Att fokusera på människor i stället för processer bidrar till en bättre arbetsvärld

Om vi bad en vän beskriva din personlighet för oss, vad skulle hen säga?

Entusiastisk, kreativ, börjar alltid på nya projekt, otålig, optimistisk, lär mig alltid något nytt, aldrig sysslolös och tar vara på de möjligheter som varje kris kan ge.

När du ser tillbaka på din karriär, vilken intressant berättelse sticker ut?

Jag gick en ledarskapskurs. På senare tid har jag anammat ordet ”ledarskapsdynga” för sådana kurser. Vi har alla gått dem – blivit indoktrinerade i något svammel med de senaste modeorden för att sedan återvända till arbetet utan att något förändras. Det här var en sådan kurs. Den handlade inte om människor. Den handlade mer om att hantera människor. Fram till den sista sessionen. Professor Eddie Obeng, som jag hade följt i olika publikationer, höll i en dag med aktiviteter och visade bland annat sin video Världen efter midnatt. Det var då jag insåg att vi gjorde alltihop på fel sätt. Jag insåg varför saker misslyckades, tog så lång tid och orsakade så mycket frustration. Eddie lär ut verkligt ledarskap genom att hjälpa dig att få rätt insikter, så att du kan genomföra de förändringar du vill. 

Vilken är den mest betydelsefulla lärdomen du har fått under din karriär hittills?

Förändring handlar helt och hållet om människor. Det handlar inte om att lära sig en process, skaffa ett certifikat eller införa dogmatiska styrsystem. Det handlar helt och hållet om människor. 

Kommunikation förväxlas ofta med engagemang. De två sakerna är helt olika. 

Tack för att du gav oss en inblick i vem du är! Då går vi vidare. Vad tänker du på när du hör uttrycket ”skapa en bättre arbetsvärld”?

Att vi måste sluta göra saker på det sätt vi gör nu och omvärdera hur vi arbetar. 

Alla är upptagna. Ofta är vi för upptagna för att göra denna omvärdering. Att förändra hur vi arbetar och sådant vi har gjort i åratal – det är svårt att acceptera att det finns bättre sätt och att vi kanske inte har gjort det helt rätt. 

För många innebar övergången till distansarbete bara att kontorslivet flyttade in i Zoom-världen. Alla dåliga arbetssätt följde med, och dessutom tillkom några nya. Varför tillbringar vi hela dagen i möten? Varför lägger vi så mycket tid på att förbereda underlag som ska gås igenom på möten, ofta om sådant som redan har hänt? Varför är e-post fortfarande en sådan tidstjuv? När får vi egentligen tid att utföra arbetet på ett sätt som är roligt, kreativt, innovativt, samarbetsinriktat och samordnat? Programvara kommer inte att förändra detta, och ändå fortsätter vi att köpa ny programvara och bränna mer tid på att lära oss använda den för att den påstås hjälpa oss att samarbeta. 

Programvara är i stort sett utformad kring processer och inte mänskliga behov. Därför lägger vi mycket tid på att lära oss svara på det sätt som programvaran är utformad för, i stället för att den stödjer våra faktiska mänskliga behov och tar hand om en del av det tunga arbetet. Jag lärde mig att arbeta annorlunda för många år sedan. Att arbeta på ett mycket mänskligt sätt. Det finns viss teknik bakom det (www.QUBE.cc), men det är inte programvara. Den är utformad med utgångspunkt i mänskliga beteenden. Den möjliggör allt det vi pratar om men av flera skäl har svårt att genomföra.

Sammanfattningsvis behöver den bättre arbetsvärlden stanna upp, reflektera och förändra våra beteenden – tillsammans och i samklang – med utgångspunkt i människor, inte processer. Om programvara vore lösningen … gissa vad … då skulle vi redan ha alla magiska svar och inte behöva ställa de här frågorna.

Vilket är enligt dig det största hindret som står i vägen för att skapa en bättre arbetsvärld?

Teknik, eller mer specifikt programvara (se svaret på föregående fråga). Teknik är fantastisk. Det finns så mycket där ute som kan hjälpa till. Men vi fortsätter att köpa nästa version, de nya funktionerna, nästa stora sak som ska hjälpa oss att samarbeta, bli mer produktiva och effektivare samt leverera bättre projekt. Inget av detta är utformat utifrån människors behov eller faktiska arbetssätt. Det är bara mer av samma sak, slösar tid, dränerar energi och leder sällan till bättre resultat. När tog du eller ditt team senast tid till att bara reflektera över hur ni arbetar, i stället för att tänka att ni behöver köpa mer programvara? Det känns som en lyx. Det borde vara ett krav.

Vad är en sak som vi faktiskt kan påverka och praktiskt göra för att skapa en bättre arbetsvärld redan i dag? Och hur rekommenderar du att man går tillväga?

Pausa, reflektera, lyssna, fokusera på människor, beteenden, drivkrafter, motivationer och rädslor. 

I Change Ninja-handboken beskriver jag en serie scenarier, alla baserade på verkliga erfarenheter. Beslut måste fattas (du som läsare får fatta dem).  Ofta verkar beslutet enkelt, och det logiska svaret är att göra den aktivitet som för projektet framåt, eller hur? Men verkligheten är att du kanske bara samlar på dig framtida problem. Problem som dyker upp efter att du har lagt ner mycket arbete på att få projektet till lanseringsstadiet. Och det är då det går fel och stannar upp, om och om igen. 

Lägg i stället de första tre månaderna av vilket projekt som helst på att fokusera på människorna snarare än processen. Ta reda på deras drivkrafter, rädslor och behov, lyssna på dem, ge löften och håll dem. Om du gör det blir resten av projektet en barnlek. Det kan verka som om tiden slösas bort och att projektet går för långsamt, men snart tar du igen tiden, kommer ikapp och går om. Precis som i Aisopos fabel om haren och sköldpaddan. Långsamt och stadigt vinner loppet. Change Ninja-handboken innehåller en egen samling fabler om hur man skapar en bättre arbetsvärld.

Kan du berätta om en sak som du har upplevt, sett eller läst om och som leder oss mot en bättre arbetsvärld?

Jag har nämnt att jag arbetar med QUBE. Jag introducerade det ursprungligen inom National Health Service i Storbritannien när jag var innovationschef. Nu stöttar jag många team som arbetar på det här sättet. Det är en virtuell tredimensionell miljö som är utformad kring mänskliga interaktioner och beteenden. Det finns andra tredimensionella programvaruplattformar där ute, men de är teknikdrivna och fulla av ”roliga gimmickar”. De förändrar däremot inte på något sätt hur man arbetar. QUBE har inbyggda regler för samsyn, engagemang, inkludering och samarbete. Det är uppbyggt kring mångfald i tänkandet för att säkerställa kreativa lösningar. Det är fyllt med verktyg för att arbeta snabbt och samarbetsinriktat samtidigt som man har roligt. Ur ett neurovetenskapligt perspektiv är det hjärnvänligt. Det är den mesta tekniken inte, och det finns gott om forskning som beskriver varför. QUBE fungerar som en guide. Ungefär som om du skulle resa till ett främmande land och behövde lära dig de nya reglerna. En guide hjälper dig att lära dig hur du kan fördjupa dig i den nya kulturen och dess normer.

Jag är nyfiken: när du tänker på att skapa en bättre arbetsvärld, finns det något företag och/eller någon ledare som utmärker sig som någon vi borde följa? Vad gör de i så fall?

Professor Eddie Obeng. Han ligger så långt före de flesta av oss. Han ser framtiden, den som vi har svårt att föreställa oss. Han lär ut om framtiden på sätt som vi kan förstå och omsätta i praktiken. 

Hur kan våra läsare följa ditt arbete?

Change Ninja-handboken finns nu till försäljning i de flesta bra bokhandlar. www.change-ninja.com och LinkedIn.

Tack för att du bidrar med din röst till People Managing Peoples intervjuserie om hur man skapar en bättre arbetsvärld!

Bidra med din röst i samtalet

Delta i vår intervjuserie och dela med dig av dina idéer om hur vi kan skapa en bättre arbetsvärld!