Övervinn och bygg vidare efter en kris genom att föra samman rätt personer

Jag har alltid varit intresserad av att hjälpa människor. Därför började jag min karriär inom socialt arbete. Genom socialt arbete lärde jag mig bland annat att använda kognitiv beteendeterapi för att skapa förändring.

När jag arbetade med klienter såg jag hela tiden mönster och teman kring prestationssvårigheter och framgång på jobbet – människor som försökte göra världen bättre i vilken roll de än hade. 

Jag ville hjälpa dem, vilket inspirerade mig att gå över till personalfrågor, först inom hälso- och sjukvårdssektorn och nu inom utbildning på The National Society of Leadership and Success (The NSLS). 

Men även i min nuvarande roll som personalchef närmar jag mig fortfarande mitt arbete på precis samma sätt som när jag var socialarbetare. Jag är här för att hjälpa människor att utvecklas och lyckas.

Arbetar du med några spännande nya projekt just nu? Hur tror du att de kommer att hjälpa människor?

Mitt främsta mål för 2023 är alltså att skapa förutsättningar för att medarbetarna på The NSLS ska lyckas. Under covid ledde vår organisation utvecklingen när det gällde att bygga en stödjande och effektiv distansbaserad kultur. 

Internt kallar vi detta Den stora klargörningen, där vi inser hela vidden av vad organisationen kan bli. 

Under 2022 fokuserade vi på att behålla medarbetare, minska rekryteringsgapet och bygga ett team som var i linje med organisationens nya mål.

I år implementerar vi ett program för prestationshantering med fokus på att ta dessa insatser till nästa nivå: optimera arbetsprocesserna, hålla människor engagerade och se till att de har allt de behöver för att uppnå sina professionella prioriteringar och verksamhetsmål. Vi är ambitiösa, men vi prioriterar att ta hand om våra medarbetare. 

Ingen av oss kan nå framgång utan någon form av hjälp på vägen. Finns det någon särskild person som hjälpte dig att nå dit du är i dag? Kan du berätta om det?

Jag har turen att ha ett fantastiskt stödsystem omkring mig. Min man är verkligen min livspartner på alla sätt och har varit ett utmärkt bollplank för de dagliga utmaningar jag möter. Det var han som inspirerade mig att göra karriärskiftet till HR från första början. 

Utöver min man är de flesta av mina kvinnliga vänner chefer i sin egen rätt; vi ägnar mycket tid åt att informellt vägleda varandra. Bara att höra om utmaningarna i deras organisationer inspirerar mig att hitta bättre sätt att hantera utmaningarna i min egen roll.

Det var mina vänner som uppmuntrade mig att söka en ledande befattning på högsta nivå. De uppmuntrade mig att drömma större och hjälpte mig att komma på hur jag skulle balansera min karriär med mitt ansvar som dotter, mamma och hustru. Jag har inte alla svar; långt därifrån. Däremot har jag ett stödnätverk som för det mesta hjälper mig att hålla rätt kurs.

Fantastiskt. Tack för det. Låt oss gå över till huvudfokus för vår intervju, nämligen HR-strategier för att vända en kris till en möjlighet. Kan du berätta om när en organisation du arbetat på hamnade i en kris? Vad hände? Vad gjorde du?

Under covid och Den stora klargörningen upplevde vi både tillväxt och en ökande personalomsättning. Det visade att vi behövde gå djupare för att upptäcka och ompröva vilka vi är som organisation.

Vi behövde också ifrågasätta vårt arbetsgivarerbjudande och utforma det så att det tog upp det som är viktigt för potentiella nyanställda och våra medarbetare. Vi har rekryterat topptalanger och vill säkerställa att vi behåller dem så att de kan fortsätta vara en del av vår resa.

För att göra detta investerar vi i två viktiga, relaterade insatser:

För det första prioriterar vi initiativ inom prestationshantering.

För det andra stärker vi engagemang och bibehållande genom kontinuerlig ledarskapsutveckling. Det innebär att vi går från traditionella halvårsvisa utvärderingar till ett format med mer avsiktliga, informella avstämningar och standardiserar vår introduktionsprocess. 

Dessa interaktioner gör det möjligt för chefer och medarbetare att bygga nära relationer och skapa en kultur med kontinuerlig återkoppling.

Genom att låta chefer coacha och stödja med situationsanpassat ledarskap som utgångspunkt skapar vi en miljö där det finns goda möjligheter att förbli agila och anpassa oss på proaktiva och reaktiva sätt.

Hur tänkte du under en så utmanande tid? Varifrån fick du drivkraften att fortsätta när saker och ting var så svåra?

Man brukar säga att ”press är ett privilegium” och att ”press skapar diamanter”. Så först erkänner jag det privilegium jag har som en del av teamet som utvecklar lösningar. Sedan påminner jag mig själv och mitt team om att se sådana händelser som en möjlighet att bygga bättre. Vi håller oss jordnära genom att minnas vilka vi tjänar, vad som står på spel och vilket verkligt privilegium det är att få vara till tjänst.

Kan du berätta hur ni lyckades övervinna en sådan motgång och hur företaget till slut förvandlade krisen till en möjlighet eller fördel? Hur såg nästa kapitel ut?

Vi övervann denna motgång genom att samla rätt personer, vara ärliga om vår nuvarande situation och tillsammans komma fram till tänkbara lösningar. 

Vi gick sedan snabbt vidare med att stegvis införa de överenskomna lösningarna. Slutligen etablerade vi metoder för att följa upp resultaten och såg till att teamet var redo att korrigera kursen vid behov. 

Även om The NSLS har upplevt en enorm tillväxt under pandemin har vi behövt tänka strategiskt på grund av de stora förändringarna inom högre utbildning. Att kunna reagera så agilt har dock inneburit att vi har behövt avvika från och omdefiniera våra standardiserade arbetsprocesser. 

Nästa kapitel handlar om att integrera förändringsledning i alla våra projekt och säkerställa att vi använder rätt metodik och rätt processer. Alltför ofta misslyckas projekt med att nå de önskade målen eftersom vi underskattar vikten av eller betydelsen hos den mänskliga dimensionen av förändringen. 

Därför ser vi till att vi, varje gång en betydande förändring eller ett nytt projekt inleds, har investerat tid i att tänka igenom förändringens påverkan på människor och dess konsekvenser samt har tillräckliga åtgärdsstrategier på plats för att säkerställa framgång. 

Alla förändringar som har ägt rum under de senaste åren har bidragit till att göra våra standardiserade arbetsprocesser mer agila och flexibla, vilket gör det möjligt för våra team att hantera framtida kriser med mindre friktion.

Här är huvudfrågan i vår intervju: Utifrån din erfarenhet, kan du dela med dig av fem konkreta råd till HR-ledare om hur företag kan förvandla en kris till en möjlighet eller fördel? (Dela gärna en berättelse eller ett exempel för varje råd.)

Organisatoriska kriser faller vanligtvis inom en eller flera av följande riskkategorier: säkerhet, anseende, ekonomi, varumärke, efterlevnad eller hälsa och säkerhet (oavsett om det gäller våra medarbetare, kunder eller de samhällen där vi verkar). 

Oavsett vilken kategori som är relevant påverkar den människor. Därför anser jag att vi som HR-ledare kan och bör spela en avgörande roll i att avvärja riskens negativa påverkan på vår organisation. Mina fem konkreta råd till mina kollegor är följande:

1. Var förberedd, kliv fram och led 

En kris innebär ofta att man arbetar utanför läget som vanligt. 

Detta tillstånd av osäkerhet, när den övergripande frågan vid ledningsbordet är ”vad ska vi göra?”, är det perfekta tillfället för oss som HR-ledare att kliva fram, engagera oss och ta rodret. 

Oavsett hur allvarlig eller kritisk krisen är stärker det ditt självförtroende som yrkesperson och ditt anseende i ledningsgruppen att kliva fram och erbjuda ledarskap.     

2. Stick inte huvudet i sanden

De flesta kriser påverkar nästan alltid människor. I sociala mediers tidsålder sprids nyheter och åsikter snabbt. Det är avgörande att ligga steget före krisen och styra berättelsen om händelserna, särskilt när det gäller hur organisationen hanterar situationen. Att sticka huvudet i sanden och hoppas på lugnare vatten leder ofta till misslyckande.  

3. Sätt samman rätt team

Att samla rätt personer för att tillsammans hantera en organisatorisk kris är avgörande.

Som HR-ledare har du förstahandskunskap om färdigheterna, kompetenserna, beteendeegenskaperna och de sociala stilarna hos ledarna och cheferna i din organisation.

Du har fungerat som ett förtroendefullt bollplank eller till och med som coach för de flesta av dessa ledare. Därför har du en unik position att välja rätt team. Dra nytta av det.

4. Hitta citronerna och gör lemonad

Som man brukar säga: när livet ger dig citroner, gör lemonad. I centrum av varje stormig kris finns en möjlighet att genomföra en betydelsefull förändring till det bättre. Utmana dig själv och ditt team att hitta dessa potentiella möjligheter. 

COVID-19 tvingade till exempel många organisationer att tänka om kring hur de samarbetade som team. För oss har sökandet efter svar lett till en förbättrad arbetsmiljö, vilket har förbättrat medarbetarnas arbetsmoral och lojalitet gentemot sina arbetsgivare

5. Kommunicera med äkthet och empati

Var avsiktlig, målmedveten och noggrann, oavsett krisens omfattning. Definiera gruppen av berörda intressenter, förstå vad som är viktigt för varje grupp och håll dem informerade med rätt detaljnivå genom lämpliga kanaler eller kommunikationssätt.

Under en kris med en produktåterkallelse kommer produktanvändare till exempel att vara intresserade av information som bemöter deras oro eller förklarar hur organisationen planerar att gottgöra dem. 

Potentiella användare kommer på samma sätt indirekt att följa hur organisationen hanterar situationen för att avgöra om de vill göra affärer med företaget i framtiden. Samtidigt kommer medarbetarna att vara oroliga över hur krisen påverkar deras jobb. Nuvarande och potentiella investerare kommer också att vara uppmärksamma. 

Vilka är några av de vanligaste misstagen du ser ledare göra när deras företag drabbas av en kris? Vad bör man göra för att undvika dem?

Det största misstaget jag har sett är att lägga viktiga beslut i händerna på för få personer. Anta att man endast involverar ledare som vd:n och operativa chefen. 

I så fall kommer detaljer oundvikligen att förbises, både när det gäller hinder som kan uppstå i en handlingsplan och andra möjligheter till tillväxt och framgång. Ta med andra intressenter i diskussionerna för att bredda perspektivet och behandla varje aspekt.

Ett annat misstag jag ser organisationer göra är att låtsas som att det som händer inte händer och tro att situationen kommer att försvinna om den ignoreras. Att acceptera verkligheten är det första steget mot att lösa krisen. Bekräfta problemet och utforma ett svar.   

Vilka råd skulle du ge till HR-ledare och organisationer som ännu inte har drabbats av sin första verkliga kris?

Kriser är oundvikliga. Alla organisationer kommer att behöva hantera dem någon gång. HR-ledare kan bedöma sin beredskap genom att simulera scenarier och testa sina reaktioner. 

En missnöjd medarbetare publicerar till exempel nedsättande åsikter om organisationen på Twitter och historien blir viral. En felaktig berättelse om produktionsmetoderna för en av organisationens främsta produkter verkar få allt större spridning och fler visningar i sociala medier. 

Arbeta proaktivt med att åtgärda de brister som identifierats till följd av simuleringen. Ett annat bra sätt är att utvärdera organisationens reaktion på aktuella händelser i nyheterna. Fråga teamet: "Vad skulle vi göra om detta hände oss"? 

Om du kunde inspirera till en rörelse som skulle skapa så mycket gott som möjligt för så många människor som möjligt, vad skulle det vara? Man vet aldrig vad din idé kan sätta igång!

Om jag kunde inspirera till en rörelse skulle det vara att få alla att förstå vilken positiv påverkan de kan ha på människorna omkring sig. Vi kan alla vara mentorer eller ledare i någon utsträckning. 

Oavsett om det handlar om någon på en gudstjänstplats, en granne eller en kollega får det en exponentiell effekt om vi alla tar kontakt med och berör någon. Missa inte något tillfälle att göra det.

Tack, Asia! Där fanns många värdefulla insikter. Hur kan våra läsare fortsätta att följa ditt arbete på nätet?

Du kan följa The NSLS på NSLS.org och på LinkedIn.

Fler insikter från serien:

• Var förberedd på en kris genom att bygga förtroende och transparens