Manter um único perfil completo do funcionário ajuda a garantir que todos trabalham com as mesmas informações.
Conclua rapidamente os convites do QuickBooks Workforce
Os funcionários precisam de ativar a sua conta do QuickBooks Workforce antes de poderem utilizar as funcionalidades de autosserviço. Quanto mais cedo aceitarem o convite, mais cedo terão acesso aos recibos de vencimento e aos formulários W-2 sem terem de contactar o departamento de salários.
Desative o acesso ao QuickBooks Workforce durante a saída
Quando um funcionário sai, desative o respetivo acesso ao QuickBooks Workforce, mantendo o seu registo profissional no QuickBooks. Isto protege as informações do funcionário sem afetar a retenção dos seus registos.
Mantenha a consistência dos registos dos novos funcionários
Utilize o mesmo processo de integração para cada nova contratação, para que o perfil de cada funcionário contenha informações completas e consistentes desde o início.
Reveja periodicamente os registos dos funcionários
Reveja regularmente os perfis dos funcionários para identificar informações em falta, documentos incompletos ou configurações pendentes do Workforce antes de se tornarem problemas durante o processamento de salários ou os relatórios de final de ano.
Conclusão
Se estiver pronto para explorar melhor o QuickBooks Workforce, consulte o QuickBooks Workforce para ver a plataforma em ação.
Espero que este guia o ajude a criar uma forma mais organizada e fiável de gerir os registos dos funcionários com o QuickBooks Workforce. À medida que a sua equipa cresce, manter tudo num só lugar pode facilitar bastante a gestão dos salários, da integração e das tarefas de final de ano.
Perguntas frequentes
O que podem os funcionários ver e fazer por si próprios?
Os funcionários podem aceder a recibos de vencimento, formulários W-2, rendimentos, saldos de períodos de ausência e outras funcionalidades de autosserviço disponíveis, bem como atualizar informações pessoais elegíveis e concluir tarefas atribuídas.
Quem controla o que é visível?
Os administradores controlam o acesso de cada funcionário ao QuickBooks Workforce, enquanto as funcionalidades disponíveis dependem do seu plano e da sua configuração.
O que deve constar num perfil de funcionário?
Cada perfil armazena num só lugar informações pessoais e profissionais, dados salariais, documentos profissionais e definições de acesso ao QuickBooks Workforce.
Como é que isto ajuda no final do ano e durante uma auditoria?
Manter os registos dos funcionários e as informações salariais juntos facilita a sua consulta durante os relatórios de final de ano e os pedidos de registos.
O que acontece aos registos quando alguém sai?
Desative o acesso do funcionário ao QuickBooks Workforce quando este sair, mantendo o seu registo profissional no QuickBooks para cumprir os requisitos de retenção.
