Medarbejderoplysninger bør ikke kræve, at man leder gennem e-mailtråde, delte mapper eller arkivskabe bare for at finde et dokument eller opdatere en persons oplysninger.
QuickBooks Workforce hjælper med at samle det hele ved at opbevare hver medarbejders oplysninger ét sted, samtidig med at medarbejderne får sikker selvbetjeningsadgang.
I denne vejledning viser vi dig, hvordan du organiserer medarbejderoplysninger i QuickBooks Workforce, så de er nemmere at administrere i dag og nemmere at finde, når du har mest brug for dem.
Hvorfor bruge QuickBooks Workforce til at holde medarbejderoplysninger organiseret
QuickBooks Workforce hjælper med at holde medarbejderoplysninger organiseret ved at samle det hele ét sted i stedet for at sprede oplysninger på tværs af e-mails, papirarkiver og flere systemer.
Hver medarbejder har en enkelt profil, hvor personlige oplysninger, lønoplysninger og ansættelsesdokumenter kan administreres samlet, mens medarbejderselvbetjening reducerer rutineanmodninger om lønsedler, W-2'er og andre lønoplysninger.
Med oplysninger, der er forbundet med lønbehandlingen, og adgang, der styres af administratorer, er det nemmere at holde oplysningerne korrekte, sikre og let tilgængelige gennem hele medarbejderens ansættelsesforløb.
Sådan organiserer du medarbejderoplysninger i QuickBooks Workforce
Følg disse trin for at organisere medarbejderoplysninger i komplette, nemme at administrere QuickBooks Workforce-profiler.
Want to learn more about QuickBooks Workforce?
Trin 1. Gennemgå det, du har
Lav en liste over, hvor medarbejderoplysningerne i øjeblikket findes, herunder skuffer, indbakker og regneark, og identificer derefter, hvad der mangler i hver medarbejderprofil.
Denne oversigt bliver din tjekliste til migreringen, når du flytter oplysningerne ind i QuickBooks Workforce.
Trin 2. Færdiggør alle medarbejderprofiler
Gå til Løn og derefter Medarbejdere, og udfyld personlige oplysninger samt arbejds- og lønoplysninger for hver medarbejder. Profilen fungerer kun som en pålidelig, samlet informationskilde, når den er komplet.
Trin 3. Vedhæft dokumenterne
Føj underskrevne tilbudsbreve, bekræftelser på politikker og andre ansættelsesdokumenter til hver medarbejderprofil.
På Premium- og Elite-abonnementer kan du bruge den digitale dokumentarbejdsgang til at anmode om underskrifter elektronisk og holde færdige dokumenter organiseret sammen med medarbejderens oplysninger.
Trin 4. Inviter alle til QuickBooks Workforce
Send invitationer til QuickBooks Workforce til medarbejdere, der endnu ikke har oprettet forbindelse, og bed dem vælge deres præference for en papirløs W-2 under opsætningen. Hver medarbejder, der bruger selvbetjening, er én person mindre, der er afhængig af dig for at få almindelige løndokumenter.
Trin 5. Indstil adgangen bevidst
Gennemgå hver medarbejders adgang til QuickBooks Workforce, så de kun kan se det, de skal kunne se.
Når en person forlader virksomheden, skal du deaktivere vedkommendes adgang til QuickBooks Workforce, samtidig med at du bevarer ansættelsesoplysningerne i overensstemmelse med dine krav til opbevaring.
Trin 6. Lad opdateringer komme fra kilden
Opfordr medarbejderne til at opdatere relevante personlige oplysninger via QuickBooks Workforce, når det er muligt, herunder adresseændringer og andre personlige oplysninger.
Oplysninger, der vedligeholdes ved kilden, forbliver mere sandsynligt korrekte end oplysninger, der videresendes via e-mails eller manuelle anmodninger.
Trin 7. Foretag en enkel kvartalsvis gennemgang
Se efter ufuldstændige profiler, udestående dokumentanmodninger og medarbejdere, der endnu ikke har accepteret deres QuickBooks Workforce-invitation.
Hvis du bruger nogle få minutter på at gennemgå oplysningerne hvert kvartal, bliver årets afslutning meget nemmere.
Det vil du bemærke, når du har organiseret medarbejderoplysninger i QuickBooks Workforce
Du vil bemærke det, når du i stedet for at bruge tid på at lede gennem mapper eller besvare almindelige medarbejderanmodninger har ét sted, hvor du kan administrere det hele.
Medarbejderne kan få adgang til deres egne lønsedler og W-2'er via Workforce, mens komplette profiler holder lønoplysninger og ansættelsesdokumenter organiseret og nemme at finde.
Når nogen begynder eller stopper i virksomheden, er der en fast proces at følge i stedet for panik i sidste øjeblik.
Når årets udgang nærmer sig, er der kun få anmodninger om W-2-blanketter, fordi medarbejderne allerede har adgang, og papirløse præferencer er blevet opsat på forhånd.
Almindelige fejl og gode råd
Disse enkle påmindelser kan hjælpe dig med at holde medarbejderregistreringer organiseret, efterhånden som din virksomhed vokser.
Gem ikke flere versioner af den samme registrering
Når medarbejderregistreringer er blevet flyttet til QuickBooks Workforce, skal du stoppe med at opdatere de samme oplysninger i regneark, e-mails eller papirfiler. Hvis du opbevarer én komplet medarbejderprofil, er du med til at sikre, at alle arbejder ud fra de samme oplysninger.
Gennemfør invitationer til QuickBooks Workforce hurtigt
Medarbejderne skal aktivere deres QuickBooks Workforce-konto, før de kan bruge selvbetjeningsfunktionerne. Jo hurtigere de accepterer deres invitation, desto hurtigere får de adgang til lønsedler og W-2-blanketter uden at kontakte lønadministrationen.
Deaktivér adgangen til QuickBooks Workforce under fratrædelsesprocessen
Når en medarbejder stopper, skal du deaktivere vedkommendes adgang til QuickBooks Workforce, mens du beholder ansættelsesregistreringen i QuickBooks. Det beskytter medarbejderoplysningerne uden at påvirke din opbevaring af registreringer.
Sørg for ensartede registreringer af nye medarbejdere
Brug den samme onboardingproces for alle nyansatte, så hver medarbejderprofil indeholder komplette og ensartede oplysninger fra starten.
Gennemgå medarbejderregistreringer regelmæssigt
Gennemgå medarbejderprofiler regelmæssigt for at finde manglende oplysninger, ufuldstændige dokumenter eller afventende Workforce-opsætning, før det bliver et problem under lønkørsel eller rapportering ved årets udgang.
Konklusion
Hvis du er klar til at udforske QuickBooks Workforce yderligere, kan du se QuickBooks Workforce for at opleve platformen i praksis.
Jeg håber, at denne vejledning hjælper dig med at skabe en mere organiseret og pålidelig måde at administrere medarbejderregistreringer med QuickBooks Workforce på. Efterhånden som dit team vokser, kan det gøre lønadministration, onboarding og opgaver ved årets udgang meget nemmere at håndtere, når alt opbevares på ét sted.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad kan medarbejderne selv se og gøre?
Medarbejderne kan få adgang til lønsedler, W-2-blanketter, indtjening, saldi for frihed og andre tilgængelige selvbetjeningsfunktioner samt opdatere kvalificerede personlige oplysninger og udføre tildelte opgaver.
Hvem bestemmer, hvad der er synligt?
Administratorer bestemmer hver medarbejders adgang til QuickBooks Workforce, mens de tilgængelige funktioner afhænger af din plan og konfiguration.
Hvad hører hjemme i en medarbejderprofil?
Hver profil gemmer personlige oplysninger og arbejdsoplysninger, lønoplysninger, ansættelsesdokumenter og indstillinger for adgang til QuickBooks Workforce på ét sted.
Hvordan hjælper dette ved årets udgang og under en revision?
Når medarbejderregistreringer og lønoplysninger opbevares samlet, er de nemmere at finde under rapportering ved årets udgang og ved anmodninger om registreringer.
Hvad sker der med registreringerne, når nogen stopper?
Deaktivér medarbejderens adgang til QuickBooks Workforce, når vedkommende stopper, men behold ansættelsesregistreringen i QuickBooks i henhold til dine krav til opbevaring.
