Transaktionerne bliver ved med at komme ind, men det at holde dine regnskaber organiseret betyder stadig, at du skal gennemgå kategorier, afklare spørgsmål og sikre, at alt er registreret korrekt.
QuickBooks' regnskabs-AI er udviklet til at forenkle denne arbejdsgang ved at forberede det rutinemæssige bogføringsarbejde, så du kan gennemgå det.
Denne vejledning gennemgår, hvordan det fungerer, de vigtigste funktioner, hvordan du bruger det, og hvilke virksomheder der får størst udbytte af det.
Hvad er QuickBooks Onlines regnskabs-AI?
QuickBooks Onlines regnskabs-AI er en AI-drevet bogføringsassistent, der hjælper med at holde dine regnskaber opdaterede med mindre manuelt arbejde.
Den forbereder rutinemæssige transaktioner til gennemgang, beder om en afklaring, når det er nødvendigt, og overlader regnskabsmæssige beslutninger til dig eller din revisor.
Resultatet er, at du bruger mindre tid på at indtaste transaktioner og mere tid på at gennemgå arbejde, der allerede er blevet forberedt.
Sådan fungerer QuickBooks Onlines regnskabs-AI
Når du forbinder virksomhedens bank- og kreditkortkonti, gennemgår regnskabs-AI'en hver indgående transaktion og forbereder den, før du overhovedet ser den.
Ved hjælp af din bogføringshistorik forudsiger den den mest sandsynlige kategori, kunde eller leverandør og organiserer derefter arbejdet ud fra, hvor sikker den er.
Herefter sker følgende:
- Rutinemæssige transaktioner forberedes til hurtig gennemgang og bogføring.
- Uklare transaktioner markeres med en anmodning om flere oplysninger i stedet for at blive kategoriseret automatisk.
- Relaterede transaktioner, såsom løn og betalinger af regninger, matches for at reducere det manuelle bogføringsarbejde.
- Usædvanlig aktivitet og potentielle bogføringsproblemer fremhæves til gennemgang.
Resultatet er en enklere arbejdsgang.
Du bruger mindre tid på manuelt at indtaste og kategorisere transaktioner ved at gennemgå arbejde, der allerede er blevet forberedt, og kun gribe ind, når dit input er nødvendigt.
Fremtrædende funktioner ved QuickBooks' regnskabs-AI
Intuit QuickBooks Online QuickBooks' regnskabs-AI har flere funktioner, der gør den daglige bogføring hurtigere og nemmere. Her er tre, som det er værd at kende.
Batcher, der er klar til bogføring
En af de største tidsbesparende funktioner er Klar til bogføring, som samler transaktioner, som AI'en har stor tillid til.
I stedet for at gennemgå hver transaktion enkeltvis kan du hurtigt gennemgå en hel batch, foretage de nødvendige ændringer og bogføre det hele med blot få klik.
Det gør bogføring til en langt hurtigere gennemgangsproces i stedet for manuel dataindtastning.
Anmod om flere oplysninger efter behov
I stedet for at gætte på, hvordan en uklar transaktion skal kategoriseres, beder regnskabs-AI'en om en afklaring.
Den opretter en anmodning, som du, din revisor eller et andet teammedlem kan svare på, hvorefter transaktionen opdateres, når de manglende oplysninger er angivet.
Det hjælper med at reducere bogføringsfejl, samtidig med at alle involverede arbejder i den samme arbejdsgang.
AI-drevet bankafstemning
Afstemning af dine regnskaber hver måned kan være en af de mest tidskrævende bogføringsopgaver.
På understøttede QuickBooks Online-abonnementer sammenligner regnskabs-AI'en dine kontoudtog med dine regnskaber, identificerer afvigelser og forklarer, hvad der kræver opmærksomhed.
Med potentielle problemer allerede fremhævet kan du fokusere på at løse undtagelser i stedet for manuelt at søge gennem hver enkelt transaktion.
Ud over disse kernefunktioner omfatter QuickBooks' regnskabs-AI også flere værktøjer, der forbedrer den daglige bogføring.
RULE- og AUTO-mærker identificerer tydeligt transaktioner, der blev bogført automatisk, så du får bedre indsigt i, hvad AI'en har håndteret. Den kan også analysere din resultatopgørelse og balance for at registrere duplikerede transaktioner, fejlplacerede udgifter og andre bogføringsproblemer, før de udvikler sig til større problemer.
Sådan bruger du QuickBooks' regnskabs-AI
Når dine konti er tilsluttet, begynder QuickBooks Accounting AI at klargøre transaktioner til gennemgang. Sådan bruger du de vigtigste funktioner til at gennemgå, godkende og vedligeholde nøjagtige regnskaber.
Trin 1: Tilslut dine bank- og kreditkortkonti
Start med at tilslutte virksomhedens bank- og kreditkortkonti til QuickBooks Online.
Accounting AI bruger indgående transaktioner sammen med din bogføringshistorik til at foreslå kategorier, kunder, leverandører og andre transaktionsoplysninger, før de klargøres til gennemgang.
Trin 2: Gennemgå transaktionerne, der er klar til bogføring
Åbn dine banktransaktioner, og gennemgå gruppen Klar til bogføring.
Det er transaktioner, som Accounting AI er tilstrækkeligt sikker på til at klargøre til gennemgang. Kontrollér de foreslåede oplysninger, foretag eventuelle nødvendige ændringer, og godkend og bogfør derefter gruppen.
Trin 3: Besvar anmodninger om flere oplysninger
Hvis Accounting AI har brug for mere kontekst, skal du gennemgå de transaktioner, som funktionen har markeret, og angive de ønskede oplysninger. Hvis en anden har svaret, f.eks. din revisor eller et andet teammedlem, kan du dele anmodningen med vedkommende, så transaktionen kan færdiggøres.
Trin 4: Gennemgå RULE- og AUTO-transaktioner
Gennemgå transaktioner, der er markeret med mærkerne RULE eller AUTO, for at identificere arbejde, der er udført via bankregler, matchede lønposter, Bill Pay og andre understøttede automatiseringer. Stikprøvekontrol af disse transaktioner hjælper dig med at bekræfte, at alt blev håndteret som forventet.
Trin 5: Afstem dine konti
Hvis du bruger QuickBooks Online Plus eller Advanced, kan du bruge den AI-assisterede afstemningsfunktion under månedsafslutningen.
Den sammenligner dine kontoudtog med dit regnskab, fremhæver uoverensstemmelser og forklarer, hvad du skal være opmærksom på, før du afstemmer dine konti.
Trin 6: Gennemgå rapportens resultater
Afslut med at gennemgå AI'ens resultater i rapporterne for resultatopgørelsen og balancen.
Se efter duplikerede transaktioner, fejlkonterede poster, usædvanlig kontoaktivitet og andre bogføringsproblemer, og løs dem, før du lukker regnskabet for måneden.
Hvem kan have gavn af at bruge QuickBooks Accounting AI?
Jo mere tid du bruger på at gennemgå transaktioner og holde dit regnskab opdateret, desto større værdi kan QuickBooks Accounting AI give. Her er de brugere, som funktionen egner sig bedst til.
Små virksomhedsejere, der fører deres eget regnskab
Mange små virksomhedsejere står selv for bogføringen, mens de driver resten af virksomheden.
QuickBooks Accounting AI reducerer mængden af manuelt arbejde ved at klargøre transaktioner til gennemgang, anmode om afklaring efter behov og hjælpe med at identificere bogføringsproblemer, før de udvikler sig til større problemer.
Det giver ejerne mulighed for at bruge mindre tid på rutinepræget bogføring, samtidig med at de bevarer kontrollen over deres økonomiske oplysninger.
Selvstændige og enkeltmandsvirksomheder
Selvstændige og ejere af enkeltmandsvirksomheder har ofte ikke budget til en fast bogholder, hvilket betyder, at bogføring bliver endnu et ansvar ved siden af kundearbejdet.
QuickBooks Accounting AI hjælper med at organisere indgående transaktioner, foreslår kategorier baseret på tidligere aktivitet og klargør rutinearbejde til gennemgang, så det bliver lettere at føre et nøjagtigt regnskab uden at føje timer til arbejdsugen.
Voksende små virksomheder med større transaktionsmængder
Efterhånden som en virksomhed vokser, stiger også antallet af banktransaktioner, fakturaer, udgifter og lønposter, der skal gennemgås.
QuickBooks Accounting AI hjælper voksende teams med at følge med ved at klargøre rutinepræget bogføring, understøtte månedsafstemning og analysere økonomiske rapporter for duplikerede transaktioner, fejlkonterede udgifter, periodiserede indtægter og andre regnskabsmæssige problemer.
Resultatet er en bogføringsproces, der lettere kan skaleres, efterhånden som transaktionsmængden stiger.
Begrænsninger og udfordringer ved QuickBooks-regnskabs-AI
QuickBooks-regnskabs-AI kan reducere manuelt bogføringsarbejde betydeligt, men den er stadig designet til at arbejde sammen med dig i stedet for at erstatte din dømmekraft. Her er et par ting, du bør overveje, før du stoler på dens forslag.
Tilgængeligheden af funktioner afhænger af dit abonnement
Funktionerne i QuickBooks-regnskabs-AI varierer afhængigt af abonnementet.
Selvom AI-drevne funktioner til banktransaktioner er tilgængelige på alle QuickBooks Online-abonnementer, er den fulde regnskabs-AI inkluderet i QuickBooks Online Essentials, Plus og Advanced.
Avancerede funktioner som AI-assisteret afstemning og analyser af rapporter kræver QuickBooks Online Plus, Advanced eller Intuit Enterprise Suite.
Den lærer af din bogføringshistorik
Forslagene bliver mere præcise med tiden ved at lære af din bogføringsaktivitet og dine svar. Gennemgang og rettelse af anbefalinger hjælper med at forbedre fremtidige forslag.
Du bør stadig gennemgå AI-forslag
AI'en forbereder bogføringen til gennemgang i stedet for automatisk at træffe alle regnskabsmæssige beslutninger. Gennemgang af foreslåede kategorier, transaktioner og afstemninger hjælper med at sikre, at dine økonomiske optegnelser forbliver korrekte, før du godkender ændringer.
Regnskabsmæssige beslutninger kræver stadig menneskelig dømmekraft
Nogle transaktioner kræver yderligere kontekst, før de kan kategoriseres korrekt. Når der er behov for flere oplysninger, beder AI'en om en afklaring, men du eller din revisor er stadig ansvarlig for at træffe de endelige regnskabsmæssige beslutninger.
Konklusion
Hvis du gerne vil vide mere, anbefaler jeg, at du udforsker deres oversigt over platformen QuickBooks AI-regnskab for at se, hvordan den passer ind i QuickBooks Online.
Hvis du tager dig tid til at gennemgå dens forslag, besvare anmodninger om flere oplysninger og afstemme dine konti regelmæssigt, kan du få størst muligt udbytte af funktionerne og samtidig holde dit regnskab korrekt.
Ofte stillede spørgsmål om QuickBooks-regnskabs-AI
Vil den begå fejl?
Ja. Som alle AI-værktøjer er dens forslag ikke altid korrekte, så du bør gennemgå transaktioner og anbefalinger, før du godkender dem.
Kan jeg tilsidesætte dens forslag?
Ja. Du kan redigere foreslåede kategorier, kunder, leverandører og andre transaktionsoplysninger, før du godkender dem, og dine rettelser hjælper med at forbedre fremtidige anbefalinger.
Lærer den mine præferencer?
Ja. Den lærer af din bogføringsaktivitet og dine svar, hvilket hjælper med at gøre dens forslag mere præcise med tiden.
Hvad er forskellen på regnskabs-AI og bankregler?
Bankregler følger betingelser, som du opretter manuelt, mens regnskabs-AI foreslår kategoriseringer baseret på dine bogføringsmønstre. Transaktioner, der håndteres af bankregler, identificeres med et RULE-mærke.
Har jeg stadig brug for en revisor?
Ja. Regnskabs-AI hjælper med at automatisere rutinemæssig bogføring, men regnskabsmæssige beslutninger, skatteplanlægning og økonomisk rådgivning kræver stadig din dømmekraft eller din revisors ekspertise.
