“Botspassning” återtar tiden som AI borde spara åt team

Rebecca Hinds är chef för Work AI Institute på Glean, där hon studerar hur AI omformar sättet människor och organisationer arbetar på. Hon är också författare till bästsäljarboken Ditt bästa möte någonsin.

Vi pratade med Rebecca för att höra hennes tankar om hur AI förändrar ledarskapet och organisationsstrukturer. Så här svarade hon.

Att omforma arbetet nu

Jag heter Rebecca Hinds. Just nu leder jag Work AI Institute på Glean, där vi studerar hur AI omformar sättet människor och organisationer arbetar på.

Min ledarskapsresa har alltid befunnit sig i skärningspunkten mellan forskning och praktik. Min akademiska bakgrund är inom organisationsbeteende: jag tog min kandidat-, master- och doktorsexamen vid Stanford, och under större delen av min karriär har jag studerat hur samarbets- och framväxande tekniker förändrar sättet organisationer arbetar på.

Under de senaste femton åren har jag arbetat med organisationer över hela världen för att lösa bristande samarbete, däribland de själsdödande möten som tar så mycket tid och energi. Min senaste bästsäljande bok, Ditt bästa möte någonsin, sammanfattar mycket av detta arbete.

Under de senaste sju åren har mitt arbete i allt högre grad fokuserat på AI: att hjälpa organisationer att ta sig förbi hajpen, undvika fällan att behandla AI som en rent teknisk implementering och inse att detta är lika mycket en mänsklig förändring som en teknisk.

De organisationer som kommer att blomstra i nästa era kommer inte att vara de som endast ser AI som ett verktyg för kostnadsbesparingar. Det kommer att vara de som använder AI som en möjlighet att omforma arbetet med större tydlighet, värdighet och mänskligt omdöme.

Vad personalansvariga måste göra för att optimera AI-resultaten

För HR och ledarskapet måste vi fråga oss:

• Vad bör AI automatisera?
• Vad bör AI förstärka?
• Vad bör förbli djupt mänskligt?
• Och vad ska vi göra med den tid vi vinner?

Vi fann att de bästa cheferna och ledarna överlåter mer av samordningsbördan till AI. Chefer som presterar väl med hjälp av AI överlåter 32 % mer samordningsarbete till AI, vilket frigör tid för de delar av arbetet som är unikt mänskliga, till exempel att coacha, vara mentor och hjälpa medarbetarna att utveckla nya AI-färdigheter.

AI sätter också den traditionella organisationsstrukturen på prov. Forskning som jag genomförde tillsammans med kollegor visade att AI kan stå i konflikt med statiska organisationsscheman. Algoritmer för mönsterigenkänning respekterar inte de prydliga kategorier som dessa scheman definierar. I stället synliggör de ofta samband som kategorierna aldrig var utformade för att hantera. Det innebär ofta att mänskliga roller behöver omfördelas så att någon får mandat att agera utifrån de insikter AI synliggör över avdelningsgränserna.

De organisationer som presterar bäst stärker också relationen mellan HR och IT. Att införa AI är mer än ett beslut om verktyg. Det är ett djupt mänskligt beslut som berör kultur, förtroende och hur det dagliga arbetet utförs.

Eftersom införandet sker över funktionsgränserna måste organisationer tänka mer noggrant kring valet av verktyg som fungerar mellan olika funktioner, inte bara inom dem.

I slutändan driver de mest framgångsrika ledarna inte bara på för största möjliga AI-användning. De ställer den svårare och viktigare frågan: "Hur använder vi AI för att göra arbetet bättre?"

Så kan AI förbättra mänskliga samtal

Forskning har länge visat att team kommer fram till bättre idéer när de först tänker självständigt – skriver ner idéerna på egen hand innan gruppen samlas, i stället för att direkt gå över till en öppen diskussion där den mest högljudda eller tidigaste rösten i rummet kan leda till "grupptänkande".

AI kan också hjälpa till här genom att ge alla ett privat och fördomsfritt utrymme att tänka högt innan de behöver ta ställning inför gruppen.

Jag använder det till och med som en konträr diskussionspartner före ett möte: jag matar in förslaget och ber AI att argumentera mot det, synliggöra det svagaste antagandet eller inta den ståndpunkt som ingen i rummet sannolikt kommer att inta. När teamet samlas kan samtalet börja på en mer produktiv nivå.

Så tar du team bortom ytlig AI-användning

Ett av mina favoritsätt att få ett team att gå bortom en ytlig AI-användning är att genomföra en AI-fördjupningsvecka: en hel vecka där man satsar "allt" på AI och uppmuntrar alla att använda det för varje uppgift, stor som liten.

Värdet är tvåfaldigt. För det första uppmuntrar en fördjupningsvecka människor att använda AI inom hela sitt arbetsområde, inte bara i uppenbara användningsfall, vilket ofta synliggör oväntade sätt som AI kan skapa värde på.

För det andra, och lika viktigt, visar det var AI fortfarande kommer till korta, till exempel när det producerar arbete som ser färdigt eller polerat ut men inte är det, eller där vi ännu inte kan ta bort mänskligt omdöme ur processen. Detta kan vara minst lika värdefullt och uppmuntrar dessutom det tankesätt som organisationer verkligen behöver nu: att se AI:s begränsningar som information som inspirerar till kritiskt tänkande, inte som en anledning att dra sig undan eller avfärda det som ett misslyckande.

Hur ”botpassning” äter upp tidsbesparingarna från AI

I vår forskning fann vi att 87 % av digitala medarbetare använder AI på jobbet och att 75 % upplever att det gör dem mer produktiva, men bara 13 % uppger att det har förbättrat organisationens resultat avsevärt.

En stor boven i dramat är ”botpassning” — att förse AI med kontext, övervaka resultat, felsöka fel, städa upp AI-genererat arbete och växla mellan verktyg — vilket tar upp omkring 6,4 timmar per vecka. Det oglamorösa arbetet med att göra AI:s resultat tillförlitliga äter upp en stor del av AI:s tidsbesparingar.

Lösningen är inte att pressa hårdare på införandet. Alltför många företag fortsätter att behandla AI-användning som ett fåfängomått. I stället rekommenderar jag att fokusera på tre saker:

1. Synliggör det osynliga arbetet: benämn botpassning uttryckligen så att team slutar se det som ett personligt misslyckande och börjar behandla det som ett verkligt designproblem.
2. Investera i AI-verktyg med rik kontext: När medarbetare uppger att deras AI-verktyg integreras väl med de system och den information de använder dagligen, är det 52 % mindre sannolikt att de levererar AI-resultat av låg kvalitet.
3. Mät rätt saker: Sluta mäta AI utifrån användningen. Mät i stället om organisationen använder tekniken för att skapa verkliga affärsresultat.

Varför AI:s säkerhet inte bör vara större än den kontext det förstår

Rebecca delar med sig

AI bör förtjäna förtroende i proportion till den kontext det förstår — hur mycket systemet förstår om personen, situationen och beslutets historik. Inte bara hur självsäkert resultatet låter.

Jag har blivit överraskad av hur snabbt AI tog över de mest betydelsefulla besluten på arbetsplatser: anställning, uppsägning och beslut om prestation. Ett av sex möten får nu en digital tvilling i stället för en person. Och 29 % av de yrkesverksamma säger att de känner sig bekväma med att AI säger upp sina mänskliga kollegor.

AI bör förtjäna förtroende i proportion till den kontext det förstår — hur mycket systemet förstår om personen, situationen och beslutets historik. Inte bara hur självsäkert resultatet låter.

Just nu överstiger säkerheten kontexten i alltför många organisationer, och det är bakvänt.

Så kommer organisationsscheman att förändras under de kommande fem åren

Jag förväntar mig att organisationsscheman blir betydligt mer flexibla under de kommande fem åren — mindre av en fast struktur som människor rättar sig efter och mer av en realtidskarta som anpassar sig efter själva arbetet.

I stället för att bemanna ett projekt genom att kontrollera vem som rapporterar till vem kommer AI att lyfta fram rätt kombination av människor utifrån kompetens, kapacitet och karriärambitioner — signaler som det formella schemat aldrig fångade.

Jag tror inte att organisationsschemat, eller hierarkin, kommer att försvinna. De kommer bara att sluta vara den självklara utgångspunkten för vem som utför arbetet och i stället bli en dokumentation av var saker formellt hör hemma.

Varför ledare måste inse att AI-transformation är en förändring med människan i centrum

Människor kommer att interagera väldigt olika med samma AI-verktyg beroende på vilken mental modell de använder när de närmar sig tekniken, så ledare måste forma dessa mentala modeller på ett medvetet sätt.

Följ med

Du kan följa Rebecca Hinds arbete på LinkedIn och hennes personliga webbplats, eller ta del av hennes bästsäljande bok, Ditt bästa möte någonsin. Missa inte heller Gle­ans index för arbetslivets AI.

Fler expertintervjuer kommer snart på People Managing People!