Personalchefen säger att de mest värdefulla medarbetarna är de som ”bygger bort sig själva”

Linnea Bywall är VP för personalfrågor på Quinyx, en AI-driven programvara för personalstyrning. Utöver de roller inom personalområdet som hon har haft har hennes bakgrund som organisationspsykolog format hennes arbete.

Vi satte oss ner med Linnea för att lära oss mer om hur hon använder AI för att förändra HR och personalverksamheten. Hon gav oss en detaljerad inblick i sitt arbetssätt, liksom i de utmaningar hon möter och hur hon övervinner dem.

En ledarskapsresa formad av organisationspsykologi

Jag växte upp på löparbanan och tävlade på 100, 200 och 400 meter. Min tränare Peter var psykolog, och eftersom han var den coolaste personen jag kände bestämde jag mig naturligt för att följa i hans fotspår. Trots att jag ville bli psykolog visste jag att jag inte ville arbeta kliniskt. Därför började jag tidigt specialisera mig på organisationspsykologi.

Efter examen arbetade jag som organisationspsykolog, främst med fokus på rekrytering och ledarskapsutveckling. Efter ett par år började jag på ett Stockholmsbaserat nystartat företag som hette Alva Labs, där jag byggde upp personalfunktionen och fick min första chefsroll.

Efter att ha undervisat andra i alla teorier var det dags för mig att själv få smaka på min egen medicin. Efter 6,5 år på Alva började jag nyligen på Quinyx som deras VP för personalfrågor, där jag nu leder ett team på åtta fantastiska personer!

Hur AI omformar HR-roller och antaganden om ledarskap

Förväntningarna på ökad effektivitet med AI, utan att kvaliteten försämras, är tydliga. Det kräver att jag höjer nivån på mitt dokumentationsarbete. Utan ordentlig dokumentation är det svårt att utnyttja AI-modeller eller släppa agenter fria.

Införandet av AI har också fått mig att prova nya arbetssätt för mig själv, mitt team och organisationen. Jag tror starkt på att sätta tydliga förväntningar, så att använda AI är nu en självklar del av de förväntningar jag sätter på alla som rapporterar direkt till mig.

Linneas tankar

Förväntningarna på ökad effektivitet med AI, utan att kvaliteten försämras, är tydliga.

När det gäller organisationsstruktur kommer det vi tidigare såg som talang att skilja sig från den talang vi söker i dag. Historiskt behövde vi superstjärnor. Jag har till och med hört talas om företag som försökt basera löneökningar och prestationsbedömningar på hur många Slack-meddelanden någon fick, som bevis på att personen var viktig.

I dag är de personer som ”bygger bort sig själva” de mest eftertraktade talangerna. En medarbetare som tar bort repetitiva arbetsuppgifter och frigör tid för något annat kommer att ha störst inverkan på organisationen. Och det är inte samma sak som att vara ledare. Det kan vara så, men behöver inte vara det.

Hur AI förändrar rekryteringsprocesser och teamens arbete

Rekrytering är avgörande för alla organisationers framgång, vilket gör det till ett viktigt område för förbättring med AI. Vi använder Alva Labs Hiring System för att förändra hur vi går från ett inledande möte till en skräddarsydd process. Alva hjälper till att skapa en detaljerad rollbeskrivning utifrån dina uppgifter (eller helt enkelt rollens titel), identifierar sedan alla färdigheter som krävs för rollen och skapar en skräddarsydd, rollspecifik rekryteringsprocess med AI-genererade, rollspecifika intervjufrågor.

Alva möjliggör bättre samsyn, utformar en process utifrån den och säkerställer att alla utvärderar det vi kom överens om. På kort sikt leder det till en bättre rekryteringsprocess och upplevelse. På lång sikt kan det öka sannolikheten för att vi väljer rätt kandidater.

Så dokumenterar du processer för AI-beredskap

Brist på dokumentation är ett betydande hinder för AI-beredskap. Så många organisationer vill använda AI, men alltför många processer finns endast i människors huvuden. Vi uppdaterar och dokumenterar just nu all information och alla processer.

Detta är det första steget mot att skapa en självbetjänande personalfunktion. Jag tillhandahåller en tydlig struktur för vad och hur man ska dokumentera, förklarar de potentiella vinsterna med arbetet och sätter sedan ett mål för resultatet.

Vi uppdaterar vissa befintliga delar med AI för att anpassa tonläge, korrekthet, format och syfte. För avsnitt som helt saknade dokumentation skapade vi utkast från grunden. Vi använde också AI som bollplank för att säkerställa att vi täckte alla nödvändiga delar. Det gjorde hela processen mycket smidig.

Vi skrev om vår medarbetarhandbok och chefshandbok på Quinyx. För att säkerställa att vi dokumenterade och använde informationen lade vi till antalet visningar som ett nyckelresultat inom vårt personalteams kvartalsvisa OKR:er. Det säkerställde att vi alla såg värdet av detta arbete.

Det kan kännas skrämmande att ”hamna efter” när man börjar använda AI. Många talar om hur de har revolutionerat sina arbetssätt, men få förklarar hur de gör det. Jag tror att det kan kännas överväldigande för människor och hindra dem från att verkligen komma igång. Att göra ”dokumentera processer” till ett första steg är ett sätt att avdramatisera situationen.

Mitt team och jag går också en praktiskt inriktad AI-kurs tillsammans genom Anthropic, som erbjuder kurser utan kostnad. Jag tycker att det är hjälpsamt att sänka tröskeln genom att förklara vilka verktyg som ska användas för specifika uppgifter, visa exempel och arbeta tillsammans.

Så förbättrar AI-verktyg effektiviteten inom HR och ledarskap

Jag använder AI mycket som bollplank, både för efterforskning och jämförelser. Vi förbättrar också våra kompetensramverk med hjälp av AI. Som ett första steg lät jag Claude undersöka bästa praxis. Därefter använde vi AI för att uppdatera vår medarbetar- och chefshandbok med vägledningar. Vi skapade en mall och en prompt som chefer kan använda för att skapa ett ramverk från grunden.

Jag tycker att Gemini är särskilt användbart. Det har förbättrat min produktivitet och kvalitet inom många områden. Jag lär mig hela tiden och kan enkelt få synpunkter på mina utkast. Jag tycker att det är hjälpsamt att utvärdera mitt arbete ur olika perspektiv, till exempel genom att fråga: ”Hur skulle en vd reagera på detta?”

Vi håller också AI-lektioner och ”visa och berätta”-sessioner i hela organisationen. Inom teamet lyfter vi fram framgångar med AI på våra teammöten för att ge exempel.

Det finns mycket mer vi behöver göra, och jag tycker inte att vi ligger före som team på det här området. Men den individuella användningen inom mitt HR-partnerteam har förbättrat både kvalitet och effektivitet avsevärt.

Här är en lista över verktygen i min HR-verktygsstack:

• Gemini och ChatGPT: bollplank för att utforska alternativ och bästa praxis samt skapa policyer, karriär­ramverk, arbetsbeskrivningar, jobbannonser – och mycket mer.
• Alva Labs & LinkedIn Recruiter: sökning efter kandidater, skapande av rekryteringsprocesser och utvärdering av kandidaters relevans.
• Confluence: hjälper medarbetare att hitta svar på policyfrågor.

Varför användningen av AI varierar och hur man kan hantera det

En utmaning vi står inför är en ojämn användning. Vissa medarbetare satsar fullt ut och ser stora vinster, medan andra precis har börjat. I många fall saknar AI-modeller den kontext som krävs för att göra en meningsfull skillnad direkt.

Vi har inkluderat användning av AI i våra kompetensramverk, vilket innebär att alla förväntas använda det som en färdighet. Beroende på senioritet kommer det att innebära olika saker för olika personer.

Varför experimenterande och samarbete är avgörande för ledare

Ledare – fortsätt att experimentera.

Dokumentera era processer. Lös verkliga problem som ni har i dag. Hitta en kollega att dela AI-resan med och utforska tillsammans. Välj dessutom någon som har kommit längre än du och be om hjälp.

Under de kommande fem åren förutspår jag att hälften av HR-funktionerna kommer att bli överflödiga. De yrkespersoner som blir kvar kommer att vara de som kan hantera både människor och AI-agenter.

Linneas tankar

Ledare – fortsätt att experimentera.

Följ med

Du kan följa Linnea Bywall på LinkedIn — och glöm inte att kolla in Quinyx.

Fler expertintervjuer kommer på People Managing People!