Prata HR med mig: Personlig kris, missade tidsfrister och gråt under utvecklingssamtal

Så, utan vidare dröjsmål...

Fråga 1

En person i mitt team gråter under varje utvecklingssamtal. Jag vill vara vänlig – men också tydlig. Hjälp?

Ingen vill se sin teammedlem gråta! Men vet du vad som inte vore vänligt? Att undanhålla viktig återkoppling eftersom du är rädd för hur den ska tas emot, vilket leder till problem längre fram.

Alla kommunicerar på olika sätt, och jag föreslår att du frågar din teammedlem hur hen vill ta emot återkoppling före nästa utvecklingssamtal eller prestationssamtal.

Ta upp det som en punkt under ert nästa enskilda samtal: "Vi har ett utvecklingssamtal på gång, och jag vet från vårt förra samtal att du tyckte att det var svårt att ta emot kritisk återkoppling. Det är verkligen viktigt att vi kan ha en öppen och ärlig diskussion om hur det går, både när det fungerar bra och när det inte gör det. Hur vill du ta emot återkoppling?"

Några förslag är: 

• Förhandsinformera om den dagen innan så att personen får möjlighet att bearbeta den före ert samtal. 
• Genomför samtalet utan kamera så att personen känner sig mindre utpekad
• Var mycket uppmärksam på tonen. 

Som en idé för framtiden låter jag nya direktrapporterande i mitt team fylla i en guide om hur man arbetar med dem när de börjar, inklusive hur de vill få veta om något inte går bra. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Fråga 2

Jag vet att en medarbetare söker ett annat jobb. Bör jag ta upp det? Försöka behålla personen? Låta det vara?

Det beror på hur du fick reda på det! Om din medarbetare delade sin skärm och den innehöll en flik med en jobbansökan någon annanstans skulle jag uppmärksamma personen på det. Om du fick reda på det genom ryktesspridning eller om någon i ditt nätverk ringde dig för att lämna en referens informellt skulle jag inte göra det. 

Ärligt talat skulle jag inte göra det i de flesta fall. Anledningen är att det är svårt att bedöma hur allvarligt någon menar att lämna (ibland tittar människor bara runt, nyfikenheten tar över), och dessutom ... det angår egentligen inte mig. 

Om du absolut känner att du måste, eller – i fallet där du verkligen vill behålla medarbetaren – skulle jag inleda samtalet med att fråga hur det går och om personen fortfarande trivs i rollen.

Det kan leda till ett samtal där personen ger återkoppling eller ber om hjälp i vardagen. Därefter kan ni (förhoppningsvis) ha en ärlig diskussion om vad som händer härnäst.

Fråga 3

Jag är ny som chef och har plötsligt ansvar för mina tidigare kollegor. Hur undviker jag konstiga maktförhållanden?

Bekräfta situationen! Ha ett samtal med dina nya direktrapporterande där du sätter tonen för hur ni ska arbeta tillsammans framöver. Lite humor och ödmjukhet räcker långt i en sådan situation. Du kan börja med att erkänna: "det här känns lite konstigt, eller hur?".

Gör det värt deras tid genom att berätta hur du planerar att finnas där för dem i din nya roll som chef, lära dig hur de föredrar att arbeta – inklusive hur de vill att du kommunicerar med dem – och visa intresse för deras karriär och utveckling. 

Det värsta du kan göra är att bli fixerad vid statusen och dyka upp som den "nya sheriffen i stan". Arbeta med att bygga förtroende i den här nya relationen, så lovar jag att det kommer att kännas mindre konstigt med tiden.

Fråga 4

En av mina teammedlemmar går igenom en personlig kris och har begärt en längre obetald ledighet. Vilka faktorer bör jag ta hänsyn till när jag fattar beslut, och hur kommunicerar jag detta till teamet?

Jag berömmer dig för din vilja att tillmötesgå den här teammedlemmen och vara stöttande i en svår tid. Några saker att överväga – har ditt företag en policy för hur verksamheten bedömer ansökningar om obetald ledighet?

Om så är fallet är det viktigt att hantera sådana situationer jämlikt och rättvist med hjälp av en konsekvent uppsättning kriterier, eftersom detta definitivt inte är den sista ansökan du kommer att få. 

Om det saknas en formell företagspolicy, finns det då någon praxis för hur tidigare ansökningar har hanterats? Oavsett kommer du inte att fatta det här beslutet i ett vakuum. Som chef vill du samarbeta med ditt HR-team.

En annan faktor att vara medveten om är företagets sjukförsäkring – vissa planer har begränsningar för hur länge en anställd kan stanna kvar i försäkringen utan att få lön, vilket du bör sätta dig in i. 

Det mest raka svaret här gäller frågan: ”vad ska jag kommunicera till teamet?”

Det enda de behöver veta kan sammanfattas så här: ”Jane kommer att vara ledig och kliva bort från arbetet under en period; vi räknar med ungefär 12 veckor. Så här planerar vi att täcka hennes arbetsuppgifter under hennes frånvaro ...”. 

Fråga 5

En person som hade varit en del av teamet under lång tid slutade oväntat. Jag har undvikit att svara på frågor från hennes kollegor om varför – hon var verkligen omtyckt och hade många vänner här. Ärligt talat blev hon uppsagd på grund av bristande arbetsprestation. Är det okej att säga det när de frågar, så att de inte tror att det handlade om något värre?

Absolut inte! Dina medarbetare har med rätta förstått att den här personen inte slutade frivilligt, annars hade hon meddelat det själv. 

Även när det är uppenbart att någon har blivit uppsagd bör du aldrig lämna ut detaljer om varför till andra teammedlemmar – helt enkelt eftersom det inte angår dem. 

Även om jag inte rekommenderar att du lämnar ut detaljer rekommenderar jag att du i framtiden förekommer den här typen av kommunikation med ett mer proaktivt meddelande.

När någon blir uppsagd bör du planera ett möte med de berörda som ”behöver känna till det” (eller med personer som arbetade mycket nära personen) för att ge följande information: ”Sarah arbetar inte längre på företaget från och med idag. Vi är tacksamma för det arbete hon utförde under sin tid här och önskar henne verkligen allt gott. Framöver kommer Tony och Ann att vara kontaktpersoner för projektet x y z.” 

Hur du pratar om teammedlemmar som slutar sänder ett viktigt budskap till dem som är kvar. Om du däremot pressas på mer detaljer kan du säga något i stil med: ”Jag förstår att du arbetade nära Sarah och har frågor om varför hon slutade, men jag kan inte lämna ut några ytterligare detaljer. Jag är säker på att du också skulle vilja att dina personliga uppgifter förblev privata.”

Det brukar räcka.

Fråga 6

En av mina teammedlemmar missar konsekvent deadlines och kvaliteten på arbetet har försämrats. Jag har haft några samtal med personen, men situationen förbättras inte. Hur tar jag upp detta på ett rättvist och transparent sätt som i slutändan hjälper teamets produktivitet?

Om du redan har pratat med den här teammedlemmen och situationen inte förbättras låter det som att du kan behöva inleda en mer formell prestationsstyrning. Men innan du gör det – försök ta reda på varför. 

Det kanske pågår något personligt eller yrkesmässigt i teammedlemmens liv som hindrar personen ... särskilt om beteendet är relativt nytt. Träffa personen, berätta vad du har observerat och fråga vad som händer. Kanske berättar personen något som du inte kände till, och då kan du agera på lämpligt sätt. 

Men om så inte är fallet och personen helt enkelt har varit ouppmärksam bör du förklara att vi börjar nå en punkt där denna brist på brådska och uppmärksamhet på detaljer påverkar personens arbete negativt. 

Förklara vilka förväntningar du har. Berätta att om situationen inte förbättras kan du behöva inleda en mer formell process för att hantera bristande arbetsprestation, till exempel en plan för förbättrade arbetsprestationer. 

Följ upp samtalet med ett mejl som sammanfattar vad ni har diskuterat, inklusive dina förväntningar framöver och vilka resurser du har för att hjälpa personen. Om situationen inte har förbättrats efter några veckor bör du ta upp frågan igen och vidta en mer formell åtgärd.

Råd direkt till din inkorg

Vill du få Talk HR to Me och andra insikter från experter direkt till din inkorg? Anmäl dig till nyhetsbrevet People Managing People, så får du varje vecka allt det senaste innehållet samt nyheter om kommande evenemang.