Para escrever uma descrição de emprego que atraia os candidatos certos, é necessário ser claro, específico e direto quanto ao que a função envolve e ao perfil que procura. Uma descrição de emprego bem elaborada reduz o tempo desperdiçado, ajuda a evitar candidaturas de pessoas sem qualificações e torna o processo de contratação simples e eficaz. Vou mostrar-lhe exatamente como escrever uma descrição de emprego que atraia excelentes profissionais e o ajude a preencher as suas vagas mais rapidamente.
O que é uma descrição de emprego?
Uma descrição de emprego é um documento que apresenta os detalhes essenciais de uma função, incluindo as tarefas específicas, as responsabilidades, os requisitos, bem como algumas informações sobre a organização. Pode também incluir detalhes como o intervalo salarial.
Por vezes designada por «JD», a finalidade de uma descrição de emprego é divulgar a sua função a potenciais candidatos e informá-los tanto sobre a função como sobre a sua organização.
Serve de orientação tanto para os potenciais candidatos como para os responsáveis pela contratação e outros membros da equipa de contratação.
Deve conter informação suficiente para despertar o interesse de quem procura emprego e motivá-lo a avançar com o processo de contratação.
É também uma oportunidade para dar uma ideia da cultura, da missão e dos valores da sua empresa, ajudando a alinhar as expectativas entre empregadores e colaboradores.
Componentes de uma descrição de emprego
Título da função
Indique claramente o título da função, que deve refletir com precisão o cargo e o respetivo nível dentro da organização.
Exemplos: Diretor de Operações (COO), Diretor de Marketing, Engenheiro de Software Sénior, Responsável de Equipa de Vendas, Coordenador de Recursos Humanos, Representante do Serviço de Apoio ao Cliente.
Objetivo da função
Apresente uma breve visão geral da função, descrevendo o seu principal objetivo e a forma como se enquadra na organização.
Tarefas e responsabilidades da função
Enumere as principais tarefas e responsabilidades associadas ao cargo. Utilize marcadores para facilitar a leitura e comece cada ponto com um verbo de ação (por exemplo, «Gerir», «Desenvolver», «Coordenar»).
Qualificações obrigatórias
Detalhe as qualificações obrigatórias, incluindo a formação académica, as certificações, a experiência e as competências.
Formação académica
Especifique as qualificações académicas necessárias para que um colaborador desempenhe eficazmente as tarefas e responsabilidades da função. Indique claramente as áreas de estudo relevantes, os tipos de grau académico ou as especializações específicas que proporcionam os conhecimentos necessários para ter sucesso nesta função.
Experiência
Especifique o número mínimo de anos de experiência profissional a tempo inteiro exigido para a função, juntamente com os tipos de experiência relevantes necessários para a qualificação.
Se os estágios, a experiência profissional durante a licenciatura ou as funções de assistente de pós-graduação forem considerados experiência aceitável, indique claramente que são experiências elegíveis.
Conhecimentos, competências e capacidades
Defina claramente o nível de conhecimentos necessário para ingressar na função, especificando a profundidade de compreensão exigida. Utilize as seguintes definições como orientação:
- Conhecimentos práticos: Compreensão básica dos princípios e da terminologia, que permite resolver problemas simples.
- Conhecimentos gerais: Domínio da área suficiente para lidar com tarefas correntes e situações de trabalho típicas, incluindo familiaridade com os principais aspetos do tema.
- Conhecimentos aprofundados: Compreensão avançada do tema, permitindo resolver problemas complexos, prestar aconselhamento técnico e servir de recurso para outras pessoas.
- Conhecimentos abrangentes: Domínio ao nível de especialista, que envolve uma compreensão profunda, pensamento inovador e desenvolvimento de novos conceitos ou abordagens (utilize este nível com moderação para funções altamente especializadas).
Além disso, enumere as competências e capacidades específicas essenciais para ter sucesso na função e inclua quaisquer licenças ou certificações exigidas.
Qualificações preferenciais
Uma lista mais abrangente de qualificações preferenciais pode ajudar a avaliar melhor o potencial de sucesso e a produtividade de um candidato na função.
Embora não sejam essenciais para desempenhar as principais responsabilidades da função, estas qualificações aumentam a capacidade de um candidato se destacar.
As qualificações preferenciais são consideradas «uma mais-valia», incluindo formação académica adicional, experiência relevante, conhecimentos especializados, competências avançadas e capacidades específicas alinhadas com os objetivos da função e as necessidades da organização.
A inclusão de critérios deste tipo proporciona uma visão mais clara do candidato ideal, permitindo simultaneamente flexibilidade no processo de contratação.
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Condições de trabalho
Descreva as condições de trabalho e as exigências físicas diretamente relacionadas com as funções essenciais do cargo, de modo a garantir o cumprimento da Lei dos Americanos com Deficiência (ADA).
Especifique o tipo, a intensidade (nível de esforço), a frequência (com que regularidade) e a duração (período de tempo) das capacidades físicas ou mentais necessárias.
Considere os seguintes fatores:
- Ambiente de trabalho: Especifique se o trabalho é realizado em espaços interiores (por exemplo, num escritório) ou no exterior, e mencione as condições ambientais relevantes.
- Riscos de exposição: Indique qualquer exposição a materiais perigosos, temperaturas extremas, ruído intenso ou outros riscos ambientais.
- Requisitos físicos: Inclua tarefas físicas essenciais, como subir, permanecer de pé, agachar-se, dobrar-se ou escrever.
- Levantamento de pesos/esforço físico: Defina o nível de esforço físico necessário:
- Sedentário: Até 10 libras
- Ligeiro: Até 20 libras
- Médio: Até 50 libras
- Pesado: Mais de 50 libras
- Horário de trabalho: Indique se a função exige trabalhar à noite, aos fins de semana ou estar regularmente de prevenção.
- Localização e requisitos de deslocação: Especifique o local e se são necessárias deslocações, incluindo, quando aplicável, a frequência e os destinos.
- Designação de pessoal de emergência: Esclareça se o cargo é considerado essencial durante emergências ou operações críticas.
Esta informação garante que as expectativas relativas ao cargo são claramente definidas, apoiando simultaneamente um processo de contratação inclusivo e em conformidade com a legislação.
Missão, visão e valores da empresa
Apresente claramente a missão, a visão e os valores fundamentais da organização, de modo a transmitir o seu propósito e os seus objetivos a longo prazo.
Isto ajuda os candidatos a compreender os princípios orientadores da empresa, as expectativas culturais e a forma como a sua função contribui para o sucesso global.
Salário, benefícios e bónus
Considere apresentar o salário, os benefícios e a estrutura de bónus associados à função, de modo a definir expectativas transparentes para os candidatos.
Poderá incluir um intervalo salarial, benefícios, bónus e a estrutura de comissões, bem como os benefícios adicionais que oferece.
Comunicar claramente estes aspetos garante que os candidatos compreendem o pacote de remuneração total e podem avaliar o valor integral da função.
Como escrever uma descrição de funções: processo em 4 passos
1. Crie um título de função simples e fácil de compreender
Comece pelo título da função. O meu princípio é utilizar uma linguagem simples e fácil de compreender.
Se já existir uma convenção de nomenclatura para uma determinada função, não é necessário ser criativo com o título. Caso contrário, as pessoas terão dificuldade em identificar a sua adequação a partir do título.
Exemplo: Se a função for a de gestor de contas, chame-lhe isso em vez de "guru das relações com os clientes" ou algo semelhante.
2. Defina as responsabilidades e os resultados
Em seguida, descreva as responsabilidades da função e o modo como contribuem para os objetivos da sua organização. Os candidatos anseiam por esta informação!
Se tiver dificuldade em criar as responsabilidades, elabore uma lista extensa de todas as especificações da função que consiga imaginar e que a pessoa nessa função terá de cumprir.
Pode utilizar uma estrutura semelhante à que criaria para a sua estratégia de identificação de candidatos, para ajudar a organizar as suas ideias.
Depois, reduza a longa lista de funções que elaborou. O objetivo é ser informativo, mas não sobrecarregar com informação. 4-6 pontos para as responsabilidades e o mesmo número para as competências é uma boa referência.
Depois de decidir quais as responsabilidades que vai incluir, pense novamente na sua missão enquanto empresa. Talvez tenha alguns OKRs ou objetivos para a equipa para os quais estas funções vão contribuir.
Comece a formulá-las como resultados e adicione-os à lista. Desta forma, pode associar um conjunto específico de responsabilidades a um resultado.
Exemplo
Imaginemos que está a contratar um Parceiro de Talento Tecnológico. Poderia incluir estas responsabilidades e resultados pretendidos na descrição da função:
- Identificar, envolver e avaliar candidatos nas áreas de produto e engenharia para nos ajudar a crescer de X para XX pessoas nos próximos 9 meses.
- Trabalhar com os responsáveis pela contratação para criar planos de contratação e integração e definir prioridades para apoiar a expansão e o crescimento, bem como garantir uma excelente experiência para as novas contratações.
Continue a relacionar o conteúdo com a missão da empresa e com a razão da sua existência. Isto cria um sentimento de pertença relativamente à função e, por extensão, um sentimento de pertença no potencial candidato que a está a ler.
3. Identifique as competências e características necessárias
A partir daí, comece a pensar nas competências, experiência relevante, formação, certificações e características necessárias para que uma pessoa seja considerada um candidato qualificado.
Isto tem realmente de ser direcionado ao público da sua vaga em aberto.
Competências e características para funções de nível inicial
Se está a contratar para uma função de nível inicial, não indique 2-3 anos de experiência em X.
Este paradoxo de "é preciso ter experiência para obter experiência" é tão comum que se transformou num meme popular.
Numa função de nível inicial, concentre-se mais nas características e ambições do potencial candidato. Por exemplo, se estiver a contratar para uma função administrativa de nível inicial, inclua aspetos como:
- Atenção ao detalhe
- Organização
- Capacidade de definir prioridades
A experiência nestas áreas pode assumir muitas formas e não tem necessariamente de resultar de trabalho administrativo anterior.
Competências e características para funções que não são de nível inicial
Para funções que não são de nível inicial, terá de incluir experiência específica, requisitos ou até qualificações para atrair os candidatos certos.
Especificar o número mínimo de anos de experiência é um tema controverso. Algumas empresas defendem-no fervorosamente, enquanto outras preferem deixá-lo pouco definido.
Contudo, um erro a evitar é pedir mais anos de experiência do que o tempo durante o qual a tecnologia existe, como no exemplo abaixo:
Deixo esta decisão ao seu critério, pois compreendo os dois lados do argumento. Pessoalmente, considero que uma orientação geral pode ser útil para as pessoas, mas não deve ser tratada como uma verdade absoluta, e tendo a não a utilizar.
4. Saliente por que razão a sua empresa é um excelente local para trabalhar
Quanto melhor for o candidato, mais opções de carreira terá; é simplesmente um facto.
Por isso, embora seja importante fornecer informações sobre a função, é igualmente importante dar aos potenciais candidatos uma ideia do que a cultura da sua empresa tem para oferecer.
Considere adicionar um resumo e alguns pontos sobre as seguintes características:
- Missão e valores da empresa
- Tipo de ambiente de trabalho (por exemplo, no escritório, remoto ou híbrido)
- Benefícios adicionais (por exemplo, código de vestuário informal ou almoços gratuitos às sextas-feiras)
- Pacotes de benefícios (por exemplo, seguro de saúde, cuidados dentários e cobertura de saúde mental)
- Iniciativas de saúde e bem-estar
- Oportunidades de desenvolvimento profissional
- Políticas de férias e de ausências remuneradas
- Políticas de contratação justa e/ou diversificada
Lembre-se de que o seu anúncio de emprego está a promover a sua empresa como um todo, e não apenas a vaga em aberto.
É aqui que ter uma proposta de valor para o trabalhador (EVP) clara será de uma ajuda incalculável. Essencialmente, uma EVP é um conjunto de benefícios e ofertas únicas que um empregador se compromete a proporcionar aos seus trabalhadores em troca das suas competências, conhecimentos especializados e empenho.
Pense nela como o valor que uma organização proporciona aos seus trabalhadores em troca dos seus contributos.
Boas práticas para redigir uma descrição de funções
1. Crie um modelo padrão de descrição de funções
É aqui que deve integrar a sua marca empregadora e, idealmente, trabalhar com o responsável de marketing.
O objetivo é criar uma identidade em que determinados elementos sejam padronizados e reconhecíveis — por exemplo, títulos que orientem o olhar ao longo da página e as informações sobre a empresa.
2. Utilize um tom de voz consistente
O tom de voz é também algo em que o marketing o pode ajudar, uma vez que é um componente da identidade da marca do empregador. Se não está familiarizado com o que quero dizer com «tom de voz», eis alguns exemplos do papel que o tom desempenha nas descrições de funções.
Exemplos de tom de voz
- «Você» versus voz passiva. Sou um grande defensor da utilização de «você» nas descrições de funções. Penso que isso cria proximidade com o candidato e ajuda a visualizar e humanizar a experiência. Isto contrasta com a voz passiva, que, em vez disso, seria algo como «O candidato ideal para esta função deverá ter...»
- Formalidade da linguagem. Algumas empresas comunicam com um tom muito formal, enquanto outras utilizam uma linguagem mais descontraída — ambas as opções são válidas e ambas comunicam algo sobre a cultura da organização. No entanto, se o tom de voz da sua empresa for informal e as suas descrições de funções parecerem um convite para um baile de gala, poderá representar involuntariamente a sua empresa de forma incorreta e confundir os candidatos.
3. Mantenha a simplicidade
Utilize uma linguagem simples e acessível (a menos que esteja a falar de termos técnicos específicos). Ninguém ficará impressionado consigo se precisar de um dicionário para compreender a sua descrição de funções — a menos que esteja a contratar um redator de dicionários!
4. Seja mais conciso
Cada função tem uma enorme quantidade de responsabilidades e tarefas a abranger. No entanto, se escrever tudo, obterá uma parede de texto que poucas pessoas irão ler.
As listas com marcadores são as suas melhores aliadas, e é possível agrupar algumas tarefas e resumi-las num único marcador (consulte o exemplo do Tech Talent Partner acima).
5. Relacione as responsabilidades com os resultados
Tente ajudar a pessoa a imaginar-se na função, relacionando as responsabilidades com os resultados e os resultados com os objetivos da equipa ou da empresa.
É importante garantir que o candidato certo já esteja a imaginar como irá crescer juntamente com a sua empresa.
6. Experimente
Tal como acontece com todos os aspetos do marketing de recrutamento, é vantajoso manter as coisas atualizadas e experimentar um pouco.
Talvez possa redigir alguns anúncios de emprego para cada função e realizar testes A/B para ver qual tem melhor desempenho em termos de número e, mais importante ainda, de qualidade dos candidatos.
Também terá naturalmente de atualizar as descrições de funções à medida que o tempo passa e as coisas mudam dentro da organização.
5 aspetos a ter em atenção numa descrição de funções
1. Requisitos desnecessários
Defendo firmemente que, se tudo o que escreve é «excelentes competências de comunicação» ou «atenção ao detalhe», não conhece suficientemente bem a pessoa que precisa de ocupar a função.
É necessário pensar nos tipos de competências de comunicação que são exigidos e ser mais explícito. Requisitos de emprego vagos ou simplesmente ridículos afastam rapidamente os melhores talentos.
Por exemplo, um Gestor de Produto poderá ter de possuir "competências de comunicação multifuncionais comprovadas, que lhe permitam compreender tanto as necessidades empresariais como as técnicas".
Isto fornece uma orientação mais clara.
2. Requisitos académicos
Este é um tema delicado, mas o que direi é: pense no que é absolutamente necessário.
Se houver um requisito relativo a uma qualificação ou certificação específica, faz todo o sentido mencioná-lo.
Mas uma "classificação mínima de 2:1 numa das 20 melhores universidades" é incrivelmente excludente. Devemos tentar afastar-nos desta prática, especialmente perante a existência de tantos percursos alternativos para uma carreira.
3. Linguagem excludente
A linguagem excludente nas descrições de funções pode dissuadir candidatos diversificados e criar um ambiente não inclusivo.
É importante utilizar uma linguagem inclusiva para atrair um conjunto mais vasto de talentos, melhorar a reputação da empresa e garantir o cumprimento da lei.
Alguns exemplos incluem a utilização de termos neutros em termos de género e evitar expressões específicas relacionadas com a idade ou culturalmente tendenciosas.
4. Formatação nos sites de emprego
Tenha em atenção o modo como a sua formatação poderá aparecer em diferentes sites de emprego. Muitas vezes, esforcei-me bastante para criar títulos e listas com marcadores bonitos, apenas para o site de emprego apresentar um bloco de texto quando consultamos o anúncio.
Procure um botão de pré-visualização, consulte as regras de formatação do site de emprego (normalmente na página com o editor) ou, pelo menos, certifique-se de que consulta o anúncio publicado imediatamente depois de o publicar, para verificar a formatação.
5. Intervalo salarial
Em cada vez mais jurisdições, é obrigatório indicar um escalão ou intervalo salarial numa descrição de funções.
Considero esta uma medida interessante para equilibrar as condições e dar mais poder aos candidatos durante as negociações.
Se tenciona ajustar os salários consoante a localização de um candidato remoto, certifique-se de que especifica essa informação.
Ferramentas úteis
Escrever uma descrição de funções de raiz pode resultar num caso grave de «síndrome da página em branco» — a aflição de ficar a olhar para uma página em branco e descobrir que a sua mente ficou igualmente vazia. Eis algumas ferramentas que podem ajudar:
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Leia outras descrições de funções para obter um ponto de partida
Por mais simples que possa parecer, se estiver realmente bloqueado e não souber por onde começar a descrever uma função (isto acontece muitas vezes em funções juniores ou operacionais), veja como outras empresas a descrevem.
Consulte alguns exemplos de empresas concorrentes e talvez alguns de empresas de setores completamente diferentes, para perceber quais são as semelhanças e diferenças (por exemplo, se for uma empresa B2B SaaS, veja como as empresas de bens de consumo descrevem esta função).
Depois de definir uma abordagem, o software de gestão de descrições de funções pode ajudar a uniformizar e manter as descrições das diferentes funções.
Utilize um descodificador de género para identificar linguagem excludente
Estudo após estudo revelou duas diferenças importantes na forma como homens e mulheres se candidatam a empregos.
De um modo geral, as mulheres tentam corresponder a 100% dos requisitos de uma função antes de se candidatarem (daí o motivo pelo qual deve resumir e limitar-se a um menor número de pontos) e têm menos probabilidade de responder a uma linguagem excessivamente agressiva ou excludente.
Recentemente, vi "Ele/Ela vai integrar uma equipa de 4 homens". Muito bem pelo Ele/Ela (melhor seria Você), mas depois deixaram-se ficar mal com a equipa de 4 homens. É uma expressão corrente — sim. Pode ser excludente — também.
Existem várias ferramentas para este efeito. A Datapeople e a Textio são ferramentas pagas com funcionalidades avançadas, como descodificadores linguísticos e algumas formas de IA (por exemplo, reconhecem expressões correntes), e a Genderdecoder é mais simples, mas gratuita.
Pode surpreendê-lo aquilo que pode ser considerado uma linguagem excludente, especialmente se nunca teve necessidade de analisar cuidadosamente o que escreve. Um estudo recente concluiu que a linguagem pode até influenciar a idade média dos seus candidatos.
ChatGPT
O ChatGPT e outros chatbots podem ajudá-lo a redigir descrições de funções, fornecendo textos claros, inclusivos e apelativos, adaptados às suas necessidades. Ao utilizar o ChatGPT para redigir descrições de funções, siga estas boas práticas:
- Forneça informações claras: Apresente claramente as responsabilidades da função, as competências necessárias, as qualificações e quaisquer valores específicos da empresa ou aspetos da cultura organizacional, para garantir um conteúdo preciso e relevante.
- Centre-se na inclusão: Saliente a utilização de uma linguagem inclusiva para atrair uma diversidade de candidatos, evitando termos que possam excluir inadvertidamente determinados grupos.
- Reveja e edite: Reveja e aperfeiçoe sempre o conteúdo gerado quanto à exatidão, ao tom e ao alinhamento com a voz da sua empresa, conforme definida na marca empregadora.
- Garanta a conformidade legal: Verifique se a linguagem utilizada cumpre a legislação relativa à igualdade de oportunidades no emprego e outros regulamentos relevantes.
Exemplo de comando:
"Escreva uma descrição detalhada da função [Título da função]. Inclua uma apresentação apelativa da função, as principais responsabilidades, as qualificações necessárias (formação, experiência, competências), as qualificações preferenciais, as condições de trabalho, as exigências físicas e quaisquer regalias ou benefícios relevantes. Adapte o tom para ser [profissional/descontraído/apelativo] e alinhe o conteúdo com as normas do setor."
Sistemas de acompanhamento de candidatos
Por último, alguns sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS) também têm modelos de descrições de funções que pode utilizar e sugestões sobre como otimizar os seus anúncios para SEO, para que estes apareçam perante as pessoas certas.
Não se esqueça de os consultar e, caso tenha um especialista interno em SEO, talvez possa também falar com essa pessoa sobre o que mais pode fazer.
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