As reuniões de equipa são o momento em que a verdadeira cultura do local de trabalho, por oposição à cultura expressa ou teórica, se revela. Muitas vezes, são a única oportunidade para os colaboradores estarem juntos, dar visibilidade aos seus pontos fortes e serem reconhecidos.
Uma cultura de reuniões inclusiva resulta numa maior inovação e em oportunidades equitativas para o sucesso profissional, além de ajudar as pessoas a apresentarem-se no trabalho tal como são. Então, onde está o problema? Bem, provavelmente não será uma surpresa para quem está a ler isto que a maioria das pessoas detesta reuniões (e com boas razões).
Neste artigo, vamos explorar como pode liderar reuniões (presenciais, híbridas e virtuais) que lhe permitam cumprir as suas tarefas de produtividade, descobrir a sabedoria da sua equipa e promover a ligação humana.
A verdade sobre a maioria das reuniões
Imagine aquela reunião com a mesma pessoa que domina sempre a conversa, conduz a sua própria agenda e não ouve o que os outros estão a dizer.
O tempo da reunião esgota-se ou ultrapassa o limite, as pessoas não estão preparadas para contribuir (ugh, e este ponto irrita-me mesmo), e a agenda ou não existe ou está simplesmente demasiado preenchida.
Enquanto participantes, saímos das reuniões a sentirmo-nos sobrecarregados e confusos, com a sensação de que ninguém se preparou devidamente quanto aos objetivos da reunião ou às necessidades dos participantes.
Não são produtivas, são frequentemente desorganizadas e, normalmente, são convidadas as pessoas erradas ou faltam as pessoas certas. Distraem-nos de assuntos mais importantes ou são dominadas pelas mesmas pessoas, que ocupam todo o tempo.
Participar em reuniões deste tipo provoca-me ansiedade e deixa-me demasiado frustrado para intervir e fazer perguntas, especialmente em reuniões virtuais maiores (não sei quanto a si, mas se nunca mais passasse um segundo no Zoom, não seria cedo demais).
Talvez esta seja uma frase controversa, mas acredito que as reuniões devem ser benéficas para os participantes. Surreal, não é?
A verdade é que, no fundo, todos adoramos reuniões! Só têm de ser inclusivas!
O que torna uma reunião inclusiva?
Uma reunião inclusiva ocorre quando um grupo diversificado de pessoas sente que é visto, representado, respeitado e valorizado ao trabalhar em conjunto durante uma reunião.
As pessoas sairão a sentir-se energizadas, ligadas e motivadas para realizar o trabalho depois.
Quando as conversas são equilibradas, moderadas para fluírem com facilidade e, mais importante ainda, somos pacientes uns com os outros — as pessoas sentem que são ouvidas, compreendidas e que o seu tempo é valorizado.
Esta é a característica distintiva das reuniões inclusivas, e não acontece por acaso. Para liderar uma reunião inclusiva, é necessário planear antecipadamente, saber gerir o tempo, garantir uma participação equitativa e, mais importante ainda, ajudar eficazmente o grupo a processar o conteúdo da reunião, para que todos estejam em sintonia e possam beneficiar da sua participação.
A parte complicada é que, embora seja possível medir a inclusão com plataformas de experiência dos colaboradores, como a Aleria ou a Culture Amp, ter essas conversas autênticas em direto, seja em grupo ou individualmente com a sua equipa, pode não produzir as respostas mais precisas ou honestas.
Se só agora está a começar a pensar em tornar as suas reuniões inclusivas, talvez precise primeiro de fazer algum trabalho de autorreflexão, antes de perguntar diretamente às pessoas sobre a sua experiência.
Eis por onde pode começar.
Os elementos-chave de uma reunião inclusiva
Consciência
Liderar reuniões inclusivas exige mais do que boas intenções; no entanto, é aí que tudo começa. Tem de estar consciente da linguagem que utiliza, de quem está na reunião, de quem não está na reunião e deveria estar, e das informações de que os participantes precisam para beneficiarem da reunião.
Um exemplo comum é chamar às pessoas “pessoal”. Nem todas as pessoas se identificam com essa designação.
Humanidade
Se é como eu, evita habitualmente a conversa de circunstância desagradável que acontece nos primeiros 3 minutos de qualquer reunião. Não é que queira evitar conversar com as pessoas presentes; simplesmente não suporto falar repetidamente sobre o tempo ou sobre o novo corte de cabelo de alguém.
Uma vez, participei numa sequência de reuniões em que, por coincidência, uma pessoa diferente comentava o corte de cabelo da mesma pessoa no início de cada reunião em que essa pessoa com o novo corte de cabelo e eu participávamos, ao longo de toda a semana. Depois da quinta reunião em que uma nova pessoa comentou o corte de cabelo da Jennie pela quinta vez, comecei a acreditar que estava numa espécie de simulação.
Há muitas outras formas de nos relacionarmos enquanto seres humanos com profundidade, e as reuniões inclusivas têm como objetivo encontrar formas de o fazer (para além de comentar o cabelo, a aparência ou o tempo). Aqui estão 5 formas de conversar melhor (sem falar sobre o tempo).
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Acessibilidade
Nem todos aprendemos e processamos a informação da mesma forma. Os líderes e gestores inclusivos têm isto em consideração ao apresentar atualizações, fazer anúncios, gerir mudanças e abordar questões com as suas equipas.
Para tal, é necessário dedicar algum tempo a conhecer a sua equipa (reuniões individuais, questionários ou avaliações são boas opções para isso), de modo a garantir que tem em conta as diferenças de capacidades, a neurodiversidade e os estilos de aprendizagem, o que é essencial para assegurar que as suas reuniões são inclusivas.
Poderá também ter interesse em obter formação específica em DEI.
Visibilidade
As reuniões devem ser uma oportunidade para os membros da equipa se expressarem, apoiarem-se mutuamente e pedirem ajuda. Certifique-se de que existem oportunidades equilibradas para dar esta visibilidade aos membros da sua equipa quando todos estão no mesmo espaço.
Ponha a sua declaração de diversidade em prática
Os formatos tradicionais de reuniões privilegiam identidades extrovertidas, neurotípicas e sistemicamente dominantes.
Como sabe, existem inúmeras formas de as pessoas serem diferentes: origens socioeconómicas, níveis de escolaridade, raça, orientação sexual, género, religião, associações políticas, estilos de aprendizagem, neurodiversidade, diferentes capacidades físicas, mentais e emocionais, traços de personalidade, herança cultural ou ser introvertido em vez de extrovertido. E a lista continua.
Se a sua organização tem uma Declaração de Diversidade que afirma que “celebra a diversidade”, mas não aborda a forma como as pessoas trabalham em conjunto e não evolui para além destes formatos de reunião tradicionais e opressivos, não está a fazer-lhe justiça.
Num mundo onde existe valor expresso nas nossas diferenças, dar prioridade a reuniões inclusivas põe a teoria em prática.
Como conduzir reuniões inclusivas
Lembre-se disto: as reuniões inclusivas são reuniões bem facilitadas. Um bom facilitador pode transformar uma reunião inútil numa reunião produtiva, os seus participantes de desorientados em cativados e um projeto temido em algo concluído.
Qualquer pessoa que conduza um grupo organizado de pessoas em direção a um objetivo comum desempenha um papel de facilitador e pode desenvolver competências de facilitação.
É o gestor de equipa que convoca uma reunião para partilhar atualizações sobre quando os clientes podem esperar o lançamento de um novo produto e garante que todos têm o plano de comunicação claro.
É o gestor de projeto que mantém todos informados sobre os prazos, as alterações e os obstáculos.
Fora do trabalho, conhece aquele amigo que é o organizador, o elo de ligação e que é simplesmente um bom ouvinte? É isso: facilitação. Gostamos destes amigos, não é verdade?
Cada facilitador tem um estilo diferente e cada grupo terá dinâmicas diferentes. É isto que torna a facilitação tão estimulante. Um facilitador competente adapta-se às necessidades do grupo. Consegue fazer com que as pessoas falem. Sabe avaliar determinadas personalidades, opiniões e sensibilidades que um grupo possa ter.
Mas, afinal, o que é exatamente?
A facilitação consiste em disponibilizar os recursos, a informação e o apoio necessários para que os formandos ou participantes concluam uma tarefa.
Parece ensino, não é?
A facilitação é diferente do ensino, embora não seja mutuamente exclusiva. Os professores ajudam os alunos a adquirir novas competências ou conhecimentos, fornecendo-lhes informação sobre uma determinada área. No final, existe um resultado mensurável, como uma nota. Os professores são normalmente especialistas no conteúdo e, geralmente, têm todas as respostas certas.
Os facilitadores ajudam os participantes na sua experiência de uma reunião, orientando o processo geral. Os bons facilitadores sabem que o foco está menos neles e mais no grupo, criando assim um ambiente inclusivo. Fazem as perguntas certas para ajudar as pessoas a fazer descobertas por si próprias e a trazer ao de cima a sabedoria das pessoas presentes na sala.
Agora, quais são os momentos concretos em que podemos perceber que está a ocorrer facilitação?
É quando o seu chefe pede a todos que partilhem como estão ou em que se estão a concentrar individualmente no início da reunião, para dar a todos os presentes na reunião a oportunidade de falar.
É quando os participantes estão a ter uma discussão aberta durante uma sessão de formação e o facilitador cria um tema comum entre aquilo que é partilhado para cultivar segurança psicológica e um sentimento de pertença.
É durante uma sessão de brainstorming, quando as ideias são recolhidas de forma organizada e o facilitador delega a alguém a tarefa de tomar notas para registar as ideias, atribui a outra pessoa a responsabilidade de responder na janela de conversação e vai alternando os papéis para incentivar uma participação equilibrada.
Vejamos as nossas 5 técnicas de facilitação favoritas para reuniões mais inclusivas.
1. Criar acordos comunitários
Os acordos comunitários são um conjunto de regras básicas que se pede aos participantes que sigam. Podem assumir a forma de um documento vivo, que pode ser revisto ao longo da duração prolongada das suas reuniões.
O objetivo é criar um espaço aberto e inclusivo, para que cada pessoa se sinta segura, reconhecida e ouvida. Quando as expectativas do grupo são claras e visíveis para todos, as pessoas conseguem confiar mais que serão respeitadas e que estarão seguras para partilhar abertamente numa reunião.
2. Momentos de verificação
Os momentos de verificação são uma forma simples e natural de promover uma ligação humana inclusiva. Podem estar ou não relacionados com o trabalho, acontecem geralmente no início de uma reunião, depois de todos chegarem, e são mais adequados para grupos pequenos, com menos de 10 pessoas.
O facilitador pedirá ao grupo que percorra a sala e responda a uma pergunta simples, como “como se sente hoje?” ou “em que precisa de apoio?”. Se os participantes não se conhecerem, esta é uma excelente oportunidade para cada pessoa partilhar o seu nome e algo único sobre si.
Como a facilitação se baseia na ligação humana, criar oportunidades para que todos se conheçam (caso ainda não se conheçam) é fundamental.
3. Rever em conjunto a agenda e os resultados pretendidos, em conjunto
É tão simples, mas muitas vezes é ignorado — criar uma agenda relevante para que os participantes a possam consultar antes do início da reunião é muito importante. Isto ajuda todos a prepararem-se e a saberem o que se espera deles. Melhor ainda, peça antecipadamente a opinião dos participantes.
Pedir opiniões antes da reunião dá às pessoas a oportunidade de pensarem nas perguntas que possam ter antes da reunião, para que possam estar preparadas para ouvir o conteúdo.
Lembre-se: as pessoas não conseguem ouvir o que está a ser dito e pensar em perguntas ao mesmo tempo. Se reservou tempo para perguntas no final da reunião, respeite esse espaço. Não apresse o final da reunião apenas porque há alguns momentos de silêncio. O silêncio significa que as pessoas estão a pensar antes de falar, o que é positivo.
4. O 360 de dois minutos
Esta é uma técnica que dá aos participantes a oportunidade de fazer uma pausa e refletir sobre o que foi dito, com a possibilidade de falar em voz alta. Ao falar, os participantes podem fazer uma pergunta, tecer uma observação ou processar verbalmente o conteúdo da reunião de outra forma. Chamamos-lhe um 360 de dois minutos porque é exatamente isso.
1) Faça uma pausa de dois minutos completos para uma reflexão silenciosa.
2) Percorra a sala uma vez, para dar a todos a oportunidade de falar.
No início, isto pode parecer completamente estranho e constrangedor (o silêncio é desconfortável na nossa sociedade), mas pode ser uma forma poderosa e simples de promover a diversidade e a inclusão nas suas reuniões.
Especialmente durante um anúncio importante, uma grande mudança de processo, uma formação sobre um produto ou qualquer outra situação em que esteja a ser transmitida informação, mostre aos participantes que os respeita, permitindo-lhes refletir sobre o que está a ser partilhado e responder no momento.
5. Dar espaço a todos
É responsabilidade do facilitador garantir que todos têm igual oportunidade de participar na reunião. Tome notas mentais sobre quem faz perguntas, quem fala mais e quem permanece em silêncio.
Se houver uma partilha em grupo, certifique-se de que não está a adivinhar ou a perguntar quem ainda precisa de falar. Esta é uma forma muito simples de demonstrar que está atento às necessidades do grupo, algo essencial na facilitação.
Lembre-se: as coisas mais importantes que precisam de ser ditas nem sempre são ditas pelas pessoas que mais falam. Dê espaço a todos.
Reuniões híbridas e virtuais
Para os formatos de reuniões híbridas e virtuais, há, no entanto, mais aspetos a considerar, pois, como vimos, tudo se resume a promover a consciência, a humanidade, a acessibilidade e a visibilidade.
Aja com intenção
Seja claro e indique que o seu objetivo é incluir os participantes remotos. É tão simples, mas raramente é reconhecido. Informe os apresentadores de que se trata de uma reunião híbrida e de que devem fazer as apresentações nesse formato.
Tire partido da tecnologia
As caixas de chat podem ser excelentes complementos às reuniões, quando utilizadas adequadamente. Os participantes remotos têm mais oportunidades para formular uma pergunta ou comentário no chat, o que pode ser mais difícil presencialmente.
Além disso, ferramentas como o Equal Time podem ajudar a acompanhar o tempo de intervenção de cada pessoa, garantindo que está a dar a diferentes participantes a oportunidade de contribuírem.
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Ofereça apoio e crie ligações
Participar remotamente numa reunião híbrida pode ser uma experiência isoladora. Ter uma pessoa de referência designada para responder às perguntas dos participantes virtuais e defender os seus interesses pode fazer uma grande diferença. Lembre-se de fazer uma pausa e verificar se alguém levantou a mão ou colocou uma pergunta durante a apresentação.
Nas reuniões maiores, quando os participantes presenciais estiverem entre sessões, tente incluir oportunidades de contactos virtuais ou de criação de equipas para os participantes remotos. Os contactos rápidos são uma excelente forma de o fazer.
Garanta um áudio, elementos visuais e informações sobre a reunião claros e acessíveis
Sobretudo nas reuniões maiores, se algo não for dito ao microfone, não será ouvido online. Isto também torna difícil saber quem está a fazer a apresentação. Certifique-se de que dispõe do equipamento de áudio adequado e peça aos participantes virtuais que avaliem a qualidade do áudio.
Utilize uma ferramenta digital de planeamento de eventos, que seja atualizada em tempo real, para adicionar detalhes e quaisquer alterações à agenda, apresentar explicitamente todos os oradores e fornecer informações sobre o conteúdo da sessão nos convites para a reunião e/ou na agenda. Estes são também benefícios que pode obter com um software de gestão de reuniões.
Na minha opinião, já não é aceitável que as pessoas em cargos de liderança ou gestão comecem as suas apresentações por criticarem os próprios diapositivos antes de começarem a falar. Dê o exemplo e utilize diapositivos bem organizados, fáceis de processar e que sejam acessíveis e fáceis de acompanhar. Garanto-lhe que terá um público muito mais envolvido nas suas reuniões híbridas e virtuais (dica importante: a maioria das pessoas não vai ler os seus diapositivos e ouvi-lo ao mesmo tempo).
Estar diante da câmara durante longos períodos de tempo é uma forma de cansaço única. Estabeleça orientações sobre quando a câmara deve estar ligada ou desligada. Sou um grande defensor de desligar a câmara do Zoom em reuniões híbridas de grande dimensão.
Dê destaque às vozes remotas
Existe uma velha ideia de que participar presencialmente em grandes reuniões é melhor para obter uma promoção, por isso reflita sobre o facto de estes participantes não terem tanta visibilidade na organização como teriam se estivessem presentes. Se surgir uma oportunidade para dar destaque ao trabalho de um participante remoto, aproveite-a!
Trabalhei anteriormente numa pequena empresa de educação sediada em Portland, no Oregon, que organizava mensalmente reuniões híbridas gerais, lideradas pelo vice-presidente de Pessoas e Desempenho.
Esta reunião era uma verdadeira montra da cultura do local de trabalho. Ela, juntamente com a nossa gestora de Recursos Humanos, participava ativamente na criação pioneira de diferentes programas concebidos para melhorar a experiência dos colaboradores e, muito antes da COVID, esta organização valorizava os seus talentos remotos e via-os como uma grande oportunidade para diversificar o quadro de pessoal.
Um dos meus programas favoritos, dinamizado por ela, chamava-se “Vê Algo, Diz Algo”. Era uma oportunidade para enviar um reconhecimento entre colegas a qualquer pessoa da organização. Fazia parte da cultura da equipa enviar estes reconhecimentos por escrito, para serem lidos em voz alta a todos os participantes na chamada.
Esta empresa tinha menos de 80 pessoas, por isso o processo demorava cerca de 10 minutos, mas era uma forma muito simples e divertida de reconhecer realizações específicas e dar destaque ao trabalho de outras pessoas de uma forma significativa, todos os meses.
Tudo depende da facilitação
Lembre-se de que as reuniões inclusivas têm como objetivo garantir oportunidades de participação iguais e equilibradas, criar um sentimento de pertença e promover a segurança psicológica quando trabalhamos em grupo.
Quer esteja a liderar uma reunião de equipa de rotina, uma sessão de brainstorming ou até o seu próximo evento de formação de equipa ou encontro social, boas competências de facilitação resultam em interações de maior qualidade, ideias mais criativas e ligações mais fortes.
Tem interesse em aprender melhores competências de facilitação? Entre em contacto comigo no LinkedIn para saber mais e considere fazer um destes cursos de gestão de reuniões para ajudar a organizar reuniões mais eficientes, produtivas e inclusivas.
Alguns recursos adicionais para ajudar a criar locais de trabalho mais inclusivos:
- Apoiar a neurodiversidade no local de trabalho: um grupo de talentos inexplorado
- Como criar uma organização baseada na diversidade, equidade e inclusão (com Katie Zink, da Social Construct Consulting)
- 3 formas de apoiar as deficiências invisíveis no local de trabalho
- Melhor software de reserva de salas de reunião