Geri Bildirim Nasıl Verilir: Zorlu Konuşmalarda Yapıcı Kalmanın 5 Yolu

Sonuç ortada. Çoğu yönetici etkili bir şekilde nasıl geri bildirim vereceğini bilmiyor.

Interact tarafından gerçekleştirilen bir ankete göre yöneticilerin %69'u çalışanlarla iletişim kurmaktan rahatsız olurken, %37'si çalışan performansı hakkında doğrudan geri bildirim vermekten rahatsız olduğunu belirtti.

İster yüz yüze bir toplantıda canlı geri bildirim veriyor olun ister ekiplerinizi bir çalışan anketi aracı aracılığıyla eşzamansız geri bildirim vermeye hazırlıyor olun, performansla ilgili iletişim, liderlerin kurumsal başarıyı nasıl sağladığının hayati bir bileşenidir.

Geri Bildirim Vermenin 5 Yolu

Etkili geri bildirim, kişisel ve profesyonel gelişimin temel taşlarından biridir. Gelişimi destekler, iletişimi teşvik eder ve güven oluşturur. Ancak geri bildirimin nasıl iletildiği, geri bildirimin kendisi kadar önemlidir.

Sorunlu çalışanlarla ilgilenmenin etkili yolları çoğu zaman doğrudan, yapıcı ve çözüm odaklı geri bildirim vermekle başlar.

Geri bildiriminizin etkisini artıran 5 tekniğe göz atacağız. İster yönetici, ister iş arkadaşı, ister mentor olun, bu stratejiler geri bildiriminizin yapıcı, empatik ve güçlendirici olmasını sağlamak üzere tasarlanmıştır.

1. Zor Konuşmaları En Kısa Sürede Yapın
2. Hedefleri, Beklentileri ve Geri Bildirimleri Yazılı Olarak Kaydedin
3. Belirsizliği Ortadan Kaldırın
4. Beyin Biliminden Yararlanın
5. Sürekli Geri Bildirimi Teşvik Edin

1. Zor Konuşmaları En Kısa Sürede Yapın

Beyinlerimiz çatışmadan kaçınacak şekilde programlanmış olsa da çalışanlarla etkili iletişim kurmanın tek yolu dürüstlük ve hesap verebilirliktir. 

Herkes olumlu geri bildirim duymayı sever, ancak bir ekip üyesiyle oturup yetersiz kaldığı noktaları söylemek duygusal açıdan zorlayıcı olabilir. Aynı şekilde, hiç kimse olumsuz geri bildirim almak istemez.

Yapıcı eleştiri sanatı

Yöneticilere ve liderlere koçluk yapma deneyimimde, çoğu yöneticinin zor konuşmalar yapmaya direnç gösterdiğini fark ettim; çünkü insanların “kötü hissetmesini” istemiyor ve eleştirel geri bildirime olumsuz tepki vereceklerinden endişe ediyorlar.

Sonuç olarak yöneticiler endişelerini bir ekip üyesiyle doğrudan ele almıyor. Yardım almak için bana geldiklerinde, bir çalışanın düşük performansı o kadar ciddi bir duruma ulaşmış oluyor ki yeniden doğru yola dönmenin mümkün olmadığını düşünüyorlar.

Uygulanabilir öneriler

Eleştirinizin iyi karşılanmasını ve etkili olmasını sağlamak için bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

• Geri bildirimi zamanında verin - Başka bir işe geçmelerini veya kötü alışkanlıklar edinmelerini beklemeyin.
• Konuşmayı onların başarısı etrafında şekillendirin - Çalışanın ve yaptığı işin potansiyelini ortaya çıkarmak, hatalarının üzerinde durup kendilerini güvensiz hissetmelerine neden olmaktan daha etkilidir.
• Doğrudan ve açık olun - Dolambaçlı bir yaklaşım çalışanların kafasını daha da karıştırabilir ve mesajınızın kaybolmasına neden olabilir. Açıklığa odaklanan doğrudan bir yaklaşım her zaman daha iyidir.
• Çalışana empatiyle yaklaşın - Birinin iş dışında neler yaşadığını asla tam olarak bilemezsiniz. Bunun ilişkiler veya zihinsel ya da fiziksel sağlık sorunlarıyla mücadele ediyor olabilecek bir insan olduğunu unutmayın.

Gallup'a göre yöneticileri kendilerine çok az geri bildirim veren veya hiç geri bildirim vermeyen çalışanların %98'i bağlılık göstermeyecektir. Bu nedenle etkili geri bildirim, yüksek performansı ve çalışan bağlılığını artırmak açısından kritik öneme sahiptir.

2. Tüm Hedefleri, Beklentileri ve Geri Bildirimleri Yazılı Olarak Kaydedin

Beklentilerdeki belirsizliği ortadan kaldırmanın bir numaralı yolu, bunları tüm tarafların kolayca erişebileceği bir yere yazmaktır. Bu yalnızca geri bildirimler için değil, ekip üyelerinin genel hedefleri ve beklentileri için de geçerlidir. 

Yöneticilerin doğrudan kendilerine bağlı çalışanların her biriyle, ideal olarak haftalık olarak, düzenli şekilde planlanmış 1:1 toplantılar yapması en iyi uygulamadır. Benim önerim, tüm tarafların aynı doğrultuda kalmasını ve yolunda ilerlemesini sağlamak için yinelenen toplantıdan önce güncellenen bir 1:1 şablonu kullanmanızdır. 

Beklentileri ve geri bildirimleri toplarken çalışan değerlendirme araçlarından yararlanmak, geri bildiriminizin ölçülebilir performans göstergeleriyle desteklenmesini sağlar.

Şablonun faydaları

1:1 toplantı şablonunu kullanmak, konuşmayı düzenlemeye, öncelikleri netleştirmeye ve zaman içinde hedeflere yönelik ilerlemeyi takip etmeye yardımcı olur. Ayrıca doğrudan bağlı çalışanı yaklaşan bir geri bildirim görüşmesine hazırlamanın da mükemmel bir yoludur.

Yöneticilerin bir ekip üyesiyle bir olayı değerlendirmek veya resmi bir performans görüşmesi yapmak için ayrı bir toplantı düzenlemesi gereken zamanlar olabilir. 

Bu tür bir konuşmaya şu şekilde yaklaşabilirsiniz:

• Geri bildirimi düzenleyin; düşük performans gösterilen veya ele alınması gereken davranış alanlarının her biri için destekleyici örneklerle birlikte en az 3, ancak 5'ten fazla olmayacak şekilde tema belirleyin. 
• Etkisini ifade edin; bu düşük performansın veya belirli davranışın müşteriler, paydaşlar ve çalışma arkadaşları üzerindeki etkisini açıklayın.
• Mümkün olduğunca spesifik olun; gözlemlediğiniz durumlara ve bunun yerine ne görmek istediğinize dair belirli örnekler verin.
• Çalışanın görüşlerini alın; işlerin nasıl iyileştirilebileceğine dair önerilerini ve bundan sonra hangi taahhütlerde bulunabileceğini sorun.
• Çalışana desteğinizi teyit edin; amacınızın başarılı olmasını sağlamak olduğunu ve bu süreçte kaynak ve rehberlik sunmak için yanında olduğunuzu belirtin.
• Sonraki adımları belirleyin; her iki taraf için de açık olan çıkarımları ve eylem maddelerini ortaya koyun.

Uygulanabilir Öneriler

Daha resmi bir görüşme yaparken, e-posta yoluyla yazılı bir özet göndermeyi unutmayın. 

Şu ifadeyle başlayan bir metin kullanmayı seviyorum: “Bugünkü konuşmamızı, ele aldığımız konuları ve bundan sonra atacağımız adımları özetleyerek değerlendirmek istiyorum.” 

Bu, yönetici ile ekip üyesi arasındaki ortak anlayışı teyit eder ve daha sonra başvurulabilecek bir kaynak sağlar.

3. Belirsizliği Ortadan Kaldırın: Aradaki Farkı Belirleyerek Düşük Performansı Ele Alın

Bazı rollerde düşük performans alanlarını belirlemek kolaydır. Örneğin bir satış temsilcisi kotasını karşılıyor ya da karşılamıyordur. Peki sonuçlar ve genel performans, finans veya İK gibi bir rolde olduğu üzere daha elle tutulamaz nitelikteyse ne olacak?

Özellikle konu sosyal becerileri içerdiğinde, yöneticilerin doğrudan bağlı çalışanlarından biri için bu alanlarda tam olarak neyin yolunda gitmediğini açıklaması zor olabilir. Ancak herhangi bir performans iyileştirme stratejisi için özgüllük ve netlik çok önemlidir.

Uygulanabilir Öneriler

Kritik Hesap Verebilirlik Modeli bu zorluğun üstesinden gelmek için anlaşılır bir yaklaşım sunar: 

• Beklentiyi açıklayın
• Gözlemlediğiniz ve beklentiden farklı olan durumu açıklayın
• Bu ikisi arasındaki boşluk “aradaki fark” olarak adlandırılır.

Devamındaki konuşma, çalışanın bu farkı kapatmak için ne yapması gerektiğine odaklanmalıdır. 

Ek kaynaklara veya rehberliğe ihtiyaçları var mı? Bu, becerilerini geliştirmeleri gereken bir konu mu?

Çalışanın beklentileri tam olarak karşılamasını desteklemek için başarının nasıl göründüğü konusunda net bir anlayışa sahip olması gerekir.

4. Beynin Biliminden Yararlanın

NeuroLeadership Enstitüsü'nün kurucusu David Rock, geri bildirim verme ve alma da dahil olmak üzere başkalarıyla iş birliği yapmak için bir referans aracı olarak SCARF modelini ortaya koydu. 

Fikir basit: Beyin söylemek üzere olduğunuz şeyi sosyal bir tehdit olarak algılarsa, “Uzaklaşma durumu” olarak adlandırılan, yani bir tür savaş ya da kaç zihniyetine geçer ve çalışanın söylemek üzere olduğunuz şeyi işlemesini engeller.

SCARF modeline göre, sosyal açıdan en fazla tetikleyici olabilen 5 alan şunlardır:

• Statü – başkalarına kıyasla göreli önemimiz. Örnek: “Değer görüyor muyum? Fikrim önem taşıyor mu?”
• Kesinlik – ileride ne olduğunu görebilme yetisi. Örnek: “Rolüm veya şirket için gelecek neler getirecek?”
• Özerklik – olaylar üzerindeki kontrol duygumuz.  Örnek: “Kendi sonucumu şekillendirebilmem için bana gerekli araçlar sağlanıyor mu? Kendi kararlarımı verebiliyor muyum?”
• İlişkililik – başkalarıyla birlikteyken ne kadar güvende hissettiğimiz. Örnek: “Çevremdekilere güvenebilir miyim? Ekibin bir parçası mıyım?”
• Adalet – eşit muamele algısı. Örnek: “İş arkadaşlarımla aynı şekilde muamele görüyor muyum?”

Olumsuz bir yanıt beyni “Uzaklaşma durumu”na geçirirse çalışan dikkati dağılmış, huzursuz olacak ve muhtemelen ona daha sonra söylediklerinizin çoğunu hatırlamayacaktır. 

Uygulanabilir Tavsiyeler

Amaç, konuşmaya yaklaşmak ve geri bildirimi çalışanın beyninin “Yaklaşma durumu”na geçeceği şekilde çerçevelemektir. Artık beyin net düşünebilir, içgörüleri alabilir ve sorunları çözebilir.

Geri bildirim için bir Yaklaşma durumu oluşturmayla ilgili birkaç öneri:

• Toplantıdan önce çalışanı bilgilendirin ve net bir gündem paylaşın
• Çalışanın yöneticinin beden dilini ve yüz ifadesini görebilmesi için geri bildirim oturumu yüz yüze (veya Zoom üzerinden) yapılmalıdır
• Çalışana geri bildirim konuşması yapmak için uygun bir zaman olup olmadığını sorun
• Konuşmaya, nasıl destek olabileceğinizi düşünerek yaklaşın
• Olumlu geri bildirim de verin ve çalışana neleri iyi yaptığını bildirin.

5. Sürekli Geri Bildirim Kültürünü Teşvik Edin ve Başarıları Kutlayın

Sürekli geri bildirim kültürü, geri bildirimin performans değerlendirmeleriyle başlayıp bitmediği anlamına gelir. Bu, hem liderlerin hem de çalışanların sürekli olarak geri bildirim istemesi ve kurum kültürünün geri bildirimi sık sık konuşmanın norm olduğu bir yapıya sahip olması anlamına gelir.

Bu, liderlerinize ekip üyelerinden düzenli olarak geri bildirim istemeleri konusunda koçluk yapmanız anlamına gelir. Bu stratejinin birçok faydası vardır:

• Güvene dayalı bir ortam oluşturur 
• Endişe duyulan alanların proaktif biçimde ele alınmasını sağlar
• Hem yöneticilerin hem de ekip üyelerinin iletişim becerilerini geliştirir
• Çalışanların zorlukları ele alabilerek kendi gelişimlerinin sorumluluğunu üstlenmesini sağlar.

Uygulanabilir Tavsiyeler

Sürekli geri bildirim kültürüne doğru ilerlemek büyük ve resmî bir girişim olmak zorunda değildir. Bu süreç, liderlerinizin düzenli olarak geri bildirim vermesi ve istemesiyle başlar. Mevcut şirketimde bunu şu şekillerde uyguluyoruz:

• Yöneticileri, Slack'teki “övgüler” kanalımızı kullanarak hem özel olarak hem de herkesin önünde harika işler yapan çalışanları takdir etmeye ve ödüllendirmeye teşvik edin.
• Yöneticilere düzenli olarak geri bildirim istemeleri ve ekip üyeleri geri bildirim verdiğinde onlara teşekkür etmeleri konusunda koçluk yapın
• Performans değerlendirmelerinde yönetici geri bildirimine ayrılmış bir bölüm bulundurun.
• İletişimi açık tutmak için yönetici ile doğrudan bağlı çalışan arasında sık sık görüşmeler planlayın.

Geri Bildirim Sürecinizi Geliştirmek İçin Bir Çerçeve Kullanın

Geri bildirim sürecinize yapılandırılmış bir çerçeve eklemek, sürecin etkililiğini ve netliğini önemli ölçüde artırabilir. Farklı modeller, çeşitli bağlamlara ve ihtiyaçlara hitap eder. Gelin, bazı popüler çerçeveleri inceleyelim:

1. COIN Çerçevesi

COIN; Bağlam, Gözlem, Etki ve Sonraki adımların kısaltmasıdır.

Örnek: Dünkü toplantıda (Bağlam), birkaç kez sözünüzü kestiğinizi fark ettim (Gözlem). Bu durum konuşmanın akışını bozmuş gibi görünüyordu ve diğerleri katkıda bulunmakta tereddütlü görünüyordu (Etki). Gelecekteki toplantılar için herkesin sözünü tamamlamasına izin verme konusunda çalışalım (Sonraki adımlar).

2. SBI (Durum-Davranış-Etki)

Belirli bir Duruma, gözlemlenen Davranışa ve bunun Etkisine odaklanır.

Örnek: Ekip çalıştayı sırasında (Durum), teknik sorunu etkili bir şekilde çözdünüz (Davranış). Bu, programa bağlı kalmamıza yardımcı oldu ve müşteriyi etkiledi (Etki).

3. STAR (Durum-Görev-Eylem-Sonuç)

Bir Durumun bağlamının yanı sıra üstlenilen Görev, gerçekleştirilen Eylem ve elde edilen Sonuç üzerinde durur.

Örnek: Üç aylık satış toplantısında (Durum), göreviniz yeni stratejiyi sunmaktı (Görev). Kapsamlı hazırlığınız ve anlaşılır sunumunuz (Eylem), ekibin hevesli desteğini ve net bir eylem planını beraberinde getirdi (Sonuç).

4. Pendleton Modeli

Önce öz değerlendirme yapılmasını, ardından olumlu geri bildirim ve iyileştirme önerileri sunulmasını teşvik eder.

Örnek: Sunumunuzun nasıl geçtiğini düşünüyorsunuz? İzleyicilerin ilgisini etkili bir şekilde çektiğinize inanıyorum (Olumlu geri bildirim), ancak bir dahaki sefere daha fazla veri eklenebilir (Öneri).

5. BOOST (Dengeli, Gözlemlenmiş, Nesnel, Özgül, Zamanında)

Geri bildirimin Dengeli olmasını, Gözlemlenen davranışa dayanmasını, Nesnel, Özgül ve Zamanında verilmesini sağlar.

Örnek: Son birkaç proje toplantısında (Zamanında), içgörülerinizin (Özgül) iyi araştırılmış olduğunu (Nesnel) gözlemledim (Gözlemlenmiş). Bunu daha fazla ekip etkileşimiyle (Dengeli) desteklemek çok daha faydalı olacaktır.

6. 360 Derecelik Geri Bildirim

Akranlar, astlar ve yöneticiler gibi çeşitli kaynaklardan toplanan kapsamlı geri bildirimdir.

Örnek: Akranlarınız ekip çalışmanızı takdir ediyor, astlarınız liderliğinize hayranlık duyuyor ve yöneticiniz olarak ben de bağlılığınıza değer veriyorum. Bu 360 derecelik geri bildirim, güçlü ekip oluşturma becerilerinizi gösteriyor.

7. Durdur-Başlat-Sürdür

Bir çalışanın hangi davranışları Durdurması, Başlatması ve Sürdürmesi gerektiğini belirten basit bir yöntemdir.

Örnek: Haftalık raporları ertelemeyi bırakmalı, ekip tartışmalarına daha fazla katkıda bulunmaya başlamalı ve müşterilerle mükemmel takip çalışmalarınızı sürdürmelisiniz.

Geri Bildirim Sunarken En İyi Uygulamalar

Etkili geri bildirim sunmak, özen ve beceri gerektiren bir sanattır. Geri bildiriminizi daha etkili ve yapıcı hâle getirebilecek bazı en iyi uygulamalara göz atalım.

1. Özgül ve Nesnel Olun

• Gözlemlenebilir davranışlara veya belirli sonuçlara odaklanın: Öznel yorumlar yerine doğrudan gözlemlenebilen eylemlere ve sonuçlara yoğunlaşın.
• Nesnel ve anlaşılır bir dil kullanın: Belirsiz ifadelerden kaçının ve açıklamalarınızda kesin olun.
• Genellemelerden ve kişisel yargılardan kaçının: Gerçeklere bağlı kalın ve kişisel özellikler veya niyetler hakkındaki varsayımlardan uzak durun.

2. Uygulanabilir İçgörülere Odaklanın

• Olumlu davranışların nasıl geliştirileceği veya sürdürüleceği konusunda rehberlik sağlayın: Nelerin farklı yapılabileceği veya sürdürülebileceği konusunda net ve pratik öneriler sunun.
• İyileştirme için somut öneriler veya adımlar sunun: Özgül ve uygulanabilir adımlar, geri bildirimin gerçek bir değişime dönüştürülmesine yardımcı olur.
• Geri bildirimin pratik ve ulaşılabilir eylemlere dönüşmesini sağlayın: Gerçekçi beklentiler ve ulaşılabilir hedefler belirleyin.

3. Olumlu ve Yapıcı Geri Bildirim Arasında Denge Kurun

• Güçlü yönleri ve başarıları kabul edin ve takdir edin: İyi çalışmaların takdir edilmesi motivasyonu ve özgüveni artırır.
• Olumlu yönleri gölgede bırakmadan geliştirilmesi gereken alanları ele alın: Yapıcı geri bildirimin başarıların takdir edilmesini geçersiz kılmadığından emin olun.
• Teşvik etmek ve motive etmek için destekleyici bir üslup kullanın: Olumlu bir üslup, geri bildirimin kabul edilebilirliğini ve etkililiğini artırabilir.

4. Zamanında Geri Bildirim Verin

• İlgili olay veya gözlemden kısa süre sonra geri bildirim verin: Hızlı geri bildirim, ayrıntıların taze ve daha anlaşılır olmasını sağlar.
• Geri bildirimin ilgili ve bağlama uygun olduğundan emin olun: Geri bildirimi mevcut koşullar ve hedeflerle uyumlu hâle getirin.
• Zamanında verilmesi, geri bildirimin ilgisini ve etkisini artırır: Anında verilen geri bildirimin ilgili ve acil olarak değerlendirilme olasılığı daha yüksektir.

5. İki Yönlü Diyaloğu Teşvik Edin

• Alıcıyı kendi bakış açısını ve düşüncelerini paylaşmaya teşvik edin: Bu, anlayışı geliştirir ve karşı tarafın bakış açısına saygı gösterildiğini ortaya koyar.
• Yanıtlarını ve endişelerini aktif bir şekilde dinleyin: Aktif dinleme, empatiyi ve diyaloğa açıklığı gösterir.
• Karşılıklı gelişim için iş birliğine dayalı bir ortam oluşturun: Geri bildirim iki yönlü bir süreçtir ve ortak gelişim için bir araç olarak kullanılmalıdır.

Doğru Geri Bildirimi Doğru Zamanda Verin

Geri bildirim, performans yönetiminin kritik bir parçasıdır. Burada sunulan fikirleri, kuruluşunuzdaki liderleri ve yöneticileri geri bildirimi doğru şekilde vermeleri ve istemeleri için donatmak amacıyla kullanın.

Bu, kuruluşunuzun sorunlar yönetilemez hâle gelmeden önce onları ele almasını sağlarken daha yüksek performansı ve çalışan bağlılığını da artıracaktır. 

Sürekli performans geri bildirimi kültürü oluşturmanın yanı sıra, eşler arası geri bildirimdeki eğilimleri ve bir geri bildirim döngüsü oluşturmayı sağlayan teknolojik gelişmeleri takip etmeye çalışın.

Ayrıca geri bildirimin iki yönlü olduğunu unutmayın. Ekip üyelerinizin, bir yönetici, lider veya genel olarak kuruluş olarak nasıl gelişebileceğiniz konusunda vereceği yukarı yönlü geri bildirime her zaman açık olun.

Mariya Hrsitova, olumsuz geri bildirim örnekleri hakkındaki makalesinde şu noktaya dikkat çekiyor: "Hiç kimse mükemmel bir geri bildirim veren veya alıcısı değildir! Bu, herkesin öğrenme yolculuğudur ve bu süreçte birbirimize karşı insan olmanın da önemli olduğunu unutmamalıyız".