Alguma vez tomou uma decisão de contratação de que se veio a arrepender? Nesse caso, sabe como é importante essa decisão e como qualquer informação pode ser valiosa para o ajudar a tomar a decisão certa.
Tendo isso em mente, está na altura de falar sobre os KPIs de recrutamento e sobre como podem ajudá-lo a monitorizar o sucesso de tudo, desde a tomada de decisões até à utilização de software de recrutamento.
O que são os KPIs de recrutamento?
Os KPIs de recrutamento são, essencialmente, uma verificação do estado do seu processo de contratação. Ajudam-no a identificar o que está a funcionar e o que não está, onde pode melhorar, onde existem lacunas e se está a atingir os seus objetivos.
Pode tratar-se de acompanhar quanto tempo demora a preencher uma vaga ou de avaliar a qualidade do seu processo de integração; cada ponto de contacto permite-lhe fazer os ajustes necessários para um processo de recrutamento mais eficiente.
Benefícios dos KPIs de recrutamento
A utilização de KPIs não só é essencial para melhorar os processos, como também oferece vários benefícios, incluindo:
Melhor tomada de decisões
Os canais de recrutamento podem ser dispendiosos e, com tantas opções disponíveis, é difícil perceber qual escolher.
É aqui que os KPIs são úteis. Ajudam-no a identificar de onde vêm os candidatos mais qualificados e de maior valor, para que possa concentrar-se nesse canal em detrimento dos outros e investir o seu dinheiro de forma a obter o melhor candidato para o seu processo de recrutamento.
Processos melhorados
O processo de recrutamento envolve diferentes intervenientes e contributos. Os KPIs permitem-lhe identificar quaisquer estrangulamentos no processo e melhorar o fluxo do processo global. Isto é particularmente útil ao realizar uma auditoria de recrutamento.
Controlo de custos
Os KPIs permitem-lhe identificar onde o seu orçamento de recrutamento é melhor investido nas diferentes partes do processo de recrutamento e considerar tanto os fatores internos como os externos.
Alinhamento com o negócio
Os KPIs permitem-lhe acompanhar métricas específicas relacionadas com a contratação de talento, desde a diversidade até ao preenchimento de funções/projetos específicos, para garantir que está alinhado com as necessidades do negócio.
Qual é a diferença entre KPIs e métricas?
Os KPIs e as métricas acompanham o desempenho, mas servem propósitos diferentes.
Os KPIs são específicos e estão diretamente alinhados com os objetivos do negócio, ajudando-o a acompanhar o sucesso em áreas essenciais.
As métricas são medições mais abrangentes que fornecem dados sobre aspetos específicos da operação, mas nem sempre estão associadas a objetivos estratégicos do negócio. Constituem a base da análise de recrutamento, ajudando-o a compreender e melhorar o seu processo de recrutamento.
Em suma, todos os KPIs são métricas, mas nem todas as métricas são KPIs.
O papel dos KPIs no processo de recrutamento
No processo de recrutamento, os KPIs são como os seus principais pontos de controlo — ajudam-no a acompanhar as partes mais importantes da contratação que estão diretamente alinhadas com os objetivos do negócio.
Por exemplo, os KPIs podem abranger aspetos como o tempo de preenchimento, a qualidade da contratação ou a experiência do candidato.
O papel das métricas no processo de recrutamento
As métricas são dados mais do dia a dia que lhe dão uma visão mais ampla do que está a acontecer no seu processo de contratação.
Por exemplo, quantos currículos foram analisados? Quantas pessoas avançaram no processo de recrutamento? As métricas fornecem informações que podem ajudar a preencher lacunas que possam existir no seu processo de recrutamento.
A utilização de serviços de RPO pode permitir às empresas melhorar métricas de recrutamento essenciais, como o tempo de contratação e a qualidade dos candidatos.
Exemplos de KPIs e métricas
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KPIs:
- Tempo de preenchimento - número médio de dias necessários para preencher uma posição, desde a sua publicação até à aceitação de uma proposta.
- Qualidade da contratação - medição da retenção dos novos colaboradores durante um determinado período (normalmente um ano) e das classificações de desempenho do novo colaborador.
- Custo por contratação - custo total do recrutamento e da contratação dividido pelo número de contratações
- Experiência do candidato - feedback dos candidatos sobre a sua experiência ao longo do processo de recrutamento.
Métricas:
- Rácio entre entrevistas e ofertas - número de candidatos entrevistados em comparação com o número dos que receberam ofertas
- Número de candidaturas recebidas - número total de candidaturas para uma determinada função
- Taxa de aceitação de ofertas - percentagem de ofertas aceites pelos candidatos
- Origem das contratações - canais de onde vêm os candidatos - plataformas de emprego, referências ou agências
Os 12 KPIs de recrutamento mais importantes
Nesta altura, provavelmente está a perguntar-se quais são os KPIs indispensáveis e quais são secundários para medir o seu desempenho no recrutamento. Vejamos os mais importantes.
Tempo de contratação
O tempo de contratação reflete-se na experiência do candidato, bem como na capacidade da empresa para preencher uma função. As empresas que demoram demasiado tempo a preencher uma função devem reavaliar as suas práticas de contratação, aquilo que procuram e quaisquer estrangulamentos que possam existir.
Em média, são necessários 45 dias para preencher uma função; qualquer período superior a esse começa a afetar negativamente a empresa e a experiência do candidato.
Sugestões para reduzir o tempo de contratação:
- Certifique-se de que trabalha com os responsáveis pela contratação para definir o que é importante nessa função e reveja cuidadosamente a descrição da função para identificar os fatores decisivos e os aspetos em que pode ser flexível ao avaliar os candidatos.
- Simplifique o seu processo de entrevistas e evite ultrapassar 2-3 rondas de entrevistas.
- Utilize funcionalidades de software de recrutamento e ferramentas emergentes, como a IA, para agendar entrevistas, comunicar com os candidatos e fornecer comentários.
Custo por contratação
O custo por contratação é um valor importante para os orçamentos e para compreender para onde vai o dinheiro no processo de contratação.
Sugestões para minimizar os custos de contratação:
- Utilize colaboradores internos em programas de referências para reduzir a utilização de agências e canais externos. Os programas de referências são bastante eficazes quando implementados corretamente.
- Pense na construção da marca a longo prazo - construa uma marca empregadora que atraia candidatos altamente qualificados até si, sem ter de os procurar.
Qualidade da contratação
A qualidade da contratação avalia o valor que o novo colaborador traz para a equipa, incluindo a sua taxa de retenção, o seu desempenho na função e a sua adequação geral à cultura da equipa. É essencial se pretende garantir o máximo ROI nas contratações.
Sugestões para melhorar a qualidade da sua contratação:
- Forme o responsável pela contratação para entrevistar e avaliar eficazmente os candidatos
- Crie uma estrutura sólida para as entrevistas que lhe permita fazer as perguntas certas aos candidatos, realizar avaliações sempre que possível e reservar tempo suficiente para a entrevista.
- Garanta que a sua experiência de integração é eficaz, certificando-se, inclusive, de que os responsáveis pela contratação definem expectativas claras para o novo colaborador. Dedique tempo à mentoria no início, quando necessário, faça acompanhamentos regulares e forneça ao novo colaborador todos os recursos, informações e acessos necessários.
Taxa de aceitação de ofertas
A taxa de aceitação de ofertas mede quantas ofertas de emprego foram aceites pelos candidatos.
Indica à empresa quão bem posicionada está no mercado em comparação com a concorrência e se a sua marca empregadora é atrativa - ou seja, se as pessoas querem trabalhar na sua empresa.
Sugestões para melhorar a sua taxa de aceitação de ofertas:
- Faça uma análise da concorrência relativamente aos benefícios que oferece e melhore-os onde puder, para garantir que continua competitiva no mercado.
- Certifique-se de que a sua empresa compreende o que cada geração procura e consegue oferecer isso. Por exemplo, a geração Z procura frequentemente flexibilidade, enquanto a geração baby boomer tende a procurar uma boa remuneração e estabilidade.
- Comunique os valores, a missão e a cultura geral da empresa durante o processo de contratação.
Satisfação dos candidatos
A satisfação dos candidatos refere-se à experiência do candidato durante o processo de entrevista e contratação. É essencial que todos os candidatos tenham uma experiência positiva, quer sejam contratados quer não, uma vez que isso se reflecte na marca da empresa e pode ser facilmente expresso em plataformas como a Glassdoor.
Sugestões para garantir que a experiência dos seus candidatos é positiva:
- Comunique aos candidatos os prazos e os processos ao longo de cada etapa do processo
- Mantenha o processo simples, forneça-lhes informações úteis e explique o que podem esperar em cada etapa do processo.
- Se um candidato não for contratado, forneça feedback sobre o motivo — isso é muito valorizado pelos candidatos.
Fonte de contratação
As fontes de contratação indicam de onde vêm os candidatos mais qualificados — plataformas como o LinkedIn e o Indeed, referências ou redes sociais.
Isso ajuda a compreender onde investir e onde concentrar os esforços, optimizando as estratégias de marketing de recrutamento e desenvolvendo uma abordagem de SEO para recrutamento para os seus anúncios de emprego.
Sugestões para optimizar as estratégias de fontes de contratação:
- Identifique e crie uma estratégia abrangente para utilizar as plataformas/fontes mais eficazes, para que a equipa se possa concentrar na sua utilização
- Explore diferentes canais, experimentando formas de alcançar diferentes grupos de talentos. Por exemplo, para funções que exigem autorizações de segurança, é útil utilizar plataformas que o possam ajudar a encontrar candidatos que já possuam essas autorizações, acelerando assim o processo de recrutamento.
Taxa de retenção
A taxa de retenção corresponde ao período durante o qual os colaboradores permanecem na sua empresa. Reflecte a sua cultura, a satisfação e a progressão profissional, a eficácia dos processos de integração e as competências dos seus líderes enquanto gestores de pessoas.
Sugestões para melhorar a retenção dos colaboradores:
- Dê prioridade ao recrutamento, à integração e aos primeiros 90 dias de um novo colaborador como um período essencial para optimizar a sua experiência.
- Crie oportunidades para que as pessoas aprendam, cresçam e sejam promovidas.
- Forme os seus gestores para serem excelentes líderes de pessoas, não apenas gestores.
- Promova uma cultura de reconhecimento, trabalho em equipa e aprendizagem contínua.
Recrutamento diversificado
O recrutamento diversificado analisa a capacidade e o historial da sua empresa na integração de pessoas com diferentes origens. Ajuda a promover a inovação, a criatividade e vários outros aspectos das suas equipas.
Sugestões para garantir que recruta pessoas diversificadas:
- Dê formação aos seus gestores sobre preconceitos no processo de recrutamento
- Alargue o seu alcance a plataformas, comunidades e organizações que lhe possam dar acesso a um grupo diversificado de talentos.
- Não recrute apenas com base na diversidade; certifique-se também de que os dados e o consenso das suas equipas de recrutamento estão alinhados com a escolha de um candidato adequado.
Taxa de conclusão de candidaturas
A taxa de conclusão de candidaturas mede quantos candidatos concluem efectivamente o seu processo de candidatura.
Por exemplo, se o processo de candidatura da sua empresa incluir várias etapas, campos de candidatura complexos para preencher e documentação desnecessária, isso pode dissuadir os candidatos de concluírem a candidatura. Uma taxa baixa indica que provavelmente existem alguns problemas com a sua candidatura.
Sugestões para garantir que o seu processo de candidatura é simples e aumentar a taxa de submissão dos candidatos:
- Mantenha tudo simples! Não peça aos candidatos que adicionem os seus currículos e, de seguida, lhes peça para preencherem manualmente campos relacionados com o currículo.
- Evite fazer perguntas desnecessariamente longas ou perguntas que exijam respostas em formato de ensaio.
- Certifique-se de que o seu processo de candidatura é compatível com dispositivos móveis. Os candidatos utilizam frequentemente telemóveis para concluir a candidatura.
Rácio entre entrevistas e ofertas
O rácio entre entrevistas e ofertas mede o número de entrevistas realizadas em comparação com o número de ofertas apresentadas. Ajuda a compreender a eficiência do processo de entrevista.
Se estiver a realizar muitas entrevistas, mas não forem feitas quaisquer propostas, poderá existir um problema com a pesquisa de candidatos, o estilo da entrevista ou a complexidade da entrevista.
Provavelmente está a perguntar-se: qual é um bom rácio? De acordo com a CareerPlug, o rácio médio entre entrevistas e contratações em 2023 foi de 36%.
Sugestões para aumentar este rácio:
- Certifique-se de que os responsáveis pela contratação e os restantes entrevistadores relevantes recebem formação sobre técnicas de entrevista adequadas e eficazes.
- Garanta que os seus recrutadores fazem uma pré-seleção eficaz dos candidatos e encaminham apenas aqueles que estão totalmente qualificados.
- Uma das vantagens do software de recrutamento é permitir-lhe gerir facilmente processos que envolvem várias partes interessadas, mas todas essas partes interessadas precisam de compreender como o utilizar.
Taxa de saída no primeiro ano
Esta métrica mede quantos colaboradores saem durante o primeiro ano. Se muitas pessoas saírem durante o primeiro ano, é provável que existam lacunas na integração, na satisfação profissional, na cultura ou nas competências de liderança de pessoas dos gestores.
Sugestões para garantir que as pessoas permanecem:
- Melhore continuamente a experiência de integração.
- Dê formação aos seus gestores para que sejam excelentes líderes de pessoas
- Disponibilize mentores e acompanhamento aos novos colaboradores
- Envolva eficazmente os novos colaboradores desde os primeiros 90 dias
- Faça acompanhamentos regulares durante os primeiros 90 dias para garantir que têm o apoio e os recursos necessários para terem sucesso na função.
Tempo na fase de recrutamento
Esta métrica acompanha o tempo que os candidatos permanecem em cada fase do processo de recrutamento.
Por exemplo, quanto tempo demora a passagem dos candidatos de uma chamada de triagem inicial para uma entrevista com o responsável pela contratação. Ajuda a identificar estrangulamentos no processo e a melhorar a experiência dos candidatos.
Sugestões para manter os candidatos a avançar eficazmente no processo:
- Defina prazos e expectativas claros para cada fase com os candidatos e os responsáveis pela contratação.
- Utilize software de recrutamento com ferramentas de IA para automatizar o agendamento, os acompanhamentos e o feedback.
Como definir os seus KPIs de recrutamento
Identificar estes KPIs como uma prioridade máxima é muito positivo, mas terá de compreender como os definir e começar a monitorizá-los para compreender melhor o que está a acontecer no seu funil de recrutamento.
Eis alguns passos básicos para começar.
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Alinhar os KPIs com a empresa
Os KPIs de recrutamento vão além do simples acompanhamento de números. É necessário garantir que estão alinhados com a estratégia geral de crescimento e continuidade do negócio da empresa.
Por exemplo, se a sua empresa pretende expandir a utilização de uma nova tecnologia, os seus esforços de recrutamento têm de mudar o foco para talento que possa fornecer experiência e conhecimentos na utilização dessa tecnologia específica, de modo a apoiar esta nova área de crescimento.
Os KPIs precisam de estar alinhados com os diferentes departamentos, uma vez que todos são afetados pelos esforços de recrutamento de uma forma ou de outra. Em vez de acompanhar números aleatórios, certifique-se de que acompanha aquilo que precisa de ser acompanhado para o crescimento futuro da empresa.
Envolver as principais partes interessadas
Envolver todos, desde os recursos humanos e a liderança sénior até aos responsáveis pela contratação e aos recrutadores, ajudará a aperfeiçoar o processo. Cada um fornece informações importantes a partir de diferentes perspetivas da empresa, permitindo-lhe dar prioridade às competências e experiências necessárias para uma função específica.
Todos precisam de estar alinhados e de trabalhar em conjunto, não isoladamente.
Definir KPIs de recrutamento claros e mensuráveis
A clareza é fundamental neste caso. Certifique-se de que os seus KPIs são SMART: específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e definidos no tempo.
Ao contratar, seja específico. Por exemplo: contratar 5 programadores com experiência em Appian nos próximos 2 meses, com um salário médio de 130k. Isto ajuda a acompanhar o progresso e esclarece como será o sucesso.
Revisão e ajustamento regulares
Tal como é necessária uma melhoria contínua no processo de recrutamento, na contratação, na integração e nos KPIs. Ajuste tudo conforme necessário para garantir que as necessidades da empresa estão a ser satisfeitas.
Manter-se a par da direção que a empresa está a tomar, de eventuais alterações e das áreas onde podem ser necessárias melhorias permitir-lhe-á manter a agilidade no processo e redirecionar a sua energia para onde é necessária.
Painéis de controlo de KPIs de recrutamento
Os painéis de controlo proporcionam uma visão em tempo real das principais métricas de recrutamento, como o tempo necessário para preencher uma vaga, o custo por contratação, entre outras, tudo num só lugar.
Permitem-nos identificar tendências mais facilmente, detetar estrangulamentos e tomar decisões baseadas em dados de forma relativamente rápida.
A chave é concentrar-se nas métricas mais importantes para a sua empresa e ajustá-las à medida que avança.
A integração de funcionalidades de automatização diretamente nas ferramentas do seu painel de controlo também pode ser útil. Um dos benefícios do software de KPIs é o facto de poder ajudar neste aspeto.
Tal como referido anteriormente, as ferramentas de automatização do recrutamento que podem gerir o acompanhamento de candidatos, a análise de currículos e o envio de atualizações podem reduzir significativamente o trabalho pesado do lado dos recrutadores e garantir também a exatidão dos dados em tempo real.
Isto permitirá tomar decisões, elaborar relatórios e obter outros conhecimentos mais rapidamente, libertando simultaneamente tempo da sua equipa para se concentrar na criação de relações e noutras tarefas mais importantes.
Simplifique os relatórios de recrutamento
Mantenha a simplicidade quando se trata de elaborar relatórios. Um painel de controlo de recrutamento pode esclarecer ou complicar as coisas. Tenha cuidado para não incluir demasiada informação que possa não ser útil num determinado contexto.
O objetivo é fornecer à sua equipa, à liderança e às partes interessadas uma visão clara e fácil de ler dos conhecimentos relevantes.
Um painel de controlo mais simples facilita a compreensão da informação, a identificação do que está a funcionar e a concentração nos aspetos que requerem atenção.