Wie Unternehmen ActivTrak nutzen, um Millionen an verlorenem Wert zurückzugewinnen

Die meisten Unternehmen haben Wertverluste, die im Verborgenen liegen. Und Sie kennen wahrscheinlich die Symptome – verfehlte Ziele, explodierende Personalkosten, Technikausgaben, die einfach nicht sinken wollen. 

Doch die eigentlichen Ursachen? Die sind schwer zu identifizieren. Es sei denn, Sie erfassen und analysieren Daten zur Belegschaft. 

Wenn es sich anfühlt, als würden Sie härter arbeiten denn je und dennoch weniger erreichen, ist es Zeit, Personalanalysen einzusetzen. Lassen Sie uns aufschlüsseln, was in den meisten Unternehmen wirklich passiert, und wie Firmen wie Ihre mit ActivTrak häufige Probleme lösen.

Ohne Einblick in die Belegschaft handeln Führungskräfte im Blindflug

Jede Führungskraft möchte Ressourcen sinnvoll einsetzen. Aber wie oft treffen Sie Entscheidungen auf Basis von Bauchgefühl oder anekdotischen Belegen?

Wir sind überlastet.

Wir brauchen mehr Leute.

Wir brauchen mehr Tools.

Das sind gängige Begründungen für große, wichtige Entscheidungen. Aber ohne echte Daten raten Sie nur – und Raten wird teuer. Es führt zu übermäßigem Personalaufbau, zu hohen Ausgaben und unentdeckten Ineffizienzen, die Millionen kosten. 

Berechnen Sie Ihren Personalbedarf falsch?

Personal ist eine der größten Investitionen, die Führungskräfte tätigen. Dennoch steuern die meisten Unternehmen ihre Belegschaft mit unzureichenden Informationen: Manager berichten, dass Teams überlastet seien, Entscheidungsträger genehmigen zusätzliche Stellen und die Organisation wächst, ohne zu prüfen, ob das Arbeitspensum dies rechtfertigt. 

Der Haken an der Sache: Fast 60 % der Führungskräfte geben zu, dass ihnen die Daten fehlen, um festzustellen, ob Teams unter- oder überbesetzt sind. Sie haben keine konkreten Zahlen zur Aufteilung der Arbeitslast und sehen nicht, womit Mitarbeiter ihre Zeit verbringen.

Sehen Sie, wie ein Unternehmen mit 2.500 Mitarbeitenden mehr als 1 Mio. $ Personalkosten mit ActivTrak einsparen konnte.

Bremsen operative Ineffizienzen die Leistung?

Operative Hürden sind ein weiterer massiver Wertverlust, doch die meisten Führungskräfte bemerken sie erst, wenn die Leistung stagniert oder Budgets enger werden. Und die Zahlen sind alarmierend. ActivTraks Productivity Lab fand heraus, dass Unternehmen im Schnitt 11,2 Millionen Dollar Produktivität pro 1.000 Mitarbeitende und Jahr verlieren.

Das entspricht 130 Beschäftigten, die für eine Vollzeitstelle bezahlt werden, ohne diese tatsächlich zu leisten. Es ist nicht so, dass Teams nicht hart arbeiten – das tun sie. Aber ohne Klarheit verbringen Menschen zu viel Zeit mit den falschen Aufgaben. Bleiben diese Ineffizienzen unerkannt, summieren sie sich zu enormen Kosten.

Erfahren Sie, wie ein ActivTrak-Kunde 12.000 produktive Stunden im Monat zurückgewinnen konnte.

Gibt Ihr Unternehmen zu viel für Technologie aus?

Softwareverschwendung stellt einen weiteren Rentabilitätsverlust dar. Das passiert, wenn Führungskräfte Abos verlängern und neue Tools anschaffen, ohne zu wissen, wer davon wirklich profitiert – und wie. 

Das ist keine bloße Theorie – Studien zeigen, dass fast ein Drittel der SaaS-Ausgaben verschwendet wird.

Und der Boom von KI verschärft dieses Problem noch, denn Unternehmen erhöhen ihre KI-Budgets, können aber den Nutzen dieser neuen Tools nicht messen. 

Lesen Sie, wie ActivTrak einem Unternehmen half, 400.000 $ an Softwarelizenz-Kosten aufzudecken.

Können Sie Arbeitsplatzrichtlinien messen?

Unabhängig davon, welches Arbeitsmodell Sie wählen – Rückkehr ins Büro, Hybrid oder Remote – bleibt die Herausforderung dieselbe. Woher wissen Sie, ob die Mitarbeitenden Ihre Vorgaben einhalten? Wie beeinflusst der Arbeitsort Produktivität und Leistung? Ob Mitarbeitende zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten? Viele Führungskräfte wissen es nicht.

Nehmen Sie zum Beispiel die neuesten RTO-Erkenntnisse: Über 70 % der Führungskräfte glauben, dass Präsenzarbeit Engagement und Kultur fördert, obwohl eine von fünf Mitarbeitenden die Büroregeln ignoriert – und viele sagen, sie seien im Homeoffice produktiver. Ohne echte Daten lässt sich nicht klären, wer richtigliegt.

Erfahren Sie, wie ActivTrak Führungskräften hilft, Produktivität standortbezogen zu messen.

Zahlen Sie unbewusst zu viel an Dienstleister?

Das Verhältnis zu Auftragnehmern basiert auf Vertrauen – doch allein darauf sollte Ihr Budget nicht fußen. Während die meisten Unternehmen Rechnungen auf den ersten Blick akzeptieren, zeigen Auswertungen von ActivTrak, dass 15-30 % der Rechnungen zu hoch angesetzt sind. 

Das ist kein Rundungsfehler. Es handelt sich um einen erheblichen Posten. Wenn Sie jährlich 1 Million Dollar für Auftragsarbeit ausgeben und 15 % zu viel zahlen, verlassen jedes Jahr 150.000 Dollar Ihr Unternehmen – Geld, das Sie mit mehr Transparenz zurückholen könnten. Doch die meisten Führungskräfte prüfen nie nach, weil die nötige Sichtbarkeit fehlt.

Lesen Sie, wie eine Gesundheitsorganisation 500.000 $ an möglichen Überzahlungen aufdeckte.

5 Wege, wie erfolgreiche Unternehmen mit ActivTrak verlorene Werte zurückgewinnen

Wenn Sie sehen, wie Arbeit tatsächlich abläuft, können Sie leicht smartere, schnellere Entscheidungen treffen – und so echte Einsparungen erzielen. Anders gesagt…

Sichtbarkeit verändert alles. 

Schauen wir uns fünf Möglichkeiten an, wie ActivTrak Unternehmen wie Ihrem hilft, wertvolle Zeit und Geld zurückzugewinnen.

1. Überbesetzung verhindern

Das Problem: Es ist schwer zu erkennen, wann Teams tatsächlich ausgelastet sind. Das führt zu unnötigen Neueinstellungen, aufgeblasenen Lohnkosten und ungesunden Hire-and-Fire-Zyklen. 

Die Lösung: ActivTrak bietet Einblick in die Verteilung der Arbeitslast, produktive Stunden und Teamkapazität, sodass Sie Aufgaben neu zuweisen, Teams neu ausbalancieren und den Personalbedarf validieren können.

Wie Echo Global Logistics über 1 Mio. $ an Personalkosten einspart: Durch die Nutzung von ActivTrak entdeckten Führungskräfte dieses Logistikunternehmens über 16.000 ungenutzte Kapazitätsstunden pro Monat. Anstatt zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, fanden sie Möglichkeiten, die bestehende Belegschaft effizienter einzusetzen. Das Ergebnis? Über 1 Million $ jährliche Kosteneinsparungen. 

So funktioniert es: Bevor Sie neue Mitarbeiter einstellen, müssen Sie wissen, ob Sie vorhandene Talente optimal nutzen. ActivTrak liefert diese Transparenz anhand von echten Mitarbeiterdaten.

2. Produktive Stunden steigern

Das Problem: Die meisten Unternehmen bezahlen Vollzeitkräfte für 40 Stunden pro Woche, obwohl viele dieser Stunden für unnötige Meetings, Ablenkungen, Kontextwechsel und administrative Aufgaben draufgehen.

Die Lösung: ActivTrak zeigt, wie viel Zeit Mitarbeitende für wenig wertschöpfende Tätigkeiten aufwenden und gibt so eine klare Anleitung, um sinnvolle Arbeitszeit zurückzugewinnen.

Wie Parts ASAP monatlich 12.000 produktive Stunden zurückgewann: Die Führungskräfte dieses Fertigungsunternehmens wollten wissen, warum die Arbeit trotz beschäftigter Mitarbeiter immer wieder hinterherhinkte. Mithilfe der Aktivitätsüberwachung durch ActivTrak wurde deutlich, wo Zeit verloren ging. Nachdem die Führungskräfte das Problem verstanden hatten, nahmen sie kleine Änderungen vor, die die Produktivität pro Mitarbeitenden um 28 % steigerten.

So funktioniert es: Produktivität bedeutet nicht, noch mehr Stunden aus den Menschen herauszuholen. Es geht darum, sicherzustellen, dass sie die richtigen Stunden für die richtigen Aufgaben aufwenden. ActivTrak zeigt, wie viel Zeit für Kernaktivitäten verwendet wird, damit Sie gezielt Veränderungen vornehmen können.

3. Ihre Technologielandschaft optimal dimensionieren

Das Problem: Die meisten Organisationen zahlen unbewusst für ungenutzte Apps, doppelte Software und Lizenzen für ausgeschiedene Mitarbeitende.

Die Lösung: ActivTrak zeigt, welche Tools wie häufig genutzt werden, sodass Sie Systeme konsolidieren und bessere Konditionen mit Anbietern aushandeln können.

Wie ein Finanzdienstleister 400.000 $ an Softwarelizenzkosten identifizierte: Wenn Sie Tausende von verteilten Mitarbeitenden unterstützen, ist die Einführung neuer Tools alltäglich – und die Technologiekosten steigen schnell. Mit ActivTrak konnte ein Unternehmen schnell eine umfassende Liste nicht genutzter Lizenzen und unnötiger Abonnements zusammenstellen – ein sofortiges Einsparpotenzial von 400.000 $.

So funktioniert es: In Technologie zu investieren, ohne Nutzungsdaten zu kennen, ist wie mit verbundenen Augen ein Auto zu kaufen. ActivTrak verschafft Klarheit in einer Ihrer größten Ausgabenkategorien, damit Sie nicht in Versuchung geraten, Software zu bezahlen, die Sie gar nicht benötigen.

4. RTO und andere Arbeitsplatzrichtlinien validieren

Das Problem: Führungskräfte tun sich schwer herauszufinden, ob RTO-, Hybrid-, Remote- und flexible Regelungen die Produktivität und Moral fördern – oder ob sie diese schleichend verschlechtern.

Die Lösung: ActivTrak überwacht die Produktivität je nach Standort, sodass Sie sehen können, wo und wann Menschen am produktivsten arbeiten.

Wie Preferred Rate Mortgage erfolgreich auf Remote-Arbeit umstellte: Als die Leitung begann, Heimarbeit zuzulassen – in der Branche ungewöhnlich – gab es keine Möglichkeit, die Auswirkungen zu messen. ActivTrak zeigte, dass Teams produktiver waren, wenn sie remote arbeiteten. Das Unternehmen konnte dadurch Office-Pläne anpassen und Immobilienkosten senken.

So funktioniert es: Arbeitsplatzrichtlinien sollten nicht auf Annahmen beruhen. ActivTrak zeigt, wie sich die Teamleistung zwischen Büro, Remote- und Hybridarbeit verändert, damit Sie mit Sicherheit die richtigen Entscheidungen treffen.

5. Dienstleister-Rechnungen verifizieren

Das Problem: Die meisten Unternehmen bezahlen externe Arbeitskräfte auf Basis von Vertrauen. Auftragnehmer stellen Rechnungen, Unternehmen bezahlen sie, und niemand prüft, ob die abgerechneten Stunden auch tatsächlich geleistet wurden.

Die Lösung: ActivTrak vergleicht automatisch abgerechnete Stunden mit den tatsächlichen geleisteten Arbeitszeiten und macht es so einfach, Abrechnungsfehler und doppelte Zahlungen zu erkennen. 

Wie eine Gesundheitsorganisation potenzielle Überzahlungen in Höhe von 500.000 $ zurückgeholt hat: Mit 600 externen Mitarbeitenden im Homeoffice war es für diesen ActivTrak-Kunden entscheidend, korrekte Rechnungen zu gewährleisten. Automatisierte Abstimmungsberichte halfen ihnen, Fehler aufzudecken und über Monate zu viel gezahltes Geld zurückzuerhalten. 

So funktioniert es: Niemand möchte für Arbeit bezahlen, die nicht geleistet wird — doch nur Daten liefern die Erkenntnisse, um Überzahlungen zu vermeiden. ActivTrak verwandelt die Abrechnung von Auftragnehmern von einem vertrauensbasierten System in einen datenbasierten, überprüfbaren Prozess.

Verschaffen Sie sich die Klarheit, die Sie brauchen, um mit Zuversicht voranzugehen

Diese Organisationen haben innerhalb weniger Wochen oder Monate Millionen an versteckten Ineffizienzen aufgedeckt – und das können Sie auch. Alles beginnt mit Transparenz.

ActivTrak bietet einen klaren Einblick, wie Arbeit geleistet wird, damit Sie wichtige Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten zur Mitarbeiteraktivität treffen können. Wir zeigen Ihnen, wohin die Zeit fließt, wo Geld verloren geht und wie Sie Menschen unterstützen, ihr Bestes zu geben.

Bereit, den verborgenen Wert in Ihrem eigenen Unternehmen zu entdecken? Erstellen Sie noch heute Ihr kostenloses ActivTrak-Konto.