CNBC’s “Oracle for fjernarbejde” forklarer, hvorfor AI-integration kun bliver så effektiv som en organisations dokumentation og praksis for fjernarbejde

Darren Murph er en pioner inden for fjernarbejde og en strategisk stemme i fremtidens arbejdsliv. CNBC har kaldt ham et “orakel inden for fjernarbejde”, og han er blevet anerkendt på Forbes’ liste over de 50 mest fremtidsorienterede inden for arbejdsliv. Darren var med til at lede GitLab, så virksomheden blev den første virksomhed uden kontorer til at blive børsnoteret. I dag rådgiver han førende organisationer om, hvordan de navigerer i en stadig mere AI-fokuseret verden.

I denne samtale fortæller Darren, hvorfor AI kun er så effektiv som den dokumentation, den bygger på, hvordan ledelse og driftsmodeller skal udvikle sig, og hvorfor principperne for fjernarbejde som førstevalg er endnu vigtigere i en verden med AI.

Hvordan Darren Murph gik fra pioner inden for fjernarbejde til AI-strateg

Jeg hedder Darren. CNBC har kaldt mig et orakel inden for fjernarbejde, og jeg har været omtalt på Forbes’ liste over de 50 mest fremtidsorienterede inden for arbejdsliv. Og jeg driver et konsulentfirma, der hjælper organisationer med at indføre fjernarbejde og AI.

Gennem de seneste 20 år har jeg understøttet forandringer hos Zillow, Vistaprint, Dropbox, Abbvie, Sonos, Mozilla og mange flere. Jeg var den første chef for fjernarbejde hos GitLab, som blev den første virksomhed uden kontorer til at blive børsnoteret. Mens jeg var der, udviklede jeg sammen med andre casestudier om organisationsdesign med Harvard Business School og INSEAD. Vores teams meget unikke driftsmodel opnåede resultater i den øverste decil sammenlignet med McKinseys strenge OHI-benchmarks (Organizational Health Index).

Før jeg begyndte at forme forandringer, satte jeg en Guinness-verdensrekord i udgivelse som verdens mest produktive professionelle blogger. Jeg skrev også GitLabs håndbog til fjernarbejde og “At leve drømmen om fjernarbejde: En guide til at se verden, sætte rekorder og fremme din karriere.” 

Hvorfor teams, der er klar til fjernarbejde, har en fordel ved indførelsen af AI

Jeg rådgiver mine klienter om, at man først skal være klar til fjernarbejde for at være klar til AI.

Principperne for fjernarbejde som førstevalg er alle forudsætninger for at være klar til AI — såsom gennemsigtighed, grundighed omkring dokumentation og bevidst brug af projektstyringssoftware for at muliggøre asynkront arbejde. AI-æraen er en forlængelse af fjernarbejdets æra.

Tidligere var det et valg, om man ville insistere på en dokumentationskultur. Organisationer, der havde en laissez-faire-tilgang til at kodificere arbejdspladsens drift, kultur og arbejdsmetoder, kunne bruge det fysiske kontor til at udligne tydelige operationelle mangler.

I AI-alderen bliver enhver form for operationel slendrian tydelig. AI kan kun hjælpe en organisation i det omfang, dens underliggende virksomhedsdokumentation er velfungerende. Hvis AI trækker på forældede eller manglende informationssiloer, vil virksomheder blive skuffede over teknologiens evne til at gøre dem mere effektive.

Derfor er organisationer, der allerede har investeret i principperne for fjernarbejde som førstevalg, tættere på at være klar til AI end dem, der stod på sidelinjen under COVID og forsøgte at fortsætte arbejdet med forældede metoder.

Hvorfor AI ikke er en mirakelkur til forandring af arbejdspladsen

Den største fejlslutning, jeg ser i dag, er, at AI er en mirakelkur. AI skaber ikke værdi ud af affald. AI's indvirkning hænger direkte sammen med kvaliteten af en organisations råmaterialer. Skrald ind, skrald ud.

Jeg håndterer dette med mine klienter ved at gennemføre en revision af vidensstyringen, som tvinger dem til at se sig selv grundigt i spejlet. Vi begynder med at evaluere virksomhedens eksisterende værktøjsstak. De fleste har ikke en dedikeret vidensbase. Vi vælger det rigtige værktøj ud fra virksomhedens størrelse og omfang og opretter derefter en grundlæggende taksonomi, der omfatter ofte stillede spørgsmål og information. Til sidst vælger vi den eller de personer, der skal skalere og vedligeholde den.

Det svarer til lanceringen af et produkt. Viden skal opfattes som et produkt i virksomheden, ikke blot som et projekt.

De fleste organisationer er sørgeligt dårligt dokumenterede og underbemandede. Min rolle er at hjælpe ledere med at indse, at styring af viden er lige så vigtigt som styring af sikkerhed.

Darrens tip

AI skaber ikke værdi ud af affald. AI’s indvirkning hænger direkte sammen med kvaliteten af en organisations råmaterialer. Skrald ind, skrald ud.

Hvordan opbygning af en vidensinfrastruktur lægger fundamentet for succes med AI

En organisation, jeg arbejdede sammen med, havde svært ved at retfærdiggøre investeringsafkastet ved god intern dokumentation. De implementerede Glean — en virksomhedsdækkende søgeplatform, der bruger AI til at destillere oplysninger fra alle de datakilder, virksomheden anvender. Da de så, hvor mangelfulde søgeresultaterne var efter blot at have lagt Glean oven på de eksisterende kilder, fik de en åbenbaring.

De havde brug for at investere i en ny rolle, der specifikt skulle forme organisationens information. Det førte til nye arbejdsgange, herunder oplæring i dokumentvalidering, tilbagevendende initiativer til at udfase forældede oplysninger og medarbejdere på tværs af virksomheden, der blev ansvarlige for at opbygge samlinger af prioriterede oplysninger.

Når en AI-søgeplatform er din indgang til arbejdet hver dag, bliver det hurtigt tydeligt, at den underliggende infrastruktur skal være i tiptop stand.

Hvorfor effektiv AI-integration kræver gennemgribende ændringer af arbejdsmodellen

Dette er ikke tidspunktet til at lede efter forsigtige justeringer eller mirakelløsninger. Der vil være behov for gennemgribende ændringer af arbejdsmodellen for at kunne følge med.

Det betyder, at mere arbejde skal flyttes over til asynkrone metoder, at projektstyringsværktøjer skal bruges til at reducere mødebelastningen, at der skal investeres i virksomhedens vidensbase, og at der skal opbygges incitamentsstrukturer, som stemmer overens med de ændringer, du beder medarbejderne om at gennemføre.

Før du ser på den enkelte medarbejders præstation, bør du se på virksomhedens ansvar. Medarbejdere vil kun kunne bruge AI til at øge effektiviteten i det omfang, virksomheden selv styrker nøjagtigheden og dybden i sine dokumenterede arbejdsrytmer.

Underminér ikke din investering i AI ved at negligere investeringer i vidensstyring, projektstyring og gennemgribende kulturændringer.

Hvordan AI omdefinerer kultur, ledelse og medarbejdernes selvstændighed

Kulturen vil i stigende grad blive skabt uden for arbejdspladsen, og ledere bliver nødt til at omfavne dette i stedet for at afvise det. Når mennesker får større fleksibilitet og indflydelse på, hvor arbejdet udføres, vil progressive ledere se dette som en unik måde at tiltrække og motivere de bedste talenter på.

I stedet for eksempelvis at tvinge dem til unødvendige møder vil de investere i værktøjer, der gør det muligt at udføre arbejde på skæve tidspunkter. Det frigiver tid, så folk kan bruge mere tid på familie og fritidsinteresser i det, der tidligere typisk var afsat til "arbejdstid". Ledere, der giver afkald på kontrol, vil tiltrække de mest innovative mennesker.

Den sociale kontrakt mellem arbejdsgiver og medarbejder har ændret sig fundamentalt. Da virksomheder investerer mindre i loyalitet, garderer de bedste talenter sig ved at opbygge karrierer med flere spor. Derfor skal ledere være klar over, at deres bedst præsterende medarbejdere måske kun bliver i organisationen i 12 til 24 måneder, eftersom loyalitet skal være gensidig for at have betydning.

Ledere, der stiller værktøjer og kulturelle rammer til rådighed, som muliggør indflydelse og selvstændighed, vil klare sig bedre end benchmarken, når det gælder om at fastholde medarbejdere i længere tid og dermed opnå en kumulativ værdi gennem deres institutionelle viden.

Darrens tip

Ledere, der giver afkald på kontrol, vil tiltrække de mest innovative mennesker.

Virkeligt eksempel på AI-automatisering af arbejdsgange i praksis

En af mine mest givende oplevelser var at lede et team, der udviklede en ny softwareløsning, som forbedrede vores virksomheds effektivitet med 30%.

Teamet brugte et indholdsstyringssystem, der krævede flere manuelle trin. Der var kun et par mulige resultater, men dusinvis af teammedlemmer udførte manuelt disse trin flere gange om dagen.

Der blev opbygget en AI-agent med de potentielle forløb, og den blev trænet med logik for, hvilket trin der skulle tages ud fra omstændighederne i det foregående trin. Teamet automatiserede et gentagende trin, hvilket sparede betydelig tid. I de tilfælde, hvor AI-agenten valgte den forkerte vej, lærte den af menneskelig indgriben for at forbedre sin egen succesrate fremover.

Dette projekt lærte mig, hvor vigtig samarbejde og innovation er for at opnå succes.

Hvordan AI ændrer mødereferater, opsummeringer og opfølgninger

AI revolutionerer også apps til notetagning og opsummering af møder. Jeg råder mine kunder til at optage og transskribere hvert møde ved hjælp af værktøjer som Fathom.

Det har altid været afgørende at tage noter under synkrone møder for at sikre en fremragende mødepraksis, selvom det var ret manuelt i tiden før AI. Nu er der næsten ingen grund til, at et menneske fjerner sit fokus fra selve mødet. Vær engageret, tal, og diskutér. AI tager sig af noterne og opgavelisten efter mødet.

Sådan bruger du AI til strategisk brainstorming og kreativ problemløsning

Og AI har vist sig at kunne drive software til mindmapping og være en fremragende brainstormingpartner. Hvis du er villig til at lade AI udvide dit perspektiv og bidrage til en vækstorienteret tankegang, er den fantastisk til at tilføre kreativ energi til et projekt.

Forestil dig for eksempel, at din virksomhed står over for et paradoks, hvor kvaliteten skal øges, samtidig med at omkostningerne skal reduceres. Med en grundig prompt til en stor sprogmodel som Claude eller ChatGPT kan du bede AI om at overveje alle faktorerne, erkende, at det er et paradoks, og bede den om at generere idéer til, hvordan paradokset kan løses.

De fleste moderne forretningsudfordringer er blevet oplevet og håndteret før, sandsynligvis i brancher uden for et menneskes erfaringsområde, men bestemt inden for AI's rækkevidde. Halvdelen af kampen består i at komme forbi dine begrænsende overbevisninger som leder og se vejen til kreativitet, som AI er utrolig dygtig til at hjælpe med.

Mennesker er eksperter i at omsætte kreative idéer til planer, der kan føres ud i livet. Lad AI hjælpe dig med at begynde med et mere omfattende datasæt, som du kan indsnævre.

Hvorfor kontinuerlig læring er afgørende i AI-æraen

I den hastigt udviklende teknologiverden er kontinuerlig læring ikke bare vigtig; den er afgørende.

Branchen kræver ikke kun tekniske færdigheder, men også tilpasningsevne og evner til problemløsning. Man skal være proaktiv i sin søgen efter ny viden og nye erfaringer.

At deltage i workshops, tage onlinekurser og engagere sig i teknologifællesskabet er fremragende måder at holde sig opdateret på. Desuden kan samarbejde med kolleger og mentorer give værdifuld indsigt og fremme innovation.

I den hastigt udviklende teknologiverden er kontinuerlig læring ikke bare vigtig; den er afgørende.

Følg med

Du kan følge Darrens arbejde på LinkedIn og besøge darrenmurph.com for at udforske mere af hans arbejde med fjernarbejdsstrategi, AI-integration og organisatorisk transformation.

Der kommer flere ekspertinterviews på People Managing People.