doğru kişiyi bulduğunuzu düşünüyorsunuz. Özgeçmişi rüya gibi. Her soruyu başarıyla yanıtladı. Hatta operasyon müdürünüzü bile güldürdü; bu nadir görülen bir başarıdır. Teklif hazırlıklarına başlıyorsunuz, ancak bir geçmiş taramasıyla hazırlıksız yakalanıyorsunuz. Sabıka kaydı. Eyalet dışı. Oldukça ciddi.
Duraksıyorsunuz. İK duraksıyor. Bir anda herkes sorumluluğu üzerinden atıyor.
Adayı eliyorsunuz. Günler sonra bunun o kişi olmadığını öğreniyorsunuz. Yanlış kişi. Aynı isim, benzer doğum günü, bambaşka bir hayat.
Birinin kariyerine veya şirketinizin bir davaya mal olana kadar kimsenin konuşmadığı sessiz iş kayıpları olan geçmiş taraması hataları dünyasına hoş geldiniz.
Geçmiş taraması sistemleri işverenleri korumak için tasarlandı. Ancak arızalandıklarında, desteklemeleri gereken süreci sabote edebilirler.
Sorunun Boyutu
Lafı dolandırmayalım: Rakamlar iç açıcı değil. Ulusal Tüketici Hukuku Merkezi'ne göre, her 5 geçmiş taramasından 1'i, birinin iş bulma şansını sekteye uğratabilecek bir hata içeriyor.
Bu bir tesadüf değil. Bu, sistemik bir başarısızlık. Üstelik bunlar yazım hataları da değil; hiç görünmemesi gereken mühürlü kayıtlardan, güncelliğini yitirmiş suçlamalardan veya birinin işlemediği bir suç nedeniyle işaretlendiği, kimliklerin tamamen çakıştığı durumlardan söz ediyoruz.
Şimdi bunun üzerine şunu ekleyin: işverenlerin %94'ü, işe alım süreçlerinin bir parçası olarak geçmiş taraması yapıyor. Üstelik çoğu, verilerini ilk iPhone'unuzdan beri güncellenmemiş kamuya açık kaynaklardan toplayan üçüncü taraf hizmet sağlayıcılara güveniyor. İlçe kayıtları. Sosyal Güvenlik izleri. Yarı gerçeklerden oluşan bir Frankenstein canavarı gibi birleştirilmiş özel veritabanları.
Bu, kusursuz bir fırtına. Hızlı ve bilinçli kararlar almaya çalışıyorsunuz. Teknoloji size doğruluk değil, hız sunuyor. Peki ne oluyor? İyi bir aday eleniyor. Açıklama yok. İkinci bir değerlendirme yok. Telefonunun neden çalmayı bıraktığına dair hiçbir fikri yok.
İşverenler Üzerindeki Dalga Etkisi
Elbette bu aday için tam bir kabus. Ancak işverenlerin de bundan zarar görmeden kurtulduğunu düşünmeyelim.
Bunu yanlış yaptığınızda ciddi hukuki risklerle karşı karşıya kalırsınız. Adil Kredi Raporlama Yasası yalnızca adaya önceden bilgi vermenizi önermiyor; işe alım uyumluluğu yönergelerinde bunu zorunlu kılıyor.
Bir geçmiş taramasına dayanarak olumsuz bir işlem yapmadan önce adaya raporun bir kopyasını ve itiraz edebilmesi için bir süre tanımanız gerekir. Bu adımı atlar veya uygulamayı beceremezseniz, bir anda davanın yanlış tarafında bulursunuz kendinizi.
Bunun yalnızca hukuki bir teori olmadığını kanıtlayacak bir şey mi gerekiyor? Tüketici Mali Koruma Bürosu, 2022'de geçmiş taraması sorunlarıyla ilgili 500.000'den fazla şikâyet kaydetti.
Bir de itibarınız var. Bir adayın LinkedIn'de veya Glassdoor'da bozuk sürecinizi ifşa etmesi yeterli. Tek bir viral paylaşım. Ekibinizin bir yanlış işaretleme nedeniyle kendisini nasıl görmezden geldiğini anlatan tek bir hikâye, oluşturmak için uğraştığınız işveren markasının ciddi şekilde zarar görmesine yeter.
Bu hataların çoğuna işlemiş olan ırksal ve sosyoekonomik önyargıyı da eklediğinizde, uyumluluk kâbusunun üzerine bir Çeşitlilik, Eşitlik ve Kapsayıcılık krizi de eklenmiş oluyor.
Güveni kaybedersiniz. Yeteneği kaybedersiniz. Zamanı kaybedersiniz. Sonra yerine işe aldığınız adamın da o kadar mükemmel olmadığı ortaya çıkar.
Riski Nasıl En Aza İndirirsiniz?
İK'da hiç kimse amatör dedektif olmak için işe girmez. Ancak geçmiş taramalarına güveniyorsanız iki seçeneğiniz var:
- Sisteme güvenmek ve doğru sonuç vermesi için dua etmek
- Başkasının hatasının şirketinizin sorumluluğuna dönüşmemesi için süreçlerinize güvenlik önlemleri yerleştirmek.
İşte bunu doğru yapmanın yolu.
Have an account? Log In
1. Güvenilir bir geçmiş taraması hizmet sağlayıcısı seçin
Hizmet sağlayıcınızla başlayın. Tüm tarama şirketleri aynı şekilde çalışmaz; bazıları titizdir, bazıları ise doğruluğu yalnızca bir öneri olarak görür.
Geçmiş taraması hizmetleri veya hizmet sağlayıcıları tarafından akredite edilmiş olanları arayın: Profesyonel Geçmiş Taraması Derneği (PBSA). Veri kaynaklarını, kayıtları ne sıklıkta güncellediklerini ve yalnızca isimler ile doğum günlerine değil, tam kimlik bilgilerine göre eşleştirme yapıp yapmadıklarını sorgulayın. Yanıtları belirsizse başka bir hizmet sağlayıcı bulun.
2. Adaylardan açık ve yazılı onay alın
Herhangi bir işlem yapmadan önce adayın yazılı onayını alın. Sadece bir onay kutusu değil, gerçek ve imzalı bir onay. Neyi kontrol ettiğinizi, neden kontrol ettiğinizi ve nasıl kullanılacağını açıkça belirtin. Bu aşamadaki şeffaflık yalnızca etik açıdan doğru olmakla kalmaz, yasalarca da zorunlu tutulur.
3. Hangi verileri topladığınızı yeniden değerlendirin
Bazı iş başvuruları hâlâ adaylardan önceki işlerinin tam adreslerini ve işe giriş-çıkış tarihlerinin gününe kadar kesin tarihlerini listelemelerini istiyor. Bu gereksiz bir ayrıntı ve tutarsızlıklara alan yaratıyor.
Geçmiş araştırması amacıyla, çalışma süresinin ayı ve yılı genellikle yeterlidir. Verileriniz ne kadar spesifik olursa, karışma ihtimali de o kadar artar ve geçmiş araştırmaları yanlış kişiyi işaretlemeye işte o zaman başlar.
4. Bir şeyler ters gittiğinde iletişim kurun ve kontrolleri titizlikle yapın.
Bir şeyler ters görünüyorsa - örneğin adayın hiç yaşamadığı bir eyalette görünen bir suçlama gibi - sorular sorun. Raporun mutlak doğru olduğunu varsaymayın. Soyadları ve doğum yılları aynı olduğu için başka birinin sabıka kaydı yüzünden kaç sağlam adayın zor durumda kaldığına şaşırabilirsiniz.
Bir geçmiş araştırması raporunda beklenmedik bir şey ortaya çıkarsa adayı görmezden gelmeyin. Onlarla açıkça konuşun. Neyin işaretlendiğini ve yanıt verme hakları olduğunu bilmelerini sağlayın. Şaşırtıcı sayıda işveren bu kısmı atlıyor ve davalar da böyle ortaya çıkıyor.
5. FCRA'nın Olumsuz İşlem Öncesi ve Olumsuz İşlem Kurallarına Uyun
Adil Kredi Raporlama Yasası uyarınca, geçmiş araştırmasına dayanarak nihai bir karar vermeden önce yasal olarak olumsuz işlem öncesi bildirim göndermekle yükümlüsünüz. Bu, raporu paylaşmanız ve adaya itiraz etme fırsatı vermeniz anlamına gelir.
Ardından, reddetme işlemiyle yine de devam ederseniz olumsuz işlem bildirimi gerekir. Kestirme yok. İstisna yok.
6. Adaylara itiraz etmeleri için zaman tanıyın
Adayların geçmiş araştırmasındaki hatalara yanıt vermesi için makul bir süre - örneğin 7 iş günü - belirleyin. Bu beklentiyi erkenden oluşturun ve buna uyun. Birinin belge toplamak için daha fazla zamana ihtiyacı varsa esnek olun. Bu kısmı aceleye getirmek kötü kararlara ve kötü halkla ilişkilere yol açabilir.
7. Etkilenen adayları hukuki yardıma yönlendirin
Bir aday bir hatayı bildirir ve bunu belgelerle desteklerse omuz silkip yolunuza devam etmeyin. Bir planınız olsun.
Adayların hatalara itiraz etmesine ve haklarını korumasına yardımcı olabilecek bir hukuk savunucusuyla ortaklık kurmayı düşünün. Yalnızca doğru olanı yapmış olmazsınız; süreç içinde şirketinizin risk maruziyetini de azaltırsınız.
More Articles
Adayları Hatalar Karşısında Desteklemek
İyi şirketleri harika şirketlerden ayıran kısım işte burada.
Bir geçmiş araştırması sürece çomak soktuğunda çoğu işveren donup kalır. Dava edilmek istemedikleri için hiçbir şey söylemeyerek, hiçbir bağlam sunmayarak ve sistemin bir adayı sessizce dışarı atmasına izin vererek güvenli oynamayı tercih ederler.
Bu, uyum kisvesine bürünmüş korkaklıktır.
Adayların ihtiyacı olan şey - özellikle de mantıklı görünmeyen bir nedenle işaretleniyorlarsa - adlarını temize çıkarabilmeleri için adil bir fırsattır. Bu şeffaflık demektir. Raporu, usulüne uygun bir bildirimi ve fırsatları ortadan kalkmadan önce hatayı düzeltmeleri için yeterli zamanı vermek demektir. Yasal olarak bu gereklidir. Etik açıdan ise asgari gerekliliktir.
Daha ileri gitmek ister misiniz? Adil Kredi Raporlama Yasası'nı anlayan hukuk uzmanlarıyla ortaklık kurun. Kaynaklar veya yönlendirmeler sunun. İnsanların yanlış kayıtlara itiraz etmesine yardımcı olan hukuk firmalarıyla veya kâr amacı gütmeyen kuruluşlarla ilişkiler kurun.
Bu yalnızca itibarınızı kurtarmakla ilgili değil; özellikle geçmişte bozuk sistemler yüzünden zarar görmüş topluluklar arasında işe alım sürecinize güven inşa etmekle ilgilidir.
Çünkü gerçek şu ki, bazılarını rahatsız edebilecek bir durum olsa da işin aslı böyle: yalnızca çalışanları işe almıyorsunuz - kimin hikâyesinin ilerleme fırsatı bulacağına karar veriyorsunuz.
Bu kararları vermek için kusurlu verilere güveniyorsanız liderlik etmiyorsunuz. Muhakemenizi bir algoritmaya devrediyorsunuz.
Doğruluk insani bir meseledir
Geçmiş araştırmalarının temiz, nesnel ve tarafsız olduğunu düşünmeyi seviyoruz. Öyle değiller. Kusurlu insanlar tarafından oluşturulan, güncelliğini yitirmiş sistemlerden beslenen ve şirketinizi - ya da adayınızı - duvardaki bir delikten ayırt edemeyen yazılımlar tarafından yorumlanan veri tabanlarıdır.
Hatalar olur. Ancak bu hatalar olduğunda ne yaptığınız, bir işveren olarak dürüstlüğünüzü belirler.
İyi işe alım yapmak mı istiyorsunuz? Öyleyse buna uygun liderlik edin. Daha yakından bakın. Sorular sorun. Ve biri doğru gelmeyen bir şey nedeniyle işaretlendiğinde, tetiği çekmeden önce bir an durun. Çünkü her raporun arkasında gerçek bir insan vardır ve bazen sistem tamamen yanılır.
Sırada Ne Var?
Daha fazla uzman tavsiyesi ve içgörü mü istiyorsunuz? People Managing People bültenine kaydolun ve en güncel trendler ile teknolojilerin analizini doğrudan gelen kutunuza alın.