Måneden er forbi, men hvor sikker er du på, at dine regnskaber er korrekte? Det er nemt at gå videre til næste måned uden at gennemgå dine regnskaber, for senere først at opdage manglende transaktioner eller fejl i rapporteringen.
En månedsafslutning er en enkel rutine, der hjælper dig med at opdage disse problemer tidligt. I stedet for at gennemgå flere måneders bogføring ved årets udgang gennemgår du måneden, mens den stadig er frisk i hukommelsen, så du kan afslutte den med ro i sindet.
QuickBooks Online gør månedsafslutningen nemmere. I denne vejledning viser vi dig, hvordan du opbygger en enkel rutine for månedsafslutning ved hjælp af programmet.
Sådan gør QuickBooks Online månedsafslutningen nemmere
Intuit QuickBooks Online hjælper med at reducere det arbejde, der er forbundet med at afslutte dine regnskaber hver måned, ved at automatisere rutineopgaver og fremhæve problemer, der kræver din opmærksomhed.
Det understøtter din månedsafslutning ved at:
- Holde dine regnskaber organiseret hele måneden. Regnskabs-AI kategoriserer transaktioner, efterhånden som de kommer ind, mens matchede løn- og Bill Pay-transaktioner automatisk registreres.
- Forenkle kontoafstemningen. AI-drevet afstemning sammenligner dine regnskaber med dine bank- og kreditkortudtog, fremhæver uoverensstemmelser og forklarer, hvordan du løser dem.
- Markere potentielle problemer. Afvigelsesregistrering gennemgår din resultatopgørelse og balance for dublerede transaktioner, fejlkonterede udgifter, usædvanlige saldi og andre problemer, der kan påvirke dine rapporter.
- Beskytte afsluttede perioder. Med Luk bøgerne kan du låse måneden med en advarsel eller adgangskode for at hjælpe med at forhindre utilsigtede ændringer efter din gennemgang.
I stedet for at gøre månedsafslutningen til et omfattende oprydningsprojekt hjælper QuickBooks Online med at gøre den til en enkel rutine, der holder dine regnskaber korrekte hele året.
Inden du begynder din månedsafslutning
Inden du begynder, skal du sikre dig, at din QuickBooks Online-konto er klar til månedsafslutningen.
Tilslut dine bank- og kreditkortkonti, så dine transaktioner altid er opdaterede (AI-drevet afstemning kræver Plus eller Advanced, mens manuel afstemning er tilgængelig på alle abonnementer).
Du skal også bruge månedsudtogene for hver konto, du afstemmer, samt administratoradgang, hvis du planlægger at angive en afslutningsdato og adgangskode efter din gennemgang.
Endelig skal du afsætte tid i løbet af den første uge i hver måned ved at tilføje en tilbagevendende kalenderpåmindelse, da det er regelmæssigheden, der gør en rutine for månedsafslutning effektiv.
Når alt er på plads, kan du se her, hvordan du udfører en månedsafslutning ved hjælp af QuickBooks Online.
Sådan udfører du en månedsafslutning i QuickBooks Online
Følg trinene nedenfor for at gennemføre din månedsafslutning i Intuit QuickBooks Online. Gå hvert trin igennem, inden du afslutter måneden.
Trin 1. Ryd transaktionskøen
Gennemgå alt, hvad der stadig ligger i bankfeedet, og bogfør eller korriger eventuelle udestående transaktioner.
Begynd med AI'ens batch Klar til bogføring, og gennemgå derefter de transaktioner, der kræver dit input, så månedens aktiviteter er komplette, inden du begynder din afslutning.
[SKÆRMBILLEDE: trin 1 — rydning af gennemgangskøen i bankfeedet]
Trin 2. Indtast manglende transaktioner
Bankfeeds registrerer ikke alle transaktioner.
Tilføj eventuelle udestående fakturaer, regninger, kontanttransaktioner eller andre posteringer ved månedens udgang, som ikke er blevet registreret, så dine regnskaber afspejler alt, hvad der skete i løbet af måneden.
Trin 3. Afstem alle konti
Afstem hver bank- og kreditkortkonto med dens kontoudtog for at bekræfte, at dine regnskaber stemmer overens med dine finansielle institutioner. På Plus og Advanced kan du bruge AI-drevet afstemning til at gennemgå og løse eventuelle uoverensstemmelser, før du går videre.
[SKÆRMBILLEDE: trin 3 — afstemningsskærmen med en AI-forklaret uoverensstemmelse]
Trin 4. Gennemgå AI-markerede problemer
Gennemgå det, som Regnskabs-AI markerer i din resultatopgørelse og balance, f.eks. dublerede transaktioner, fejlkonterede udgifter, usædvanlige saldi eller problemer med forfaldne poster. Løs hvert enkelt fund, mens måneden stadig er frisk i hukommelsen, i stedet for at føre problemerne videre til den næste periode.
[SKÆRMBILLEDE: trin 4 — resultater fra afvigelsesregistrering i resultatopgørelsen]
Trin 5. Gennemgå dine økonomiske rapporter
Åbn din resultatopgørelse, balance og pengestrømsopgørelse.
Afstemning bekræfter, at dine poster er korrekte. Gennemgang af disse rapporter bekræfter, at tallene giver mening.
Se efter noget uventet i stedet for at forsøge at kontrollere hver enkelt transaktion.
Trin 6. Undersøg uventede resultater
Hvis et tal ikke stemmer overens med dine forventninger, skal du gå ned i de underliggende transaktioner for at forstå hvorfor.
Mange overraskelser skyldes fejl i kategoriseringen eller tidsforskelle, mens det lejlighedsvise reelle problem netop er det, som en månedsafslutning er beregnet til at afdække.
Trin 7. Lås regnskabet
Gå til Indstillinger → Avanceret → Regnskab, og angiv afslutningsdatoen til den sidste dag i måneden. Vælg, om ændringer i afsluttede perioder skal kræve en advarsel eller en adgangskode.
For de fleste virksomheder giver et krav om adgangskode bedre beskyttelse mod utilsigtede ændringer, efter måneden er blevet gennemgået.
[SKÆRMBILLEDE: trin 7 — indstillingen til at låse regnskabet med afslutningsdato og adgangskode]
Trin 8. Notér spørgsmål til din revisor
Før en løbende liste over spørgsmål, usædvanlige transaktioner eller vurderinger, der er opstået under afslutningen. Det er meget lettere at gennemgå disse samlet end at forsøge at rekonstruere dem under oprydningen ved årets udgang.
Sådan ser en god månedsafslutning ud med QuickBooks Online
Ved afslutningen af din månedsafslutning bør du kunne sætte flueben ved følgende:
- Alle bank- og kreditkortkonti er blevet afstemt med deres månedlige kontoudtog.
- Udestående transaktioner er blevet kategoriseret eller bogført, så der kun er få eller ingen transaktioner tilbage i transaktionskøen.
- Resultaterne fra regnskabs-AI'en er blevet gennemgået, og eventuelle vigtige problemer er blevet løst eller undersøgt.
- Din resultatopgørelse, balance og pengestrømsopgørelse afspejler nøjagtigt, hvordan din virksomhed klarede sig i løbet af måneden.
- Den afsluttede periode er blevet låst med en afslutningsdato for at hjælpe med at forhindre utilsigtede ændringer.
- Eventuelle resterende spørgsmål eller usædvanlige transaktioner er blevet dokumenteret til din revisor i stedet for at blive udskudt til årets udgang.
Når du gentager denne proces hver måned, bliver det hurtigere, mere ensartet og lettere at administrere at afslutte regnskabet i QuickBooks Online.
I stedet for at bruge dage på at rydde op i flere måneders bogføring gennemgår du den foregående måned, mens den stadig er frisk i hukommelsen, og holder dine økonomiske poster opdaterede hele året.
Tips og almindelige fejl, du bør undgå
Selv med en fast rutine for månedsafslutningen kan nogle få små vaner gøre din afslutning mere nøjagtig og meget lettere at administrere over tid.
Lås ikke regnskabet for tidligt
En afslutningsdato beskytter afsluttede perioder, men først efter at du har gennemgået dine rapporter og løst eventuelle udestående problemer.
Hvis du låser måneden for tidligt, bliver det vanskeligere at rette fejl, og det kan være nødvendigt at genåbne en afsluttet periode.
Sammenlign denne måneds rapporter med sidste måneds
Når du gennemgår din resultatopgørelse og balance måned efter måned, bliver det meget lettere at opdage usædvanlige ændringer.
Store udsving i omsætning, udgifter eller kontosaldi træder ofte tydeligt frem, når du sammenligner rapporter i stedet for at gennemgå hver måned isoleret.
Tøm din transaktionskø hver uge
Hvis du venter til månedsafslutningen med at kategorisere alle transaktioner, kan en kort gennemgang udvikle sig til en lang oprydningssession. Hvis du bruger et par minutter hver uge på at holde din transaktionskø opdateret, bliver selve månedsafslutningen meget hurtigere.
Brug gentagne transaktioner til forudsigelige udgifter
Hvis din virksomhed har regelmæssige regninger, abonnementer, lånebetalinger eller husleje, kan du oprette dem som tilbagevendende transaktioner i QuickBooks Online.
Det reducerer manuel dataindtastning og hjælper med at sikre, at tilbagevendende udgifter ikke overses under din gennemgang ved månedens afslutning.
Opbevar bilag ét sted
Gem kvitteringer, fakturaer og kontoudtog på et organiseret sted i løbet af måneden i stedet for at lede efter dem under din månedsafslutning.
Når bilagene er let tilgængelige, bliver det meget nemmere at kontrollere transaktioner og besvare spørgsmål, hvis noget ikke ser rigtigt ud.
Konklusion
Du kan også læse mere om Regnskabs-AI for at se, hvordan AI-drevne funktioner hjælper med at forenkle kategorisering, afstemning og gennemgang af økonomien i løbet af måneden.
Hvis du gerne vil opdage endnu flere værktøjer og ressourcer, kan du besøge deres Intuit QuickBooks Online-startside for at udforske alt det, platformen har at tilbyde.
At opbygge en konsekvent rutine for månedsafslutning er en af de bedste måder at holde dine regnskaber nøjagtige og din virksomhed på rette spor. Jeg ønsker dig alt det bedste, når du tager denne proces i brug og gør den til en del af din månedlige arbejdsgang.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid bør en månedsafslutning tage for en mindre virksomhed?
Når dine konti er forbundet, og transaktionerne holdes opdaterede, kan de fleste mindre virksomheder gennemføre en månedsafslutning på én til tre timer. Processen bliver normalt hurtigere, efterhånden som den bliver en del af din rutine.
Hvad gør det at låse regnskaberne?
Når regnskaberne låses, angives en afslutningsdato for at hjælpe med at forhindre ændringer i afsluttede regnskabsperioder. Afhængigt af dine indstillinger får brugerne enten en advarsel eller skal indtaste en adgangskode, før de kan foretage ændringer.
Har jeg brug for en revisor til at gennemføre en månedsafslutning?
Nej. De fleste ejere af mindre virksomheder kan selv gennemføre en månedsafslutning, mens en revisor kan gennemgå dine regnskaber og hjælpe med mere komplekse regnskabsmæssige beslutninger.
Hvad hvis jeg finder en fejl i en afsluttet måned?
Du kan stadig rette transaktioner i en afsluttet periode, hvis du har de nødvendige tilladelser eller adgangskoden. Når rettelsen er foretaget, skal du gennemgå dine økonomiske rapporter for at sikre, at alt stadig er korrekt.
Hvilke QuickBooks Online-abonnementer understøtter denne rutine?
Manuel afstemning, økonomiske rapporter og funktionen Luk regnskaberne er tilgængelige på tværs af QuickBooks Online-abonnementer. AI-drevet afstemning og andre funktioner i Regnskabs-AI er tilgængelige i abonnementerne Plus og Advanced.
