Personalechef siger, at de mest værdifulde medarbejdere er dem, der “automatiserer sig selv væk”

Linnea Bywall er VP for People hos Quinyx, en AI-drevet software til arbejdsstyring. Ud over de People-roller, hun har haft, præger hendes baggrund som organisationspsykolog hendes arbejde.

Vi satte os ned med Linnea for at høre mere om, hvordan hun bruger AI til at transformere HR og People Operations. Hun gav os et detaljeret indblik i sin tilgang samt de udfordringer, hun står over for, og hvordan hun overvinder dem.

En lederrejse formet af organisationspsykologi

Jeg voksede op på løbebanen, hvor jeg konkurrerede på 100 m, 200 m og 400 m. Min træner, Peter, var psykolog, og eftersom han var den sejeste person, jeg kendte, besluttede jeg mig naturligt for at følge i hans fodspor. Selvom jeg gerne ville være psykolog, vidste jeg, at jeg ikke ønskede at arbejde klinisk. Derfor begyndte jeg tidligt at specialisere mig i organisationspsykologi.

Efter min eksamen arbejdede jeg som organisationspsykolog med primært fokus på rekruttering og lederudvikling. Efter et par år blev jeg ansat i en Stockholm-baseret startupvirksomhed ved navn Alva Labs, hvor jeg opbyggede People-funktionen og fik min første lederrolle.

Efter at have undervist andre i alle teorierne var det på tide, at jeg selv smagte min egen medicin. Efter 6,5 år hos Alva blev jeg for nylig ansat hos Quinyx som deres VP for People, hvor jeg nu leder et team på 8 fantastiske mennesker!

Sådan ændrer AI HR-roller og antagelser om ledelse

Forventningerne om øget effektivitet med AI uden et fald i kvaliteten er tydelige. Det kræver, at jeg bliver bedre til dokumentation. Uden ordentlig dokumentation er det svært at udnytte AI-modeller eller give agenter frit spil.

Implementeringen af AI har også fået mig til at afprøve nye arbejdsmetoder for mig selv, mit team og organisationen. Jeg tror fuldt og fast på at opstille tydelige forventninger, så brugen af AI nu er en fast del af mine forventninger til alle mine direkte medarbejdere.

Linnea's tanker

Forventningerne om øget effektivitet med AI uden et fald i kvaliteten er tydelige.

Med hensyn til organisationsstrukturen vil det, vi tidligere betragtede som talent, være anderledes end det talent, vi leder efter i dag. Historisk set havde vi brug for superstjerner. Jeg har endda hørt om virksomheder, der forsøgte at basere lønstigninger og performanceevalueringer på, hvor mange Slack-beskeder en person modtog, som bevis på at vedkommende var vigtig.

I dag er de medarbejdere, der "bygger sig selv væk", det talent, der er mest brug for. En medarbejder, der fjerner gentagne opgaver og frigiver tid til noget andet, vil have den største indvirkning på organisationen. Og det er ikke det samme som at være leder. Det kan det være, men det behøver det ikke at være.

Sådan transformerer AI rekrutteringsprocesser og teamdrift

Rekruttering er afgørende for enhver organisations succes, hvilket gør det til et centralt område for forbedringer med AI. Vi bruger Alva Labs' Hiring System til at gentænke, hvordan vi bevæger os fra et indledende møde til en skræddersyet proces. Alva hjælper med at udarbejde en detaljeret stillingsbeskrivelse baseret på dine input (eller blot stillingsbetegnelsen), identificerer derefter alle de kompetencer, der er nødvendige for rollen, og skaber en skræddersyet, rollespecifik rekrutteringsproces komplet med AI-genererede, rollespecifikke interviewspørgsmål.

Alva skaber bedre overensstemmelse, designer en proces baseret på den og sikrer, at alle evaluerer ud fra det, vi blev enige om. På kort sigt fører det til en bedre rekrutteringsproces og -oplevelse. På lang sigt kan det øge sandsynligheden for, at vi vælger de rigtige kandidater.

Sådan dokumenterer du processer for at blive klar til AI

Manglende dokumentation er en væsentlig hindring for at blive klar til AI. Så mange organisationer ønsker at bruge AI, men alt for mange processer findes kun i folks hoveder. Vi er i øjeblikket i gang med at opdatere og dokumentere alle oplysninger og processer.

Dette er det første skridt mod at skabe en selvbetjent People-funktion. Jeg giver en tydelig struktur for, hvad og hvordan der skal dokumenteres, forklarer de potentielle gevinster ved dette arbejde og fastsætter derefter et mål for resultatet.

Vi opdaterer nogle eksisterende aspekter med AI for at matche tone, nøjagtighed, format og formål. For sektioner, der helt manglede dokumentation, udarbejdede vi udkast fra bunden. Vi brugte også AI som sparringspartner for at sikre, at vi dækkede alle nødvendige elementer. Det gjorde hele processen meget smidig.

Vi omskrev vores medarbejderhåndbog og lederhåndbog hos Quinyx. For at sikre, at vi dokumenterede og udnyttede informationen, tilføjede vi antallet af visninger som et nøgleresultat i People-teamets kvartalsvise OKR'er. Det sikrede, at vi alle så værdien af arbejdet.

Det kan føles skræmmende at "komme bagud", når man tager AI i brug. Så mange mennesker taler om, hvordan de har revolutioneret deres arbejdsmetoder, men få forklarer, hvordan de gør det. Jeg tror, det kan føles overvældende for folk og forhindre dem i virkelig at gå i gang. At gøre "dokumentation af processer" til det første skridt er en måde at afmystificere situationen på.

Mit team og jeg tager også sammen et praktisk AI-kursus gennem Anthropic (som tilbyder kurser gratis). Jeg synes, det er nyttigt at sænke tærsklen ved at forklare, hvilke værktøjer man skal bruge til specifikke opgaver, vise eksempler og arbejde sammen.

Sådan forbedrer AI-værktøjer effektiviteten inden for HR og ledelse

Jeg bruger AI meget som sparringspartner, både til undersøgelser og benchmarking. Vi forbedrer også vores kompetencerammer med AI. Som det første skridt bad jeg Claude om at undersøge bedste praksis. Derefter brugte vi AI til at opdatere vores medarbejder- og lederhåndbog med vejledninger. Vi oprettede en skabelon og en prompt, som ledere kan bruge til at skabe en ramme fra bunden.

Jeg synes især, at Gemini er nyttig. Det har forbedret min produktivitet og kvalitet på mange områder. Jeg lærer hele tiden og kan nemt få input til mine udkast. Jeg synes, det er nyttigt at evaluere mit arbejde fra forskellige perspektiver, for eksempel ved at spørge det: "Hvordan ville en CEO reagere på dette?"

Vi afholder også AI-undervisningssessioner samt præsentationer og demonstrationer på tværs af organisationen. I teamet fremhæver vi AI-succeser på vores teammøder for at give eksempler.

Der er meget mere, vi skal gøre, og jeg synes ikke, at vi som team er foran på dette område. Men den individuelle anvendelse i mit People Partner-team har forbedret både kvalitet og effektivitet markant.

Her er en liste over de værktøjer, jeg bruger i min HR-værktøjsstak:

• Gemini og ChatGPT: sparringspartnere til at undersøge alternativer og bedste praksis samt til at skabe politikker, karriererammer, jobbeskrivelser, jobannoncer og meget mere.
• Alva Labs & LinkedIn Recruiter: kandidatsøgning, oprettelse af rekrutteringsprocesser og vurdering af kandidaters relevans.
• Confluence: hjælper medarbejdere med at finde svar på spørgsmål om politikker.

Hvorfor anvendelsen af AI varierer, og hvordan det kan håndteres

En udfordring, vi står over for, er uensartet anvendelse. Nogle medarbejdere går helhjertet ind i det og opnår store gevinster, mens andre netop er begyndt. I mange tilfælde mangler AI-modellerne den nødvendige kontekst til at skabe en meningsfuld effekt med det samme.

Vi har inkluderet brugen af AI i vores kompetencerammer, hvilket betyder, at alle forventes at anvende det som en kompetence. Afhængigt af anciennitet vil det betyde forskellige ting for den enkelte.

Hvorfor eksperimenter og samarbejde er afgørende for ledere

Ledere – fortsæt med at eksperimentere.

Dokumentér jeres processer. Løs reelle problemer, som I står over for i dag. Find en kollega, som I kan dele AI-rejsen med, og udforsk den sammen. Vælg desuden en person, der er længere fremme end jer, og bed om hjælp.

Over de næste fem år forventer jeg, at halvdelen af People-funktionerne bliver overflødige. De fagfolk, der bliver tilbage, vil være dem, der kan håndtere både mennesker og agenter.

Linneas tanker

Ledere – fortsæt med at eksperimentere.

Følg med

Du kan følge med hos Linnea Bywall på LinkedIn — og glem ikke at tjekke Quinyx ud.

Flere ekspertinterviews kommer på People Managing People!