Sådan ansætter du medarbejdere: En komplet guide

Før du ansætter medarbejdere

1. Juridisk og administrativ forberedelse

Før du kan ansætte nogen, er der et par juridiske forhold, du først skal have styr på. Selvom vi anbefaler, at du søger juridisk rådgivning, skal du sandsynligvis opfylde følgende krav:

1.1 Skatteregistrering

Du vidste, at dette ville komme! For at ansætte nogen lovligt skal du naturligvis udfylde de nødvendige formularer for at betale Onkel Sams føderale skatter og delstatsskatter.

Føderale formularer (påkrævet for alle amerikanske virksomheder):

1. Formular SS-4:
   • Formål: Ansøg om et EIN (arbejdsgiveridentifikationsnummer) gennem IRS.
   • Hvor indsendes den: IRS' websted.
2. Formular 940:
   • Formål: Indberet og betal føderal arbejdsløshedsskat (FUTA).
   • Hyppighed: Årligt.
3. Formular 941:
   • Formål: Indberet føderal indkomstskat samt tilbageholdelser af Social Security- og Medicare-skat.
   • Hyppighed: Kvartalsvist.
4. Formular W-2:
   • Formål: Indberet udbetalte lønninger og tilbageholdte skatter for medarbejdere.
   • Hyppighed: Årligt (indsendes til medarbejderne og IRS).
5. Formular 1099-NEC (hvis relevant):
   • Formål: Indberet betalinger til selvstændige kontrahenter.
   • Hyppighed: Årligt.

Delstatslige skatteformularer (varierer fra delstat til delstat):

1. Registreringsformularer til delstatens lønskat:
   • Formål: Registrer dig til konti for tilbageholdelse af delstatens indkomstskat.
   • Hvor indsendes den: Webstedet for din delstats skatteforvaltning eller skattekontor.
2. Registrering til delstatens arbejdsløshedsforsikring (SUI):
   • Formål: Registrer dig for at betale arbejdsløshedsforsikringsskat.
   • Hvor indsendes den: Webstedet for delstatens arbejdsmarkeds- eller arbejdsministerium.
3. Registrering til delstatens invalideforsikring (SDI) (hvis påkrævet):
   • Berørte delstater: Californien, New York, New Jersey, Rhode Island og Hawaii.
4. Indberetningsformular for nyansatte:
   • Formål: Indberet nyansatte medarbejdere til din delstats register over nyansatte.
   • Hvor indsendes den: Webstedet for delstatens kontor for børnebidrag eller arbejdsforhold.
5. Lokale skatte- og virksomhedslicensformularer:
   • Formål: Registrer dig til lokale løn- eller virksomhedsskattekrav, hvis det er relevant.

1.2. Opret lønadministration

Medarbejderne bliver ikke længe, hvis du ikke betaler dem. Oprettelse af lønadministration indebærer at etablere en proces til beregning og udbetaling af medarbejdernes løn, samtidig med at du sikrer overholdelse af føderale, delstatslige og lokale skattelove. 

Vi anbefaler at vælge en løn-tjenesteudbyder eller bruge lønsoftware til at automatisere beregninger, skatteindberetninger og direkte indbetalinger.

1.3 Forstå ansættelseslovgivningen

Sæt dig ind i ansættelseslovgivningen på føderalt, delstats- og lokalt niveau. Disse love dækker områder som mindsteløn, betaling for overarbejde, politikker mod diskrimination, standarder for sikkerhed på arbejdspladsen samt certificeringer eller baggrundstjek, der kræves inden for dit område.

Gode steder at finde oplysninger omfatter officielle websteder som det amerikanske arbejdsministerium (DOL), Kommissionen for Lige Beskæftigelsesmuligheder (EEOC) og arbejdsministeriet i din delstat.

1.4 Tegn en arbejdsskadeforsikring

En arbejdsskadeforsikring dækker medarbejderes lægeudgifter og tabte løn i tilfælde af arbejdsrelaterede skader eller sygdomme.

De fleste delstater kræver, at virksomheder med medarbejdere har denne forsikring (selvom kravene varierer betydeligt), og manglende dækning kan medføre betydelige bøder og juridiske konsekvenser.

Kontakt en forsikringsudbyder, der har licens i din delstat, for at sammenligne policer og præmier.

1.5 Udarbejd ansættelseskontrakter

Udarbejd ansættelseskontrakter eller ansættelsesbreve, der tydeligt beskriver jobroller, aflønning, personalegoder og virksomhedens politikker.

Selvom det ikke er obligatorisk for de fleste job, kan ansættelsesaftaler hjælpe med at afstemme forventningerne og mindske risikoen for tvister.

Relevante punkter omfatter vilkår vedrørende fortrolighed, intellektuel ejendom og betingelser for opsigelse, hvis det er relevant.

Overvej at bruge juridiske skabeloner eller samarbejde med en advokat for at sikre overholdelse af delstatslig og føderal arbejdsmarkedslovgivning.

2. Økonomisk forberedelse

2.1 Læg budget for lønninger og personalegoder

For at lægge budget for lønninger og personalegoder skal du begynde med at undersøge branchestandarder for løn for hver rolle baseret på erfaring og placering ved hjælp af værktøjer som Bureauet for arbejdsmarkedsstatistik (BLS) eller jobwebsteder som Glassdoor.

Tilføj obligatoriske arbejdsgiveromkostninger som lønskatter (social sikring, Medicare og arbejdsløshedsforsikring) samt personalegoder som sundhedsforsikring, pensionsbidrag og betalt fri.

2.2 Opret personalegoder

For at oprette personalegoder skal du identificere de obligatoriske goder, der kræves ved lov, såsom arbejdsskadeforsikring, arbejdsløshedsforsikring og bidrag til social sikring.

Overvej derefter, hvilke frivillige personalegoder du vil tilbyde, såsom sundhedsforsikring, pensionsordninger, betalt fri og trivselsprogrammer, baseret på branchestandarder på dine lokationer og dit budget.

Samarbejd med velrenommerede udbydere af personalegoder, der har en solid historik med at betjene virksomheder i din branche eller af din virksomheds størrelse.

En anden ting, du bør undersøge, er, hvor længe de har været i branchen, og om de specialiserer sig i bestemte typer personalegoder som sundhedsforsikring, pensionsordninger eller trivselsprogrammer.

3. Politikker og procedurer

3.1 Udarbejd en medarbejderhåndbog

Opret en medarbejderhåndbog, der beskriver virksomhedens politikker, forventninger på arbejdspladsen, medarbejdernes rettigheder og procedurer som fremmøde, adfærd og orlov. Medtag juridiske politikker som retningslinjer mod diskrimination, forebyggelse af chikane og sikkerhed på arbejdspladsen.

Det er vigtigt at gøre håndbogen klar, præcis og tilgængelig og opdatere den regelmæssigt, efterhånden som politikkerne ændres—Slite, Notion eller andre specialudviklede værktøjer til medarbejderhåndbøger er perfekte til dette.

Hvis din virksomhed har mange medarbejderpolitikker, der skal holdes styr på, kan du overveje at oprette en separat medarbejderhåndbog til nyansatte for at forhindre informations-overload på den første dag i introduktionsprocessen.

3.2 Fastlæg standarder for sikkerhed på arbejdspladsen

Sørg for, at din arbejdsplads overholder de sikkerhedsregler, der er fastlagt af OSHA eller branchespecifikke myndigheder. 

Gennemfør sikkerhedsvurderinger, sørg for det nødvendige beskyttelsesudstyr, udarbejd procedurer for beredskab og træn regelmæssigt medarbejderne i sikkerhedsprotokoller, og dokumentér overholdelsen for at undgå potentielle overtrædelser.

4. Klar til rekruttering og introduktion

4.1 Udarbejd en jobbeskrivelse

Skriv en detaljeret jobbeskrivelse, der tydeligt definerer rollens ansvarsområder (og hvordan de vil bidrage til organisationens succes), kvalifikationer, nødvendige færdigheder og forventede resultater.

Sørg for at bruge et klart, handlingsorienteret og fordomsfrit sprog for at tiltrække de rette kandidater og tydeliggøre forventningerne fra begyndelsen. 

Læs mere om, hvordan man udarbejder effektive jobbeskrivelser, i Mariya Hristovas fremragende artikel om hvordan man skriver en jobbeskrivelse.

4.2 Udform en rekrutteringsproces

Begynd at udvikle en struktureret rekrutteringsproces, der omfatter oprettelse af stillingsopslag, screening af CV'er, afholdelse af jobsamtaler og gennemførelse af færdighedsvurderinger.

Definér tydelige rekrutteringskriterier, beslut, hvilke teammedlemmer der skal inddrages i udvælgelsesprocessen, og standardisér evalueringsmetoderne for at sikre ensartethed, retfærdighed og overholdelse af arbejdsmarkedslovgivningen.

Du bør også overveje at oprette en rekrutteringsproces, der egner sig til fjernarbejde.

Rekrutteringsproces

5.1 Find kandidater

At finde kandidater indebærer at identificere potentielle medarbejdere gennem rekrutteringsmarkedsføring og aktive strategier til kandidatsøgning. 

Rekrutteringsmarkedsføring omfatter promovering af dit arbejdsgiverbrand gennem jobportaler, sociale medier og virksomhedens websted samt regelmæssig publicering af opdateringer som medarbejderudtalelser og virksomhedsvideoer for at fremhæve værdien af din organisation som potentiel arbejdsgiver.

Aktiv kandidatsøgning indebærer, at man søger direkte efter kandidater gennem sit netværk, eventuelle eksisterende medarbejderhenvisninger, LinkedIn, faglige fora og branchespecifikke jobwebsites.

 5.2 Screen kandidater

Screeningsprocessen for kandidater begynder med en gennemgang af CV'er og ansøgninger for at vurdere kandidaternes erhvervserfaring, færdigheder og uddannelsesmæssige baggrund. 

Moderne systemer til kandidatstyring kan hjælpe med at automatisere dette trin ved at filtrere CV'er og bedømme dem ud fra jobspecifikke søgeord eller krav, f.eks. berettigelse. 

Efter den indledende gennemgang kan en kort telefonsamtale eller videoscreening hjælpe rekrutteringsansvarlige med at vurdere kandidaternes kommunikationsevner, tilgængelighed og interesse for rollen.

Afklar jobforventningerne under denne samtale, og sørg for, at kandidaten forstår virksomhedens værdier.

Herefter følger en udvælgelse, hvor kandidaterne rangeres ud fra kvalifikationer og resultaterne af screeningen. Dette trin indsnævrer kandidatfeltet til de personer, der er bedst egnede til yderligere vurdering.

5.3 Afhold jobsamtaler

Jobsamtaler indebærer møder med udvalgte kandidater for at vurdere deres kvalifikationer, færdigheder og kulturelle match. 

En velstruktureret jobsamtale omfatter spørgsmål, der fokuserer på tekniske evner, problemløsningsevner og adfærdsmæssige egenskaber.

Adfærdsmæssige interviewspørgsmål kan være nyttige til at få indblik i, hvordan en kandidat har anvendt sine færdigheder og håndteret situationer fra det virkelige liv – en stærk indikator for kandidatens fremtidige adfærd i lignende situationer og for, hvordan vedkommende vil arbejde i organisationen.

Jobsamtaler kan afholdes individuelt, virtuelt eller som en del af et panel med deltagelse af centrale teammedlemmer og beslutningstagere.

For at opretholde retfærdigheden bør bedømmerne anvende et standardiseret pointsystem eller en feedbackformular. Det sikrer, at hver kandidat vurderes ud fra de samme kriterier, hvilket fremmer en objektiv og inkluderende udvælgelsesproces.

Læs mere i Hristovas fremragende artikel om hvordan man afholder en jobsamtale.

5.4 Fremsæt et tilbud

Du har fundet et match, og nu kommer den lidt nervepirrende fase, hvor du skal fremsætte et tilbud. Som Hristova påpeger i sin fremragende artikel om hvordan man fremsætter et jobtilbud, er det bedst først at ringe til personen for at fortælle det, inden du sender et formelt brev med stillingens titel, løn, startdato, personalegoder og ansættelsesvilkår osv.

Jeg anbefaler på det kraftigste, at du læser Hristovas artikel, så den kan hjælpe dig med at håndtere denne afgørende fase og ansætte flere af de kandidater, du gerne vil have.

5.5 Baggrunds- og egnethedstjek

Inden ansættelsen gøres officiel, skal du gennemføre baggrunds- og egnethedstjek for at verificere kandidatens kvalifikationer og juridiske arbejdsstatus.

Ansættelses- og uddannelseshistorik bør bekræftes gennem officielle registre eller velrenommerede verifikationstjenester.

Referencekontroller giver indsigt i kandidatens tidligere arbejdsindsats, arbejdsmoral og karakter ved at kontakte tidligere arbejdsgivere eller faglige kontakter.

Juridiske egnethedstjek omfatter verificering af retten til at arbejde ved hjælp af formular I-9 i USA eller sikring af, at de nødvendige visa og tilladelser er på plads.

Hvis der kræves straffeattestkontrol, skal du sikre overholdelse af relevante love og sørge for, at kontrollerne er passende for stillingen (software til baggrundstjek eller testtjenester for euforiserende stoffer kan hjælpe her).

Gennemsigtighed omkring processen opbygger tillid og sikrer, at kandidaterne er informerede hele vejen igennem.

Når du har ansat medarbejdere

6.1 Indberet nye medarbejdere

Mere administration, hurra! Her er det, du og den nye medarbejder skal udfylde af juridiske hensyn:

For arbejdsgiveren (dit ansvar):

• Udfyld formular I-9 (verificering af arbejdstilladelse):
  • Du skal verificere medarbejderens identitet og juridiske tilladelse til at arbejde i USA.
  • Gennemgå og opbevar dokumentation såsom pas eller kørekort.
• Indberet den nye medarbejder til din delstat:
  • Registrer medarbejderen i din delstats program for indberetning af nye medarbejdere inden for 20 dage efter ansættelsen (eller tidligere, afhængigt af din delstat).
• Opret lønadministration:
  • Registrer dig til føderale og delstatslige lønskattekonti, hvis du ikke allerede har gjort det.
• Tegn arbejdsskadeforsikring:
  • Køb denne forsikring, hvis det kræves i din delstat, så arbejdsrelaterede skader eller sygdomme er dækket.
• Opsæt obligatoriske plakater på arbejdspladsen:
  • Opslå meddelelser om føderale og delstatslige arbejdsmarkedslove på et synligt sted, herunder oplysninger om mindsteløn, sikkerhed på arbejdspladsen og politikker mod diskrimination.
• Opret en medarbejdermappe:
  • Opbevar en fortrolig mappe for medarbejderen med udfyldte formularer, underskrevne tilbudsbreve og oplysninger om arbejdsindsats.
• Tilbyd obligatoriske personalegoder (hvis relevant):
  • Tilbyd personalegoder som sundhedsforsikring, pensionsordninger og betalt orlov, hvis det kræves ved lov eller i henhold til virksomhedens politik.

For medarbejderen (deres ansvar)

1. Udfyld Form W-4 (medarbejderens skatteindeholdelsesattest):
   • Denne formular fastlægger, hvor meget føderal indkomstskat der skal indeholdes i deres løn.
2. Udfyld formularer til indeholdelse af delstatsskat (hvis relevant):
   • Afhængigt af delstaten kan medarbejdere være nødt til at udfylde delstatsspecifikke formularer til skatteindeholdelse.
3. Indsend dokumenter til Form I-9:
   • Medarbejderen skal inden for tre dage efter ansættelsen fremlægge gyldige dokumenter, der beviser vedkommendes identitet og ret til at arbejde.
4. Tilmeld dig personalegoder (hvis de tilbydes):
   • Medarbejdere bør gennemgå og tilmelde sig virksomhedssponsorerede personalegoder som sundhedsforsikring, pensionsordninger og betalt orlov.
5. Underskriv tilbudsbrevet/ansættelseskontrakten:
   • Hvis det kræves, bør de formelt acceptere rollen ved at underskrive ansættelsesaftalen eller tilbudsbrevet.
6. Bekræft virksomhedens politikker:
   • Medarbejdere bør underskrive bekræftelser på vigtige politikker såsom politikker mod chikane, fortrolighed og sikkerhed på arbejdspladsen, hvis det er relevant.

6.2 Introduktion

Introduktionen omfatter nogle af de juridiske og administrative krav, der er nævnt ovenfor, men handler i virkeligheden om at sikre, at din nyansatte får den bedst mulige start.

Det betyder, at du skal give vedkommende de værktøjer, den viden og den støtte, der er nødvendig for at få succes. Almindelige elementer omfatter jobspecifik oplæring, introduktioner til teammedlemmer samt et overblik over virksomhedens kultur, værdier og forventninger. 

Et velstruktureret introduktionsprogram forbedrer medarbejderengagementet, jobtilfredsheden og den langsigtede fastholdelse. Læs mere i vores artikel om at skabe et effektivt 30-60-90-dages introduktionsprogram.

Sådan ansætter du medarbejdere: 5 bedste praksisser

Mennesker er mennesker, og de gør mærkelige ting. Det, der motiverer dem, er ikke altid klart, og livet sker.

Succesfuld rekruttering fra start til slut bygger på tillid, gennemsigtighed, organisering, gåpåmod og kommunikation.

Her er nogle bedste praksisser, der kan hjælpe dig med at tiltrække og fastholde de talenter, du har brug for:

1. Skab et EVP 

Et arbejdsgiverværditilbud (EVP) er et sæt unikke fordele og tilbud, som en arbejdsgiver lover at levere til sine medarbejdere til gengæld for deres færdigheder, ekspertise og engagement.

Det er grundlæggende den værdi, som en organisation giver sine medarbejdere til gengæld for deres bidrag.

EVP'et hjælper med at tiltrække, fastholde og engagere talenter ved effektivt at kommunikere og fremme det, der gør organisationen til en attraktiv arbejdsplads. Det omfatter forskellige komponenter såsom:

• Formål, vision og mission
• Organisatoriske værdier
• Samlet kompensation
• Kultur
• Muligheder for karriereudvikling
• Fleksibilitet
• Balance mellem arbejdsliv og privatliv
• Den samlede medarbejderoplevelse. 

Hvis du vil gå mere i dybden, anbefaler jeg Hristovas fremragende guide om at skabe et EVP.

2. Opbyg et stærkt arbejdsgiverbrand

Efter at have skabt dit EVP skal du arbejde på at opbygge dit arbejdsgiverbrand.

I bund og grund er dit arbejdsgiverbrand dit omdømme som arbejdsgiver. Det handler om, hvordan du præsenterer dig selv på sociale medier, i jobbeskrivelser, til jobsamtaler og i alt, der er rettet mod kandidater.

Det handler også om, hvordan du opfører dig som virksomhed. Er du etisk, bliver medarbejderne behandlet godt, og lever du efter dine værdier?

Et citat, der altid har gjort indtryk på mig, når det gælder branding, er fra Warren Buffet: “Det tager 20 år at opbygge et omdømme og fem minutter at ødelægge det. Hvis du tænker over det, vil du gøre tingene anderledes.”

Hvis du vil gå mere i dybden, kan du læse Mariyas guide til arbejdsgiverbranding.

3. Brug en struktureret interviewproces

Vi berørte vigtigheden af interviews ovenfor, og jeg gentager det her.

Det er vigtigt at opbygge en ensartet interviewstruktur for at sikre, at alle kandidater vurderes ud fra de samme kriterier. Det er med til at skabe en ensartet kandidatoplevelse og kan bidrage til at reducere fordomme og gøre processen mere retfærdig.

4. Udnyt teknologien

I de tidlige dage kan du sandsynligvis klare dig med et simpelt system til medarbejderadministration, der kan hjælpe dig med at opbygge dit team. Der er mange fordele ved systemer til medarbejderadministration i sig selv.

Hvis ansættelserne tager til, findes der dog nogle nyttige værktøjer, som kan hjælpe med at forbedre processen for alle involverede parter og følge KPI'er for rekruttering, så din indsats forbliver i tråd med virksomhedens mål.

Den ubestridte konge eller dronning inden for rekrutteringssoftware er ansøgersporingssystemet (ATS). Disse systemer bruger værktøjer til automatisering af rekruttering til at hjælpe med at slå stillinger op, planlægge interviews, følge og kommunikere med kandidater gennem hele ansættelsesprocessen, screene CV'er og fortolke feedback.

5. Få hjælp fra fagfolk

Ansættelse er notorisk vanskeligt, især når det gælder sourcing, så nogle gange kan det være en fordel at ansætte eller indgå kontrakt med en fagperson. Du har et par muligheder her, afhængigt af dit budget til rekruttering:

• Opbyg et internt rekrutteringsteam.
• Benyt et specialiseret rekrutteringsbureau, enten på abonnementsbasis eller efter princippet om betaling ved levering. Disse er især nyttige til rekruttering af ledere eller kandidater, der er svære at finde.
• Benyt en professionel arbejdsgiverorganisation eller en registreret arbejdsgiver. Disse er særligt nyttige, når du rekrutterer talenter uden for din hjemlige jurisdiktion.

Du kan læse mere i vores artikel om hvordan du ansætter en rekrutteringskonsulent, hvordan du ansætter en leder, eller hvordan du ansætter en assistent.

Tilmeld dig nyhedsbrevet People Managing People

Hold dig opdateret om den seneste udvikling inden for rekruttering ved at abonnere på vores ugentlige nyhedsbrev til HR- og virksomheds- ledere.

Du modtager alt vores nyeste indhold, som kan hjælpe dig med at udvikle din karriere og skabe større indflydelse i din organisation.

Ofte stillede spørgsmål om ansættelse af medarbejdere

Hvilke tegn er der på, at det er tid til at ansætte medarbejdere?

Hvad er nogle af fordelene ved at ansætte?