As ferramentas de assinatura eletrónica permitem-lhe assinar documentos de forma rápida e segura, a partir de qualquer lugar, eliminando atrasos e complicações dos processos tradicionais em papel. Ao simplificarem a gestão de contratos e tornarem os fluxos de trabalho documentais mais eficientes, estas ferramentas poupam-lhe tempo e aumentam a produtividade.

Quer descobrir como as ferramentas de assinatura eletrónica podem ser úteis para si? Vamos começar.

O que é uma assinatura eletrónica?

As assinaturas eletrónicas são assinaturas digitais que pode adicionar a um documento online sem ter de estar fisicamente presente para dar a sua “assinatura manuscrita” (assinatura escrita à mão, a tinta sobre papel). Os documentos eletrónicos podem ser assinados remotamente a partir de um computador ou dispositivo móvel e, em seguida, enviados de forma segura e direta a outras partes interessadas para assinatura ou revisão.

A adoção de assinaturas eletrónicas enquadra-se perfeitamente na gestão estratégica de recursos humanos, ajudando a otimizar os fluxos de trabalho documentais e a reduzir atrasos administrativos.

Quando deve utilizar uma assinatura eletrónica?

De um modo geral, uma assinatura eletrónica é utilizada exatamente para o mesmo fim que uma assinatura manuscrita: servir como prova de que a parte signatária viu e concorda com os termos do documento.

Muitas soluções de software de RH incluem atualmente tecnologia de assinatura eletrónica, aumentando ainda mais a eficiência dos fluxos de trabalho. É uma opção sem papel que pode melhorar os tempos de resposta e aumentar a eficiência dos fluxos de trabalho, reduzindo a necessidade de reuniões presenciais. E também poupa uma enorme quantidade de papel!

Vantagens da utilização de assinaturas eletrónicas

As assinaturas eletrónicas apresentam muitas vantagens em comparação com as assinaturas manuscritas. Vejamos aquelas que considero serem as 6 maiores vantagens:

Ecológicas

Como as assinaturas eletrónicas não utilizam papel, são uma excelente forma de as empresas conscientes do clima “porem em prática aquilo que defendem”. Permitem mostrar aos seus clientes que o seu compromisso com a sustentabilidade vai além da comunicação da sua marca e se estende à forma como conduz as operações da empresa.

Económicas

A assinatura eletrónica de documentos representa uma poupança imediata, pois reduz as horas faturáveis da sua equipa. Em vez de ter de marcar uma reunião presencial, as assinaturas eletrónicas podem ser recolhidas remotamente, reduzindo os custos associados a tarefas como portes de envio, impressão e armazenamento de ficheiros.

Redução do erro humano

Ao preparar um documento eletrónico, pode preencher antecipadamente muitas partes do formulário, reduzindo o risco de erro humano durante a assinatura. Muitas soluções de assinatura eletrónica, incluindo a Adobe e a DocuSign, também assinalam automaticamente cada campo do seu documento digital que requer uma assinatura, garantindo que nada é acidentalmente ignorado.

Segurança

Os métodos de autenticação digital e as funcionalidades de segurança avançadas garantem a verificação das assinaturas digitais, ajudando-o a cumprir todos os requisitos regulamentares. Este tipo de software também protege os documentos contra alterações indevidas, mantendo a integridade do seu documento.

A recolha eletrónica de assinaturas também cria um registo de auditoria que pode ser facilmente analisado caso surja alguma dúvida.

Automatização dos fluxos de trabalho

Num documento eletrónico, as aprovações são automatizadas. Isto significa que o processo de assinatura é simplificado de forma inerente, de acordo com o fluxo de trabalho pretendido. Muitas soluções de software disponibilizam funcionalidades integradas de assinatura eletrónica para otimizar este processo.

A utilização de software de base de dados de RH em conjunto com assinaturas eletrónicas acelera os processos de gestão e aprovação de documentos, solicitando, armazenando e organizando documentos e assinaturas num único local.

Visibilidade & transparência

Todos os signatários podem ver quem assinou o documento e recebem instantaneamente uma cópia totalmente assinada assim que esta for aprovada por todas as partes relevantes. A maioria das soluções de assinatura eletrónica também armazena os documentos assinados para fins de arquivo, facilitando a sua localização mais tarde.

Melhor experiência de utilização (UX)

As assinaturas eletrónicas melhoram a experiência do cliente, tornando os documentos mais fáceis e rápidos de assinar. Se estiver a preparar documentação para um executivo ocupado que viaja frequentemente, não há problema! Pode assiná-la no aeroporto, enquanto embarca no voo.

Flexibilidade

As assinaturas eletrónicas não requerem uma sala cheia de armários de arquivo para guardar a documentação. Podem ser enviadas a qualquer pessoa, a partir de qualquer lugar, a qualquer momento, e armazenadas eletronicamente para consulta futura. 

ROI - Retorno do investimento

A utilização de software para recolher assinaturas digitais pode melhorar o retorno do investimento de uma empresa, simplificando os fluxos de trabalho, acelerando o fecho de contratos (exigindo menos horas de trabalho) e reduzindo os custos relacionados com papel, tinta e envio pelo correio.

Como funcionam as assinaturas eletrónicas?

As assinaturas eletrónicas ajudam na gestão de contratos ao autenticar, acompanhar e armazenar as informações do signatário. Funcionam tal como uma assinatura manuscrita e são únicas para cada parte signatária.

Os signatários podem optar por utilizar um estilete para criar a sua assinatura eletrónica ou adotar uma assinatura digitada. Normalmente, no início do documento, o signatário escolhe a opção que prefere e utiliza-a no restante documento.

Para os membros da equipa que não estão familiarizados com assinaturas eletrónicas, pode ser útil disponibilizar formação de integração. Desta forma, podem orientar os utilizadores ao longo do processo e responder a quaisquer perguntas que surjam.

As assinaturas eletrónicas são legais?

As assinaturas eletrónicas são legais e reconhecidas por muitas diretrizes de conformidade regulamentar, incluindo o regulamento relativo à identificação, autenticação e serviços de confiança eletrónicos (eIDAS) na União Europeia e a Lei Uniforme sobre Transações Eletrónicas (UETA) nos Estados Unidos.

A regulamentação relativa à legalidade das assinaturas eletrónicas pode variar consoante a localização geográfica e, por vezes, até dentro de um mesmo país, os requisitos serão diferentes dependendo do estado ou província onde opera. 

É aconselhável verificar se a sua situação específica está abrangida pelas diretrizes de conformidade regulamentar antes de optar por adotar um processo de assinatura eletrónica.

Quando não são aceites as assinaturas eletrónicas?

Ainda existem algumas áreas em que as assinaturas manuscritas são geralmente obrigatórias. Estas incluem:

• Documentação relativa ao transporte de materiais perigosos
• Testamentos, fundos fiduciários e outros documentos legais
• Avisos de recolha relacionados com a saúde e a segurança públicas
• Avisos de cessação de seguros de saúde ou de vida
• Avisos de execução hipotecária, despejo e incumprimento relativos à residência principal de uma pessoa
• Ordens judiciais e documentos oficiais
• Documentação relativa a divórcio, adoção e direito da família.

Software de assinatura eletrónica

Para concluir a documentação com assinaturas eletrónicas seguras, terá de escolher uma solução de software. Existe uma extensa lista de fornecedores de serviços disponíveis, e cada um oferece benefícios únicos. 

Ao escolher uma solução, é aconselhável começar por um período experimental gratuito. Desta forma, pode testar a funcionalidade para confirmar que funciona de acordo com as necessidades específicas da sua empresa. Também deve garantir que a sua solução de assinatura eletrónica se integra com as plataformas existentes que a sua equipa utiliza atualmente.

Principais funcionalidades e casos de utilização

Ao procurar a melhor solução de assinatura eletrónica, recomendo que preste especial atenção a estas funcionalidades principais:

• Funcionalidades de edição e comentários: O software deve permitir-lhe adicionar comentários úteis (como explicações ou instruções) e editar o documento conforme necessário.
• Segurança: Certifique-se de que o software dispõe de funcionalidades de autenticação e verificação de identidade, bem como de encriptação de dados.
• Modelos: Para facilitar a utilização, procure soluções de software que disponibilizem modelos que possa utilizar como base.
• Fluxo de trabalho automatizado: Certifique-se de que o seu software lhe permite criar automatizações para tarefas como confirmações e aprovações.
• Armazenamento: O arquivo de documentos poupa tempo e espaço que seriam gastos a arquivar documentos em papel.
• Registos de auditoria: Escolha uma solução que lhe permita consultar o histórico caso surja alguma preocupação.
• Funcionalidade móvel: Para alcançar o maior número possível de clientes, certifique-se de que a sua solução é compatível com computadores e dispositivos móveis.
• Personalização da marca: Incluir o seu logótipo e as cores da sua marca na documentação acrescenta um toque profissional.

Saiba mais sobre a gestão de documentos

Escolher o software de assinatura eletrónica adequado às necessidades da sua empresa exige tempo e ponderação.

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