Løndagen skulle have været hurtig. I stedet forsvinder endnu en time på at lede efter manglende timesedler og rette små fejl, før lønnen overhovedet kan behandles.
Det er netop det problem, som QuickBooks Workforce Payroll AI er designet til at hjælpe med.
I denne vejledning gennemgår vi, hvordan det fungerer, hvordan du konfigurerer det, og om det er det rigtige valg for din virksomhed.
Hvad er QuickBooks Workforce' løn-AI?
I sin kerne er QuickBooks Workforce' løn-AI designet til at fjerne det gentagne arbejde fra forberedelsen af lønnen.
I stedet for at bruge hver lønperiode på at følge op med medarbejderne om deres timer, overarbejde og drikkepenge håndterer AI'en denne del for dig ved at kontakte dem via SMS eller QuickBooks Workforce-appen og indsamle de nødvendige oplysninger.
Efterhånden som svarene kommer ind, gennemgår den de indsendte timer, markerer alt, der ser usædvanligt eller ufuldstændigt ud, og følger endda op med medarbejderne for at hjælpe med at løse uoverensstemmelser, før lønnen behandles.
Når alt er indsamlet og bekræftet, udarbejder den et lønudkast i QuickBooks Online, så du får et klart overblik over bruttolønnen og lønudgifterne, før noget går videre.
Det vigtige at vide er, at løn-AI'en ikke erstatter dig som beslutningstager. Dens rolle er at forberede lønnen, ikke at godkende den.
Du gennemgår stadig hver lønkørsel, før den færdiggøres, så du får tidsbesparelsen ved automatisering og samtidig bevarer fuld kontrol over, hvem der får løn, og hvor meget de får.
Fremtrædende funktioner i QuickBooks' løn-AI
Dette er de fremtrædende funktioner, der gør QuickBooks Workforce Payroll AI til en værdifuld lønassistent.
Want to learn more about QuickBooks Workforce?
Den indsamler automatisk lønoplysninger
I stedet for at følge op med medarbejderne om deres timer, overarbejde og drikkepenge i hver lønperiode indsamler løn-AI'en dem for dig via SMS eller QuickBooks Workforce-appen. Det hjælper med at reducere den frem-og-tilbage-kommunikation, der går forud for lønudbetalingen.
Den markerer problemer, før lønnen behandles
Efterhånden som lønoplysningerne kommer ind, kontrollerer løn-AI'en, om der mangler oplysninger eller er usædvanlige indtastninger. Hvis noget ser forkert ud, følger den op, før lønudkastet udarbejdes, så du kan opdage problemer tidligere.
Den udarbejder et lønudkast, der er klar til din gennemgang
Efter indsamling og gennemgang af lønoplysningerne opretter løn-AI'en et lønudkast i QuickBooks Online med din estimerede bruttoløn og lønudgifter. Du skal blot gennemgå udkastet, foretage eventuelle nødvendige ændringer og godkende lønkørslen.
Løn-AI'en opretter også en indsamlingsplan baseret på din lønhistorik, lader dig vælge, hvordan medarbejderne kontaktes, kræver medarbejdernes samtykke, før beskederne begynder, og giver mulighed for at rette indsendte timer, før lønperioden lukker.
Sådan bruger du QuickBooks' løn-AI
Følg disse trin for at konfigurere QuickBooks Workforce Payroll AI og begynde at bruge den i din lønproces.
Trin 1: Bekræft, at du er berettiget
Du skal allerede have kørt mindst én lønudbetaling på QuickBooks Workforce Core, Premium eller Elite, og AutoPayroll skal være slået fra. Løn-AI og AutoPayroll kan ikke bruges sammen.
Trin 2: Start konfigurationen fra feedet
Gå til dit feed, vælg løn-AI, derefter Se, hvordan det fungerer, og vælg Kom i gang. Løn-AI'en analyserer dine tidligere lønkørsler og foreslår en tilpasset plan.
[SKÆRMBILLEDE: trin 2 — indgangen til konfiguration af løn-AI'en i feedet]
Trin 3: Tilpas planen
Gennemgå listen over tilmeldte medarbejdere, og udfyld eventuelle manglende oplysninger.
Vælg derefter, hvilke dage løn-AI'en må kontakte medarbejderne, se en forhåndsvisning af den besked, de modtager, vælg SMS eller QuickBooks Workforce-appen som kommunikationskanal, og vælg, hvordan løn-AI'en kommunikerer med dig som administrator.
Trin 4: Indhent medarbejdernes samtykke
Payroll AI kontakter hver medarbejder for at anmode om samtykke, før nogen dataindsamling begynder. Hvis du informerer dit team om, at en ny indsamlingsmetode er på vej, kan det hjælpe dem med at vide, hvad de kan forvente.
Trin 5: Gennemgå og godkend hver lønkørsel
Herefter indsamler Payroll AI lønoplysninger efter planen, kontrollerer de indsendte data, følger op på uoverensstemmelser og udarbejder et lønudkast med bruttoløn og samlede lønudgifter, som du kan gennemgå.
Din rolle under hver lønperiode er at gennemgå udkastet og godkende lønkørslen.
Hvad sker der, når du begynder at bruge QuickBooks Payroll AI?
Når QuickBooks Workforce Payroll AI er sat op, bliver din lønproces langt mindre afhængig af manuelt arbejde.
Lad os tage et anlægsgartnerteam på ni personer, der får løn hver anden uge, som eksempel.
Medarbejderne modtager mandag en sms med en anmodning om deres arbejdstimer, og Payroll AI indsamler automatisk deres svar.
Da et teammedlem indberetter 61 timer i stedet for de sædvanlige 45, markerer Payroll AI uoverensstemmelsen og følger op. Medarbejderen svarer, at det var en tastefejl, og oplysningerne bliver rettet, før lønkørslen klargøres.
Torsdag modtager virksomhedsejeren et lønudkast med de samlede bruttolønninger allerede klargjort.
I stedet for at bruge aftenerne på at rykke for timesedler og indtaste lønoplysninger manuelt inden fristen gennemgår ejeren udkastet over en kop kaffe, godkender det fra sin telefon og går videre med resten af dagen.
Lønkørslen gennemføres stadig som normalt. Det, der ændrer sig, er mængden af manuelt forarbejde, der kræves.
Hvem kan få gavn af QuickBooks Workforce Payroll AI?
Er du usikker på, om QuickBooks Workforce Payroll AI passer til dig? Her er de virksomheder og teams, der sandsynligvis vil få størst gavn af at bruge det.
Ejeren, der også administrerer løn
Hvis du håndterer løn samtidig med, at du driver din virksomhed, kan QuickBooks Workforce Payroll AI hjælpe med at reducere den tid, du bruger på at klargøre hver lønkørsel.
I stedet for at håndtere alle opgaver med indsamling og kontrol manuelt kan du fokusere på at gennemgå og godkende lønkørslen.
Lederen af timelønnede teams
Virksomheder med timelønnede medarbejdere skal ofte håndtere skiftende arbejdstider, overarbejde og indsendelse af timesedler i hver lønperiode.
QuickBooks Workforce Payroll AI hjælper med at forenkle klargøringen af løn ved at indsamle og kontrollere lønoplysninger, før de er klar til gennemgang.
Virksomheden i vækst, der er vokset fra sine regneark
Manuelle lønprocesser, der tidligere fungerede, kan blive svære at håndtere, efterhånden som teamet vokser.
Hvis du stadig er afhængig af regneark, timesedler på papir eller sms'er, giver QuickBooks Workforce Payroll AI en mere struktureret arbejdsgang til klargøring af løn.
QuickBooks Workforce Payroll AI kan også være en fordel for virksomheder med medarbejdere i marken eller kontrahenter, der indberetter timer eksternt, samt for kontorledere eller teammedlemmer, der for nylig har overtaget ansvaret for løn.
Begrænsninger og udfordringer ved QuickBooks Workforce Payroll AI
Selvom QuickBooks Workforce Payroll AI kan reducere det manuelle arbejde i forbindelse med klargøring af løn, er der stadig nogle begrænsninger, du bør være opmærksom på, før du bruger det.
Der gælder krav til berettigelse
QuickBooks Workforce Payroll AI kræver mindst én tidligere gennemført lønudbetaling med QuickBooks Workforce Core, Premium eller Elite, og det kan ikke bruges sammen med AutoPayroll.
Medarbejdernes deltagelse er påkrævet
Medarbejderne skal give samtykke, før QuickBooks Workforce Payroll AI kan begynde at indsamle lønoplysninger. Hvis teammedlemmerne ikke svarer på lønanmodningerne, skal du stadig følge op på dem manuelt.
Det er stadig dit ansvar at godkende lønkørslen
QuickBooks Workforce-løn-AI'en udarbejder et lønudkast, men du er stadig ansvarlig for at gennemgå markerede poster, kontrollere løntotaler og godkende hver lønkørsel, før den behandles.
Løn-AI'en fokuserer på lønforberedelse
QuickBooks Workforce-løn-AI'en er udviklet til at indsamle lønoplysninger, kontrollere indsendte data, følge op på uoverensstemmelser og udarbejde lønudkast. Opsætning af skatter, konfiguration af personalegoder og beslutninger om overholdelse af regler er stadig en del af din almindelige lønproces.
Konklusion
Hvis du er klar til at lære mere, kan du udforske QuickBooks Workforce for at sammenligne tilgængelige lønplaner og funktioner.
Jeg håber, at denne vejledning har givet dig en bedre forståelse af, hvordan QuickBooks Workforce-løn-AI'en fungerer, og om den passer til din lønproces.
Ofte stillede spørgsmål
Kører den lønnen automatisk?
Nej. QuickBooks Workforce-løn-AI’en udarbejder et lønudkast, men du skal gennemgå og godkende det, før lønnen behandles.
Kan jeg gennemgå alt, før det indsendes?
Ja. Du kan gennemgå lønudkastet, markerede uoverensstemmelser og løntotalerne, før du godkender lønkørslen.
Hvordan kontakter den mine medarbejdere?
QuickBooks Workforce-løn-AI’en kontakter medarbejdere via SMS eller QuickBooks Workforce-appen ved hjælp af den tidsplan, du vælger. Medarbejderne skal først give deres samtykke, før de modtager lønforespørgsler.
Hvad sker der, hvis en medarbejder indsender de forkerte timer?
QuickBooks Workforce-løn-AI’en markerer usædvanlige indsendelser og følger op med medarbejderne, så de kan rette deres timer, før lønfristen udløber.
Hvad skal jeg have, før jeg kan aktivere den?
Du skal have mindst én tidligere udbetalt lønseddel ved hjælp af QuickBooks Workforce Core, Premium eller Elite, og AutoPayroll skal være slået fra, før du kan konfigurere QuickBooks Workforce-løn-AI’en.
