Gratis tjeklisteskabelon til nyansatte for arbejdsgivere

Skabelon til tjekliste for nyansatte

Denne skabelon til en tjekliste for nyansatte hjælper dig med at navigere gennem processen for, hvad du skal gøre, efter at du har sendt et tilbudsbrev og fået svar om, at kandidaten ønsker at acceptere stillingen.

Du kan bruge den i løbet af en persons første måned for at sikre, at du dækker hele ansættelsesprocessen – fra at give den nye medarbejder en varm velkomst på den første arbejdsdag til praktiske forhold som at få vedkommende sat op med en kontrakt, en formular til direkte indbetaling og andre vigtige dokumenter.

De fleste af trinnene i denne onboardingtjekliste for medarbejdere vil blive betragtet som en del af introduktionsprogrammet for medarbejdere. 

Den er designet til at hjælpe dig med at få dine nye teammedlemmer hurtigt og effektivt i gang og tager dig hele vejen fra afgivelsen af et officielt jobtilbud til begyndelsen på din nye medarbejders første arbejdsdag og første arbejdsuge.

Få vores skabelon til tjekliste for nyansatte!

Company

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Email*

By submitting you agree to receive occasional emails and acknowledge our privacy policy. You can unsubscribe at any time.

Hvad er en onboardingtjekliste?

En onboardingtjekliste er en struktureret liste over opgaver og aktiviteter, der er designet til at guide nye medarbejdere gennem onboardingprocessen.

Den sikrer, at vigtige trin gennemføres, så nyansatte kan finde sig til rette i virksomheden, forstå deres roller og blive produktive teammedlemmer.

Hvad bør en tjekliste for nyansatte indeholde?

Selvom organisationer uundgåeligt vil have deres egne tilføjelser til onboardingprocessen, vil en tjekliste for nyansatte generelt indeholde:

• Ansættelsesformularer: Udfyld vigtige dokumenter såsom skatteformularer (W-4, I-9), oplysninger om direkte indbetaling og ansættelseskontrakter.
• Velkomstoplevelse: Send et velkomstbrev, forbered velkomstpakker, og introducer de nyansatte via interne kommunikationskanaler som e-mail eller Slack.
• Overblik over virksomhedens politikker: Giv adgang til medarbejderhåndbogen, adfærdskodekset og retningslinjer relateret til overholdelse af regler.
• Opsætning af teknologi: Sørg for adgang til nødvendige værktøjer, herunder software, e-mailkonti og hardware som computere og telefoner.
• Møder: Planlæg et 1:1-møde med lederen, og deltag i relevante team- og afdelingsmøder. 
• Rollerelateret oplæring: Planlæg de indledende oplæringssessioner for nyansatte (ved hjælp af værktøjer til planlægning af oplæring, hvor det er nyttigt), og forklar relevante systemer og jobspecifikke processer.
• Introduktion til teamet og orientering: Organiser møder med teammedlemmer, ledere og centrale afdelingschefer.
• Tilmelding til personalegoder: Giv vejledning i valg af personalegoder såsom sundhedsordninger, pensionsordninger og andre tilgængelige goder.

Hvorfor er en tjekliste for nyansatte vigtig?

En tjekliste for nyansatte er et nyttigt værktøj, fordi den hjælper med at sikre en problemfri, ensartet og effektiv onboardingproces. Her er nogle få grunde til, at det er nyttigt at oprette en:

1. Organisation og effektivitet: Holder styr på onboardingopgaverne og forhindrer, at vigtige trin bliver overset.
2. Overholdelse af regler og juridisk beskyttelse: Sikrer, at de nødvendige formularer udfyldes, og at arbejdsmarkedslovgivning og virksomhedens politikker overholdes.
3. Et positivt førstehåndsindtryk: Skaber en imødekommende oplevelse, der styrker de nyansattes motivation og engagement fra første dag.
4. Hurtigere produktivitet: Hjælper nyansatte med at få de værktøjer, den viden og den støtte, de har brug for, så de kan bidrage effektivt på kortere tid.
5. Fastholdelse af medarbejdere: Hjælper med at reducere medarbejderudskiftningen blandt nyansatte ved at skabe en struktureret og støttende onboardingoplevelse.
6. Ensartethed på tværs af teams: Hjælper med at standardisere onboarding og sikrer, at alle nyansatte får en ensartet oplevelse af høj kvalitet.

Risici ved dårlig onboarding

Forskellene mellem en struktureret og personlig onboardingoplevelse, der bruger en tjekliste til nyansatte, og en sjusket og ukoordineret oplevelse er markante.

En dårlig onboardingoplevelse kan føre til:

• Stor medarbejderudskiftning: Nyansatte kan føle sig uden støtte eller afkoblet, hvilket kan føre til tidlige opsigelser. En nylig undersøgelse fra Paychex viste, at 80 % af de nyansatte, som følte, at de ikke var blevet oplært tilstrækkeligt, planlagde at sige op.
• Lav produktivitet: Utilstrækkelig oplæring og uklare forventninger kan forsinke, hvornår medarbejderne er klar til at udføre jobbet.
• Problemer med overholdelse af regler: Manglende vigtig dokumentation eller manglende forklaring af virksomhedens politikker kan føre til overtrædelser af lovgivning og regler.
• Skadet arbejdsgiveromdømme: Negative onboardingoplevelser kan føre til dårlige anmeldelser af arbejdsgiveren og besværliggøre arbejdet med at tiltrække talenter.
• Øgede oplæringsomkostninger: Uden en struktureret onboardingproces kan der blive brugt mere tid og flere ressourcer på at rette fejl og oplære medarbejdere igen
• Forstyrrelser i teamet: Medarbejdere, der ikke er forberedte, kan skabe ekstra arbejde for ledere og kolleger, hvilket kan føre til frustration og ineffektivitet.

Sådan opretter du en effektiv tjekliste til nyansatte: 4 vigtige trin

Skabelonen i dette indlæg er et godt udgangspunkt og egnet til formålet, men hvis du vil oprette din egen tjekliste, er her nogle trin, du kan følge:

1. Definer de vigtigste faser

Det første trin er at opdele din onboarding i vigtige faser, f.eks. før onboarding, introduktion, den første måned osv.

Beskriv, hvad nyansatte skal lære, gøre og opnå i hver fase:

• Før onboarding: Perioden mellem accept af tilbuddet og den første dag med fokus på papirarbejde, IT-opsætning og levering af vigtige oplysninger, så nyansatte føler sig forberedte og velkomne.
• Introduktion: Den første dag (eller de første dage) omfatter introduktion af de nyansatte til teamet samt til den kultur, de politikker og de værktøjer, de skal bruge.
• Den første måned: Tilvænningsfasen, hvor medarbejderne begynder på praktisk oplæring, følger kolleger, bidrager til projekter og lever op til præstationsforventningerne, samtidig med at de modtager løbende støtte.
• 30-60 dage: Dybere integration i rollen, øget ansvar og opbygning af relationer på tværs af funktioner. Denne fase omfatter opfølgning på præstationer og de første samtaler om feedback.
• 60-90 dage: Fuld overgang til ansvar for rollen, fastsættelse af langsigtede mål og bidrag på et højere niveau. På dette tidspunkt bør medarbejderne føle sig sikre, engagerede og afstemt med virksomhedens forventninger.

Læs mere om disse faser i vores artikel om oprettelse af en 30-60-90-dages onboardingplan.

2. Dæk det vigtigste

Interessenter som HR, økonomi, IT, ledere og den øverste ledelse bør samarbejde om at fastlægge roller og ansvar samt de vigtigste opgaver for hvert medlem af onboardingteamet og den nyansatte.

Opgaver i fasen før onboarding kan for eksempel omfatte:

• Send tilbudsbrev, og modtag en underskrevet kopi [HR + nyansat]
• Gennemfør baggrundstjek (hvis relevant) [HR og/eller juridisk afdeling]
• Indsaml skatte- og lønningsformularer (f.eks. W-4, oplysninger om direkte indbetaling) [HR + nyansat]
• Opsæt e-mail, softwareadgang og virksomhedskonti [IT og/eller leder]
• Bestil og konfigurer bærbar computer og udstyr [HR eller IT]
• Del en velkomstmail med oplysninger om den første dag [HR]
• Udpeg en onboardingmakker eller mentor [Leder]
• Præsenter den nyansatte for teamet. [Leder]

4. Brug automatisering, hvor det er muligt

Softwareværktøjer til introduktion kan automatisere typiske introduktionsopgaver som at sende velkomstmails, minde folk om udestående opgaver og give et centralt sted til introduktionsmaterialer som tjeklisten.

5. Gør det engagerende

Gør introduktionen sjov med interaktiv oplæring, velkomstbeskeder og en makkerordning, der hjælper nyansatte med at føle sig forbundet med og støttet af teamet.

Nogle idéer kommer fra konsulent inden for HR-drift, Rita Witteck:

• Introduktionsprogrammer med en makker: Når nyansatte sættes sammen med erfarne teammedlemmer, hjælper det dem med at opbygge relationer og forstå virksomhedskulturen fra dag ét. Ideelt set tager makkeren kontakt inden deres første dag.
• Interaktive teamintroduktioner: Arrangér aktiviteter som virtuelle kaffemøder, quizzer eller “to sandheder og en løgn” for at gøre introduktionerne engagerende og mindeværdige.
• Inkludér jeres produkt: Find en måde at inkludere jeres produkt i introduktionen på. I en tidligere virksomhed bad vi hvert nyt teammedlem om at opbygge en falsk karriereside fyldt med oplysninger om sig selv.
• Kulturelle velkomstpakker: Inkludér ting som firmalogoartikler, en håndskrevet velkomsthilsen eller en liste over teamtraditioner for at hjælpe dem med at føle sig forbundet med teamet.
• Ritualer i den første uge: Arrangér en teamfrokost eller en Slack-kanal til uformel relationsopbygning, hvor man kan lære hinanden at kende (Canopy er en nyttig integration her). Detaljerne er vigtige, så sørg for at spørge de nyansatte om ting som kostbegrænsninger inden den første dag.

Vigtige succesfaktorer for denne tjekliste

Til sidst er her nogle vigtige faktorer, du bør have i tankerne for at maksimere skabelonens succes:

1. Gennemsigtighed: Minimer overraskelser for den nyansatte.
2. Forberedelse: Planlæg møder, oplæring og de involverede personer på forhånd for at hjælpe.
3. Tålmodighed: Vær tålmodig med dit nye teammedlem, mens vedkommende begår fejl.
4. Et passende tempo: Overvæld ikke det nye teammedlem, da det kan føre til, at ting bliver overset.
5. Ressourcer: Fortæl dem, hvem de vigtigste personer er, hvordan de kan kontakte dem, og hvor de kan finde ressourcer som personalehåndbøger, oplysninger om personalegoder, oplysninger om nødkontakter, oplysninger om sundhedsforsikring og politikmanualer.

Hvis du prioriterer at udvise gennemsigtighed, være forberedt, udvise tålmodighed og give den nye medarbejder de nødvendige ressourcer, vil det i høj grad bidrage til at sikre en positiv og produktiv start på introduktionen af medarbejderen.