Överbrygga HR:s ekonomiska kunskapsklyfta

Detta gäller särskilt när det finns angelägna frågor kring talanghantering som behöver hanteras.

Frågan blir därför: hur kan HR övertyga verksamheten om att hantera utmaningarna i arbetsstyrkan?

Även en grundläggande nivå av ekonomisk kompetens hjälper HR-personal att:

• Fånga uppmärksamheten hos inflytelserika beslutsfattare som kan hjälpa dig att finansiera HR-projekt.
• Öka den påverkan HR kan ha på verksamhetens övergripande mål och strategi.
• Visa ekonomisk kompetens för ledare som kan stödja och främja din karriär.

Verklighetskontroll

I dagens ekonomi är organisationer särskilt utformade för att tjäna pengar, och de som klarar sig bäst fokuserar på att tjäna mer än de spenderar.

Chefer är bundna av och motiveras av det förvaltningsansvar som innebär att generera intäkter och begränsa kostnader (i den utsträckning som deras uppdrag, värderingar och kultur tillåter). 

Det är därför så mycket arbete läggs på att hantera verksamhetens ekonomi. Chefernas jobb står på spel, och investerarna vill veta hur deras investering utvecklas.

Men den gamla frågan kvarstår: är inte människor den viktigaste delen av varje verksamhet? 

Jo, både ja och nej. 

Ja, eftersom människor utför arbetet. Nej, eftersom organisationer bedöms och värderas utifrån hur väl de hanterar sina pengar. 

Om HR ska säkra en större del av de tillgängliga medlen måste funktionen anpassa sig till hur chefer leder verksamheten genom att uttrycka påverkan genom ekonomisk hävstång.

Det innebär att HR-personal måste förstå, tolka och påverka chefer när det gäller hur HR:s initiativ påverkar verksamheten ekonomiskt. 

För att göra det behöver många av oss fortfarande lite hjälp med den terminologi, de mätvärden och de beslutskriterier som används för att fördela resurser.

Det är inte så att du behöver gå en fullständig kurs i redovisning eller ekonomisk analys, men du behöver utveckla en kompetensnivå som gör att du kan kommunicera på ekonomins språk, med svarta och röda siffror.

Viktig ekonomisk terminologi

Övergripande sett är det relativt enkelt att leda en verksamhet om man beaktar de viktigaste delarna. 

Det finns intäkter från försäljning av en produkt eller tjänst samt kostnader eller utgifter förknippade med att driva verksamheten. Skillnaden mellan dessa är vinsten.

En verksamhet mäter sin vinst på två sätt: det sammanlagda beloppet i kronor som genereras eller förhållandet mellan dessa kronor och försäljningen, det vill säga vinstmarginalen. Av de två är det enklast att jämföra med hjälp av en marginal.

För att fullt ut förstå marginalbegreppet rekommenderar jag att du fördjupar dig tillräckligt för att förstå skillnaderna mellan de tre typerna: bruttovinst, nettovinst och rörelseresultat. 

Var och en ger ett perspektiv på hur effektivt ett företag bedriver sin verksamhet. Dessutom finns det olika intervall som är specifika för din organisations bransch eller sektor och som visar om marginalen är bra eller dålig.

Varje verksamhet vill öka sin vinst, antingen genom att: 

1. Behålla intäkterna och minska kostnaderna, 
2. Öka intäkterna och hålla kostnaderna linjära i förhållande till den ökningen, eller 
3. Öka intäkterna och minska kostnaderna – detta är uppenbarligen idealiskt!

I båda fallen fördelas den återstående vinsten därefter: en del går till ägare/aktieägare och resten återinvesteras vanligtvis i verksamheten. För konsekvensens skull i hela den här artikeln antar vi att en viss del av vinsten är realiserad.

Den totala finansieringspotten, eller kassan, består av de återinvesterade vinsterna plus det saldo som finns kvar från föregående års årsbudget, som justeras varje räkenskapsår. Ledarna har sedan frihet att besluta hur dessa medel ska fördelas.

Obs: Om verksamheten går tillräckligt bra finns det vanligtvis tillgängliga kontanta medel, en reservfond om man så vill, för särskilda projekt utöver det som normalt budgeteras. Även om de är svåra att få tillgång till kommer chefer att använda dessa fritt disponibla medel om affärsunderlaget stöder ett av deras viktigaste mål. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Medel för ett ändamål

För varje dollar som fördelas förväntar sig cheferna att se en avkastning på investeringen (ROI), eller en effekt i form av processförbättringar, högre intäkter/försäljning, lägre kostnader, innovation och så vidare. 

När du vet detta kan du föreställa dig hur viktigt det är att varje projekt, initiativ eller ny teknik skapar en vinst för verksamheten.

Så det här nästa steget är avgörande.

Många HR-projekt presenteras som en kostnad, inte en investering. Det är här problemet ligger. 

På grund av sina incitament och ansvarsområden vill chefer se vilken effekten eller avkastningen blir, det vill säga ökade intäkter eller lägre kostnader.  Det finns andra immateriella fördelar eller avkastningar, men här fokuserar jag på de viktigaste ekonomiska drivkrafterna.

För att ompositionera ett projekt från en kostnad till en investering krävs lite mer arbete. 

Men precis som med allt annat kräver det lite övning och ofta hjälp från en villig kollega (mer om det nedan). Det arbetet består av finansiella nyckeltal som fungerar som beslutsunderlag. Jag listar några vanliga sådana i nästa avsnitt.

3 vanliga finansiella beslutsmått för HR-projekt

Skapa en bild här med följande text:

Avkastning på investeringen (ROI): Mäter ett projekts lönsamhet genom att jämföra nettovinsterna med den ursprungliga investeringen.

Nollpunktsanalys: Fastställer den tidpunkt då ett projekt börjar generera vinster eller besparingar.

Nuvärde (NPV): Bedömer ett projekts lönsamhet genom att beräkna nuvärdet av förväntade kassaflöden, diskontera dem till deras nuvärde och dra av den ursprungliga investeringen.

1. Avkastning på investeringen (ROI)

Mäter ett projekts lönsamhet genom att jämföra nettovinsterna med den ursprungliga investeringen. 

Exempel: En säljutbildning 

Om det kostar 10 000 dollar att utbilda säljarna förväntar sig verksamheten att försäljningen ska öka med minst 10 000 dollar inom en rimlig tidsperiod.

Fördelar: ROI ger en tydlig procentsats som gör det lättare att jämföra lönsamheten hos olika projekt.

Begränsningar: I sin enklaste form tar måttet inte hänsyn till pengars tidsvärde eller de risker som är förknippade med projektet.

Bästa praxis: Om din ROI beräknas till en avkastning över 20 % är dina antaganden för generösa, eller så bör du övergå till en nollpunktsanalys.

2. Nollpunktsanalys

En nollpunktsanalys fastställer den tidpunkt då ett projekt börjar generera vinster eller besparingar. Det är den punkt där de totala intäkterna (eller kostnadsbesparingarna) motsvarar de totala kostnaderna och projektet varken ger vinst eller medför förlust.

Exempel: Implementering av ett nytt rekryteringssystem

Ett nytt rekryteringssystem förväntas behandla kandidater snabbare, minska tiden för administration och erbjuda utökad funktionalitet för att påskynda rekryteringsprocesserna. 

Besparingarna i effektivitet eller ändamålsenlighet bör vid en viss tidpunkt överstiga systemets totala kostnader jämfört med det befintliga systemet.

Fördelar: Hjälper till att förstå den minsta prestation som krävs för att undvika förluster.

Begränsningar: Förutsätter att kostnader och intäkter är linjära och tar inte hänsyn till pengars tidsvärde.

Bästa praxis: I de flesta fall bör din nollpunkt infalla inom 18 månader. Om inte kommer de flesta ekonomer att betrakta denna analys som ogiltig. Nollpunkten bör nås snabbare – försök använda NPV.

3. Nettonuvärde (NPV)

Detta bedömer lönsamheten i ett projekt genom att beräkna nuvärdet av förväntade kassaflöden, diskonterade till dagens värde, och subtrahera den initiala investeringen.

Även om detta är en vanlig utvärderingsmetod kräver den avancerade kunskaper. Jag tog med den som ett alternativ för dem som är villiga att lägga ner arbetet.

Fördelar: Tar hänsyn till pengars tidsvärde och ger ett dollarbelopp som visar projektets bidrag till förmögenheten.

Begränsningar: Kräver en korrekt uppskattning av framtida kassaflöden och en lämplig diskonteringsränta.

Bästa praxis: Samarbeta med en kollega inom ekonomi för att säkerställa att du har korrekta antaganden, räntor osv. som passar organisationens typiska parametrar. 

Det finns även andra nyckeltal, som internränta, återbetalningstid och lönsamhetsindex, som också är användbara. 

Det är dock viktigast att fråga dina chefer hur projekt utvärderas både inom HR och tvärfunktionellt.

Konkurrera om resurser, inte bara en budget

Detta knyter an till en av mina inledande poänger. Resurser (tid, pengar och människor) fördelas utifrån hur projekten kommer att påverka verksamheten. Ju större påverkan, desto mer uppmärksamhet får ett projekt.

För varje beslut på ledningsnivå finns avvägningar och alternativkostnader. 

Att väga dessa alternativ mot varandra innebär att noggrant utvärdera hur resurserna kommer att användas för att skapa den uppskattade effekten. För att enkelt kunna jämföra projekt och kostnader fungerar ovanstående nyckeltal som standardiserade kriterier som stöd i beslutsfattandet.

Att ha en jämförbar uppsättning nyckeltal gör det lättare att tydligt utvärdera projekt mellan olika funktioner samt uppskatta framtida budgeterings- och prognosarbete.

Eftersom HR vanligtvis har en av de minsta budgetarna behöver vi förändra vårt sätt att tänka. Alltför ofta presenterar vi inte ens projekt eftersom vi får höra att det inte ryms i budgeten. Men tänk om vi lade dessa farhågor åt sidan och i stället bad om mer pengar eller sökte finansiering från andra kapitalpooler?

För ett projekt med hög potential är det värt ansträngningen att föreslå en omfördelning och, om du kan visa att ditt projekts nyckeltal väger tyngre än ett annat projekts, låta någon på rätt befattningsnivå fatta det slutliga beslutet. 

Det kan dock ibland vara svårt att veta vad man konkurrerar med.

Beroende på hur god insyn du har kan det vara svårt att veta vilka andra projekt som övervägs, och till och med när de ska genomföras. 

Därför är det viktigt att odla relationer med andra funktioner, särskilt ekonomiavdelningen. 

Skapa samarbete: Ditt nätverk är ditt nettovärde

Kunskap om verksamhetens prioriterade projekt, tillgänglig finansiering och beslutskriterier ger dig ett försprång när det gäller att positionera dina projekt på bästa sätt.

Ofta är det ekonomi- eller verksamhetsfunktionerna som har denna kunskap.

Börja med att bygga ett tvärfunktionellt nätverk med personer som du litar på och som befinner sig på en liknande nivå. Bygg relationen på ett intresse för deras arbete och på att helt enkelt lära dig hur deras roll bidrar.

Ärligt talat är detta en bra generell vana för alla HR-medarbetare som vill känna till kompetenserna i sin arbetsstyrka. 

Försök dessutom förstå vad som motiverar dem när det gäller karriärmål eller utveckling. Fokusera på att ge ett perspektiv genom HR:s lins som de kanske inte själva överväger, eller dela med dig av hur de kan få tillgång till HR-resurser som kan främja deras karriär.

I gengäld kan du samarbeta med dem för att koppla ditt projekts påverkan till några av de beslutskriterier och nyckeltal som nämns ovan. Jag skulle fråga dem hur de skulle koppla resultaten till intäkter på översta raden eller kostnadsbesparingar på nedersta raden. Att få deras godkännande kan vara till hjälp. 

Var dock noga med vem du knyter kontakt med och hur du gör det, och dela aldrig konfidentiell information under några omständigheter.

Ju bättre du förstår var verksamheten investerar sina resurser, desto bättre kan du positionera dina projekt för att konkurrera. Ibland krävs det en hel by för att lära känna de andra byborna.

Ekonomisk förståelse, nätverkande och berättande

HR-medarbetare har en krävande uppgift. Vi förväntas balansera arbetsstyrkans behov, vara talangernas företrädare och tjäna organisationens mål. 

För att fortsätta utveckla värdet som HR skapar måste vi behålla tillräcklig ekonomisk förståelse för att på ett kompetent sätt kunna konkurrera om de resurser vi behöver.

Detta kräver att vi anpassar oss till de ekonomiskt drivna beslut som chefer måste fatta varje dag. För att navigera i detta landskap är det avgörande att vi integrerar den ekonomiska kompetens som behövs för att tydligt formulera våra unika värdeerbjudanden.

Att effektivt kommunicera den ekonomiska påverkan av HR-initiativ kan avsevärt öka sannolikheten för att få de resurser och det stöd som krävs från ledningen. 

Genom att behärska viktiga ekonomiska nyckeltal, bygga upp ett brett nätverk och skapa övertygande berättelser kan HR omvandla projekt från uppfattade kostnader till värdefulla investeringar.

Användbara resurser

Nedan följer några böcker som jag har haft nytta av under min karriär:

1. Orloff, J. & Mullis, D. (2008). Bokföringsspelet: Grundläggande bokföring direkt från lemonadståndet. Naperville, IL: Sourcebooks. IBN- 13: 978-1402211867 (e-boken är mindre effektiv.).
2. Att se helheten: Affärsmannaskap för att bygga upp din trovärdighet, karriär och ditt företag. (Mullis)
3. Berman, K. och Knight, J. (2013). Ekonomisk intelligens, reviderad utgåva: En chefs vägledning till att förstå vad siffrorna verkligen betyder. Boston: Harvard Business Press.