Systematisering kan bidra till att skapa en bättre arbetsvärld

När jag gick ut gymnasiet fick jag ett stipendium för att simma vid Stony Brook University i New York. Varje sommar åkte jag hem till södra Kalifornien för att träna och undervisa. På kort tid blev jag ett välkänt namn som tränare. Direkt efter universitetet tog jag ett jobb som chef för simverksamheten, men insåg snabbt att jag behövde göra mer.

Som tur var insåg min chef samma sak och gick med på att betala en del av min MBA-utbildning vid Pepperdine. I en märklig vändning blev min nya roll i organisationen inte längre tillgänglig när jag tog min MBA-examen. Jag hade kunnat stanna kvar i min nuvarande roll, men min fru och jag bestämde att jag skulle ta chansen att ge mig ut på egen hand.

Därifrån föddes Premier Aquatics. Under nästan 12 år utvecklades Premier Aquatics till det största företaget inom drift av simanläggningar på USA:s västkust. Det växte och ledde till att vårt systerföretag Premier Swim Academy, ett varumärke med simskolor, skapades.

När vi fortsatte att växa blev det helt uppenbart att vi hade tagit oss vatten över huvudet när det gällde personalfrågor. Vi hade hundratals anställda på nästan hundra platser. Sanningen var att vi inte hann med disciplin, den dagliga ledningen, kommunikationen, efterlevnaden och, framför allt, engagemanget.

Det var då den första versionen av OneTeam360 föddes (som ursprungligen kallades ”The App”). Min utvecklare och jag utformade ett system som skulle hjälpa oss att främja efterlevnad, engagemang och kommunikation inom teamet. Vi såg hur det fungerade – och det fungerade bra.

Vi skapade ett system som belönar prestation genom en serie anpassningsbara nivåer. Systemet gjorde det möjligt även för en medarbetare på den lägsta nivån att tilldela uppgifter, belöna kollegor och följa all kommunikation. Det utvecklades till ett fantastiskt system som har förändrat hur små och medelstora företag skyddar sig och främjar produktivitet – allt i ett och samma system.

Om vi bad en vän beskriva din personlighet för oss, vad skulle hen säga?

Ärligt talat skulle en av mina vänner förmodligen säga att jag är en knäppgök om du bad hen beskriva mig. Faktum är att en av mina teammedlemmar nyligen beskrev mig som någon med frenetisk energi. Jag kör i regel på i en miljon kilometer i timmen och tycker inte om att sakta ner.

När du ser tillbaka på din karriär, vilken intressant berättelse sticker ut?

En berättelse som sticker ut för mig är kopplad till min karriär och historien om hur jag fattade beslutet att starta OneTeam360. Jag har redan berättat varför jag kom på idén, men det faktiska beslutet att göra ett företag av den är ganska intressant.

Det började med en av mina kurskamrater på Pepperdine, Amar Ganwani. Amar var den smartaste person jag kände och någon jag såg upp till väldigt mycket. Några månader innan vi lanserade OneTeam360 visade jag Amar ”The App”, bara för att ge honom idéer som kunde hjälpa honom att bättre leda teamet på företaget där han då arbetade. I stället för att bara ta del av idéerna ville han använda systemet själv. Vid den tidpunkten var systemet bara ett system för en enda kund, och det var inte möjligt att lägga till ytterligare en kund.

Kort sagt tog Amar en kväll över några drinkar upp idén att ta systemet och vidareutveckla det för att sälja det som ett SaaS-erbjudande. Efter lite övertalning gick jag med på att ta mig an det, under förutsättning att Amar fortsatte att stå vid min sida i projektet. Utan hans pådrivande tror jag inte att vi skulle sitta här och prata i dag.

Vilken är den viktigaste lärdomen du har fått under din karriär hittills?

Enkelt... det finns inget viktigare än ditt team. 99 % av tiden vill ditt team bara få använda sina förmågor och känna sig som en del av något där de kan göra skillnad. Om man tar vara på detta kan det förändra hela arbetsplatsen och göra den mer motiverad och produktiv. Att hålla fast vid detta kärnvärde har lett till att jag skapat ett helt företag!

Tack för att du gav oss en inblick i vem du är! Då går vi vidare. När du hör uttrycket ”skapa en bättre arbetsvärld”, vad tänker du på?

När jag tänker på att skapa en bättre arbetsvärld är kommunikation det första jag kommer att tänka på. Så många missöden, problem, sårade känslor och liknande beror på dålig kommunikation.

Felkommunicerade (eller outtalade) förväntningar kan så enkelt undvikas, men ändå förblir de ett så vanligt problem. Ledarskapet måste medvetet arbeta för att uppnå målet med tydlig, konsekvent och öppen kommunikation.

God kommunikation sker aldrig av en slump.

Vad ser du som det största hindret för att skapa en bättre arbetsvärld?

Jag hatar att upprepa mig, men jag ser bristen på tydlig kommunikation som det största hindret. Bristande kommunikation skapar en arbetsmiljö med låg moral där medarbetarna känner sig frånkopplade från företaget och i sin tur blir omotiverade.

Tydlig kommunikation kan vara lösningen i det jag upplever som en mycket rörig och högljudd arbetsvärld. Det finns så många distraktioner att det är otroligt svårt att komma ihåg allt vi borde känna till. Tydlig kommunikation upprätthåller en konsekvent koppling mellan medarbetarna och företagets kärnvärden.

Vad är en sak som vi faktiskt kan påverka och göra i praktiken för att skapa en bättre arbetsvärld redan idag? Och hur rekommenderar du att man går tillväga?

Om jag var tvungen att komma på en sak som vi praktiskt kan göra för att skapa en bättre arbetsvärld, skulle det vara att systematisera alla viktiga delar av ledarskapet som ofta förbises. Det omfattar hur du kommunicerar dina mål och förväntningar, genomför prestationsbedömningar, hanterar uppgifter och dokumenterar information. Utan ett formellt system är det nästan omöjligt att hålla jämna steg med allt.

I dagens samhälle har vi en enorm fördel som vi inte hade tidigare: teknik! Nu kan vi använda teknik för att automatisera ledarskapsuppgifter som ofta förbises. På den mest grundläggande nivån är teknik ett verktyg som gör uppgifter enklare. Det här är det första steget mot att skapa en bättre arbetsvärld. Programvara kan dock utformas för att skapa äkta mänskliga relationer mellan människor på ett sätt som inte var möjligt tidigare. Därför tog jag till vara på den möjligheten och såg till att OneTeam360 uppfyllde alla praktiska ledarskapsbehov, till exempel omfattande dokumentationsfunktioner som skyddade företag inom den juridiska sektorn. Men jag tog också ytterligare ett steg och skapade ett spelifierat programvarusystem som främjar de personliga relationerna mellan företag och medarbetare.

Kan du berätta om en sak du har upplevt, sett eller läst om som för oss mot en bättre arbetsvärld?

Den största påverkan på mig på senare tid kommer från boken Traction av Geno Wickman. Traction systematiserar hur vi följer upp prestationer för ledningsgrupper och får alla parter att ro åt samma håll.

Boken innehåller många användbara strategier som är inriktade på att ta kontroll över företaget, utnyttja momentum och eliminera vanliga problem – vilket är ett av mina huvudfokus. Jag har läst boken tre gånger, och varje gång jag läser den får jag nya insikter.

När du tänker på att skapa en bättre arbetsvärld, finns det något företag och/eller någon ledare som sticker ut för dig som någon vi borde följa? Vad arbetar de i så fall med?

Geno Wickmans arbete (författaren till boken jag nämnde tidigare) sticker definitivt ut för mig. Hans entreprenöriella operativsystem och idén om att identifiera och utnyttja varje företags individuella kvaliteter förändrar spelplanen för mig.

Hur kan våra läsare följa ditt arbete?

Mitt arbete kan följas via min Linkedin-profil och vår e-postlista via OneTeam360.com.

Tack för att du bidrar med din röst till People Managing Peoples intervjuserie om hur man skapar en bättre arbetsvärld!

Bidra med din röst i samtalet

Delta i vår intervjuserie och dela dina idéer om hur vi kan skapa en bättre arbetsvärld!