Performans İyileştirme Planı Şablonu & Rehberi

Performans iyileştirme planı (PIP), net hedefleri, zaman çizelgelerini ve çalışanların başarılı olmak için ihtiyaç duyduğu desteği ortaya koyarak iş yerindeki performans sorunlarını ele almanıza yardımcı olan yapılandırılmış bir araçtır. Bu rehberde, bir PIP'nin nasıl oluşturulacağını ve kullanılacağını tam olarak göstereceğim; böylece üretkenliği artırabilir, tutarlı standartlar belirleyebilir ve gerektiğinde İK ve hukuk birimlerinin katkısıyla zorlu durumları adil bir şekilde yönetebilirsiniz.

Performans İyileştirme Planı (PIP) Nedir?

Performans İyileştirme Planı, çalışanların performans sorunlarını açık ve destekleyici bir şekilde ele almalarına yardımcı olmak için işverenler tarafından kullanılan yapılandırılmış ve belgelenmiş bir süreçtir. Genellikle bir çalışan iş beklentilerini karşılamadığında başlatılan resmi bir belgedir ve iyileştirme gereken belirli alanları ortaya koyar.

Plan; net beklentileri, tanımlanmış hedefleri, bu hedeflere ulaşmak için gereken zaman çizelgelerini ve koçluk, eğitim veya düzenli geri bildirim oturumları gibi mevcut kaynakları ya da desteği içerir. Ayrıca performans sorunlarının belirlenen süre içinde çözülmemesi durumunda ortaya çıkabilecek sonuçları da bildirir.

Özünde PIP, hem resmi bir hesap verebilirlik aracı hem de iyileştirme yol haritasıdır. Çalışanlara beklentileri anlama, harekete geçme ve ilerleme gösterme konusunda adil bir fırsat sunarken işverenlerin performansla ilgili endişeleri ve beceri eksikliklerini şeffaf ve tutarlı bir şekilde yönetmesine yardımcı olur.

Performans İyileştirme Planının Faydaları

PIP'ler ekip üyelerinin mevcut performanslarının beklentileri karşılamadığını anlamalarına yardımcı olur ve bazen çalışanların işten çıkarılmadan önce doğru yola girmelerini sağlamak için son çare olarak kullanılır.

Bu, performans yönetimi sürecinin normal bir parçasıdır; ancak düzeltici eylem amacıyla kullanılıyorsa PIP hiçbir zaman sürpriz olmamalıdır.

Diğer durumlarda PIP'ler çok farklı bir şekilde kullanılabilir ve çalışanların şirket içinde yeni bir role hazırlanmaları için gelişimlerine odaklanabilir. 

Bu durumlarda PIP disiplin amaçlı kabul edilmez ve PIP'in başarılı olmaması halinde atılacak sonraki adımlara ilişkin bilgiler içermez. Bu durumlar, disiplin amaçlı ve eylem odaklı PIP'lere kıyasla çok daha az yaygındır.

PIP kullanmanın olası faydaları şunlardır:

Beklentileri netleştirir

PIP, performans standartlarını ve beklentilerini açıkça ortaya koyarak çalışanların performans açıklarını ve başarılı olmak için kendilerinden ne beklendiğini anlamalarına yardımcı olur.

Yapılandırılmış destek sağlar

Çalışanların performans sorunlarını ve beceri eksikliklerini ele almalarına yardımcı olmak için eğitim veya mentorluk gibi özel rehberlik ve kaynaklar sunar.

Performansı iyileştirir

PIP'ler ölçülebilir hedeflere odaklanarak ve iyileştirme için bir yol haritası sunarak bireysel ve ekip performansının artmasını sağlayabilir.

Çalışan gelişimini teşvik eder

Plan, çalışanların gelişim alanlarını belirlemelerine yardımcı olabilir; bu da becerilerin geliştirilmesini ve kariyer ilerlemesini sağlar.

Çalışan bağlılığını artırır

Olumlu bir yaklaşımla ele alındığında PIP, kuruluşun çalışanın başarısına yatırım yaptığını gösterebilir ve potansiyel olarak motivasyonu ve bağlılığı artırabilir.

Hukuki riskleri en aza indirir

Performans sorunlarının ve iyileştirmeyi destekleme çabalarının belgelenmesi, işten çıkarma gerekli hale gelirse kuruluşu koruyarak hukuki riskleri azaltabilir.

Çalışan devir maliyetlerinden tasarruf sağlar

Düşük performans gösteren bir çalışanı elde tutmak ve geliştirmek, çoğu zaman yeni bir çalışan işe alıp eğitmekten daha düşük maliyetlidir.

Bir PIP Neleri İçermelidir?

Bir Performans İyileştirme Planı (PIP) aşağıdaki temel bileşenleri içermelidir:

Performans eksikliklerini belirtin

Çalışanın performansının yetersiz kaldığı alanları açıkça belirleyin. Kaçırılan teslim tarihleri, düşük üretkenlik veya belirli davranışsal endişeler gibi somut örnekler verin.

İyileştirme hedefleri

Çalışanın performansını iyileştirmek için karşılaması gereken ölçülebilir ve ulaşılabilir hedefler belirleyin. 

Bu hedefler spesifik, zaman sınırlı olmalı ve belirlenen performans sorunlarıyla ilişkilendirilmelidir (örneğin, "60 gün içinde satışları %20 artırmak" veya "önümüzdeki üç ay boyunca tüm proje teslim tarihlerini karşılamak").

Eylem planı

Çalışanın gelişim sağlamak için atması gereken adımları ana hatlarıyla açıklayın. Bu adımlar; eğitim programlarını, mentorluk oturumlarını, iş süreçlerindeki değişiklikleri veya diğer ilgili faaliyetleri içerebilir. Plan ayrıca desteği ya da kaynakları kimin sağlayacağını da belirtmelidir.

Destek ve kaynaklar

Çalışanın başarılı olmasına yardımcı olabilecek koçluk, eğitim veya araçlara ve kaynaklara erişim gibi mevcut destek mekanizmalarını listeleyin.

Bu, işverenin çalışanın gelişmesine yardımcı olma konusundaki kararlılığını gösterir.

Zaman çizelgesi ve kilometre taşları

PIP için genellikle 30, 60 veya 90 gün olan ve ilerlemeyi haftalık ya da iki haftada bir yapılan kontroller gibi düzenli aralıklarla takip etmek üzere ara kilometre taşlarını içeren net bir zaman aralığı belirleyin.

Değerlendirme ölçütleri

Başarının nasıl ölçüleceğini tanımlayın. Bu ölçütler nesnel ve ölçülebilir olmalı ve PIP'te belirtilen hedeflerle bağlantılı olmalıdır. 

Örneğin ölçütler; satış hedeflerine ulaşmayı, hata oranlarını azaltmayı veya müşteri memnuniyeti puanlarını iyileştirmeyi içerebilir.

Hedeflere ulaşılmamasının sonuçları

Çalışanın PIP hedeflerine ulaşmaması durumunda ortaya çıkabilecek sonuçları açıklayın. Bu durum PIP'in uzatılmasını, farklı bir göreve yeniden atanmayı veya olası işten çıkarmayı içerebilir.

İmzalar ve onay

Hem yöneticinin hem de çalışanın belgeyi imzalaması ve PIP'i incelediklerini ve anladıklarını onaylamaları için alanlar ekleyin. Bu, hesap verebilirliğin ve karşılıklı anlayışın sağlanmasına yardımcı olur.

Performans Geliştirme Planlarında SMART Hedeflerini Kullanma

Etkili hedefler belirlemek, bir performans geliştirme planının en kritik bileşenlerinden biridir. Net beklentiler ve ölçülebilir sonuçlar olmadan çalışanın başarılı olması veya yöneticilerin ilerlemeyi adil bir şekilde değerlendirmesi zordur.

Bu nedenle SMART ölçütlerini PIP hedeflerine dâhil etmek en iyi uygulama olarak kabul edilir. SMART; Belirli, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zaman sınırlı anlamına gelir ve bu çerçeve, plandaki her hedefin net, uygulanabilir ve iş ihtiyaçlarıyla uyumlu olmasını sağlar.

PIP Bağlamında SMART Ne Anlama Gelir?

Belirli
Hedefler, çalışanın neyi geliştirmesi gerektiğini açıkça belirtmelidir. “Daha proaktif ol” gibi belirsiz ifadelerden kaçının ve bunun yerine somut davranışlara veya sonuçlara odaklanın.
Örnek: Tüm müşteri e-postalarını bir iş günü içinde yanıtlayın.

Ölçülebilir
Hedef izlenebilir olmalıdır. Hem yöneticinin hem de çalışanın başarıyı değerlendirmesine olanak tanıyan ölçütler veya kıstaslar ekleyin.
Örnek: Aylık müşteri memnuniyeti puanlarını 3,2'den en az 4,0'a yükseltin.

Ulaşılabilir
Hedefler, çalışanın rolü, kaynakları ve zaman aralığı göz önünde bulundurulduğunda gerçekçi olmalıdır. Aşırı iddialı hedefler hayal kırıklığına veya başarısızlığa yol açabilir.
Örnek: Bir kalite güvence kontrol listesinin desteğiyle, önümüzdeki 30 gün içinde sipariş girişi hatalarını %50 azaltın.

İlgili
Hedefler, çalışanın temel sorumluluklarıyla uyumlu olmalı ve daha geniş ekip veya şirket hedeflerini desteklemelidir.
Örnek: Daha az düzeltmeyle dönem sonu kapanışını desteklemek için finansal raporlamadaki doğruluğu artırın.

Zaman sınırlı
PIP'teki her hedef net bir son tarih veya inceleme dönemi içermelidir. Bu, hesap verebilirlik oluşturur ve her iki tarafa da gelişim için ortak bir zaman çizelgesi sunar.
Örnek: Atanan tüm eğitim modüllerini 45 günlük gelişim döneminin sonuna kadar tamamlayın.

SMART Hedefleri PIP Sonuçlarını Neden İyileştirir?

PIP'lerde SMART hedeflerinin kullanılması, karşılıklı netlik oluşturulmasına ve “başarı”nın nasıl göründüğüne ilişkin belirsizliğin azaltılmasına yardımcı olur. Ayrıca çalışana gelişmesi için yapılandırılmış ve adil bir fırsat verildiğini göstererek kuruluşu korur.

Hedefler belirsiz veya gerçekçi olmadığında performans görüşmeleri öznel hâle gelebilir ve uyumsuzluğa yol açabilir. SMART hedefleri; ilerleme sağlanmaması durumunda koçluk, geri bildirim ve istihdam durumuyla ilgili nihai kararlar için tarafsız ve nesnel bir temel sunar.

PIP'i Uygulamaktan Kim Sorumludur?

Bir Performans Geliştirme Planını (PIP) uygulama konusundaki birincil sorumluluk genellikle çalışanın doğrudan yöneticisine veya amirine aittir. 

Ancak doğrudan yönetici en önemli rolü üstlense de İK'yı ve çalışanı içeren iş birliğine dayalı bir çaba, PIP'in başarısı için kritik öneme sahiptir​.

Farklı rollerin katkıları şu şekildedir:

Yönetici veya amir

• PIP'yi başlatır: Yönetici, düşük performansı tespit eder ve belirli hedefleri, eylemleri, zaman çizelgelerini ve başarı kriterlerini ana hatlarıyla belirterek PIP'yi hazırlar.
• İlerlemeyi izler: Çalışanın gelişimini takip etmek, geri bildirim sağlamak ve planda gerekli ayarlamaları yapmak için düzenli kontroller gerçekleştirmek yöneticinin sorumluluğundadır.
• Destek sağlar: Yönetici, çalışanın PIP hedeflerine ulaşabilmesi için eğitim veya mentorluk gibi gerekli kaynaklara erişmesini sağlar.
• Sonuçları değerlendirir: PIP döneminin sonunda yönetici, çalışanın hedefleri karşılayıp karşılamadığını değerlendirir.

İnsan Kaynakları

• Rehberlik ve gözetim: İK, PIP'nin şirket politikalarıyla ve yasal gerekliliklerle uyumlu olmasını sağlamak amacıyla PIP'nin yapılandırılması konusunda tavsiyelerde bulunabilir.
• Belgelendirme: İK, daha ileri disiplin işlemlerine ihtiyaç duyulması hâlinde büyük önem taşıyan PIP sürecinin uygun şekilde belgelenmesini sağlar.
• Yöneticilere ve çalışanlara destek: İK, PIP sürecini kolaylaştırmak için hem yöneticiye hem de çalışana kaynak veya ek eğitim sağlayabilir.

Çalışan

• Aktif katılım: Çalışan, PIP sürecine katılmaktan, belirtilen hedeflere ulaşmak için gerekli adımları atmaktan ve karşılaştığı zorlukları iletmekten sorumludur.

Performans İyileştirme Planı Türleri

Bir çalışanın iş performansını iyileştirmeye yardımcı olmak için kullanılabilecek birkaç farklı performans iyileştirme planı türü vardır. Genel olarak bu planlar, düzeltici/disiplin amaçlı veya çalışan gelişimine odaklanan planlardır.

Plan türleri şunları içerir: 

1. Düzeltici Eylem Planı—bu plan türü; eğitim, koçluk ve/veya disiplin işlemleri yoluyla performans düzeylerinin belirlenmesini ve ele alınmasını kapsar.

2. Gelişim Planı—bu plan türü, çalışanlara mevcut rolleriyle ilgili veya onları kuruluş içindeki olası gelecekteki rollere hazırlayacak ulaşılabilir eğitim ve gelişim fırsatları sunmaya odaklanır.

3. Kariyer Gelişim Planı—bu plan türü, çalışanların seçtikleri kariyer yolunda ilerlemeleri için gereken becerileri geliştirmelerine yardımcı olmaya odaklanır. 

Yazarın İpucu

Gelişim ve kariyer odaklı performans iyileştirme planları genellikle disiplin işlemleriyle ilişkilendirilmez. Bu nedenle, bunlara PIP dememeye dikkat edin!

 

Çalışanların disiplin amaçlı PIP’ler ile disiplin amaçlı olmayan PIP’leri birbirinden ayırt etmesi sosyal açıdan zordur.

 

“Gelişim planı” veya “bir sonraki seviyeye yönelik performans eylem planı” gibi alternatif bir ad kullanmayı deneyin. Farklı bir ad kullanılması, çalışanın bunun disiplinle ilgili olmadığını savunmak zorunda kalmamasını ve bu konu hakkında daha özgüvenli konuşabilmesini sağlar.

Bu makaledeki aşağıdaki bilgiler, en yaygın olan ve doğru protokollere uygun şekilde uygulanması en kritik önem taşıyan disiplinle ilgili PIP'lere odaklanmaktadır.

Disiplin ve performansla ilgili PIP'ler hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız okumaya buradan devam edin.

Birine Neden PIP Uygulanır?

Performans iyileştirme planları genellikle bir kişi mevcut rolünün iş beklentilerini karşılamadığında uygulanır.

Kişisel deneyimime göre, birine PIP uygulamanızın birkaç nedeni vardır: 

Yetersiz performans

Çalışan rolünde yeterli performans göstermiyordur ve davranışı düzeltmeye yönelik önceki girişimleriniz başarısız olmuştur. 

Bu kişi, genellikle işten çıkarma veya rütbe düşürmeyi içeren, açıkça belgelenmiş ve bilinen sonuçları olan son bir uyarıya ihtiyaç duyar. 

Bu, PIP uygulanmasının daha kapsamlı nedenlerinden biridir; ancak bir çalışan PIP gerektirecek noktaya geldiğinde çoğu zaman planlandığı gibi gitmeyen tek bir şey yoktur. 

Profesyonellikten uzak veya uygunsuz davranış

Çalışan profesyonellikten uzak veya uygunsuz bir davranışta bulunduysa, çalışanın sorunu anlamasına ve ele almasına yardımcı olmak için PIP uygulanabilir. 

Elbette, bazı profesyonellikten uzak ve uygunsuz davranışlar derhâl işten çıkarma gerekçesidir. 

Standart prosedürleri takip edememe

Bir kişi kuruluş tarafından belirlenen standart prosedürleri takip edemediğini sürekli olarak gösteriyorsa, bir PIP bu süreçlerin nasıl doğru şekilde takip edilmesi gerektiği konusunda rehberlik sağlayabilir ve süreçlerin takip edilmemeye devam etmesi hâlinde ne olacağını açıklayabilir.

Yetersiz devamlılık/düşük üretkenlik

Bir kişi sürekli olarak işe düzensiz devam ettiğini gösteriyorsa ve/veya düşük üretkenlik nedeniyle işletme faaliyetlerini olumsuz etkiliyor ya da genel olarak kuruluşa değer katmaktan çok sorun yaratıyorsa.

Temel neden ne olursa olsun, bir kişiyi PIP'e alma kararı gelişigüzel verilmemelidir; çünkü PIP'in sonucundan bağımsız olarak çalışan/yönetici ilişkisini muhtemelen değiştirecektir. 

Bir kişi PIP'e alındığında genellikle alternatif bir iş aramaya başlar ve özellikle PIP'in makul olduğuna veya başarıya ulaşmasının kendisi için kolay ya da gerçekçi olduğuna inanmıyorsa, PIP tamamlanmadan önce kuruluştan ayrılabilir.

PIP'ler genellikle düşük performans gösteren bir çalışanın işten çıkarılmasından önce performans yönetimindeki son adımdır.

Bir istihdam hukuku firmasının ortağı olan Mark Carey'e göre, “PIP'lerin yalnızca yaklaşık %5-%10'u çalışanın şirkette kalmasıyla sonuçlanıyor”; bu nedenle bu aracı dikkatli kullanın!

Performans iyileştirme planı disiplin sürecinde bir adım mıdır?

PIP mutlaka disiplin sürecinde bir adım değildir, ancak çalışanlar tarafından böyle algılanabilir.

İyileşmeyi desteklemeyi amaçlasa da performansın iyileşmemesi durumunda işten çıkarma gibi başka disiplin işlemlerinin gerekli hâle gelmesi durumunda belge işlevi de görebilir.

Kuruluşlar bunu genellikle daha ciddi sonuçları değerlendirmeden önce çalışanların başarılı olmasına yardımcı olmak için gösterilen son çaba olarak görür. 

Ancak iyi iletişim kurulmadığında çalışanlar bunu disiplin işlemine giden bir ön adım olarak algılayabilir.

Performans İyileştirme Planı Nasıl Oluşturulur?

Söylediğim gibi, PIP'ler dikkatli kullanılmalıdır. Etkili olması için ulaşılabilir, kişinin/takımın rolü ve hedefleriyle uyumlu bir plan hazırlamanız ve ekip üyesinin süreç boyunca uygun desteği almasını sağlamanız gerekir.

Bu, birkaç basit ve kritik adımda gerçekleştirilebilir.

1. Adım: PIP'in uygun olup olmadığını değerlendirin

PIP oluşturmanın ilk adımı, bunun iş için doğru araç olduğunu doğrulamaktır. PIP asla sürpriz olmamalıdır.

Ekip üyesi, artık PIP kapsamında ele alınması gereken sorunlu konularla ilgili olarak yöneticisinden daha önce geri bildirim ve koçluk (çoğu zaman birçok kez) almış olmalıdır.

Bir ekip üyesini PIP'e almak isteyen ancak henüz bu kişiyle performans hakkında konuşmamış bir yöneticiyseniz, henüz PIP kullanma zamanı değildir.

PIP'e almayı düşündüğünüz ekip üyesi kuruluşta yeniyse, işe alıştırma deneyimini değerlendirin (etkili bir şekilde eğitildi mi? Ek eğitim sorunu çözer mi?). 

PIP uygulamanın ilk adımı, öncelikle ekip üyesiyle performans ve beklentileriniz hakkında konuşmak, ardından konuşmayı belgelemek ve beklentilerinizi doğrulamak için her zaman bir e-posta göndermektir (İK bunun için size minnettar olacaktır).

Görüşmeleriniz ve takip çalışmalarınız zaman içinde başarısız olduğunu gösterdiyse, PIP kullanmayı değerlendirmek için doğru zaman gelmiş demektir.

Bu kuralın bazı istisnaları vardır, ancak bunlar genellikle uygunsuz davranış kategorisindedir; bu anlar yaşandığında onları fark edersiniz, çünkü (kötü anlamda) apaçık olurlar. 

İnsan kaynakları temsilcinizi süreç boyunca bilgilendirin. Bir yönetici olarak bir çalışanı PIP'e alma talebiniz de İK için sürpriz olmamalıdır. 

2. Adım: Planı oluşturun

Bir kişiyi PIP'e almanın belgelenen ilk gerçek adımı, performansı, çalışana geri bildirim sağlamak ve koçluk yapmak için daha önce gerçekleştirdiğiniz girişimleri ve ekip üyesini neden şimdi PIP'e alma zamanının geldiğine inandığınızı İK temsilcinizle konuşmaktır.

Yapıcı geri bildirim sağlamak, çalışan gelişimi için kritik öneme sahiptir. Geri bildiriminizin hem etkili hem de motive edici olmasını sağlamak için performans değerlendirmelerinde kullanılabilecek örnek ifadelerden yararlanmak, mesajınızı olumlu sonuçlar elde edecek şekilde uyarlamanıza yardımcı olabilir

İK talebinizi kabul etmeli ve umarız kuruluşunuza özel, şirketin çalışan ilişkileri avukatları tarafından onaylanmış bir PIP şablonu sağlamalıdır. 

Şirketinizin İK temsilcisini sürece dâhil etmeden PIP yazmayın ve sunmayın. Yanlış uygulanır ve çalışan herhangi bir zarar görürse, şahsen sorumlu tutulabilirsiniz. Şirketinizin İK temsilcisine ve/veya şirket hukuk danışmanına başvurun.

İK temsilcinizden bir şablon alacak kadar şanslıysanız işe onunla başlayın ve alternatif şablonlar kullanmayın—her zaman kuruluşunuzla uyumlu olun. Kullanılabilir bir şablon yoksa makalenin sonunda şablonu indirebilirsiniz.

Şablonu İK temsilcinizle birlikte gözden geçirin ve şablonun her alanında nelerin belgelenmesinin beklendiğini anladığınızdan emin olun. Sonrasında, şablondaki belgelenmiş planı oluşturmak genellikle sizin, yani yöneticinin, sorumluluğunda olacaktır.

PIP şablonları genellikle aşağıdaki bölümleri içerir ve bunların tümü yönetici olarak sizin katkınızı gerektirir: 

• Endişe yaratan alanlar—ne işe yaramıyor? Ne oldu? Mümkünse ölçümleri ve verileri kullanın.
• Gözlemler, önceki görüşmeler ve danışmanlık—şimdiye kadar neleri gördüğünüz ve bu konuda neler yaptığınız.
• Beklentiler veya performans hedefleri—endişe yaratan alanlar ve iş rolüyle ilgili olarak nelerin beklendiği; örneğin ölçümler, davranışlar, sonuçlar, projenin teslimi ve daha fazlası (özellikle belirtin).
• Önerilen değişiklikler—çalışanın, planda ve iş rolünde belirtilen beklentileri karşılamak için neleri değiştirmesini beklediğiniz.
• Kaynaklar—çalışanın planın ve rolün beklentilerini karşılamak için yararlanabileceği kaynaklar.
• Yönetim desteği—yöneticinin, çalışanın iyileştirme planı kapsamında gelişimini desteklemek için yapacakları.
• İlerleme kontrol noktaları—yönetici ve çalışan gelecekte PIP hakkında ne zaman görüşecek? Çalışanın ilerlemesi nasıl izlenecek?
• Zaman çizelgesi ve kilometre taşları—PIP ne kadar sürecek ve ne zaman sona erecek? 30, 60 veya 90 gün normaldir. Değişikliği görmek için yeterli, ancak sonsuza kadar devam ediyormuş gibi hissettirmeyecek kadar kısa olduğu için ben 60 günü tercih ederim. 
• PIP dönemi beklentileri ve sonuçları—PIP süresi boyunca davranışla ilgili beklentiler ve sonuçlar nelerdir? Bunlar değişiyor mu? Sonuçları listeleyin (çoğu zaman işten çıkarma da dahil).
• Onay—belge çalışana teslim edildikten sonra her zaman çalışanın, yöneticinin ve İK temsilcisinin belgeyi imzalamasını sağlayın. İmzalar alınana kadar belge tamamlanmış ve teslim edilmiş sayılmaz. 

Bir PIP oluştururken, performansı yetersiz olan çalışanın iş tanımını gözden geçirin ve ondan yapmasını istediğiniz şeylerin açıkça tanımlandığından ve başarılı olmayı öğrenmesi için bu rolde yeterince zaman geçirdiğinden emin olun. 

İş tanımını PIP'in kendisinde kullanacağınız için onu elinizin altında bulundurun!

Çalışanın performans beklentilerini hangi yönleriyle karşılayıp hangi yönleriyle karşılamadığını değerlendirin ve sorunun temel nedenlerini belirleyip belirleyemeyeceğinizi düşünün. 

Etkili performansa olumlu katkıda bulunan ve bulunmayan çaba ve davranışlarının belirli alanlarını açıklamaya hazır olun. 

Çalışanın en son performans değerlendirmesini gözden geçirin ve sizi PIP yazmaya yönelten sorunlarla ilgili olarak daha önce geri bildirim, koçluk veya danışmanlık sağladığınız belirli durumları arayın. Çalışanın iş performansı eksikliğinin ölçülebilir olup olmadığını değerlendirin ve ölçülebiliyorsa performans ölçümü hakkında bilgi sahibi olduğundan emin olun.

Zorlanan çalışanlar, özellikle yöneticileri süreç boyunca geri bildirim veriyorsa, genellikle düşük performanslarının farkındadır. 

Beklentiler konusunda açık iletişim kurmak, PIP'in sürpriz olmamasını ve çalışanların etkili bir performans iyileştirme planını kolaylaştırmak için yöneticilerle birlikte çalışabilmesini sağlamak açısından çok önemlidir. 

Bir çalışan PIP karşısında şaşırır veya hazırlıksız yakalandığını söylerse bunu bir uyarı işareti olarak kabul edin ve derhal İK temsilcinizle görüşün. 

Tüm bu maddeleri kapsamlı biçimde gözden geçirdikten sonra PIP'i yazılı olarak belgeleyin. Başlangıç noktası olarak PIP şablonumuzu deneyebilirsiniz; ancak elbette her zaman İK temsilcinizle ve/veya kurum hukuk danışmanınızla gözden geçirin. 

3. Adım: Planı çalışana açıklayın

PIP'i hazırladıktan sonra İK temsilcinizle birlikte gözden geçirin, gerekli değişiklikleri veya açıklamaları yapın ve PIP'i çalışana yüz yüze ya da görüntülü görüşme aracılığıyla canlı olarak sunmak için sizin ve İK temsilcisinin nasıl birlikte çalışacağınızı görüşün.

Kişisel görüşüme göre, yöneticinin ve PIP'i hazırlayan kişinin, görüşme boyunca İK'nın desteği ve katılımıyla planı çalışana sunması en iyisidir.

Bu görüşme sırasında İK'nın tanık olarak bulunması ve çalışana bunun gerçek sonuçları olan ciddi bir konu olduğunu göstermesi önemlidir.

Çoğu zaman, performansla ilgili bir görüşmede İK'nın bulunması, çalışanın kendine gelmesine, yaptıklarının işe yaramadığını ve değişmesi gerektiğini görmesine yardımcı olur. 

Bir çalışan, odada İK'yı görür görmez “İşten mi çıkarılıyorum?” diye sorabilir.

Bu olursa sakince “Hayır, performansınızı görüşmek ve bir performans iyileştirme planı uygulamak için buradayız.” şeklinde yanıt verin. Görüşme ilerledikçe açık, basit ve gerçeğe dayalı yanıtlar en büyük yardımcınız olacaktır.

Konuşmaya başlarken görüşmeyi çerçevelendirin ve önceden hazırladığınız belgenin her bir unsurunu birlikte gözden geçirin (yüz yüze katılan herkese basılı bir kopya sunun ve/veya video görüşmesindeyseniz ekranınızı paylaşın). Elinizden geldiğince belgeye bağlı kalın. İyi hazırlanmışsanız belgeyi neredeyse satır satır okuyabilirsiniz. 

Belgeye bağlı kalarak, hakkında konuştuğunuz her şeyin belgelenmesini ve çalışanın konuşmayı hatırlayıp olanları anlamlandırmaya çalışırken belgeye daha sonra başvurabilmesini sağlarsınız (vücudun doğal tehdit veya şok tepkisi nedeniyle bu süreç çoğu zaman bulanıklaşır ya da zaman algısı belirsizleşir; bu nedenle metne bağlı kalın!).

PIP'i sunma konuşmasını sonlandırırken çalışanın, sunulan belgenin bir kopyasını alacağını ve aşağıdakileri kabul ettiğini belirtmek üzere belgeyi imzalaması gerektiğini anladığından emin olun:

1. Belgeyi teslim aldığı
2. Belgenin kendisiyle görüşüldüğü
3. İçeriği ve gereken düzeltici eylemi, ayrıca gerekliliklere uyulmamasının olası sonuçlarını kabul ettiğini anladığı.

İmza için, genellikle 3 günden kısa bir süre içinde olacak şekilde bir son tarih belirleyin. 

PIP'i sunduktan sonra, süreç oldukça duygusal olabileceğinden çalışandan günün geri kalanında eve gitmesini veya çevrimdışı kalmasını istemeyi de düşünebilirsiniz. 

4. Adım: İlerlemeyi izleyin

PIP'i sunduktan sonra ortamın biraz tuhaf, hatta gergin, hissedilmesi kaçınılmazdır.

Çalışanın yöneticisi olarak onun performansına ve gelişimine önem veriyorsunuz. Bunu çalışana hissettirin ve olumlu, gelişim odaklı bir zihniyete geri dönmeye çalışın.

Deneyimlediğim en başarılı planlar, çalışanın PIP hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmaları için yakın çalışma arkadaşlarına veya mentorlarına ulaştığı planlardı.

PIP süresi boyunca yönetici ile çalışan ve yönetici ile İK temsilcisi arasındaki düzenli kontroller, etkili bir performans yönetimi sürecini kolaylaştırmanın temel unsurlarıdır. 

İlerlemeyi ölçme ve izleme konusunda aktif olun. Yönetici olarak bu dönem, arkanıza yaslanıp çalışanın değişip değişemeyeceğini görme zamanı değildir; çalışanın gelişimine katılmanız gerekir.

Planda belirtilen kaynakları ve yönetici desteğini hatırlayın; anlaşmanın size düşen kısmını yerine getirmenizi sağlamak sizin görevinizdir (ve evet, bunu yapmamanın hukuki sonuçları olabilir). 

Halihazırda gerçekleştirdiğiniz (umarım) haftalık bire bir görüşmelere ek olarak, PIP belgelerini her 2 haftada bir doğrudan çalışanla birlikte gözden geçirmeyi taahhüt etmenizi öneririm.

Bu, bazı görüşmelerin doğrudan PIP'i içermesine, bazılarının ise içermemesine olanak tanır. 

PIP süresi boyunca her etkileşimde PIP belgesini çalışanın başının üzerinde tutmadan, çalışanı sürece dahil eden ve gelişimini düşünmesini sağlayan bir düzen oluşturun. Belgenizde takip görüşmeleri için belirli onaylar yer alıyorsa bunların doğru şekilde belgelendiğinden emin olun.

İlerlemeyi izlerken hiçbir şeyin değişmediğini veya çalışanda olumsuz bir değişim gördüğünüzü fark ederseniz bunu dile getirin. Çalışana, PIP hedeflerine doğru nasıl ilerlediğini düşündüğünü sorun.

Sürecin nasıl gittiği hakkında dürüst görüşmeler yapın; özellikle sonuçların uygulanması gerekiyorsa, bu durum sona yaklaşırken size yardımcı olacaktır.

Bazı durumlarda, çalışanın PIP'i uygulamak veya görevine devam etmek istemediğini söylemesi gibi beklenmedik bir durumla karşılaşabilirsiniz.

Bu gerçekleşirse, çalışanın bir bitiş tarihi olan bir PIP kapsamında olduğunu kabul ederek konuşmanın tonunu biraz daha danışmanlık odaklı olacak şekilde değiştirin.

Performans hedeflerine bitiş tarihine kadar ulaşılmazsa çalışan, iş akdinin feshi de dahil olmak üzere çeşitli sonuçlarla karşılaşacaktır.

Ardından, olayların seyrindeki bu küçük değişiklik hakkında İK temsilcinizi bilgilendirin ve bundan sonra ne yapılmasının en uygun olacağı konusunda onunla görüşün.

Bu yaklaşımı benimseyerek performansı yönetmeye devam eder ve PIP'in sonunda çalışanı işten çıkarmak için gerekçe oluşturursunuz; ancak kuruluş içinde veya dışında daha iyi bir yol olabilir. İK ile iş birliği yapın, size yardımcı olabilirler.

5. Adım: Seçenekleri değerlendirin

PIP döneminin sonuna yaklaşırken, siz ve çalışan PIP beklentilerinin ve hedeflerinin karşılanıp karşılanmayacağı konusunda net bir anlayışa sahip olmalısınız. 

Çalışan hedeflere ulaştıysa:
Başarıyı kutlayın. Gelişmek için gösterdiği çabayı takdir edin ve çalışanı normal performans yönetimi sürecinize geri döndürün. İster bire bir görüşme, ister yazılı takdir, ister sonraki adımların planlanması yoluyla olsun, takdir olumlu ilerlemeyi pekiştirmeye ve morali yükseltmeye yardımcı olur.

İlerleme kaydedilmiş ancak hedeflere tam olarak ulaşılamamışsa:
İleriye dönük net bir yol varsa PIP'i uzatmayı düşünebilirsiniz. Zaman çizelgelerini veya beklentileri buna göre ayarlayın ve kararı İK'nın katkısıyla belgeleyin.

Hedeflere ulaşılamadıysa:
Tüm süreci, verilen geri bildirimler ve sağlanan koçluk da dahil olmak üzere gözden geçirmek için İK ile görüşün. Karar iş akdini sonlandırmak yönündeyse kuruluşunuzun işten ayrılma ve işten ayrılma süreci prosedürlerini izleyin. Bu süreç, İK, yönetici ve çalışanla yapılacak nihai bir görüşmeyi içermeli ve özenli bir şekilde, hukuki gözetim altında yürütülmelidir.

Sonuç ne olursa olsun, PIP'in sonucunu her zaman belgeleyin ve süreç boyunca açık, saygılı iletişimi sürdürün. Amaç yalnızca performansı yönetmek değil, aynı zamanda şirketinizin değerleriyle uyumlu, adil ve şeffaf bir süreci desteklemektir.

Başarılı Bir PIP İçin İpuçları

Yukarıda çok fazla bilgi verdiğimin farkındayım; bu nedenle başarılı bir PIP için ipuçlarını aşağıda özetledim:

1. Net hedefler belirleyin

• Net performans ölçütleriyle birlikte belirli ve ulaşılabilir hedefler tanımlayın. İlerlemeyi doğru bir şekilde değerlendirmek için hedeflerin ölçülebilir ve süreyle sınırlı olduğundan emin olun.

2. Çalışanla iş birliği yapın

• Beklentileri anlamasını ve sürece bağlı hissetmesini sağlamak için çalışanı PIP'in hazırlanmasına dahil edin. Başarılı olabilmesi için hangi desteğe ihtiyaç duyabileceği konusunda görüşlerini alın.

3. Düzenli geri bildirim sağlayın

• İlerlemeyi, zorlukları ve yapılması gereken değişiklikleri görüşmek için sık sık değerlendirme toplantıları planlayın. Sürekli geri bildirim, çalışanın doğru yolda ilerlemesine yardımcı olur ve sorunlar ortaya çıktıkça ele alınması için fırsat sunar.

4. Kaynak ve destek sunun

• Çalışanın gelişmesine yardımcı olmak için gereken eğitim, mentorluk veya diğer kaynakları belirleyin. Gelişimini desteklemek için gerekli araçları ve rehberliği sağlayın.

5. Her şeyi belgeleyin

• Toplantılar, geri bildirimler ve ilerleme güncellemeleri de dahil olmak üzere PIP sürecinin ayrıntılı bir kaydını tutun. Bu, şeffaflığı sağlayarak kuruluşun ve çalışanın korunmasına yardımcı olmak açısından önemlidir.

6. Olumlu pekiştirmeye odaklanın

• Gelişmeleri takdir edin ve süreç boyunca elde edilen küçük başarıları kutlayın. Olumlu pekiştirme motivasyonu artırabilir ve ilerlemenin sürdürülmesini teşvik edebilir.

7. Gerçekçi zaman çizelgeleri belirleyin

• Çalışana gelişimini gösterebilmesi için yeterli zaman tanıyan bir süre belirleyin. Gerekirse esnek olun; ancak başarının değerlendirileceği net bir bitiş tarihi olduğundan emin olun.

8. Tarafsız ve destekleyici olun

• PIP'e cezalandırma yerine gelişime odaklanan yapıcı bir zihniyetle yaklaşın. Empati kurun ve çalışanın özellikle hedef alındığını hissetmesine neden olmaktan kaçının.

9. Farklı sonuçlara hazırlıklı olun

• Amaç gelişim olsa da çalışan PIP hedeflerini karşılayamazsa PIP'i uzatma, yeniden görevlendirme veya iş akdini sonlandırma gibi uygun adımları atmaya hazırlıklı olun.

Performans Geliştirme Planı Örnekleri

Örnek 1: Satış performansı

Sorun: Çalışan son üç aydır satış hedeflerine ulaşamamıştır.

Hedefler:

• Üç ay içinde aylık satışları %20 artırmak.
• Ayda en az 10 yeni müşteri kazanmak.

Eylemler:

• İlk ay içinde müzakere becerilerine odaklanan bir satış eğitimi kursuna katılmak.
• Stratejileri ve ilerlemeyi görüşmek üzere satış yöneticisiyle haftalık bire bir toplantılar planlamak.
• Potansiyel müşterileri aramak için günde en az 30 dış arama yapmak.

Zaman çizelgesi: Üç ay

Başarı ölçütleri:

• Satış hedeflerine arka arkaya iki ay boyunca ulaşılması veya hedeflerin aşılması.
• Yeni müşteri kazanımlarının ayda 10 hedefini karşılaması.

Örnek 2: Müşteri hizmetleri kalitesi

Sorun: Çalışan, yetersiz müşteri hizmetleriyle ilgili birden fazla şikâyet almıştır.

Hedefler:

• Önümüzdeki 60 gün içinde müşteri şikâyetlerini sıfıra indirmek.
• Müşteri memnuniyeti puanının 4,5/5 veya daha yüksek olmasını sağlamak.

Eylemler:

• Önümüzdeki 30 gün içinde bir müşteri hizmetleri eğitim kursunu tamamlamak.
• Üç gün boyunca yüksek performans gösteren bir müşteri hizmetleri temsilcisini gözlemlemek.
• Haftalık kalite güvence incelemelerinden alınan geri bildirimleri uygulamak.

Zaman çizelgesi: 60 gün

Başarı Kriterleri:

• 60 günlük dönem boyunca hiçbir müşteri şikâyeti alınmaması.
• Çağrı sonrası anketlerde müşteri memnuniyeti puanının 4,5 veya daha yüksek olması.

Örnek 3: Proje yönetimi performansı

Sorun: Çalışan, proje teslim tarihlerini sürekli olarak kaçırmaktadır.

Hedefler:

• Sonraki üç projenin teslim tarihlerinin %100'üne uymak.
• Riskleri belirlemek ve gecikmeleri azaltmak için proje planlama becerilerini geliştirmek.

Eylemler:

• Zaman yönetimi ve proje planlama atölyesine katılmak.
• Görevleri ve teslim tarihlerini takip etmek için bir proje yönetimi aracı kullanmak ve amire haftalık güncellemeler sunmak.
• Yaklaşan projeler için bir risk değerlendirme planı geliştirmek.

Zaman çizelgesi: Üç ay

Başarı Kriterleri:

• Belirtilen projelerin tüm teslim tarihlerine uyulması.
• Olası proje risklerini öngörme ve ele alma becerisinin gösterilmesi.

Örnek 4: Devam ve dakiklik

Sorun: Çalışanın işe geç gelme veya gelmeme eğilimi vardır.

Hedefler:

• Önümüzdeki 90 gün boyunca planlanan her vardiyaya zamanında gelmek.
• Planlanan devamsızlıklar için önceden bildirimde bulunmak.

Eylemler:

• İş gününe hazırlanmak için günlük hatırlatıcılar ayarlamak.
• İşe varış saatlerini takip eden haftalık bir rapor sunmak.
• Zaman yönetimi atölyesine katılmak.

Zaman çizelgesi: 90 gün

Başarı Kriterleri:

• 90 günlük dönem boyunca %100 dakik devamlılık.
• Önceden onay alınmadan planlanmamış hiçbir devamsızlığın olmaması.

Performans İyileştirme Planı Geliştirirken Yasal & Etik Hususlar

Çalışan performansını iyileştirme planlarını yürütmek, hem yöneticiler hem de çalışanlar için karmaşık ve göz korkutucu bir görev olabilir.

Başarılı bir uygulama ve tamamlanma sağlamak için sürece dâhil olan tüm tarafların PIP sürecinin beklentileri, hedefleri ve hakları hakkında yeterince bilgilendirilmesi önemlidir.

Bir performans iyileştirme planı geliştirirken aşağıdakiler gibi bazı önemli ayrıntıları akılda tutmak önemlidir:

1. Korunan sınıflar—ırk, cinsiyet, etnik köken veya diğer korunan sınıflar fark etmeksizin tüm ekip üyelerine adil ve saygılı davranılmasını sağlayın.
2. Ülke yasaları—PIP'leri oluştururken ve uygularken ülkenizde geçerli iş yasalarına uyun. İnsan kaynakları temsilcinize ve/veya şirket hukuk danışmanınıza başvurun. 
3. Ayrımcılık ve taciz—PIP'lerin, korunan sınıfları temelinde herhangi bir çalışana yönelik ayrımcılığa veya tacize yol açmamasını sağlayın.
4. Usule uygun işlem—bir PIP'nin hedeflerini belirlerken ve bu hedeflere yönelik ilerlemeyi değerlendirirken ekip üyelerine uygun usule uygun işlem olanağı sağlayın.
5. Yazılı belgelendirme—bir PIP'nin uygulanmasına dahil olan taraflar arasında yanlış anlaşılma olmamasını sağlamak için sürecin her aşamasını yazılı olarak belgeleyin.
6. Özgüllük—belirsizlikten kaçınarak her beklentiyi, hedefi ve eylem adımını ayrıntılı şekilde açıklayın.
7. Adalet ve tutarlılık—beklentilerin ve hedeflerin tüm ekip üyelerine adil biçimde uygulanmasını ve her departman veya ekip içinde tutarlı şekilde izlenmesini sağlayın.
8. İtiraz hakkı—çalışanlara, PIP'leriyle ilgili alınan herhangi bir karara katılmamaları durumunda itiraz etme hakkı tanıyın.
9. Uyarlanabilirlik—çalışanın performans iyileştirme planı sırasında ortaya çıkabilecek program değişikliklerine veya öngörülemeyen koşullara uyum sağlamak için PIP'lerde esnekliğe izin verin.
10. Çalışan katkısı ve geri bildirimi—PIP'lerinin uygulanması sürecinde ve etkili olduğundan ve istenen sonuçlara ulaştığından emin olmak için tamamlanmasının ardından çalışanlardan geri bildirim isteyin.

Bir performans iyileştirme planı hazırlarken veri toplamanızı geliştirecek araçları kullanmak da önemlidir. performans yönetimi yazılımı ve çalışma süresi ve devamlılık yazılımı gibi araçlar, çalışanlarınızın devamlılığını ve genel iş performansını yönetmenize, analiz etmenize ve geliştirmenize yardımcı olabilir.

Ücretsiz Performans İyileştirme Planı Şablonumuzu İndirin

Bir PIP hakkında düşünmeye başlarken performans iyileştirme planı şablonumuzu kullanın. Unutmayın, bu şablonu insan kaynakları temsilcinize veya şirket hukuk danışmanınıza danışmadan kullanmayın. 

Performans İyileştirme Planı Şablonumuzu Alın!

People Managing People Bültenine Abone Olun

Performans yönetimiyle ilgili daha fazla rehberlik için İK ve iş liderlerine yönelik haftalık bültenimize abone olun. Kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak en güncel içeriklerimizin tümünü alacaksınız.