Especialista em Processamento Salarial e Recrutamento Afirma que a IA Tem o Poder de Transformar a Sua Organização de RH

Nick Day é o fundador do JGA Recruitment Group, uma empresa especializada em recrutamento nas áreas de processamento salarial e recursos humanos, que já colocou milhares de profissionais em seis continentes. Além de liderar a empresa, apresenta podcasts do setor, orienta executivos e tornou-se um dos líderes de opinião mais reconhecidos na área do processamento salarial, tendo obtido uma posição de destaque entre os principais líderes de opinião globais em Processamento Salarial da Thinkers360 nos últimos dois anos.

Falámos com Nick sobre a forma como a IA está a transformar o recrutamento, a liderança e o futuro do discernimento humano nas profissões de processamento salarial e recursos humanos. Eis o que nos disse.

Ajudar os profissionais de processamento salarial a passar da invisibilidade à influência

Sou Nick Day, fundador do JGA Recruitment Group, uma empresa especializada em recrutamento nas áreas de processamento salarial e recursos humanos que criei em 2008. Na altura, as perspetivas não eram, no papel, nada favoráveis. Lançámos a empresa dois meses antes do colapso do Lehman Brothers, no meio da pior recessão que a maioria de nós alguma vez tinha vivido.

Mas tinha uma convicção que só se fortaleceu desde então: o processamento salarial é inegociável. As recessões vão e vêm. As pessoas continuam a precisar de receber o seu salário. Essa convicção tornou-se a base de tudo o que construí.

O JGA colocou milhares de profissionais de processamento salarial e recursos humanos em seis continentes e obteve a certificação B Corp em 2024. Paralelamente ao recrutamento, apresento o Podcast do Processamento Salarial e o Podcast de RH e L&D, tendo entrevistado mais de 400 líderes, especialistas em tecnologia e agentes de mudança da profissão.

Nos últimos dois anos consecutivos, a Thinkers360 classificou-me como o líder de opinião global número um em Processamento Salarial, e a PayrollOrg atribuiu-me o Prémio Visão Global em 2024.

Sou também coach executivo qualificado pelo ILM, com o nível 7, e fundador da T4M Coaching. Esse trabalho levou-me a palcos internacionais, onde proferi palestras principais sobre liderança, influência, medo e o futuro do trabalho.

Em março deste ano, publiquei o meu primeiro livro, A Viragem do Processamento Salarial: Da Invisibilidade à Influência, no qual sintetizo muito do que aprendi ao longo de duas décadas na profissão.

Os profissionais de processamento salarial e recursos humanos já possuem os conhecimentos especializados. Muitas vezes, falta-lhes a linguagem e a coragem para reivindicar o lugar estratégico que já conquistaram. O que mais me importa é ajudá-los a fazer essa transição, da invisibilidade à influência. A minha ambição é deixar a profissão mais forte do que a encontrei.

Como a IA pode encurtar os prazos do mapeamento do mercado

O momento em que percebi que a IA estava a mudar a forma como lidero aconteceu numa terça-feira de manhã, no início de 2025, quando estava à minha secretária com um exercício de mapeamento do mercado que, historicamente, demorava uma semana inteira à minha equipa a concluir.

Tinha passado o ano anterior a atualizar deliberadamente as minhas competências. Concluí um curso de Python para principiantes, que me ensinou que não precisava de compreender programação para tirar partido da IA. Também concluí a certificação IA para Líderes Empresariais do Code Institute, que me proporcionou um enquadramento prático para implementar a IA. Nessa terça-feira de manhã, foi a primeira vez que o investimento demonstrou claramente o seu valor.

Um cliente apresentou-nos um pedido complexo. Estava a criar uma função global de processamento salarial de raiz e precisava de compreender onde existia talento em três regiões, bandas salariais realistas, os percursos profissionais que tinham tido sucesso em funções semelhantes e quais os concorrentes que estavam a reestruturar-se e provavelmente teriam talento disponível.

No nosso fluxo de trabalho anterior à IA, isto teria significado retirar três colegas de outras tarefas durante a maior parte de uma semana, recolher dados do LinkedIn, cruzar estudos salariais, contactar pessoas conhecidas e compilar a resposta numa apresentação.

Durante alguns meses, tinha experimentado uma abordagem diferente. Dei o pedido a um LLM dentro de um espaço de trabalho de projeto que tinha criado para o nosso trabalho de pesquisa de mercado, utilizando como material de referência a nossa base de dados anonimizada de colocações, os nossos dados de referência salarial e uma pasta com relatórios de mercado concluídos. Pedi-lhe que elaborasse uma primeira versão.

Quarenta minutos depois, tinha um mapa estruturado do mercado com volumes de talento regionais, intervalos salariais, sinais dos concorrentes e empresas-alvo identificadas. O trabalho não estava perfeito. Passámos meio dia a verificar valores, a acrescentar informação de mercado proveniente de conversas recentes e a remover empresas com as quais a IA não sabia que tínhamos relações. Mas a estrutura base de uma semana de trabalho estava no meu ecrã antes de acabar o café.

Vários fatores fizeram a diferença na forma como a implementei. Criámos um espaço de trabalho dedicado dentro do nosso LLM, incorporando os nossos próprios dados anonimizados, exemplos da voz da nossa marca, exemplos de resultados fortes e fracos e um briefing escrito que definia o que é um bom resultado para a nossa empresa.

Adotámos uma estrutura consistente para as instruções em toda a equipa, utilizando o modelo ROSES (Função, Objetivo, Cenário, Solução Esperada, Passos). Utilizamo-lo para instruções para IA, tal como utilizamos um formato de entrevista estruturado para os candidatos. Reduz as alucinações, melhora os resultados e torna o trabalho auditável.

Como a IA pode apoiar o recrutamento e a estratégia

Reflexões do Nick

Costumávamos passar horas todos os dias em tarefas relacionadas com o discernimento, em vez de nos concentrarmos no próprio discernimento…Agora, a IA faz a maior parte disso em minutos. Utilizamos o tempo recuperado para conversas com candidatos e clientes que influenciam os resultados.

Além disso, a IA cria agora rascunhos de documentos informativos sobre candidatos a partir das nossas notas de integração. A nossa equipa revê-os e finaliza-os. Isto reduz o tempo de preparação em cerca de uma hora em cada processo de recrutamento e melhora a consistência em toda a equipa.

Um fluxo de trabalho com IA estruturado trata da produção de conteúdos para os nossos podcasts e boletins informativos, gerindo a transcrição, o resumo e os primeiros rascunhos das notas dos programas, o que deixa o discernimento editorial nas mãos da minha equipa e nas minhas.

A nossa análise comparativa salarial, anteriormente um exercício manual trimestral, é agora atualizada continuamente com base em dados de mercado em tempo real.

Também utilizo a IA na estratégia e na tomada de decisões, mas com uma disciplina específica. Utilizo-a como parceira de reflexão, não como decisora. Quando analiso uma questão empresarial — seja uma decisão de contratação, um novo mercado que estamos a considerar ou um desafio de desenho organizacional — peço frequentemente à IA que defenda o oposto da minha intuição.

Esta é a instrução hostil que mencionei anteriormente. Esse único hábito impediu-me de tomar pelo menos duas decisões no último ano de que me teria arrependido.

Costumávamos passar horas todos os dias em tarefas relacionadas com o discernimento, em vez de nos concentrarmos no próprio discernimento: redigir especificações de funções, resumir chamadas com candidatos e cruzar milhares de registos de colocações para compreender por que razão um determinado profissional de processamento salarial prospera numa determinada empresa.

Agora, a IA faz a maior parte disso em minutos. Utilizamos o tempo recuperado para conversas com candidatos e clientes que influenciam os resultados.

Como a IA pode esvaziar aquilo que defende

Mas estabeleço uma linha clara. Não temos planos para utilizar avatares de IA para entrevistar candidatos, embora essa capacidade exista. Enquanto empresa construída sobre a qualidade das relações humanas, implementar IA no momento da ligação humana esvaziaria tudo aquilo que defendemos. No nosso mundo, a IA ajuda um candidato a preparar-se para a entrevista. Não se torna a entrevista.

Sou particularmente cauteloso com a cultura e o desenho organizacional. A IA é útil para testar a resistência das estruturas ou modelar cenários, mas os seres humanos têm de fazer o trabalho cultural por si próprios. As conversas, a criação de confiança e a interpretação daquilo que não é dito. Não delegaria isso numa máquina e desconfiaria de qualquer líder que o fizesse.

Antes de automatizar qualquer coisa, faço agora a mim próprio uma pergunta: "Devemos fazê-lo?" Este filtro tornou-se uma parte fundamental da forma como lidero numa era dominada por soluções baseadas em IA.

Como a natureza bajuladora da IA afeta a liderança

A IA é bajuladora. Não creio que se fale o suficiente sobre isto.

Peça à IA uma opinião sobre algo que escreveu e ela dir-lhe-á que o trabalho é sólido. Questione-a sobre uma posição que acabou de assumir e ela recuará e concordará consigo.

Pergunte-lhe se a sua ideia é boa e ela dir-lhe-á que a ideia é excelente. As predefinições foram concebidas para o fazer sentir-se capaz, o que é uma funcionalidade útil para uma utilização casual e um problema sério se estiver a utilizar a IA para aperfeiçoar o seu pensamento.

Assim que reparei no padrão, comecei a vê-lo em todo o lado. Por isso, criei processos especificamente para o contrariar, sendo o mais importante aquilo a que chamo um "prompt hostil". Em vez de perguntar "O que pensa disto?", peço à IA que argumente contra a ideia. "Assuma a posição de alguém que discorda deste argumento. Apresente o caso mais forte possível para explicar por que razão está errado."

Esta simples mudança revela fragilidades que o prompt predefinido nunca teria exposto, e agora ensino-a a todos os consultores e clientes de coaching.

Além disso, tudo o que é importante na nossa empresa é revisto por uma pessoa antes de sair das nossas instalações. A IA trata do primeiro rascunho. A palavra final cabe sempre a uma pessoa. Esta ordem é agora inegociável.

A terceira coisa é mais pessoal. Aprendi a desconfiar da forma como a IA me faz sentir. Se termino uma interação a sentir-me validado e energizado, isso é um sinal para abrandar, e não para acelerar.

As conversas mais úteis que tenho com a IA são aquelas que me deixam desconfortável, porque me fizeram frente, expuseram algo que eu não tinha percebido ou me fizeram reconsiderar uma posição com a qual já estava comprometido.

Por que razão a adoção da IA exige um foco na mudança comportamental

As organizações compram IA mais rapidamente do que preparam os seus utilizadores. A IA promete rapidez, precisão e um impulso estratégico. A realidade é mais discreta e confusa.

As organizações implementam uma ferramenta, dão aos seus utilizadores uma demonstração de meio dia, um canal no Slack para perguntas e instruções vagas para "experimentarem". Seis meses mais tarde, a equipa de liderança questiona-se sobre por que razão a adoção não está totalmente integrada e os ganhos de produtividade não se materializaram. A tecnologia funciona. Os sistemas à sua volta, não.

Estão a subestimar a componente humana dessa equação, especificamente o papel do medo. Implementam a IA como um programa tecnológico, quando deveriam geri-la como um programa de mudança comportamental com tecnologia integrada. Alterei a ordem dos nossos investimentos.

Antes de implementar qualquer nova capacidade de IA, invista em três coisas:

1. Clareza sobre aquilo que a tecnologia fará e não fará, para que a imaginação não preencha a lacuna com cenários do pior caso
2. Segurança psicológica, para que a equipa se sinta capaz de admitir aquilo que não compreende sem que isso seja usado contra os seus elementos na avaliação seguinte
3. Desenvolvimento de competências, tanto técnicas como comportamentais, para que as pessoas saibam que estão a ser preparadas, e não substituídas.

Só quando essas três bases estiverem estabelecidas deverá começar a utilizar a própria ferramenta.

A IA não falha porque a ferramenta está errada. Falha porque as pessoas que a utilizam nunca tiveram autorização para serem humanas em primeiro lugar.

Como desenvolver a literacia em IA

Começámos a desenvolver a literacia em IA pelos conceitos básicos. Apresentei à equipa o modelo de prompts ROSES que mencionei anteriormente. Este modelo deu-nos uma linguagem comum para estruturar prompts: Função, Objetivo, Cenário, Solução esperada, Etapas.

Só isso elevou a qualidade dos resultados em toda a equipa no espaço de cerca de duas semanas. Deixámos de tratar a IA como um motor de pesquisa e começámos a tratá-la como um investigador que precisa de um briefing adequado.

Também formalizámos a governação. Introduzimos uma política interna de utilização da IA. Esta define que dados podem e não podem ser introduzidos nas ferramentas de IA, onde é obrigatória uma verificação humana e o que está totalmente fora dos limites. Além disso, todos os consultores recebem formação sobre o Regulamento da UE relativo à IA e as respetivas diretivas. Trabalhamos com clientes em toda a Europa e o ambiente regulatório está a evoluir rapidamente.

Quase todos os problemas que encontrámos estavam relacionados com pessoas. Alguns consultores estagnaram discretamente, envergonhados por não compreenderem a tecnologia. Outros confiaram demasiado nos resultados e ignoraram a verificação. Por isso, desenvolver confiança em torno da utilização da IA tem sido fundamental.

Como decidir quais as ferramentas de IA que vale a pena adotar

A nossa estrutura abrange quatro camadas:

• Um ambiente LLM central onde realizamos a maior parte da nossa investigação, redação e análise, configurado com espaços de trabalho para projetos e os nossos próprios dados.
• Um CRM que gere as relações com candidatos e clientes.
• Uma camada de produção de podcasts e conteúdos.
• Uma camada de fluxos de trabalho que integra tudo.

As próprias ferramentas são, na sua maioria, produtos indiferenciados. No entanto, continuo a acreditar que uma excelente equipa com ferramentas medianas terá sempre um desempenho superior ao de uma equipa mediana com as melhores ferramentas.

O princípio que aplico agora a qualquer decisão relativa a ferramentas é: elimina a fricção do trabalho que exige discernimento humano ou acrescenta outra camada entre as pessoas que servimos e nós? Se for a segunda hipótese, não a compramos.

Porque é que a IA vai polarizar o setor do recrutamento

Pensamentos de Nick

Os líderes que vencerem os próximos cinco anos não serão os mais versados em tecnologia. Serão os mais humanos.

Nos próximos anos, o mercado generalista transacional de grande volume vai desaparecer por completo. A IA substituirá os recrutadores que competem com base na rapidez, no volume e no acesso ao LinkedIn, fazendo as três coisas melhor e mais barato.

O mercado remanescente irá polarizar-se. No topo, empresas especializadas com profundo conhecimento setorial, relações verdadeiras e o discernimento necessário para tornar contratações complexas defensáveis perante um conselho de administração. Na base, plataformas totalmente automatizadas que realizam o trabalho transacional por uma fração do preço atual.

Os líderes que vencerem os próximos cinco anos não serão os mais versados em tecnologia. Serão os mais humanos. Quando todos têm acesso à mesma IA, o conhecimento deixa de ser o fator diferenciador. Quem estamos dispostos a ser na sala passa a ser tudo. Isso exigirá coragem e uma liderança destemida.

Conselhos de liderança para integrar a IA com sucesso

Eis os meus conselhos:

• Aprenda sobre IA por si próprio antes de pedir à sua equipa que o faça.
• Seja implacável quanto aos contextos em que a IA não deve estar presente na sua empresa. A tentação de automatizar tudo o que pode ser automatizado é real, e está errada. Todos os líderes precisam de ter uma lista clara dos momentos do seu trabalho em que o ser humano é o produto, e precisam de defender esses momentos em voz alta. Se não o fizer, a tecnologia infiltrar-se-á silenciosamente em espaços onde nunca deveria ter entrado e, quando der por isso, a confiança que construiu ao longo de anos já estará a degradar-se.
• Crie as condições humanas antes da tecnologia. Segurança psicológica, clareza sobre o que a ferramenta faz e uma cultura que recompensa as pessoas por dizerem que não compreendem algo. Sem isso, nenhuma implementação se mantém, por muito bem financiada que seja.

Para os líderes em termos mais gerais, o meu conselho é mais simples. O trabalho que a IA não consegue fazer é o trabalho que a maioria dos líderes tem evitado durante anos. As conversas difíceis. As decisões de natureza ética. Manter a confiança quando tudo à sua volta está a mudar.

Esse trabalho é agora o próprio cargo, não apenas uma parte complementar do cargo, e os líderes que continuarem a delegá-lo à azáfama vão descobrir que foram ultrapassados por aqueles que não o fazem.

Se não sabe por onde começar, comece pelo medo. Primeiro o seu, depois o da sua equipa. O medo é quase sempre a variável subjacente à resistência, às promessas excessivas e à hesitação disfarçada de prudência.

Identifique-o pelo que é e a maior parte do que parece ser um problema de estratégia acaba por revelar-se um problema de coragem.

Acompanhe o trabalho

Pode estabelecer ligação com o Nick no LinkedIn, ouvir o seu podcast, conhecer o seu trabalho de coaching executivo ou consultar o seu livro, The Payroll Pivot: From Invisibility to Influence.

Haverá mais entrevistas com especialistas em breve na People Managing People!