Como mudar de fornecedor de EOR sem interrupções: processo em 7 passos

Mudar de fornecedor de EOR exige mais do que assinar um novo contrato. É necessário transferir os colaboradores, a folha de pagamentos, os benefícios e as obrigações de conformidade sem perturbar a experiência dos colaboradores nem criar exposição jurídica. Uma abordagem inadequada pode resultar em erros na folha de pagamentos, lacunas de conformidade e atrasos dispendiosos em vários países. 

Este guia explica quando faz sentido mudar, como avaliar fornecedores alternativos, quais os passos envolvidos numa transição tranquila e que riscos o podem apanhar desprevenido. 

Porque é que as empresas mudam de fornecedor de EOR

Eis algumas das principais razões pelas quais as empresas mudam de fornecedor de EOR:

• Falhas crónicas no apoio: Isto pode incluir tempos de resposta lentos, encaminhamentos constantes entre pedidos e a falta de acesso a alguém que compreenda a legislação laboral local. Um exemplo seria receber uma resposta padronizada de alguém que não conhece a regulamentação da CLT três dias depois de enviar uma pergunta sobre licenças previstas por lei no Brasil.
• Exposição a riscos de conformidade e jurídicos: Isto pode incluir atrasos nas declarações obrigatórias, classificação incorreta de benefícios ou falhas no acompanhamento de alterações regulamentares. Esta situação é perigosa em jurisdições como a Índia e a França, onde as penalizações são elevadas e a fiscalização é rigorosa.
• Taxas ocultas e preços pouco transparentes: Encargos como margens cambiais, taxas de integração e saída, taxas de alteração e taxas administrativas acumulam-se. Já vi empresas descobrirem que estão a pagar mais 30-40% do que o preço indicado depois de contabilizarem todos os itens.
• Cobertura geográfica limitada: Se o seu fornecedor não for proprietário de entidades nos principais países e subcontratar parceiros locais, poderá enfrentar dificuldades de comunicação, uma resolução mais lenta dos problemas e menos responsabilização. Paga ao seu fornecedor, que paga ao parceiro, que emprega a sua pessoa. Essa cadeia cria lacunas.
• Erros recorrentes na folha de pagamentos: Estes erros são simultaneamente desmotivadores e perigosos e podem incluir pagamentos atrasados, retenções fiscais incorretas, deduções incorretas de benefícios e incapacidade para lidar com remuneração variável ou capital.
• Limitações tecnológicas: Fatores como a falta de integrações API com o seu HRIS ou sistema financeiro, um portal de autosserviço do colaborador pouco intuitivo e relatórios deficientes geram trabalho manual.

Corrigir ou mudar

Antes de se comprometer com uma transição, precisa de fazer uma avaliação honesta. Coloque estas perguntas:

Author's Tip

Não trate a decisão como uma escolha binária quando existem soluções parciais. Se tiver preocupações de conformidade em dois países, mas um excelente serviço noutros, considere uma estratégia com vários fornecedores em vez de uma mudança total.

 

Utilizar dois fornecedores de EOR não é a opção mais simples, mas é frequentemente a mais inteligente quando os seus problemas estão concentrados em mercados específicos e o seu fornecedor atual é o único proprietário de uma entidade numa jurisdição crítica que não pode substituir sem um esforço significativo.

O que procurar num novo fornecedor de EOR

Eis os principais critérios a considerar numa nova solução de EOR:

Cobertura global e modelo de propriedade das entidades

A pergunta mais importante a fazer a qualquer fornecedor de EOR é se é proprietário das suas entidades locais ou se depende de uma rede de parceiros.

Os prestadores com entidades próprias controlam diretamente a relação laboral global. Tratam dos impostos, administram os benefícios e gerem a conformidade com as suas próprias equipas. Está a lidar com uma organização que assume toda a responsabilidade.

Os modelos dependentes de parceiros acrescentam um intermediário. O seu prestador celebra um contrato com um parceiro local que é efetivamente o empregador da sua pessoa. Isto cria atrasos na comunicação, responsabilidade repartida e, frequentemente, custos mais elevados ao longo da cadeia.

Profundidade dos conhecimentos especializados em conformidade local

Uma verdadeira profundidade em matéria de conformidade significa dispor de equipas jurídicas dedicadas no país e de alertas proativos sobre atualizações regulamentares antes de uma nova lei entrar em vigor. Pergunte aos prestadores como lidam com cenários complexos. Os despedimentos em França, por exemplo, exigem o cumprimento de procedimentos rigorosos, aviso prévio e, potencialmente, uma reunião prévia obrigatória antes do despedimento. 

Peça um exemplo recente de como o prestador lidou com uma alteração regulamentar num mercado onde tem trabalhadores. A resposta dir-lhe-á muito sobre se a conformidade é uma função real ou apenas uma promessa de marketing.

Plataforma tecnológica e ecossistema de integrações

O seu novo EOR deve integrar-se na sua atual pilha tecnológica sem soluções manuais alternativas. Verifique a disponibilidade de API e as integrações com as principais plataformas HRIS, como a BambooHR e a Rippling.

Analise a granularidade dos relatórios de processamento salarial global. Pode obter relatórios discriminados por país, centro de custo e componente da remuneração? Como é o portal de autosserviço dos trabalhadores? Os seus trabalhadores serão os utilizadores diários desta plataforma. Uma experiência deficiente no portal gera pedidos de suporte e frustração.

Preste especial atenção às capacidades de exportação de dados. Durante a migração, terá de extrair registos completos do seu atual prestador. Pergunte como funcionam as exportações de dados e em que formato.

Transparência dos preços e estrutura do custo total

Para calcular o verdadeiro custo por trabalhador, precisa de ter visibilidade sobre cada item. Não aceite um simples "preço por trabalhador" sem o analisar. Peça uma discriminação do preço base da plataforma, do preço por trabalhador, das taxas de integração e de saída, das margens de conversão cambial, das taxas de administração de benefícios, das taxas de alterações e modificações e das taxas de entrega de declarações de conformidade.

Alguns prestadores de serviços EOR apresentam preços baixos por trabalhador, mas compensam a diferença com margens cambiais de 2-3% ou encargos por transação. Outros incluem a integração no preço base, mas cobram taxas significativas pela saída.

Modelo de suporte e capacidade de resposta

É difícil avaliar a qualidade do suporte através de uma demonstração. Eis o que deve perguntar durante o processo comercial:

• Quais são os tempos de resposta previstos nos vossos SLA para diferentes níveis de gravidade dos problemas?
• Teremos um gestor de conta identificado?
• Qual é o processo de escalamento quando o nosso gestor de conta não consegue resolver um problema?
• Que horários são abrangidos pelo suporte nos nossos fusos horários?
• O suporte é localizado por região ou centralizado?

Peça referências de clientes com presença em geografias semelhantes. Pergunte especificamente a essas referências sobre a capacidade de resposta do suporte em questões urgentes de processamento salarial e conformidade, e sobre a forma como o prestador reagiu quando algo correu mal.

Como mudar de prestador EOR: processo de migração passo a passo

Eis os passos a seguir ao mudar de prestador, o que fazer, quem deve assumir a responsabilidade, o que pode correr mal e quanto tempo deve esperar que o processo demore.

Um prazo total realista é de 10-16 semanas, dependendo do número de países e trabalhadores. Para empresas com trabalhadores em 10 ou mais países, acrescente pelo menos 2-4 semanas. Estruturas complexas de capital ou de remuneração variável exigem tempo adicional para testes. Reserve uma margem de 2 semanas em cada fase.

1. Audite o seu contrato atual e as condições de cessação

Comece por analisar o contrato-quadro de prestação de serviços com o seu atual prestador. Procure os períodos de aviso prévio, que normalmente variam entre 30 e 90 dias. Identifique as taxas de cessação, as cláusulas de renovação automática e as obrigações relativas à portabilidade dos dados.

Os contratos de trabalho específicos de cada país podem ter mecanismos de cessação distintos do contrato-quadro de prestação de serviços. Em alguns países, a relação laboral local estabelece-se entre o trabalhador e a entidade local do prestador. Determine se os seus trabalhadores serão despedidos e novamente contratados ou se existe um mecanismo de transferência direta.

Em várias jurisdições, não pode simplesmente despedir um trabalhador e voltar a contratá-lo através de uma nova entidade sem o consentimento explícito do trabalhador. Na Alemanha, pode aplicar-se uma análise de transferência de estabelecimento (semelhante à TUPE no Reino Unido) e, nesse caso, o trabalhador tem o direito de se opor à transferência.

2. Gerir a Relação com o Seu Prestador Atual

Assim que notificar o seu prestador atual de que vai sair, a estrutura de incentivos deste altera-se. O gestor de conta que era prestável quando era um cliente ativo pode tornar-se mais difícil de contactar. Conte com uma redução da qualidade do serviço prestado pelo seu prestador atual durante o período de transição e planeie a sua estratégia em conformidade. 

Adie a notificação formal de rescisão durante o máximo de tempo permitido pelo seu contrato. Se tiver um período de aviso prévio de 90 dias e o seu calendário de transição for de 12 semanas, não envie a notificação no primeiro dia. Utilize as primeiras semanas para concluir a auditoria aos seus dados e a preparação da integração com o novo prestador antes de o seu prestador atual saber que vai sair.

Quando o notificar, especifique exatamente o que precisa da parte deste durante a fase de encerramento: datas do processamento final dos salários, formatos e prazos de exportação de dados, conclusão das declarações de conformidade, coordenação da cessação de benefícios e um ponto de contacto para questões relacionadas com a transição.

3. Reunir a Equipa de Transição e Definir Funções

Reúna uma equipa multifuncional que inclua um responsável de RH, um responsável financeiro ou de processamento salarial, assessoria jurídica, um responsável de TI para as integrações e um patrocinador executivo com autoridade para fazer escalar questões. Designe um único gestor de projeto de transição que seja responsável pelo calendário, acompanhe as dependências e conduza reuniões semanais de acompanhamento. 

Em cada uma destas áreas, uma pessoa deve ser o decisor, e todas as outras devem saber quem é:

• Rescisão do contrato e revisão jurídica
• Migração e exatidão dos dados dos trabalhadores
• Comunicação com os trabalhadores e gestão da mudança
• Coordenação da transição do processamento salarial
• Verificação da conformidade por país
• Integração e configuração de sistemas

4. Preparar e Auditar os Dados dos Trabalhadores

Reúna os registos completos de todos os trabalhadores que irão fazer a transição. Isto inclui informações pessoais, detalhes da remuneração, opções de benefícios, formulários fiscais, contratos de trabalho, saldos de férias acumulados e detalhes de participações no capital ou de remuneração variável.

Audite estes dados para verificar a sua exatidão antes de os transferir. A qualidade dos dados é a principal fonte de erros de transição. Certifique-se de que aborda os requisitos de documentação específicos de cada país. Por exemplo, a Índia exige os dados PAN e Aadhaar, e a França exige documentação específica de segurança social.

5. Integrar os Trabalhadores com o Novo Prestador

Isto envolve a criação da entidade jurídica e o registo dos trabalhadores em cada país. O seu novo prestador irá definir a estrutura laboral e registar cada trabalhador junto das autoridades fiscais e de segurança social locais.

A inscrição nos benefícios é uma etapa fundamental. Confirme que a cobertura é equivalente ou superior à que os trabalhadores têm atualmente. Preste atenção à continuidade do seguro de saúde, porque qualquer interrupção da cobertura cria problemas para os trabalhadores. Além disso, configure o sistema de modo a corresponder à estrutura organizacional, aos fluxos de aprovação, aos calendários de processamento salarial e às integrações com o seu HRIS e as suas ferramentas financeiras. Certifique-se de que executa um processamento salarial de teste antes do primeiro ciclo real.

6. Coordenar a Transição do Processamento Salarial

Defina a data exata da transição para evitar pagamentos duplicados ou falhas de pagamento. O objetivo é simples: o prestador antigo processa os últimos salários e o novo prestador processa os seguintes, sem sobreposição nem ciclos em falta. Confirme que o processamento salarial final com o prestador antigo inclui todos os montantes acumulados. Isto significa pagamentos de férias pendentes, bónus proporcionais, reembolsos e outros montantes pendentes.

Confirme que o primeiro processamento salarial com o novo prestador está agendado, financiado e verificado. Se estiver a alterar os métodos de conversão cambial, modele antecipadamente o impacto. Os trabalhadores não devem sofrer uma diminuição do salário líquido devido a um método de conversão de moeda diferente.

Para empresas com trabalhadores em mais de cinco países, uma migração faseada por região reduz frequentemente os riscos da transição de EOR. Comece pelos países mais simples, aprenda com o processo e aplique essas aprendizagens às jurisdições mais complexas.

7. Verificar a Continuidade da Conformidade

Após a transição, confirme que não existem falhas nas declarações obrigatórias, nas contribuições para a segurança social ou nas retenções fiscais. O seu prestador antigo deve ter concluído todas as declarações até à data de cessação. O seu novo prestador deve ter assumido a responsabilidade a partir da data de início.

Verifique se os contratos de trabalho em cada país estão em conformidade e refletem a continuidade do serviço quando tal for legalmente exigido. Em muitas jurisdições, a continuidade do serviço afeta os direitos acumulados, os períodos de aviso prévio e os cálculos das indemnizações por cessação. Não assuma que o seu novo prestador já tratou de todos os requisitos de conformidade. Verifique os detalhes país a país.

Estratégia de Comunicação com os Trabalhadores

A forma como comunica a mudança é tão importante como a forma como a executa. Eis alguns aspetos a ter em conta ao planear como anunciar esta mudança aos trabalhadores.

Quando anunciar a mudança

Não faça o anúncio até que o seu novo fornecedor esteja confirmado contratualmente e tenha sido definida uma data de entrada em funcionamento. Os anúncios prematuros criam incerteza sem fornecer informações práticas.

Dê aos trabalhadores um aviso prévio de, pelo menos, 3-4 semanas antes de qualquer mudança os afetar. Informe os gestores 1-2 semanas antes da restante equipa, para que possam responder diretamente às perguntas e transmitir segurança. Nos países onde o consentimento dos trabalhadores é legalmente exigido para a transição, terá de iniciar a conversa ainda mais cedo e apresentá-la como um processo colaborativo, em vez de uma decisão unilateral.

O que comunicar e como

Comece pelo que se mantém igual. A remuneração, a função, a estrutura hierárquica e os benefícios acumulados não vão mudar. É isso que os trabalhadores querem ouvir primeiro. Em seguida, seja transparente sobre o que vai mudar. Isso pode incluir um novo início de sessão no portal, um formato diferente do recibo de vencimento, um novo fornecedor de benefícios ou novos pontos de contacto para questões de recursos humanos.

Enquadre a mensagem em torno da melhoria da experiência dos trabalhadores. "Estamos a fazer alterações para prestar um melhor apoio relativamente ao seu vencimento e benefícios" soa melhor do que "vamos mudar para um novo EOR". Não se limite ao e-mail para esta comunicação. Realize uma sessão ao vivo para vários trabalhadores ou marque uma chamada individual. 

Perguntas frequentes dos trabalhadores a abordar

Prepare um documento escrito de perguntas frequentes que responda às principais preocupações. Na minha experiência, estas são as perguntas que os trabalhadores fazem com maior frequência:

• A data de pagamento do meu vencimento vai mudar? Seja específico. Se se mantiver igual, diga-o. Se mudar alguns dias, explique exatamente quando e durante quanto tempo.
• Os meus benefícios vão mudar? Detalhe cada categoria de benefícios: seguro de saúde, pensão, seguro de vida e quaisquer benefícios suplementares. Se a cobertura for equivalente, declare-o explicitamente. Se houver alterações, explique quais e porquê.
• As minhas férias acumuladas transitam? Esta é uma preocupação importante para os trabalhadores que acumularam um número significativo de dias de férias. Confirme que os saldos de férias são transferidos e explique o cálculo. Se existir um modelo de pagamento e reinício, comunique os valores exatos.
• O meu contrato de trabalho vai mudar? Na maioria dos casos, os trabalhadores assinam um novo contrato com a entidade local do novo fornecedor. Explique este processo, saliente que os termos e condições permanecem equivalentes e dê aos trabalhadores tempo para analisarem o novo contrato.
• Isso vai afetar o meu visto ou autorização de trabalho? Para os trabalhadores cuja autorização de trabalho está associada à atual entidade EOR, esta questão é fundamental. Em algumas jurisdições, uma mudança de entidade exige um novo pedido de autorização de trabalho. Identifique estes casos durante a fase de análise jurídica e tenha um plano preparado antes de comunicar qualquer informação aos trabalhadores afetados.
• Quem devo contactar durante a transição para questões de recursos humanos? Designe um ponto de contacto claro e certifique-se de que essa pessoa responde atempadamente. Durante o período de transição, os trabalhadores terão mais perguntas do que o habitual. Respostas demoradas amplificam a ansiedade.

Custos ocultos da transição a incluir no orçamento

Quando muda de fornecedor de EOR, os custos ocultos que surgem entre fornecedores podem equivaler a vários meses de taxas de serviço. Identifique todas as categorias de custos antes de notificar o seu fornecedor atual.

Taxas de cessação e de saída antecipada

Eis o que deve procurar no seu contrato atual:

• Taxas fixas de cessação: Alguns fornecedores cobram uma taxa única por entidade num país, normalmente entre $500 e $5,000 por jurisdição.
• Custos de saída por trabalhador: Conte com $200 a $1,000 por trabalhador para o processamento final dos salários, a cessação dos benefícios e as declarações obrigatórias.
• Penalizações por cessação antecipada: Se assinou um contrato plurianual, as penalizações podem atingir 50 a 100 por cento do valor contratual remanescente.
• Complicações relacionadas com o tipo de contrato: Os trabalhadores com contratos sem termo geram dinâmicas de cessação diferentes das dos trabalhadores com contratos a termo. Os contratos sem termo podem desencadear obrigações legais de indemnização durante a cessação e nova contratação, enquanto os contratos a termo podem ter datas naturais de caducidade às quais pode ajustar o processo.

Despesas administrativas e jurídicas

Estes custos internos podem acumular-se rapidamente:

• Tempo da equipa: As suas equipas de RH, finanças e jurídica dedicarão uma quantidade significativa de tempo a este processo. Para uma equipa de 50 pessoas, estime entre 80 e 120 horas de trabalho das equipas internas dos vários departamentos.
• Assessoria jurídica externa: Precisará de advogados para analisar o acordo de cessação e o novo contrato. Reserve entre $5,000 e $15,000, dependendo do número de jurisdições.
• Pareceres jurídicos locais: Em países com legislação laboral complexa, poderá precisar de aconselhamento jurídico específico de cada país sobre como gerir o processo de cessação e recontratação. Por exemplo, no Brasil, o sistema eSocial exige uma sequência precisa de eventos para cessões e novas contratações, e erros no momento do registo podem dar origem a multas. Obtenha aconselhamento específico para cada jurisdição.
• Requisitos de consentimento dos trabalhadores: Em várias jurisdições, não pode simplesmente transferir um trabalhador de um serviço EOR para outro sem o seu consentimento explícito por escrito. Países como os Países Baixos, a Alemanha e o Japão exigem que o trabalhador concorde com a cessação do seu contrato existente e com a celebração de um novo contrato. Identifique atempadamente os requisitos de consentimento e inclua a comunicação com os trabalhadores no seu plano de trabalho.

Períodos de pagamento duplo

Os períodos de sobreposição ocorrem quando o último ciclo de processamento salarial do seu antigo fornecedor e o primeiro ciclo do novo fornecedor não estão devidamente alinhados. A sobreposição habitual dura entre um e dois ciclos de pagamento. No caso de um processamento salarial mensal, isso corresponde a um ou dois meses de pagamentos duplicados relativos a custos suportados pelo empregador, como contribuições sociais, prémios de seguro e taxas da plataforma.

Eis como calcular o impacto financeiro:

Custo da sobreposição = (Custo mensal do empregador por trabalhador) × (Número de trabalhadores) × (Número de meses de sobreposição)

Para minimizar a sobreposição, alinhe a data da mudança com o início de um novo período de processamento salarial. Dê ao novo fornecedor pelo menos 30 dias de antecedência antes do primeiro processamento salarial efetivo. Confirme também por escrito as datas-limite com ambos os fornecedores, para não ser surpreendido por um ciclo que se prolongue mais do que o esperado.

Custos de configuração do novo fornecedor

O seu novo EOR cobrará taxas para o ajudar a começar a operar. Estas nem sempre são transparentes, por isso pergunte diretamente sobre cada uma delas:

• Taxas de integração: Encargos únicos por trabalhador, normalmente entre $200 e $500 por pessoa.
• Taxas de configuração da plataforma: Alguns fornecedores cobram uma taxa fixa pela configuração da conta, frequentemente entre $1,000 e $5,000.
• Administração da inscrição em benefícios: Se estiver a alterar os planos de benefícios, conte com taxas de processamento da inscrição entre $100 e $300 por trabalhador.
• Taxas de ativação de entidades por país: Os fornecedores que utilizam entidades próprias podem cobrar entre $500 e $2,000 por país para ativar a sua conta em cada jurisdição.

Estratégias de negociação do contrato com o seu novo EOR

Eis algumas estratégias que pode utilizar ao negociar um contrato com o seu novo fornecedor EOR:

Tire partido de propostas competitivas

Para implementações simples em dois ou três países, obtenha pelo menos três propostas antes de assinar. Se estiver a gerir uma configuração complexa em vários países, com dez ou mais jurisdições e requisitos de conformidade específicos, considere um processo estruturado de pedido de propostas (RFP), que funciona bem quando o âmbito está normalizado. Para implementações complexas, duas chamadas de análise detalhada, com testes de cenários pormenorizados, revelarão mais sobre as capacidades do fornecedor.

Ao comparar propostas, analise mais do que a taxa anunciada por trabalhador. Peça aos fornecedores que igualem ou superem itens específicos, como as percentagens de margem cambial, as taxas de administração de benefícios e os encargos de alteração.

Negocie o apoio à transição no contrato

Procure obter estas concessões antes de assinar:

• Gestor de projeto dedicado à integração: Este serviço não deverá ter qualquer custo adicional. Precisa de uma pessoa identificada, não de uma fila de suporte genérica.
• Migração de dados e mapeamento de conformidade: Este processo deverá ser assegurado pelo novo fornecedor. O fornecedor deverá assumir a responsabilidade pela importação dos registos dos trabalhadores e pelo mapeamento dos benefícios e dos registos fiscais.
• Isenção ou redução das taxas do primeiro mês: Muitos fornecedores aceitam conceder descontos no primeiro mês se lhes pedir.

Evite cláusulas de vinculação

Eis algumas formas de evitar cláusulas de vinculação:

• Opte por contratos mensais ou anuais: Os prestadores que aceitam contratos mensais para implementações de grande dimensão podem refletir o risco de cancelamento no preço, o que significa que paga um prémio de flexibilidade em cada fatura. Para equipas estáveis e pouco suscetíveis de voltar a mudar, um compromisso anual com uma cláusula de saída simples com aviso prévio de 30 dias pode proporcionar um preço por colaborador mais vantajoso. Negocie ambas as opções e compare o custo anual total.
• Rejeite as cláusulas de renovação automática: Também pode negociar para que a renovação exija a sua aceitação expressa por escrito. As renovações automáticas silenciosas são a fonte mais comum de litígios relativos a taxas de saída.
• Certifique-se de que a portabilidade dos dados é garantida contratualmente: O contrato deve declarar que pode exportar todos os dados dos colaboradores num formato normalizado e dentro de um prazo definido.

Requisitos do SLA a incluir

O seu acordo de nível de serviço deve incluir o seguinte:

• Compromissos relativos aos tempos de resposta: Resposta em quatro horas para problemas urgentes, como erros salariais ou questões de conformidade. Resposta em 24 horas para pedidos normais.
• Garantias de exatidão salarial: Uma taxa de exatidão de 99,9 por cento é a norma do setor. Defina o que é considerado um erro e qual é a solução quando a meta não é cumprida.
• Responsabilidade pela conformidade: O prestador deve assumir a responsabilidade financeira pelas falhas de conformidade que causar, incluindo multas, penalizações e custos legais.
• Cláusula de direito de auditoria: Deve ter o direito contratual de auditar, pelo menos anualmente, os registos salariais, as declarações fiscais e a documentação de conformidade do prestador.

Quadro de mitigação de riscos

Uma abordagem estruturada para identificar e gerir os riscos associados à mudança de prestadores de EOR evita que a transição se transforme numa crise.

Planeamento de contingência para atrasos

A ativação de uma entidade num novo país pode demorar mais do que o prazo indicado. Eis como ter isso em conta:

• Inclua uma margem de segurança de duas semanas no seu calendário: Se o seu novo prestador disser que a integração demora três semanas, planeie cinco.
• Mantenha a possibilidade de processar mais um ciclo salarial: Deve conseguir fazê-lo com o prestador antigo como alternativa. Não termine a relação com o prestador antigo até que o novo prestador tenha processado com sucesso pelo menos um processamento salarial real.
• Negocie antecipadamente uma cláusula de prorrogação de curto prazo: Pode fazê-lo com o prestador que está a abandonar. Mesmo uma opção de prorrogação de 30 dias oferece uma rede de segurança.

Cópia de segurança e proteção dos dados

Os dados dos colaboradores são o ativo mais sensível neste processo. Trate-os em conformidade:

• Exporte e armazene de forma independente todos os registos dos colaboradores: Faça-o antes de iniciar o processo de rescisão com o prestador antigo. Isto inclui contratos, histórico salarial, declarações fiscais, opções relativas a benefícios e saldos de férias.
• Verifique as políticas de retenção e eliminação de dados do prestador antigo: Alguns prestadores eliminam os dados no prazo de 30 dias após a cessação do contrato. Conheça o prazo e obtenha essa informação por escrito.
• Garanta protocolos de transferência encriptados: Exija TLS 1.2 ou superior para os dados em trânsito e encriptação AES-256 para os dados armazenados.

Proteção contra responsabilidade legal

É na lacuna entre a cobertura do prestador antigo e a do novo que se concentra o risco legal:

• Obtenha confirmação por escrito: Obtenha do prestador antigo a confirmação de que todas as obrigações legais foram cumpridas até à data de cessação. Isto inclui retenções fiscais, pagamentos de contribuições sociais e cobertura de benefícios.
• Obtenha o compromisso por escrito do novo prestador: O novo prestador deve assumir a responsabilidade pela conformidade desde o primeiro dia de prestação do serviço. Não deve existir qualquer lacuna na cobertura.
• Considere um seguro de transição ou uma indemnização: Se existirem alguns dias de responsabilidade não coberta, ambos os prestadores devem reconhecer quem assume o risco durante esse período.

Retenção dos colaboradores durante a transição

Eis como manter a retenção durante a mudança:

• Reconheça que as transições criam incerteza: Certifique-se de abordar esta questão de forma proativa. Envie uma comunicação clara a explicar o que está a mudar, o que não está e qual é o calendário previsto.
• Considere bónus de retenção ou benefícios antecipados: Isto é especialmente importante para colaboradores-chave em mercados de elevado risco. Os países onde as transições de EOR exigem a cessação formal e a recontratação são particularmente sensíveis.
• Monitorize os sinais de envolvimento e de abandono: Esteja atento ao aumento dos pedidos de férias, à falta de envolvimento ou a perguntas diretas sobre a segurança do emprego.

Onde as transições de EOR correm mal

Estes são os padrões de falha mais comuns associados à mudança de prestadores de EOR:

• Subestimar os recursos internos necessários: As empresas planeiam os custos externos de uma transição, mas não os custos internos. As suas equipas de RH e finanças estarão a gerir a transição em simultâneo com as responsabilidades habituais. Sem uma alocação explícita de tempo e uma despriorização temporária de outros projetos, o esgotamento e os erros são inevitáveis.
• Tratar a comunicação com os colaboradores como uma questão secundária: Os aspetos operacionais da transição beneficiam de planos de projeto detalhados. A componente humana recebe um e-mail padrão. Este desequilíbrio causa mais danos do que qualquer erro técnico.
• Partir do princípio de que a conformidade é transferida automaticamente: O facto de o seu antigo prestador tratar das declarações obrigatórias não significa que o novo prestador tenha assumido totalmente o processo a partir do ponto em que ficou. Verifique de forma independente cada obrigação em cada país.
• Permitir que o calendário derrape sem ajustar o plano: Quando a Fase 3 demora mais duas semanas, a maioria das equipas tenta comprimir a Fase 4 para cumprir o calendário. É na compressão da fase de configuração do sistema e migração de dados que surgem os erros de processamento salarial. Se o calendário derrapar, adie a data de entrada em funcionamento em vez de comprometer a exatidão dos dados.
• Não garantir a cooperação do prestador cessante durante a transição: Sem compromissos escritos relativamente às exportações de dados, às declarações finais e à coordenação da cessação dos benefícios, está a depender da boa vontade de uma empresa que está a deixar.

O que se segue?

Uma transição de EOR bem-sucedida consiste em reduzir o risco, melhorando simultaneamente a experiência dos colaboradores, a cobertura da conformidade e a estrutura de custos a longo prazo. Depois de decidir avançar com uma mudança, utilize esta lista dos melhores serviços de empregador de registo para comparar prestadores, avaliar as suas opções e encontrar a solução adequada para a sua força de trabalho global.