Tilbuddet er blevet accepteret, og din nye medarbejder er klar til at begynde. Nu kommer papirarbejdet, skatteblanketter, oplysninger om direkte indbetaling og alt andet, der skal udfyldes, før den første lønudbetaling.
Vi har sammensat denne vejledning for at føre dig gennem introduktionen af en ny medarbejder i QuickBooks Workforce, så du trygt kan gennemføre hvert trin og gøre din medarbejder klar til lønkørsel.
Hvorfor bruge QuickBooks Workforce til introduktion af medarbejdere?
Introduktionen slutter ikke, når tilbudsbrevet er underskrevet.
Der er stadig skatteblanketter, der skal udfyldes, oplysninger om direkte indbetaling, der skal indsamles, virksomhedsdokumenter, der skal underskrives, og lønoplysninger, der skal klargøres, før en ny medarbejder er klar til sin første lønudbetaling.
QuickBooks Workforce samler disse opgaver ét sted, så det bliver nemmere for medarbejderne at udføre det, de skal, samtidig med at du får et tydeligere overblik over, hvad der stadig mangler.
Efterhånden som medarbejderne afslutter deres introduktionsopgaver, overføres deres oplysninger til QuickBooks Workforce i stedet for at blive indtastet manuelt senere. Resultatet er en mere organiseret introduktionsproces og en nemmere vej frem mod medarbejderens første lønkørsel.
Ting, du skal være opmærksom på, før du introducerer en ny medarbejder i QuickBooks Workforce
Før du går i gang, bør du bruge et par minutter på at sikre, at alt er klar. Når disse grundlæggende ting er på plads, forløber introduktionsprocessen mere problemfrit.
Want to learn more about QuickBooks Workforce?
Bekræft din opsætning af QuickBooks Workforce
Sørg for, at din QuickBooks Workforce-plan omfatter de introduktionsfunktioner, du planlægger at bruge. Visse avancerede værktøjer, f.eks. automatiserede I-9-blanketter og elektroniske underskrifter, er kun tilgængelige i bestemte planer.
Indsaml medarbejderens oplysninger og dokumenter
Hav medarbejderens private e-mailadresse, startdato, løntype, lønsats og eventuelle nødvendige virksomhedsdokumenter klar, før du begynder introduktionsprocessen. Når du forbereder alt på forhånd, kan du gennemføre arbejdsgangen uden at skulle stoppe for at lede efter manglende oplysninger.
Gennemgå din opsætning af løn og personalegoder
Hvis medarbejderen skal være omfattet af løn eller personalegoder, skal du bekræfte, at disse indstillinger allerede er konfigureret, før du sender invitationen til introduktion. Det hjælper med at sikre, at medarbejderen er klar til sin første lønkørsel.
Sådan introducerer du en ny medarbejder i QuickBooks Workforce
Følg disse trin for at introducere en ny medarbejder i QuickBooks Workforce, udfylde det nødvendige papirarbejde og gøre medarbejderen klar til lønkørsel.
Begynd før den første arbejdsdag
Så snart tilbuddet er accepteret, skal du gå til Løn, derefter Medarbejdere, vælge Tilføj medarbejder og indtaste den nye medarbejders navn og e-mailadresse.
Vælg ‘Fortsæt introduktionen’ for at starte den guidede introduktionsproces.
Udfyld oplysningerne på arbejdsgiversiden
Gennemgå medarbejderens personlige oplysninger og arbejdsoplysninger, og indtast derefter lønoplysningerne, herunder løntype, standardarbejdstid og eventuelle yderligere løntyper.
Vedhæft dokumenter, og tildel arbejdsgange
Tilføj de dokumenter, som den nye medarbejder skal gennemgå og underskrive elektronisk, herunder tilbudsbrevet, medarbejderhåndbogen og virksomhedens politikker. Tilføj de HR-arbejdsgange, som din plan understøtter. Hvis det er nødvendigt, kan du starte et baggrundstjek gennem Checkr fra medarbejderprofilen.
Indstil personalegodeklassen og adgangen til Workforce
Se en forhåndsvisning af de personalegoder, medarbejderen er berettiget til, hvis du tilbyder sådanne, bekræft medarbejderens adgang til Workforce, og vælg derefter Afslut introduktion for at sende portalinvitationen.
Lad medarbejderen fuldføre introduktionen
Efter at have modtaget invitationen opretter den nye medarbejder sin Workforce-konto og underskriver tilbudsbrevet.
Derefter udfylder medarbejderen sin W-4 og I-9 online, indtaster oplysninger om direkte indbetaling, underskriver eventuelle tildelte dokumenter elektronisk og tilmelder sig personalegoder før den første arbejdsdag.
Overvåg færdiggørelsen
Følg status for invitationen og onboardingopgaven fra listen over Medarbejdere, og følg derefter op på eventuelle udestående punkter. På dette tidspunkt består det resterende manuelle trin i overvågning snarere end dataindtastning.
Bekræft, at lønnen er klar, før den første lønkørsel
Bekræft, at medarbejderens lønplan, skatteoplysninger og betalingsmetode er udfyldt på profilen. Da medarbejderens oplysninger overføres direkte til lønsystemet, er dette en afsluttende gennemgang snarere end en proces, hvor oplysningerne skal indtastes igen.
Medtag medarbejderen i den næste lønkørsel
Når onboardingopgaverne er fuldført, vises den nye medarbejder på din medarbejderliste og er klar til lønkørsel.
Sådan ser succes ud
Hvis onboardingforløbet gik problemfrit, vil du kunne mærke det.
I stedet for at jagte formularer, følge op på manglende oplysninger eller indtaste de samme oplysninger i lønsystemet skal du blot gennemgå medarbejderens profil for at sikre, at alt er udfyldt, før den første lønkørsel.
Medarbejderen er klar til at blive medtaget i lønkørslen, og den første lønseddel kommer uden overraskelser i sidste øjeblik. Derefter kan medarbejderen når som helst logge ind på QuickBooks Workforce for at få adgang til lønsedler og W-2-formularer uden at skulle bede dig om dem.
Almindelige fejl og gode råd
Nogle få enkle bedste praksisser kan hjælpe dig med at undgå almindelige onboardingproblemer og få mest muligt ud af QuickBooks Workforce.
Vent ikke til lønugen
Hvis du venter til lønugen med at gennemgå onboarding, kan du ende med at skulle jagte manglende skatteformularer, oplysninger om direkte indbetaling eller underskrevne dokumenter.
Gennemgå hver medarbejders onboardingstatus, før du behandler lønnen, så der er tid til at løse eventuelle mangler.
Opret en standardiseret onboardingpakke
Opret en standardiseret onboardingpakke, der indeholder dit ansættelsesbrev, virksomhedens politikker, medarbejderhåndbog og alle andre nødvendige dokumenter.
Hvis du bruger den samme arbejdsgang for alle nye medarbejdere, bliver onboarding mere ensartet, og risikoen for manglende papirarbejde mindskes.
Bekræft din Workforce-plan, før du opbygger din proces
Nogle onboardingfunktioner, f.eks. automatiserede I-9-formularer, elektroniske underskrifter og andre avancerede HR-funktioner, er kun tilgængelige i visse QuickBooks Workforce-planer.
Kontrollér, hvad der er inkluderet i dit abonnement, før du opbygger din onboardingarbejdsgang.
Brug Workforce som en selvbetjeningsportal for medarbejdere
QuickBooks Workforce er ikke kun til onboarding.
Medarbejderne kan fortsat bruge det til at få adgang til lønsedler, W-2-formularer og andre løndokumenter, hvilket reducerer rutinemæssige lønforespørgsler og holder alt samlet ét sted.
Gør løngennemgangen til din sidste kontrol
Før du behandler den første lønkørsel, skal du gennemgå medarbejderens profil for at bekræfte, at skatteformularer, betalingsoplysninger og nødvendige dokumenter er udfyldt.
Din afsluttende gennemgang bør handle om at kontrollere oplysningerne, ikke om at indsamle dem.
Konklusion
Jeg håber, at denne vejledning hjælper dig med at onboarde din næste medarbejder med større sikkerhed og mindre papirarbejde.
Du kan også udforske den bredere QuickBooks Workforce-platform for at få mere at vide om de værktøjer, der er tilgængelige til løn, regnskab og drift af din virksomhed.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad skal den nyansatte selv gøre?
Når medarbejderen har accepteret invitationen, opretter vedkommende sin QuickBooks Workforce-konto, udfylder sine skatteformularer og oplysninger om direkte indbetaling, underskriver tildelte dokumenter og tilmelder sig personalegoder, hvis de er tilgængelige.
Hvordan fungerer baggrundstjek?
Hvordan fungerer baggrundstjek?
Kan den nyansatte tilmelde sig personalegoder under introduktionen?
Ja, hvis personalegoder er en del af din QuickBooks Workforce-opsætning. Medarbejdere, der er berettigede, kan gennemgå og færdiggøre deres tilmelding under introduktionen.
Hvad hvis jeg bare har brug for hurtigt at tilføje en medarbejder?
Du kan bruge Hurtig tilføjelse til at oprette medarbejderprofilen og først udfylde lønoplysningerne. De resterende introduktionsopgaver kan udføres senere.
Hvordan hænger introduktionen sammen med den første lønudbetaling?
Medarbejderens skatteformularer, oplysninger om direkte indbetaling og andre introduktionsoplysninger overføres til vedkommendes lønprofil. Når alt er færdigt, er medarbejderen klar til at blive inkluderet i den næste lønkørsel.
