Møder på tværs af ledelsesniveauer: En omfattende guide med proces

Hvad er et skip-level-møde?

Et skip-level-møde er en samtale mellem en seniorleder og en person, der refererer til en af seniorlederens direkte medarbejdere (dvs. en individuel bidragyder). Mellemlederen deltager ikke i mødet; vedkommende bliver “sprunget over” for at tale med medarbejdere på lavere niveauer.

Formålet med skip-level-møder er at indsamle feedback, som i sidste ende kan være med til at guide beslutningstagningen.

De hjælper seniorledere med at forstå, hvad medarbejderne går op i, hvilke udfordringer de oplever, hvad der begejstrer og motiverer dem, samt hvad de mener om deres ledere. 

De skaber også større synlighed, opbygger relationer og tillid og fremmer bedre relationer mellem ledere og medarbejdere på frontlinjen.

Afholdelse af skip-level-møder

Skip-level-møder er ikke raketvidenskab, men de bør gennemføres systematisk for at indsamle effektiv feedback.

Her er den proces, jeg giver til ledere og organisationer, der ønsker at afholde skip-level-møder.

1. Forberedelse: Sæt tonen

Hvis det er første gang, du overvejer at afholde skip-level-møder, er der flere måder at gøre det lettere for medarbejderne at tale med deres leders leder.

Kommunikér på et teammøde

Ledere bør informere teamet om skip-level-møderne og om, hvad medarbejderne kan forvente, på et møde. Det viser, at de bakker op om dem og ser frem til dem, og at det ikke er noget, du gør for at udelukke dem eller gå bag deres ryg (ingen “aha, der fik jeg dig”-øjeblikke).

Kommunikér via Slack eller e-mail

Kontakt teamet via e-mail eller Slack for at understrege formålet med møderne, hvordan de hænger sammen med virksomhedens værdier eller kultur (“Som I ved, handler en af vores værdier om læring, så jeg vil gerne lære af jer og se, hvad vi kan gøre anderledes eller styrke på vores team”), samt de næste skridt (eksempel: “Jeg kontakter hver af jer individuelt for at finde et tidspunkt”).

Afhold først en gruppeøvelse

Afhængigt af jeres kultur og af, hvor ubehageligt eller anderledes dette kan føles for teammedlemmerne, kan det være en god idé at starte med en gruppeøvelse. 

Prøv at invitere teamet på frokost (eventuelt virtuelt) for at skabe et mere afslappet rum, hvor den åbne dialog kan begynde, og gå derefter over til individuelle samtaler i den næste cyklus.

Forbered spørgsmål på forhånd

Måske fortæller dataene dig en historie, som du gerne vil bekræfte, der er et projekt, du gerne vil vide mere om, eller du hører hvisken om en bestemt leder eller et bestemt team.

Uanset hvad er det værd at tage sig tid til at forberede nogle spørgsmål på forhånd, så du kan gå i dybden med de emner, der interesserer dig mest (der kommer nogle eksempler senere).

Du kan dele spørgsmålene med den interviewede i kalenderinvitationen.

2. Afholdelse af mødet: Skab et trygt rum

På trods af det forudgående arbejde er det naturligt, at medarbejderne stadig kan tøve med at dele deres egentlige tanker og følelser.

Her er nogle tips til at få mest muligt ud af mødet.

• Gentag formålet. I begyndelsen skal du gentage formålet med mødet og fortælle dem, at deres svar vil blive behandlet fortroligt. Det er også et godt tidspunkt at dele specifik ros, som du har til dem.
• Lyt bare. Dette er ikke en problemløsningssession, så modstå trangen til at løse problemer. Lyt blot aktivt, og hvis der dukker noget interessant op, kan du bruge teknikker som de 5 hvorfor til at gå mere i dybden.
• Kom ud af kontoret. Det kan også være en fordel at afholde mødet i mere uformelle omgivelser, for eksempel ved at invitere medarbejderen på kaffe eller frokost. Jamie Dimon, administrerende direktør for JP Morgan og Chase, rejser angiveligt rundt mellem deres forskellige filialer i en bus for at afholde skip-level-møder.

3. Opfølgning: Luk løkken

Efter at du har haft dine samtaler, er det også afgørende, at du følger op! 

Du skal sikre dig, at teamet føler sig hørt, og at du har taget deres feedback til dig for at foretage nogle ændringer (eller forklare, hvorfor du ikke implementerede noget nyt, hvis det ikke gav mening).

Det værste resultat er, at du har disse samtaler, og at folk tror, at de kun blev afholdt for syns skyld, så sørg for at følge op og afslutte processen!

1. Tak. Send takkebreve ud efter møderne med et par vigtige pointer og handlingspunkter fra samtalen.
2. Knyt alle handlinger tilbage til samtalerne. Henvis til dem på teammøder eller ved annoncering af ændringer eller nye initiativer: “På grund af den feedback, jeg hørte under mine møder med medarbejdere et niveau under mig …” eller “Takket være indsigter fra teamet …”
3. Henvis til vigtige emner, når du mødes med dem igen for at fortsætte samtalen: “Sidste gang vi talte sammen, nævnte du X. Er det blevet bedre, eller hvordan går det med det?”

Hyppighed

Afhængigt af størrelsen på din organisation, og hvor hurtigt den ændrer eller udvikler sig, vil jeg anbefale en kvartalsvis eller halvårlig hyppighed for møder med medarbejdere et niveau under dig.

Det giver dig mulighed for at handle på forslag, der bliver bragt op, gennemføre forbedringer hurtigt og få opfølgende feedback på, om ændringerne havde den ønskede effekt.

Spørgsmål til møder med medarbejdere et niveau under dig

Det er vigtigt, at du har nogle styrende spørgsmål, men også skaber plads til en åben dialog og lader samtalen bevæge sig i den retning, medarbejderen tager den!

Her er nogle specifikke spørgsmål, der kan hjælpe med at guide samtalen.

Vurdering af engagement

1. På en skala fra 1-10, hvordan har denne måned været for dig? Hvad ville have gjort den til en 10'er?
2. Hvad er du mest begejstret for lige nu i din rolle eller i dette team (eller denne virksomhed)?
3. Hvad bekymrer dig, eller hvad er du mest bekymret over?
4. Hvad er en nylig succes, du har haft?

Identifikation af team- eller organisatoriske problemer

5. Hvilken hindring står du i øjeblikket over for?
6. Hvad foregår der i teamet, som du tror, jeg måske ikke er klar over (eller ikke ved nok om)?
7. Er der en proces, som du mener, vi kunne forbedre?
8. Kender du virksomhedens mål?

Indhentning af feedback om ledere

9. Hvad sætter du mest pris på ved din leder?
10. Hvad ville du ønske, at din nærmeste leder gjorde anderledes?
11. Er det tydeligt for dig, hvad der forventes af dig, og hvad dine mål er?
12. Hvad kan jeg gøre anderledes som leder af denne afdeling?

Udvikling

13. Hvordan kan jeg hjælpe dig med dine karrieremål?
14. Hvordan kan vi som organisation støtte dig bedre?
15. Hvad ser du som det næste skridt i din karriere?
16. Hvilken anden feedback havde du, som vi ikke talte om / eller / Hvilket spørgsmål stillede jeg ikke, som du ville ønske, jeg havde stillet?

Chat GPT-prompter til udvikling af spørgsmål til møder med medarbejdere et niveau under dig 

Chat GPT – du har måske hørt om det! Det er nyttigt til mange opgaver, herunder til at hjælpe dig med at generere interviewspørgsmål.

Her er nogle prompter, der kan hjælpe dig med at generere spørgsmål til møder med medarbejdere et niveau under dig. 

• Prompt #1: "Generer spørgsmål til møder med medarbejdere et niveau under dig med fokus på at forstå teamdynamik og moral."
• Prompt #2: "Opret spørgsmål til et møde med medarbejdere et niveau under dig, som omhandler medarbejdernes faglige udvikling og karrieremål."
• Prompt #3: "Generer indsigtsfulde spørgsmål til møder med medarbejdere et niveau under dig om opfattelser af lederskab og ledelsens effektivitet.”

Du forstår idéen! Du kan også se denne vejledning om brug af ChatGPT inden for HR.

Fordele ved møder med medarbejdere et niveau under dig

Møder med medarbejdere et niveau under dig er værdifulde for både lederen og teamet. Fordelene omfatter:

• Værdifuld feedback. Ledere får værdifuld indsigt i teammedlemmerne, hvad der er vigtigt for dem, og hvilke muligheder der er for at forbedre arbejdsmiljøet eller skabe forandring. 
• Øget medarbejderengagement. Medarbejderen går derfra med en følelse af, at du bekymrer dig om dem og ønsker at støtte dem i deres karriere og daglige arbejde.
• Skab en feedbackkultur. Møder på tværs af ledelseslag viser, at du er åben over for feedback, og det vil gøre folk mere tilbøjelige til at give den.
• Anerkendelse og udvikling af talenter: Møder på tværs af ledelseslag giver ledende medarbejdere mulighed for at identificere og anerkende potentielle talenter. Det kan være afgørende for planlægning af efterfølgere og initiativer til talentudvikling.

En leder, jeg arbejdede sammen med, opdagede gennem møder på tværs af ledelseslag, at en ny organisationsstruktur ikke fungerede. 

De kunne kun få denne information gennem direkte feedback fra teamet, fordi lederne var usikre på, hvordan de skulle viderebringe feedbacken på grund af deres position i den nye struktur. 

En anden leder, jeg kender, oplever, at møder på tværs af ledelseslag er ekstremt effektive til at indhente markedsfeedback fra teammedlemmer, der taler direkte med kunder. 

De kan stille direkte opfølgende spørgsmål og danne sig et overblik over kundesamtalerne i stedet for at modtage feedbacken andenhånds gennem lederne.

Bedste praksis for møder på tværs af ledelseslag

Bedste praksis for ledere ved møder på tværs af ledelseslag

Her er en opsummering af mine bedste råd til ledere, så de kan gennemføre effektive møder på tværs af ledelseslag.

• Forberedelse: Forbered dig grundigt til mødet, og sæt dig ind i teamets aktuelle projekter og udfordringer.
• Aktiv lytning: Fokuser på aktivt at lytte til medarbejderen og vise ægte interesse for deres perspektiver.
• Fortrolighed: Lov at beskytte fortroligheden, og oprethold den for at skabe et trygt og åbent diskussionsmiljø.
• Opfølgning: Forpligt dig til en handlingsorienteret opfølgning på eventuelle bekymringer eller forslag, der kommer frem.
• Gennemsigtighed: Vær transparent omkring mødets mål, og hvordan feedbacken vil blive brugt.

Bedste praksis for medarbejdere ved møder på tværs af ledelseslag

Her er nogle råd, du kan dele med den interviewede, så vedkommende kan forberede sig og give den mest værdifulde feedback.

• Ærlighed: Vær ærlig og konstruktiv, når du deler dine synspunkter og erfaringer.
• Præcision: Giv konkrete eksempler eller forslag, når du taler om problemer eller forbedringer.
• Professionalitet: Oprethold en professionel tilgang, især når du taler om følsomme emner.
• Åbent sind: Vær åben over for både at give og modtage feedback.
• Forberedelse: Forbered punkter eller spørgsmål på forhånd for at få mest muligt ud af mødet.

Møder på tværs af ledelseslag viser stærkt lederskab

Det har aldrig været vigtigere at være en stærk, nærværende, sårbar og tilgængelig leder.

Selvom medarbejdere forlader ledere og virksomheder, der ikke bekymrer sig om dem, bliver de også i virksomheder, hvor de føler sig hørt, værdsat og støttet. 

De bliver hos ledere og chefer, der tager sig tid til at række ud, lytte til deres feedback og handle på den, så de føler sig hørt.

Samtaler på tværs af ledelseslag er en god måde at opbygge tillid, indsamle feedback, øge medarbejderengagementet og fastholde de bedste medarbejdere på.

De udgør en vigtig del af din overordnede strategi for at lytte til medarbejderne.

Vigtigste pointer

• Formål og fordele: Møder på tværs af ledelseslag forbinder ledende medarbejdere med medarbejdere på lavere niveauer for at forbedre gennemsigtigheden og indsamle direkte feedback. De bidrager også til øget engagement og hjælper med at identificere talenter.
• Gennemførelse af møder: Effektive møder på tværs af ledelseslag kræver forberedelse, aktiv lytning, fortrolighed og en målrettet opfølgning. Det er afgørende at skabe et behageligt miljø for åbne drøftelser, og forberedelse af konkrete vejledende spørgsmål kan hjælpe med at styre samtalen effektivt.
• Indvirkning på lederskab og kultur: Disse møder demonstrerer stærkt lederskab og fremmer en positiv organisationskultur. De opbygger tillid, viser ledelsens engagement i medarbejdernes feedback og er afgørende for at fastholde de bedste talenter ved at få medarbejderne til at føle sig værdsat og hørt.

Bliv en del af People Managing People-fællesskabet

Hvis du har brug for yderligere støtte til møder på tværs af ledelsesniveauer og indsamling af feedback fra medarbejdere, kan du blive medlem af People Managing People-fællesskabet, et støttende fællesskab af HR- og virksomhedsledere, der deler viden for at hjælpe dig med at udvikle dig i din karriere og skabe større indflydelse i din organisation.