10 steg för att förbättra upplevelsen vid avslut av anställning

Vad innebär det att avsluta en anställning?

Att avsluta en anställning är den formella processen för att skilja en medarbetare från organisationen. I de flesta fall börjar processen när en medarbetare har lämnat in ett uppsägningsbrev. Men så är det inte alltid. Pensionering kan också utlösa en process för att avsluta en anställning, liksom ofrivilliga uppsägningar eller personalnedskärningar. 

Jag kommer att diskutera vart och ett av dessa steg mer i detalj nedan, men de viktigaste delarna i en väl utformad process för att avsluta en anställning bör omfatta följande punkter:

• Informera viktiga intressenter inom personal, IT, verksamhet, juridik, löneadministration och företagsledning
• Informera den avgående medarbetarens närmaste chef och kollegor med diskretion
• Ta fram en övergångsplan och omfördela ansvarsområden
• Säkerställa att kunskapsöverföringen till andra teammedlemmar går smidigt
• Genomföra en avslutningsintervju för att samla in ärlig feedback
• Samla in all företagsutrustning
• Avaktivera medarbetarens åtkomst till företagets tillgångar och teknik.

Varför är det viktigt att avsluta en anställning på ett strukturerat sätt?

Det är viktigt att hantera upplevelsen av att avsluta en anställning av flera centrala skäl. Dessa omfattar:

• Det är en möjlighet att samla in feedback, få insikt i potentiella problem som behöver åtgärdas, täppa till eventuella IT-brister och säkerställa att inga lösa trådar återstår. 

• Medarbetare kan få ett avslut på sin tid i företaget, överföra sin kunskap till kvarvarande personal och lämna företaget under goda former. 

• Genom att säkerställa att avgående medarbetare får möjlighet att lämna feedback och underlätta en smidig övergång av deras ansvarsområden till andra, lämnar de företaget med ett mer professionellt sista intryck. 
• Resultatet blir att de löper större risk att rekommendera ditt företag som en bra arbetsplats.
• Det bidrar också till att hålla dörren öppen för att återanställa boomeranganställda – medarbetare som lämnar företaget för att arbeta någon annanstans, men återvänder några år senare. 

Att avsluta en anställning jämfört med introduktion

Introduktion och avslut av anställning är två centrala processer i medarbetarens livscykel, där var och en har ett eget syfte. Medan introduktion handlar om att integrera nya medarbetare i företaget, är avslut av anställning processen för att formellt skilja en medarbetare från organisationen.

Introduktion: presentation och integrering

Introduktion är den inledande fasen i att integrera en ny medarbetare i organisationen. Fokus ligger på att hjälpa nyanställda att förstå företagskulturen, anpassa sig till företagets mål och ge dem de verktyg och den kunskap som krävs för att utföra sin roll effektivt.

Föreställ dig att en ny marknadschef börjar på ett teknikföretag. Under introduktionen får personen utbildning om företagets produkter, träffar sina teammedlemmar och informeras om pågående projekt.

Personen får också en genomgång av företagets policyer, värderingar och förväntningar.

Avslut av anställning: formellt avsked och övergång

Föreställ dig nu en medarbetare som bestämmer sig för att lämna företaget för en ny möjlighet. Under processen lämnar personen över sina projekt, återlämnar all företagsutrustning och berättar under en avslutningsintervju varför personen slutar och vad som eventuellt hade kunnat förhindra att personen lämnade. Den här processen hjälper företaget att förstå vilka områden som kan förbättras och säkerställer en smidig överlämning av ansvarsområden.

Syftet med att avsluta en anställning är att upprätthålla en positiv relation med avgående medarbetare och säkerställa efterlevnad och säkerhet.

Den här processen hjälper också företaget att förstå vilka områden som kan förbättras och säkerställer en smidig överlämning av ansvarsområden.

Säg adjö till medarbetare på rätt sätt med vår kostnadsfria checklista för avslut av anställning.

Ladda ner checklistan

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så avslutar du någons anställning på rätt sätt

Följ dessa 10 enkla steg för att säkerställa att processen för att avsluta en medarbetares anställning genomförs konsekvent när varje medarbetare slutar.

1. Dokumentera uppsägningen eller avslutet av anställningen

För att göra en uppsägning officiell ur HR:s perspektiv är det viktigt att begära ett formellt uppsägningsbrev där medarbetaren anger sitt beslut att frivilligt säga upp sig från sin tjänst.

Brevet bör också ange:

• Medarbetarens sista anställningsdag
• Om personen planerar att arbeta fram till sin sista dag eller använda återstående semesterdagar.

Om en medarbetare sägs upp mot sin vilja behöver du dokumentera detta med ett officiellt uppsägningsbrev.

Beroende på orsaken till att anställningen avslutas kommer din personalavdelning att upprätta brevet med uppgifter om:

• Om anställningen avslutas med eller utan sakliga skäl.
• Om det finns avgångsvederlag eller andra förmåner som är tillgängliga för den uppsagda medarbetaren. 

Båda typerna av uppsägningsbrev blir viktiga juridiska dokument, eftersom formuleringarna antingen kan kvalificera eller diskvalificera den uppsagda medarbetaren för ytterligare ekonomiskt stöd från staten, där det är tillämpligt. 

Du kan överväga att förenkla avslut av anställningar genom att använda programvara för elektroniska signaturer för att hantera dokument vid avslut av anställningar effektivt och säkert.

2. Kommunicera med viktiga intressenter

När en medarbetare officiellt har sagt upp sig behöver du meddela nyheten till de viktigaste intressenterna i företaget. 

För att effektivisera processen rekommenderar jag att du skapar en e-postlista för avslut av anställningar som innehåller alla centrala kontaktpersoner från följande områden.

• HR
• IT
• Verksamheten
• Löneadministrationen
• Högsta ledningen
• Kollegor
• Medarbetarens chef

En sak du inte bör göra är att försöka hålla medarbetarens avsked hemligt. Det är viktigt att ge människor möjlighet att säga adjö – både för deras egen skull och för den avgående medarbetarens skull.

Det säkerställer också att det finns möjlighet att överföra kunskap och begränsar risken för skvaller.

3. Ta fram en övergångsplan

Att ta fram en övergångsplan bör vara den högsta prioriteten för den avgående medarbetarens chef. 

Det första steget är att tillsammans med medarbetaren skapa en lista över alla aktuella ansvarsområden. Den bör innehålla alla vecko-, månads-, kvartals- och årsvisa uppgifter samt andra uppgifter som personen ansvarar för.

Därefter behöver du avgöra vem som kan få upplärning för att ta över dessa uppgifter, antingen på kort eller lång sikt. 

En del av övergångsplanen bör vara att tydliggöra förväntningarna på vad den avgående medarbetaren kan förvänta sig och vad du vill att personen ska göra under sina sista dagar. 

En övergångsplan är också ett bra tillfälle att utvärdera andra medlemmar i teamet som kan vara redo för intern rörlighet genom ett rollbyte, till exempel en befordran eller en sidoförflyttning med förändrade ansvarsområden. 

Försök att omfördela ansvarsområden med fokus på bästa möjliga matchning utifrån kompetens och erfarenhet. 

Om du har ett litet team kan du till och med överväga att fråga varje teammedlem individuellt vilka ansvarsområden de är intresserade av och skulle vilja ta över. 

4. Inled aktiviteter för kunskapsöverföring

Den avgående medarbetaren bör träffa kollegor ofta för att förklara arbetsuppgifter och gå igenom eventuella nya processer steg för steg. De kan också hjälpa till genom att skriva ner instruktioner som kan användas som framtida referensmaterial (detta är något som AI vid avslut av anställning kan hjälpa till med) eller till och med spela in videor som visar hur viktiga arbetsuppgifter utförs från början till slut. 

Det är viktigt att se till att den avgående medarbetaren avsätter gott om tid för frågor från teammedlemmar som tar över nya ansvarsområden. 

Om överföringen av ansvarsområden är osäker eller tillfällig är det klokt att utbilda flera medarbetare i hur uppgifterna ska utföras. Detta inkluderar medarbetarens närmaste chef eller teamledare om de inte redan vet vad som ska göras. 

Om planen är att anställa en ny medarbetare som ersättare för den avgående medarbetaren bör du verka för att så mycket skriftlig dokumentation eller videodokumentation som möjligt tas fram. 

5. Genomför ett avgångssamtal

Avgångssamtal ger värdefulla insikter i personalomsättningen eftersom de bidrar till att avslöja ärlig feedback om varför medarbetare slutar. 

Denna feedback kan hjälpa HR-team att upptäcka framväxande trender i arbetsmiljön eller skapa nya idéer för strategier som kan genomföras för att behålla medarbetare. 

Ett avgångssamtal bör alltid genomföras av en medlem i HR-teamet och aldrig av den avgående medarbetarens närmaste chef. 

Feedbacken måste behandlas konfidentiellt och bör i allmänhet inte delas med andra medlemmar i HR-teamet förrän efter att medarbetarens sista arbetsdag har passerat. 

6. Anordna ett avsked eller annat erkännande

Det är brukligt och professionellt att ge någon form av offentligt erkännande för medarbetarens bidrag till företaget innan den sista arbetsdagen. 

Om personen bara var anställd under en kortare period kan ett enkelt erkännande via ett företagsomfattande e-postmeddelande vara tillräckligt. 

Det kan kännas märkligt att ge en avgående medarbetare en gåva. Det är dock ett enkelt sätt att förbättra upplevelsen av avslutet, och det kan till och med leda till att personen blir en boomerangmedarbetare i framtiden. 

7. Återta företagets utrustning

I stora företag faller detta steg ofta på IT- eller driftpersonal. Åtgärderna kan inte slutföras förrän den sista arbetsdagen, men du kan i förväg notera vilken företagsutrustning den avgående medarbetaren har. 

Detta är särskilt viktigt i den nuvarande situationen med hybridarbete, eftersom medarbetare löper större risk att ha företagets egendom, såsom:

• Bärbara datorer
• Bildskärmar
• Kontorsstolar
• Telefoner
• Passerkort och ID-brickor
• Parkeringskort
• Företagskreditkort

För stora företag med många medarbetare som börjar och slutar kan det vara bra att använda ett system för tillgångsspårning för att förenkla denna del av avslutsprocessen. 

8. Avaktivera åtkomsten till företagets teknik

Avaktivering av åtkomst till nätverk och annan teknik bör också utföras av IT- eller driftpersonalen. 

Se till att du tydligt har meddelat både IT-personalen och den avgående medarbetaren när åtkomsten kommer att stängas av. 

Se till att IT- eller driftpersonalen informeras om eventuella ändringar av medarbetarens sista arbetsdag.

För medarbetare som sägs upp på grund av arbetsbrist eller avslutas ofrivilligt bör du stänga av deras IT-åtkomst omedelbart för att förhindra säkerhetsincidenter orsakade av missnöjda medarbetare. 

9. Följ upp med kvarvarande medarbetare

Beroende på hur betydelsefull den nu avgående medarbetaren var kan dina övriga medarbetare behöva hantera nya arbetsbelastningsutmaningar. 

Chefer eller teamledare bör avsätta tid för att följa upp med varje teammedlem individuellt för att ta reda på hur de mår och om de behöver ytterligare stöd. 

De kvarvarande teammedlemmarna vill också veta den långsiktiga planen för den tidigare medarbetarens tjänst. Kommer någon att ersätta personen, eller förväntas det kvarvarande teamet ta över allt arbete som personen utförde? 

Det är bäst att vara ärlig i dessa samtal och inte bara anta att allt är bra.

10. Ta itu med återkopplingen från avgångsintervjun

Det finns ingen mening med att be om återkoppling i en avgångsintervju om du inte tänker göra något med den.

Leta efter åtgärder som kan vidtas direkt, samt teman som kan utforskas som långsiktiga mål. 

Om en medarbetare till exempel säger att hen upplevde att utbildningen var otillräcklig för en viss uppgift, bör du omedelbart undersöka möjligheten till ytterligare utbildning för de kvarvarande teammedlemmarna.

Om en medarbetare däremot säger att hen slutar på grund av ett större problem, såsom bristande möjligheter till personlig karriärutveckling, bör detta tas upp i diskussioner på högre nivå om hur ledningen ytterligare kan stärka teamets mål för karriärutveckling. 

Bästa praxis för avslutning av anställning

Här är några bästa praxis för att genomföra en effektiv avslutningsprocess.

1. Genomför grundliga avgångsintervjuer

Det är viktigt att närma sig dessa intervjuer på ett konstruktivt sätt och uppmuntra till ärlig och öppen kommunikation. Detta kan hjälpa till att identifiera möjliga förbättringsområden, uppmärksamma det som fungerar bra och upprätthålla en positiv relation med den avgående medarbetaren.

Viktig slutsats: Avgångsintervjuer är möjligheter att få ärlig återkoppling och förstå orsakerna bakom en medarbetares avgång, vilket kan vara avgörande för att förbättra organisationen.

2. Säkerställ en smidig övergång av ansvarsområden

Det är avgörande att påbörja denna process i god tid före medarbetarens sista dag för att undvika störningar i arbetsflödet. Tydlig kommunikation om övergångsplanen till resten av teamet är också viktig för att hantera förväntningar och upprätthålla produktiviteten.

Viktig slutsats: En välhanterad övergång av arbetsuppgifter bidrar till att upprätthålla kontinuiteten och minska den påverkan som en medarbetares avgång har på organisationens verksamhet.

Förberedelser för framtiden

Avslutningen av en medarbetares anställning är en viktig process som, när den hanteras med omsorg och noggrannhet, kan gynna både organisationen och den avgående medarbetaren.

Viktiga slutsatser

Avslutningen av en anställning är mer än bara en serie administrativa uppgifter. Det är en möjlighet att avsluta ett professionellt kapitel på ett positivt sätt, samla in värdefulla insikter och säkerställa företagets fortsatta framgång och säkerhet.

Även om avslutningen av en anställning kan verka som en enkel process är dess påverkan långtgående. En effektiv avslutningsprocess är avgörande för att lämna ett bestående, positivt intryck hos avgående medarbetare, vilket kan bana väg för framtida samarbeten eller till och med att de återvänder som återvändande medarbetare.

I grunden är en väl genomförd avslutningsprocess lika viktig som introduktionen när det gäller att forma medarbetarupplevelsen och stärka arbetsgivarvarumärket. Team kan göra båda övergångarna mer enhetliga med programvara för att hantera medarbetares övergångar som hjälper till att samordna arbetsflöden, uppgifter och överlämningar.

Om du vill veta mer om hur du skapar en förstklassig medarbetarupplevelse från anställning till avslutning av anställningen kan du anmäla dig till vårt nyhetsbrev!