Como contratar um assistente em 4 passos simples

Se precisa de ajuda para manter o seu dia organizado e gerir tarefas, contratar um assistente pode fazer uma grande diferença. Neste artigo, vou guiá-lo através de quatro passos simples para contratar um assistente e ajudá-lo a perceber exatamente de que tipo de apoio precisa, o que o seu assistente deve fazer e quanto deve pagar.

Obtenha a clareza e o apoio de que precisa para tornar a sua carga de trabalho mais leve e o seu dia mais produtivo.

Por que motivo contratar um assistente?

Enquanto líder de uma empresa, contratar um assistente pode beneficiá-lo através de:

1. Gestão do tempo: Delegar tarefas administrativas, como o agendamento, a gestão de e-mails e a coordenação de reuniões, garante que está onde precisa de estar.
2. Aumento da produtividade: Um assistente pode tratar de tarefas repetitivas, permitindo-lhe concentrar-se em atividades de elevado valor, como a angariação de fundos, o desenvolvimento de produtos e a criação de contactos.
3. Melhor organização: Pode ajudá-lo a estruturar o seu fluxo de trabalho, gerir prazos e manter os projetos no bom caminho.
4. Comunicação otimizada: Um assistente pode atuar como um filtro, selecionando as mensagens e garantindo que as comunicações importantes recebem prioridade.
5. Escalabilidade da empresa: À medida que a sua startup cresce, ter alguém a gerir as operações do dia a dia apoia os esforços de crescimento.
6. Melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal: Ao assumir responsabilidades rotineiras, pode ajudá-lo a manter um equilíbrio mais saudável entre a vida profissional e pessoal.

4 passos simples para contratar um assistente

Passo 1: Perceba em que precisa de ajuda

O primeiro passo para contratar um assistente é analisar em profundidade aquilo em que realmente precisa de ajuda. Não basta simplesmente acenar com os braços e pedir ajuda.

A responsabilidade, o salário e o nível de impacto de um chefe de gabinete, por exemplo, podem ser bastante diferentes dos de um assistente administrativo.

Terá de adotar uma abordagem metódica, analítica e introspectiva para determinar o tipo de assistente que mais beneficiará o utilizador e a sua organização.

Quais são as suas principais dificuldades pessoais?

É humano e, tal como todos os seres humanos, tem os seus limites. Talvez tenha dado por si ao telemóvel durante a festa de aniversário do seu filho a marcar uma viagem de negócios (culpado!), ou sinta que não tem ninguém no trabalho em quem possa apoiar-se quando quer tirar férias. 

Manter um equilíbrio saudável entre a vida profissional e pessoal é frequentemente a principal razão para a necessidade de contratar um assistente pessoal ou um assistente executivo. 

Dica: Faça uma lista das suas principais dificuldades pessoais, quer se trate da necessidade de ter uma pessoa de confiança, capaz de agir em seu nome quando está fora do escritório, quer de uma pessoa fiável que possa voltar a encomendar material de escritório e ir buscar café.

Quais são as principais dificuldades da sua organização?

Enquanto líder da sua organização, o seu tempo é precioso. À medida que a organização cresce, vai querer passar mais tempo a fazer crescer a sua equipa, a desenvolver produtos e a contactar com clientes.

Cada vez mais, as pessoas vão procurar em si a definição da visão da empresa e da estratégia organizacional, em vez de esperarem que descubra uma nova forma de processar despesas. 

E, à medida que ficam mais ocupados e o seu tempo se torna mais precioso, os membros da sua equipa vão querer que compareça nas reuniões a horas e bem preparado.

Dica: Faça uma lista daquilo que considera serem as principais dificuldades da sua organização e, depois, fale com os membros da equipa e pergunte-lhes quais pensam ser essas dificuldades. As respostas podem não coincidir, e chegar a um entendimento comum sobre como um assistente pode ajudar é fundamental para saber que tipo de assistente contratar.

O que estou disposto (e não disposto) a delegar?

Na maioria das pequenas e médias empresas, todos desempenham vários papéis e, se é o fundador ou proprietário, provavelmente é quem desempenha mais. 

Isto torna a delegação difícil, mas também necessária à medida que a organização cresce. Este passo exige uma introspeção profunda sobre quanto controlo do dia a dia está disposto e é capaz de abdicar.

Decidir que tarefas e pequenos projetos está (e não está) disposto a delegar terá impacto no tipo de assistente que pretende contratar. 

Para tal, registe as suas atividades ao longo de uma semana e analise-as.

1. Faça uma lista de tudo o que fez em cada dia e da percentagem aproximada do seu tempo que dedicou a cada tarefa.
2. Realce as atividades que contribuíram diretamente para fazer avançar ou expandir a organização. Tome nota daquelas às quais gostaria de ter podido dedicar mais tempo.
3. Realce as atividades que considera que poderia ter delegado a alguém competente em quem confia.
4. No final da semana, faça uma revisão, atribua a si próprio um salário por hora (talvez se pague 50 $/hora) e determine se pagaria a outra pessoa essa tarifa para realizar todas as tarefas da sua lista. Caso contrário, provavelmente está na altura de contratar um assistente pessoal.

Passo 2: Decida de que tipo de assistente precisa

Com base nas suas necessidades, pode agora decidir que tipo de assistente contratar, bem como onde essa pessoa deverá trabalhar (à distância ou no escritório) e com que frequência precisará dela (a tempo inteiro ou a tempo parcial).

Assistente pessoal: apoio pessoal para si

Todos já ouvimos falar de assistentes pessoais (PAs), mas o que faz exatamente um assistente pessoal? Um assistente pessoal é geralmente responsável por uma grande variedade de tarefas:

• Apoio administrativo, por exemplo, acompanhar despesas e preencher relatórios de despesas, preparar agendas de reuniões, tomar notas e fazer ditados, imprimir e arquivar
• Gestão de agendas, por exemplo, marcar reuniões e chamadas, alugar espaços externos para reuniões, gerir o calendário em geral
• Coordenação de viagens, por exemplo, definir itinerários, reservar voos e hotéis, planear eventos para clientes
• Ligação na comunicação, por exemplo, filtrar chamadas telefónicas, responder a e-mails
• Assistência pessoal, por exemplo, levantar roupa da lavandaria, ir buscar café, passear os seus cães

Um assistente pessoal (também designado, em alguns casos, por assistente pessoal executivo) dedica-se exclusivamente a prestar-lhe apoio. 

No mundo empresarial, contudo, e particularmente nas organizações mais pequenas, o título “assistente pessoal” não é comum. De facto, uma pesquisa recente de ofertas de emprego no LinkedIn não encontrou nenhuma vaga disponível em todo o Canadá.

Assistente executivo: apoio profissional para si (e talvez para outras pessoas)

Um assistente executivo (EA) é o tipo mais comum de assistente pessoal e funciona como a sua “mão direita” de confiança. É comum que um EA apoie outros executivos da sua organização, além de si.

Um assistente executivo terá responsabilidades administrativas e de secretariado semelhantes às de um PA, mas estará normalmente mais focado em apoiá-lo na sua vida profissional do que na sua vida pessoal. Entre as responsabilidades adicionais de um EA podem incluir-se:

• Gestão financeira, por exemplo, supervisionar os orçamentos do CEO e de outros executivos
• Criação de processos, por exemplo, novos processos administrativos e de secretariado.

No seu livro, “A Arma Secreta do CEO”, Jan Jones, que terminou a sua carreira como assistente executiva do famoso ícone do desenvolvimento pessoal Tony Robbins, descreveu como “fazia café, escrevia cartas, atendia telefones, organizava viagens, contratava e geria equipas, criava e geria operações administrativas, geria pequenas empresas, desenvolvia e geria projetos grandes e pequenos, funcionando como uma extensão dos meus chefes, sempre vigilante em relação aos seus negócios, ao mesmo tempo que desempenhava o papel de confidente, conselheira, defensora e amiga.”

Assistente administrativo: apoio a toda a equipa

Um assistente administrativo é responsável pelo apoio de secretariado e administrativo a toda a organização. Consequentemente, estará menos focado em apoiar o leitor ou outros executivos e mais concentrado em tarefas que ajudam toda a empresa.

Dependendo da dimensão da sua organização, poderá responder diretamente perante si ou perante outro líder sénior ou executivo, como o diretor de recursos humanos ou o diretor executivo.

Também poderá ser designado por assistente virtual, assistente de escritório ou — dependendo do nível de senioridade e responsabilidade — gerente de escritório.

Um assistente administrativo tem normalmente responsabilidades abrangentes em toda a empresa, tais como:

• Gestão do escritório: Encomendar material de escritório, gerir fornecedores e equipas de limpeza, utilizando software de gestão de despesas de excelência para garantir operações financeiras sem problemas.
• Coordenação de eventos: Planear festas da empresa, organizar reuniões com clientes
• Relações com clientes: Receção, atendimento de chamadas de clientes.

Dependendo da dimensão da sua organização, pode acabar por ter uma combinação de assistente executivo e administrativo. 

Ler mais: Como funciona o software de gestão de despesas

Chefe de gabinete: parceiro estratégico sénior

A função de chefe de gabinete (COS) é menos comum do que a de um assistente executivo e é pouco compreendida no contexto empresarial.

Isto deve-se, em parte, ao facto de combinar de forma única algumas das responsabilidades mais estratégicas de um líder sénior ou executivo com as responsabilidades mais típicas de um EA e, em parte, ao facto de estar mais frequentemente associada ao mundo da política.

O CS reporta quase sempre ao CEO. Para além das responsabilidades de um assistente executivo acima descritas, o COS irá frequentemente:

• Representar e substituir o CEO em reuniões
• Gerir um portefólio de projetos em nome do CEO
• Atuar como consultor empresarial do CEO
• Gerir os ritmos operacionais da organização, como reuniões do conselho de administração e retiros de liderança
• Gerir o planeamento estratégico e a elaboração do orçamento para os executivos da empresa.

No seu livro, “Chefe de gabinete”, Tyler Parris define o COS como “uma função abrangente, desempenhada por alguém com capacidades excecionais de organização e relacionamento interpessoal, que trata de todo o tipo de tarefas não abrangidas por um membro existente da equipa de liderança ou do pessoal administrativo de um executivo.”

Etapa 3: Criar uma descrição de funções, determinar a remuneração e contratar!

Já sabe que tipo de assistente contratar e quais serão os tipos de tarefas pelas quais será responsável, por isso, está na altura de elaborar uma descrição de funções, determinar quanto está preparado para pagar a essa pessoa e começar o processo de contratação!

Criar uma descrição de funções para um assistente

Como criar uma descrição de funções para o assistente que pretende contratar? Pode começar a criar a descrição de funções utilizando a lista de tarefas que identificou na Etapa (1), combinada com alguns dos exemplos de responsabilidades e tarefas de um assistente pessoal apresentados na Etapa (2), dependendo do tipo de assistente.

No seu anúncio de emprego, certifique-se também de incluir:

• Outros benefícios e regalias de trabalhar na sua organização
• O grau de proximidade com que irá trabalhar consigo e com outros executivos
• O impacto abrangente que a função pode ter no sucesso da empresa
• Comportamentos e qualidades pessoais esperados
• Qualificações e experiência obrigatórias/desejáveis.

Os candidatos talentosos valorizam muito a oportunidade de trabalhar com a liderança sénior e querem saber que aquilo que fazem tem significado.

Para uma análise mais aprofundada, consulte o excelente artigo de Mariya Hristova, ‘como escrever uma descrição de funções’.

A tempo parcial ou inteiro, remoto ou local 

Para além do título e da descrição de funções, e antes de decidir aspetos como o salário e a remuneração, terá de decidir se precisa de um trabalhador a tempo inteiro (cerca de 40 horas por semana) ou de alguém que trabalhe numa base mais próxima do tempo parcial. 

Existem vantagens e desvantagens em cada opção, e deve considerar o seguinte:

• Custos: O emprego a tempo parcial custar-lhe-á menos, tanto em termos de salário como, possivelmente, de benefícios médicos e de saúde.
• Disponibilidade de talento: Normalmente, há mais pessoas à procura de emprego a tempo inteiro, pelo que transformar o cargo numa posição a tempo parcial pode limitar o número de candidatos possíveis.
• Aumentar / reduzir a escala: Se sobrestimar ou subestimar a quantidade de trabalho que tem para um assistente, poderá ser difícil transformar um funcionário a tempo inteiro num funcionário a tempo parcial, ou vice-versa.
• Curva de aprendizagem: Um assistente que trabalhe consigo a tempo inteiro poderá adaptar-se e tornar-se eficaz mais cedo do que alguém que trabalhe a tempo parcial.

Também terá de decidir quão importante é para si que o seu assistente esteja fisicamente presente no escritório consigo e com a sua equipa.

Existem muitos modelos diferentes de trabalho remoto e virtual, com as suas próprias vantagens e desvantagens, e a decisão sobre a localização do seu assistente, bem como sobre se será um assistente pessoal online, será em grande parte orientada pelas suas funções e pelas suas preferências pessoais.

Determinar quanto deve ser pago a um assistente

Quanto deve receber um assistente administrativo? Deve pagar-lhe à hora ou um salário anual? A resposta a estas perguntas depende novamente da função, das suas responsabilidades e de se trabalha a tempo inteiro ou parcial. 

Normalmente, um assistente a tempo inteiro receberia um pacote de remuneração total, que incluiria um salário anual, benefícios médicos e de saúde e outras regalias financeiras. 

A tabela seguinte resume os salários típicos no Canadá, de acordo com várias fontes públicas de salários, para os cargos de assistente executivo e assistente administrativo, que são os cargos de assistente mais comuns.

Passo 4: Recrute, selecione e contrate!

Criou a descrição do cargo do seu novo assistente, redigiu um anúncio de emprego, determinou quanto está preparado para pagar e decidiu onde irá trabalhar e com que frequência.

Além disso, a utilização de soluções de verificação de antecedentes de RH melhora a eficiência e a precisão do processo de contratação para uma posição tão sensível e valiosa.

Com estes elementos essenciais em mãos, está pronto para começar a procurar o candidato ideal!

Consulte o nosso guia útil sobre como contratar funcionários para obter dicas, sugestões e orientações sobre como encontrar e selecionar a melhor pessoa para o cargo.

O que acha?

Como poderia a contratação de um assistente pessoal ajudá-lo a ser mais eficaz e a sentir menos stress? Que benefícios acha que um assistente eficaz poderia trazer à sua organização? Que tipo de assistente seria melhor para a sua organização e porquê?

Dê a sua opinião sobre estas questões nos comentários abaixo e subscreva a newsletter da People Managing People para se manter a par das ideias mais recentes em RH de especialistas em liderança e gestão de todo o mundo.