Vikten av genuin vänlighet & hur du främjar den i ditt ledarskap

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddsändningar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt 100 procent av tiden.

Thomas Giles

Om någon har samlat mod nog att komma till dig och ge dig återkoppling som är ärlig och respektfull gör de det i de flesta fall inte för att såga dig. De gör det för att de vill att du ska lyckas. De vill att du ska vara en bra chef och en bra kollega. Och om vi kan, om vi kunde förstå att det var avsikten med återkopplingen, snarare än att den var till för att stjälpa oss eller bara kritisera oss och lämna oss hjälplösa, tror jag att vi potentiellt skulle bli bättre på att ta emot den.

Tim Reitsma

Välkommen till People Managing People-podden. Vi har som mål att bygga en bättre arbetsvärld och hjälpa dig att skapa lyckliga och produktiva arbetsplatser. Jag heter Tim Reitsma och är din programledare. I dagens avsnitt samtalar jag med Thomas Giles, grundare av konsultföretaget TGC, om vänlighet. Och nej – vänlighet handlar inte bara om att vara trevlig. Vi går igenom de fyra villkor som möjliggör genuin vänlighet och hur du kan börja eller fortsätta din väg mot att vara genuint vänlig. Så häng med.

Välkommen Thomas till People Managing People-podden. Det är ett stort nöje att ha dig här, och jag ser fram emot att fördjupa mig i vårt samtal om din nyligen utgivna bok, Genuine Kindness. Tack för att du tog dig tid att vara med.

Thomas Giles

Jag är väldigt glad över att vara här, Tim. Tack för att du bjöd in mig.

Tim Reitsma

Som jag nämnde ska vi prata lite om din bok. Och som jag sa tidigare, eller faktiskt innan vi började spela in, måste jag säga att det förmodligen är en av mina favoritböcker som jag har läst på väldigt länge. Den är kort, kärnfull och tydlig – och den gör verkligen intryck. Tack för att du skrev något så bra.

Thomas Giles

Tack. Det var ett kärleksarbete. Det var ett budskap jag ville förmedla och få ut, så jag är glad att det väckte genklang.

Tim Reitsma

Det är fantastiskt. Vi kommer in på det om några minuter, men innan vi börjar prata om boken, berätta lite om dig själv och vad du arbetar med nu.

Thomas Giles

För tio år sedan startade jag en konsultverksamhet inom organisationsutveckling. Det kom efter ungefär 25 år då jag arbetade i organisationer som HR-partner och intern konsult inom organisationsutveckling. I slutet av min senaste anställning fick jag en paus och tid att fundera över vad jag egentligen ville göra härnäst.

Jag kände att min kallelse, och där jag kunde vara till störst hjälp, var att arbeta som konsult med organisationer och hjälpa deras ledare, team och individer att verkligen förverkliga sina yrkesmässiga ambitioner genom olika idéer om hur man samarbetar, använder ärlighet, lyssnar och coachar.

Så jag startade för tio år sedan och har aldrig blickat tillbaka. Det har varit fantastiskt. Jag har fått möjlighet att arbeta inte bara i USA utan även i Storbritannien, EU, Latinamerika, Mellanöstern och Asien.

Det har varit en underbar erfarenhet under de senaste nästan tio åren. Vi är ett litet team, fyra personer i USA, och dessutom en ansluten konsult i England. Pandemin bromsade oss lite, men nu återhämtar vi oss fullt ut.

Pandemin gav mig också möjlighet att verkligen fördjupa mig i boken, färdigställa den och ge ut den, vilket vi gjorde för ungefär två månader sedan. Den kom tydligen upp på Amazon och var redo att säljas.

Tim Reitsma

Grattis till det. Jag vet att det är en stor milstolpe och en stor prestation att skriva en bok. Det är ingen liten sak, och inte heller att gå från företagsarbete till konsultverksamhet. Det har alltså varit mycket förändring under de senaste tio åren.

Thomas Giles

Ja, det har varit mycket förändring, men allt har varit positivt.

Tim Reitsma

Det är spännande. Du har haft olika ledarroller och arbetat som HR-partner och liknande. Jag är verkligen nyfiken – jag ställer den här frågan till alla mina gäster: Vad innebär det att vara ledare?

Thomas Giles

För mig liknar ledarskap att vara dirigent för en symfoniorkester eller kapellmästare för ett band. Du ska skapa fantastisk musik som människor tycker om och engageras av. Men som dirigent eller kapellmästare kan du inte spela alla instrument själv och skapa musiken på egen hand.

Det du måste göra är att identifiera stor talang, föra samman människorna, hjälpa dem att lära sig samarbeta och till slut harmonisera för att skapa något fantastiskt. Du ska skapa en betydelsefull och värdefull upplevelse för både dem och publiken.

Jag tror att gott ledarskap handlar om det. Många chefer har missuppfattningen att det innebär att vara ämnesexpert eller att själv göra många saker. Jag anser att det viktigaste man behöver vara expert på är att identifiera, påverka, motivera och inspirera människor och team, föra dem samman och hjälpa dem att åstadkomma stora saker med gemensam framgång.

Tim Reitsma

Det finns verkligen en sådan missuppfattning – att ledaren måste vara ämnesexperten. Ofta har jag sett företag befordra någon eftersom personen är en fantastisk ämnesexpert och sedan göra personen till ledare för ett team. Det innebär en omställning: man arbetar inte längre mitt i det dagliga operativa arbetet.

Thomas Giles

Ja. Det är intressant. Det fanns nyligen en poddsändning om detta där man intervjuade personer som befordrats till ledarroller på grund av sin ämnesexpertis. Sedan misslyckades de på klassiskt vis. De medgav ärligt att de trodde att det enda sättet att komma vidare var att bli ledare, trots att de egentligen var nöjda med att arbeta självständigt och bidra som specialister.

Vi har länge haft många missuppfattningar kring kriterierna för ledarskap. Jag tror att vi börjar lämna det bakom oss, men det finns fortfarande en föreställning om att en skicklig programvaruingenjör automatiskt blir en bra teknikchef. Så behöver det inte vara.

Det kanske inte ens är vad ingenjören vill göra. Vi börjar ompröva vad ledarskap är och vad vi faktiskt ber ledare att göra. Det handlar mindre om att vara teknisk expert och mer om att kunna inspirera människor, få människor att vilja följa en och skapa trygghet.

Tim Reitsma

Det är viktigt att notera: någon som du vill följa, som du ser fram emot att följa, som inspirerar dig men också utmanar dig. Det passar väl ihop med boken och definitionen av genuin vänlighet.

Innan vi kommer dit har jag en annan fråga som jag ställer till alla mina gäster. Här på People Managing People har vi länge använt uttrycket ”bygga en bättre arbetsvärld”. Vad tänker du på när du hör det uttrycket?

Thomas Giles

Det uttrycket väckte verkligen genklang hos mig när jag tänkte på vårt samtal, min bok och varför jag skrev den. Jag hade en fantastisk karriär i olika organisationer och arbetade med underbara människor. Jag hade fantastiska kollegor, vissa av dem är fortfarande mina livslånga vänner.

Men jag upplevde också perioder då saker var svåra: mycket politik, skvaller, oärlighet och manipulation. Som du har läst i boken drogs jag själv med i det. Jag kan helt ärligt säga att jag ibland deltog i det ociviliserade och respektlösa beteendet.

Vi lever i ett mycket polariserat samhälle, globalt sett. Vi kommer ur en pandemi och har sett enorma sociala oroligheter världen över. Situationen i Europa är svår, med kriget mellan Ukraina och Ryssland. Saker är tuffa och polariserade.

Jag tror att vi kan börja på arbetsplatsen genom att lära oss att vara vänligare och mer respektfulla mot varandra och göra oss av med en del av det som ofta kallas kontorspolitik. Vissa beteenden på arbetsplatsen blir i praktiken grymma handlingar mot kollegor, allt i resultatens namn eller för att hävda inflytande eller leda dåligt.

Vi behöver hitta ett vänligare och mer respektfullt sätt att arbeta tillsammans, verkligen förbinda oss till det och hålla varandra ansvariga.

Tim Reitsma

Jag tycker om att du säger att vi ska vara vänliga och respektfulla. Men hur gör vi det i vardagen? Och om vi arbetar med eller för någon som inte är vänlig och respektfull, vad gör vi då – bortsett från att söka ett annat jobb?

Thomas Giles

Forskningen jag gjorde till boken visar att respektlöst eller ovänligt beteende på arbetet är en viktig orsak till bristande engagemang och till att värdefull kompetens lämnar organisationen.

Det börjar med att människor inser att vi behöver tänka om kring hur vi samarbetar och varför vi arbetar. Den virtuella arbetsmiljön har blivit mycket vanligare och kommer sannolikt att bestå i betydligt större utsträckning än före 2019.

Det kommer att kräva ett nytt manus och en ny modell för hur vi gör detta. Om du arbetar för någon som är respektlös, ovänlig eller rentav grym kan du säga: ”Vad är det som händer? Det här är vad jag har lagt märke till och så här upplever jag det. Vad är det som orsakar detta? Jag vill arbeta med dig på ett annat sätt. Jag ser fortfarande ett stort värde i vårt samarbete, men det här är min upplevelse och det är inte okej.”

Det kräver mod att ha det samtalet. Första gången blir det kanske inte perfekt, men om fler vågade ta sådana samtal tidigt skulle dynamiken kunna förändras.

Tim Reitsma

Det kräver mycket mod. Det är ett svårt men viktigt samtal. Ofta tror vi att vi måste stå ut med beteendet eller hitta ett annat jobb. Men skulle vi acceptera samma beteende hemma eller bland våra vänner? Varför skulle det vara annorlunda på arbetsplatsen?

Thomas Giles

Det är svårt, men ibland får man en möjlighet. Jag hade en chef som var mycket svår och obehaglig att arbeta med. Mina kollegor och jag pratade med varandra om det, vilket förmodligen inte var det bästa sättet att hantera situationen.

En av dem bestämde sig för att berätta för henne vad vi hade sagt. Det blev ett mycket obekvämt möte. Hon sa rakt ut att någon hade berättat att jag inte tyckte om att arbeta för henne. Jag tänkte att jag inte hade något att förlora och svarade att hon var svår att arbeta för.

Hon tog ett djupt andetag och sa att hon visste det och ville göra saker annorlunda. Jag svarade att det var fantastiskt, eftersom jag gärna ville det. Hon hade många goda egenskaper, stor intelligens och värdefull erfarenhet, och vi ville dra nytta av det. Jag frågade hur jag kunde hjälpa henne.

Det går att göra, men det är inte lätt. Jag tror att vi bara kan förändra detta om människor vågar säga ifrån.

Tim Reitsma

Det leder oss in på boken. Innan vi fördjupar oss i den, vad är egentligen genuin vänlighet? När jag tänker på vänlighet tänker jag först på att vara trevlig. Hur definierar du det?

Thomas Giles

Genuin vänlighet innebär att vara grundläggande respektfull, hänsynsfull och fördomsfri. Det handlar om att arbeta på ett sätt som fortfarande innebär att man håller människor ansvariga och kan fatta svåra beslut, även be någon lämna organisationen om personen inte passar in eller lyckas.

Men man gör det på ett ärligt och medkännande sätt. Även när man lämnar mycket dåliga nyheter visar man omtanke och gör allt man kan för att hjälpa personen genom situationen.

Genuin vänlighet innebär att den andra personen, även i ett svårt samtal, känner att du försöker stödja deras framgång. Du försöker inte förnedra eller fördumma dem. Du tror på riktigt att de kan lösa situationen om de vill. Resultatet blir tillit och god kontakt mellan parterna.

Tim Reitsma

Genuin vänlighet handlar alltså inte om att vara mjuk och undvika ansvar. Man ska fortfarande hålla människor ansvariga. Om du har höga förväntningar och kommunicerar dem på ett sätt som inspirerar människor att respektera dig handlar det om respekt, tydlighet, öppenhet och rak kommunikation.

För dem som tycker att detta känns obekvämt – var börjar man? I boken talar du om fyra grundpelare för vänlighet.

Thomas Giles

Den första grundpelaren är självinsikt och en vilja att få återkoppling. Använd gärna ett bedömningsverktyg eller ha öppna samtal med människor. Använd ett verktyg för återkoppling från flera håll och samla in information om hur du fungerar – både när du lyckas och uppskattas och när du irriterar människor.

Var öppen för att höra detta, bearbeta det och fundera över vad det betyder. Vad bör du fortsätta göra och förstärka? Vad behöver du hantera eller ibland dämpa för att andra ska få en bättre upplevelse av dig?

Den andra delen är öppenhet. När du har lärt känna dig själv behöver du vara villig att dela det med andra. En ledare jag arbetade med använde ett personlighetstest. Varje gång någon började i teamet gav han personen ett brev där han berättade om både sina styrkor och sina svårigheter och bad om hjälp med att upptäcka när han lyckades och när han inte var hjälpsam.

På så sätt skapade han en grund för öppenhet. Många ledare tror att de måste vara felfria, men ingen människa vet allt eller löser allt. Självinsikt innebär att förstå sig själv och sedan vara transparent med hur man fungerar och hur det påverkar ens sätt att arbeta och leda.

Tim Reitsma

Hur blir man mer villig att ta emot återkoppling? Många av oss går i försvar och kommer på motargument.

Thomas Giles

En annan grundpelare är att lyssna för att förstå. Vi är ofta mer inställda på att lyssna för att svara än för att förstå. När någon ger oss återkoppling behöver vi lägga åt sidan våra antaganden och känslor och fråga: ”Berätta mer. Vad hände? Vilka exempel har du? Hur upplevde du det?”

Att ta emot återkoppling väl betyder inte att du måste hålla med om allt. Om någon samlar mod för att ge dig ärlig och respektfull återkoppling gör de det oftast för att de vill att du ska lyckas och vara en bra chef, kollega eller teammedlem. Om vi utgår från den avsikten blir vi bättre på att ta emot återkoppling.

Tim Reitsma

Det handlar om att gå från försvar till nyfikenhet: ”Berätta mer.”

Thomas Giles

Precis. En kollega observerade mig när jag höll en utbildning och skickade senare tio sidor med återkoppling. Först blev jag arg och avfärdade det. Sedan tänkte jag: varför skulle hon ha stannat uppe till halv ett på natten om det inte var viktigt för henne?

Jag läste allt igen och hittade flera saker som var mycket hjälpsamma. Jag hade missat allt det värdefulla om jag inte hade ändrat mitt sätt att tänka och förstått att hon ville hjälpa mig att lyckas.

Tim Reitsma

Det går ihop med den andra grundpelaren: att svara i stället för att reagera. Det är viktigt att stanna upp, oavsett om vi leder hemma, bland vänner eller på jobbet.

Thomas Giles

Man måste förstå först innan man svarar. Många grymma handlingar på arbetsplatser uppstår för att någon exploderar i stunden med ofullständig information. Det är bättre att vara eftertänksam, förstå vad som händer och sedan svara. Ibland behöver man säga: ”Jag måste tänka på detta. Låt mig ta ett steg tillbaka.”

Tim Reitsma

Vilka är de två andra grundpelarna?

Thomas Giles

Den ena är ansvarstagande. Brist på ansvar är det verkligt negativa. Om en organisation vill skapa ett vänligare och mer respektfullt sätt att samarbeta måste ledare själva visa beteendet och hålla andra ansvariga för samma standard.

Många organisationer har värderingar som respekt och vänlighet, men följer dem inte när det blir svårt. Om någon når resultat genom att behandla människor illa ursäktas ofta beteendet. Ansvarstagande innebär att säga: ”Nej, det där är inte rätt sätt att få det gjort.”

Den andra grundpelaren är äkthet. Vissa människor är trevliga för att manipulera andra eller få ett visst resultat. Äkthet innebär att du gör detta för att du verkligen tror på det – inte för att få en bonus eller dra i en spak. Det är helt enkelt rätt sätt att bemöta andra med respekt, vänlighet och medkänsla.

Tim Reitsma

Ansvar används ofta negativt: ”Så här ska jag hålla dig ansvarig.” Jag föredrar ”så här ska vi hålla varandra ansvariga”. Om du säger att du ska vara transparent men döljer saker är det inte vänligt mot dina medarbetare, dig själv, organisationen eller ägarna.

Thomas Giles

Jag behövde en gång säga upp någon som fortfarande är en av mina bästa vänner. Hon sa senare att sättet jag gjorde det på var avgörande. Jag var transparent, respektfull och stödjande och hjälpte henne att gå vidare.

Det går att hålla människor ansvariga även i den mest ingripande situationen – att säga att samarbetet inte fungerar och att man behöver gå skilda vägar. Man kan göra det vänligt och hjälpsamt och låta det avslutas på ett bra sätt.

Tim Reitsma

Vänlighet innebär inte att undvika svåra beslut. Om vi inte ger människor återkoppling och låter dem driva runt i organisationen gör vi dem en otjänst. Vi behöver ha ärliga samtal på ett omtänksamt och vänligt sätt.

Thomas Giles

Det kräver reflektion. En kollega i England blev en gång ombedd av sin chef att sätta sig på ett kafé och skriva om det han hade gjort. När han tvingades reflektera insåg han vilken påverkan han hade på andra och att det fanns ett annat sätt att arbeta och leva.

Tim Reitsma

Om någon lyssnar på oss i dag och tänker: ”Jag tror att jag är en vänlig person, men jag vet inte” – var börjar man?

Thomas Giles

Jag förespråkar bedömningsverktyg, till exempel personlighetstest, styrkebedömningar, emotionell intelligens och beteendeprofiler. Om du svarar ärligt kan du få värdefull information.

Dela sedan resultatet med människor som verkligen känner dig och be dem läsa det utan att du först säger vad du själv tycker. Fråga bara: ”Kan du läsa detta och berätta vad du tänker?” Du kommer ofta att få exempel på både styrkor och sådant som står i vägen. Det är också ett bra sätt att visa öppenhet.

Tim Reitsma

Det passar direkt in i definitionen av genuin vänlighet. Jag har själv gjort flera bedömningar och först tänkt att resultatet var fel. Men när jag började bearbeta det blev jag känslosam och insåg att min bild av mig själv skilde sig från resultatet. Det krävde mycket reflektion men ökade min självinsikt.

När vi tänker på framtidens arbetsplatser, hybrida och distansbaserade arbetssätt och människor från olika delar av världen, kommer vänlighet och nyfikenhet att hjälpa oss att lyckas.

Thomas Giles

Det är ett fungerande alternativ, men det kräver engagemang och övning. Om man inte är van vid det kommer det att kännas lite obekvämt i början. Jag är optimist. Jag tror att saker måste förändras eftersom det gamla sättet inte längre räcker till. Vi kan fortfarande vända utvecklingen och hitta ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Boken erbjuder en praktisk modell för hur man kan tänka kring detta.

Tim Reitsma

Tack igen för att du var med, Thomas. För er som lyssnar heter boken ”Genuin vänlighet: att nå resultat genom tillit och förståelse”. Den är kort och slagkraftig. I slutet av varje kapitel finns en handlingsplan, så du behöver inte undra hur du ska göra.

Tack igen, Thomas. Besök gärna peoplemanagingpeople.com och lämna en kommentar. Vi vill gärna höra från dig. Du kan också kontakta mig på LinkedIn eller via våra sociala plattformar. Ha en fantastisk dag!

Thomas Giles

Detsamma, Tim. Tack för att jag fick vara med.

Tim Reitsma

Ta hand om dig