Om ditt företag redan betalar för ServiceNow har någon förmodligen frågat varför ni inte kan använda det till allt på kontoret också. Rimligt. Ni har redan plattformen, och ni kan konfigurera den för bokning av skrivbord och serviceförfrågningar.
Många företag provar det. Och till en början fungerar det bra.
Sedan börjar folk hitta kringlösningar, och det är ofta då vi hör från dem. De flesta vill inte ersätta ServiceNow. De är nöjda med det för IT. De vill bara ha ett bättre sätt att hantera allt som händer på kontoret, utan att tvinga IT att överge systemet de redan använder.
Så här fungerar det med elia.
Om elia är nytt för dig är det en plattform för arbetsplatsdrift för bokning av skrivbord och rum, kontorsförfrågningar, postrumshantering, besökare och beläggningsdata – allt på ett och samma ställe.
Kort sagt
- Behåll ServiceNow för IT. elia hanterar bokning av skrivbord och kontorsförfrågningar, direkt från planritningen.
- Skicka IT-förfrågningar direkt till ServiceNow. elia omvandlar förfrågningar som märkts som IT till ServiceNow-ärenden. Förfrågningar till fastighetsservice stannar hos ert arbetsplatsteam.
- Håll skrivbordstilldelningarna uppdaterade. Nyanställda får ett skrivbord nära sitt team, och när någon slutar blir skrivbordet tillgängligt igen.
- Se vilka skrivbord folk faktiskt använder. Lägg till beläggningssensorer för att jämföra bokningar med det som faktiskt händer på kontoret.
Varför blir kontorsförfrågningar röriga i ServiceNow?
ServiceNow är utmärkt för IT-ärenden. Kontorsförfrågningar är en annan sak, eftersom de vanligtvis gäller en specifik plats.
Tänk på en projektor som slutar fungera 5 minuter före en kundpresentation. Personen som rapporterar det måste välja en kategori i en rullgardinsmeny som någon förmodligen utformade med bärbara datorer och programvaruproblem i åtanke. Det är inte alltid lätt att hitta rätt alternativ.
Så folk börjar leta någon annanstans. Kanske skapar någon ett Microsoft-formulär för catering. Evenemang flyttar till Power Apps, rum stannar i Outlook, och snart har medarbetarna 4 (!) olika ställen att be om saker på. ServiceNow finns fortfarande där, men det är inte längre dit alla vänder sig.
Och sedan har vi allt som ingen rapporterar. Det här hör vi ganska ofta. Utanför IT vill folk inte alltid hantera ServiceNow-portalen. En trasig kökskran kanske inte känns som ett tillräckligt bra skäl för att logga in. Ingen rapporterar det, och fastighetsservicen har ingen aning om att det finns ett problem.
Hur går en förfrågan från elias planritning till ServiceNow?
I elia ser medarbetarna en interaktiv planritning över kontoret. De kan klicka på ett skrivbord eller ett rum för att boka det eller rapportera ett problem.
Anta att projektorn i ett mötesrum slutar fungera. Medarbetaren klickar på rummet, väljer problemet i er tjänstekatalog och skickar in förfrågan. Fastighetsservice eller IT kan se exakt var problemet finns, utan att behöva fråga vilket rum eller vilken våning det gäller.
När förfrågan kommer in dirigerar elias automatiseringsmotor den till rätt team. Ni ställer in reglerna i förväg. Medarbetarna behöver aldrig fundera på vilket team som ansvarar för vad.
Förfrågningar om catering och möbler stannar i elia som arbetsorder för ert team inom fastighetsservice. Något som ett byte av bildskärm eller en dockningsstation till ett nytt skrivbord skickas till ServiceNow via API:et och webhooks. För IT ser det ut som vilket annat ärende som helst.
Så här ser det ut för några vanliga förfrågningar:
| Förfrågan | Var den börjar | Vem som hanterar den |
| Projektorn slutar fungera | Mötesrum på planritningen | IT, som ett ServiceNow-ärende |
| Byte av bildskärm vid skrivbordsflytt | Skrivbord på planritningen | IT, som ett ServiceNow-ärende |
| Catering för ett kundmöte | Rumsbokning | Fastighetsservice, som en arbetsorder i elia |
| Läckande diskho i köket | Kök på planritningen | Fastighetsservice, som en arbetsorder i elia |
Medarbetarna behöver inte veta vilket team som ansvarar för vad. De rapporterar bara problemet i elia.
IT får fortfarande sina ärenden i ServiceNow, med de arbetsflöden och SLA:er som de redan använder. Och när någon uppdaterar ett ärende kommer statusen tillbaka till elia. Medarbetaren kan kontrollera sin förfrågan utan att mejla IT och fråga vad som händer.
Det fungerar åt andra hållet också. Om IT hela tiden får förfrågningar om lokalplanering eller möbler som egentligen hör hemma hos fastighetsförvaltningen, kan elia ta in dem i sitt eget arbetsordersystem. En sak mindre för IT att hantera.
Kan ert HR-system hålla skrivbordsplaceringarna uppdaterade?
Det kan det, och team som anställer många brukar uppskatta den här delen särskilt mycket. elia ansluter till HR-system som Workday via samma automatiseringsmotor. När HR lägger till någon ny kan elia skapa deras profil och ge dem ett skrivbord nära teamet före deras första arbetsdag. När någon slutar blir skrivbordet tillgängligt igen utan att någon behöver komma ihåg att uppdatera det.
På ett företag med några tusen anställda kan det spara mycket manuellt arbete. Särskilt när dussintals personer börjar eller slutar varje vecka. Alla IT-förfrågningar för att konfigurera en nyanställds arbetsplats, till exempel en bärbar dator eller dockningsstation, går direkt till ServiceNow också.
Varje konfiguration är dock lite annorlunda, och det gäller även anslutningen till ServiceNow. elia-teamet kan berätta vad som är möjligt med er lösning.
Vad tillför elia som ett ärendehanteringsverktyg inte har?
ServiceNow kan inte berätta hur många personer som faktiskt satt på fjärde våningen förra onsdagen.
Det känner till ärenden och tillgångar. Att följa hur människor använder kontorsytor är ett annat arbete.
elia tillverkar egna sensorer för beläggning av skrivbord och rum, och uppgifterna går in i samma plattform som medarbetarna använder för att boka sina platser.
Du kan jämföra bokade skrivbord med de skrivbord som människor faktiskt använde och se hur det förändras under veckan. Skillnaden kan vara ganska överraskande. Bokningssiffror får ofta ett kontor att se mycket mer välbesökt ut än det faktiskt är.
Det är användbar information att ha när du överväger om du fortfarande behöver den extra våningen.
Hur konfigurerar man det?
Du behöver inte flytta över allt på en gång. Jag skulle börja i liten skala och bygga vidare därifrån.
- Skapa en överblick över vart kontorsförfrågningar går idag. Titta på bokningar av skrivbord och rum, catering, problem med lokalerna och besökshantering. Vilka finns redan i ServiceNow? Vilka har hamnat i formulär eller kalkylblad?
- Börja med de förfrågningar som orsakar mest huvudvärk. För många team handlar det om fastighetsförvaltning. Människor slutar rapportera mindre problem eftersom processen är för besvärlig. Konfigurera er förfrågningskatalog i elia, med rätt formulär och ansvariga personer för varje typ.
- Bestäm vad IT behöver ta emot. Gå igenom förfrågningstyperna med era ServiceNow-administratörer. Kom överens om vilka som ska bli ärenden och vilken information IT behöver för att kunna sätta igång. elia konfigurerar sedan anslutningen utifrån er befintliga konfiguration.
- Anslut HR-systemet när ni är redo. När förfrågningarna flödar som de ska kan ni lägga till HR-synkroniseringen, så att skrivbordsplaceringarna hålls uppdaterade när nyanställda börjar och medarbetare slutar.
Så, behöver ni båda?
Du behöver inte välja mellan ServiceNow och en arbetsplatsplattform. IT behåller systemet de redan känner till, medan medarbetarna får en plats där de kan boka skrivbord och rapportera problem på kontoret.
Om du vill se hur den konfigurationen fungerar i praktiken kan du utforska elia.io.
Vanliga frågor
Ersätter elia ServiceNow?
Nej. ServiceNow förblir er IT-servicedesk, och elia hanterar kontorssidan, från bokningar till förfrågningar om fastighetsförvaltning. Allt som kräver IT går till ServiceNow som ett ärende.
Behöver anställda öppna ServiceNow för att rapportera ett IT-problem?
Nej. De rapporterar problemet i elia, där de redan bokar skrivbord och rum. elia skapar ServiceNow-ärendet i bakgrunden. Anställda behöver inte själva logga in på ServiceNow-portalen.
Hur är det med ServiceNows egen modul för leverans av arbetsplatstjänster (WSD)?
Det är ett bra alternativ, särskilt om arbetsplatsteamet gärna arbetar i ServiceNow. Team som i stället väljer elia brukar ofta värdesätta två saker. Den ena är att ha ett verktyg som är byggt specifikt för arbetsplatsen, där arbetsplatsteamet själva kan ändra bokningsregler och områden. Den andra är sensorer. elia tillverkar egna, medan WSD ansluter till sensorer från tredje part via sina anslutningar för arbetsplatser.
Är det ett stort arbete för IT?
Vanligtvis inte. Det mesta arbetet från IT:s sida handlar om att komma överens om vilka förfrågningar som ska bli ärenden och vilken information som behövs. Därefter konfigurerar elia anslutningen. elia är ISO 27001-certifierat och lagrar sina data i Kanada, vilket kan underlätta säkerhetsgranskningar. Det fungerar också med Microsoft 365 och Google Workspace och ansluter till de verktyg som IT redan använder.