Migration von BambooHR zu Folks HR: Ein umfassender Leitfaden
Die Entscheidung, von BambooHR zu Folks HR zu wechseln, ist oft der einfachere Teil. Die eigentliche Herausforderung beginnt bei der Planung der Migration, ohne die Lohnabrechnung zu stören, Mitarbeiterdaten zu verlieren oder Ihrer HR-Abteilung zusätzliche Arbeit aufzubürden.
Genau dabei soll Ihnen dieser Leitfaden helfen.
Wir führen Sie Schritt für Schritt durch jede Phase der Migration – von der Planung und Datenvorbereitung bis zur Umsetzung, Validierung und dem Live-Betrieb. So gelingt der Wechsel zu Folks HR sicher und Sie vermeiden die häufigsten Fehler während des Prozesses.
Warum von BambooHR zu Folks HR wechseln?
Viele kanadische Organisationen wechseln nicht, weil BambooHR unzureichend ist. Sie wechseln, weil Folks HR besser auf kanadische Lohnabrechnung, Compliance und alltägliche HR-Prozesse ausgerichtet ist.
- Kanadische Lohnabrechnung ist direkt in der Plattform verfügbar. Wenn Ihre Organisation Folks Payroll nutzt, können Mitarbeiterdaten, Gehaltsänderungen und Abwesenheitsdetails direkt in die Lohnabrechnung übernommen werden, ohne dass eine separate Integration erforderlich ist.
- Es ist für kanadische Arbeitsplätze entwickelt. Folks unterstützt englische und französische Nutzer und speichert Daten standardmäßig auf Servern in Kanada.
- Mehr HR-Funktionen in einer Plattform. Zentrale HR-Verwaltung, Recruiting, Performance Management, Weiterbildung, elektronische Signaturen und Abwesenheitsmanagement sind gemeinsam verfügbar.
Abgesehen von diesen Gründen bleiben Ihre Daten außerdem standardmäßig in Kanada. Folks speichert Mitarbeiter- und Lohnabrechnungsdaten auf kanadischen Servern und verfügt über die SOC 2 Typ 2-Zertifizierung, was Organisationen mit Anforderungen an die kanadische Datenhaltung gemäß PIPEDA und Quebecs Gesetz 25 unterstützen kann.
Wenn dies wichtige Kriterien für Ihr Unternehmen sind, ist die Migration von BambooHR zu Folks HR eine gut unterstützte Entscheidung.
Vor der Migration von BambooHR zu Folks HR
Eine erfolgreiche Migration beginnt, bevor Sie Ihre Daten exportieren. Nehmen Sie sich Zeit für eine vorausschauende Planung, um Verzögerungen zu minimieren und unnötigen Mehraufwand zu vermeiden.
Überprüfen Sie Ihre derzeitige BambooHR-Konfiguration
Beginnen Sie damit, zu prüfen, wie Ihr Unternehmen aktuell BambooHR einsetzt.
Identifizieren Sie die Mitarbeiterdaten, Dokumente, Abwesenheitsrichtlinien und Integrationen, die migriert werden müssen. Bestimmen Sie ebenfalls veraltete Felder, ungenutzte Richtlinien oder historische Daten, die nicht mehr übernommen werden müssen.
Entscheiden Sie, was migriert und was archiviert wird
Nicht jeder Datensatz muss in Folks HR übertragen werden.
Legen Sie fest, welche Mitarbeiterdaten, Dokumente und Urlaubssalden migriert werden sollen und welche historischen Datensätze archiviert werden können.
Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, um zu entscheiden, wie historische Lohnabrechnungen und Steuerdokumente, einschließlich T4- und RL1-Belege Ihres aktuellen Anbieters, nach dem Wechsel aufbewahrt werden sollen.
Stellen Sie Ihr Team und den Zeitplan auf
Eine Migration von BambooHR zu Folks HR umfasst in der Regel HR, Lohnabrechnung, IT und Finanzen.
Bestimmen Sie für jeden Bereich eine verantwortliche Person und orientieren Sie Ihren Zeitplan an der Lohnabrechnung und Ihrem Einstellungsplan. Vermeiden Sie größere Änderungen an der Lohnabrechnung mitten in einer Abrechnungsperiode und planen Sie ausreichend Zeit für Tests und Validierung ein.
Die Gesamtdauer hängt von der Unternehmensgröße, dem zu migrierenden Datenvolumen und der Anzahl der zu erneuernden Integrationen ab.
Wie Sie von BambooHR zu Folks HR migrieren
Die Migration von BambooHR zu Folks HR erfolgt in zwei Teilbereichen: der HRIS-Migration und der Implementierung von Folks HR.
Der erste Teil konzentriert sich auf die Übertragung Ihrer HR-Daten aus BambooHR, während der zweite Schritt die Konfiguration von Folks HR, die Neuanbindung von Integrationen und – falls zutreffend – die Implementierung von Folks Payroll umfasst.
HRIS-Migration
Diese Aufgaben sind speziell für Organisationen relevant, die von BambooHR wechseln.
Schritt 1: Exportieren Sie Ihre Daten aus BambooHR
Exportieren Sie Ihre Daten aus BambooHR, solange Sie noch uneingeschränkten Zugriff auf die Plattform haben.
Laden Sie Mitarbeiterdaten, aktuelle Urlaubsstände, Dokumente und alle Berichte herunter, die Sie als Referenz behalten möchten. Organisieren Sie Ihre Exporte nach Datentyp, z. B. Mitarbeiterdaten, Dokumente, Urlaub und Leistungsdaten, da jede Kategorie in Folks HR unterschiedlich zugeordnet wird.
Bewahren Sie eine saubere Kopie dieser Dateien als Ihr Archiv auf, unabhängig davon, welche Datensätze Sie letztlich importieren.
Mitarbeiterdatensätze abgleichen und migrieren
Das Feld-Mapping entscheidet über Erfolg oder Misserfolg der Migration.
Ordnen Sie jedes BambooHR-Feld vor dem Import seinem entsprechenden Pendant in Folks zu – einschließlich Mitarbeiterkennungen, Beschäftigungsdetails, Vergütungsdaten und benutzerdefinierten Feldern.
Kennzeichnen Sie alles, was keinem eindeutigen Feld zugeordnet werden kann, damit Sie entscheiden können, wie Sie damit umgehen. Importieren Sie zuerst eine kleine Testmenge, überprüfen Sie, ob die Datensätze korrekt aussehen, und führen Sie dann den vollständigen Import durch.
Dies ist auch die beste Gelegenheit, Ihre Daten zu bereinigen, anstatt bestehende Probleme ins neue System zu übernehmen.
Dokumente migrieren und E-Signaturen einrichten
Übertragen Sie aktive Dokumente wie Verträge, Richtlinien und unterzeichnete Formulare in das Dokumentenmanagementsystem von Folks und ordnen Sie sie den jeweiligen Mitarbeiterprofilen zu.
Falls BambooHR unterschriebene Dokumente enthält, entscheiden Sie, welche davon in Folks erneut zur Unterschrift ausgegeben werden sollen und welche lediglich als Referenz übernommen werden. Die elektronischen Signaturwerkzeuge von Folks können künftige Dokumente direkt in der Plattform verwalten.
Gleichheit vor der Umstellung validieren
Bevor Sie BambooHR außer Betrieb nehmen, stellen Sie sicher, dass Folks Ihre migrierten HR-Daten korrekt wiedergibt.
Überprüfen Sie stichprobenartig Mitarbeiterdatensätze, Urlaubssalden, Dokumente und Berechtigungen im Vergleich zu Ihren BambooHR-Daten. Diese Validierung stellt sicher, dass Ihre HRIS-Migration vollständig ist, bevor Folks Ihr zentrales HR-System wird.
Implementierung von Folks HR
Dies sind Standardaufgaben, die jede:r neue Folks HR-Kunde:in bei der Einführung erledigt – unabhängig davon, welches HR-System zuvor genutzt wurde.
Folks HR-Konto konfigurieren
Richten Sie Folks ein, bevor Sie irgendetwas hinein importieren.
Definieren Sie Ihre Organisationsstruktur, richten Sie Urlaubs- und Abwesenheitsregelungen ein, weisen Sie Rollen und Berechtigungen zu und legen Sie Ihre Spracheinstellungen für einen zweisprachigen Rollout fest. Eine frühzeitige Konfiguration Ihrer Umgebung stellt sicher, dass importierte Daten von Anfang an korrekt organisiert sind.
Lohnbuchhaltung einrichten und Compliance prüfen (bei Nutzung von Folks Payroll)
BambooHR verarbeitet kanadische Löhne nicht nativerweise. Falls Ihre Organisation aktuell einen separaten Lohnabrechnungsdienst wie ADP, Nethris, Ceridian oder eine andere Lösung nutzt, ist die Lohnimplementierung ein separater Projektabschnitt, der nicht mit BambooHR-Daten arbeitet.
Wenn Sie Folks Payroll verwenden, planen Sie dies als eigenständigen Teil Ihres Projekts mit eigenem Zeitplan, eigenen Datenquellen und Validierungsschritten parallel zur HRIS-Migration.
Wählen Sie das Folks Payroll-Dienstmodell, das am besten zu Ihrer Organisation passt – egal ob Self-Service, unterstützt oder vollständig betreut. Konfigurieren Sie dann Ihre Lohnbuchhaltungseinstellungen, einschließlich Lohnarten, Abzugs- und Beitragsregeln, Direktüberweisung und Buchhaltungsintegrationen, sofern relevant.
Bestätigen Sie Ihre Angaben zu Überweisungen an die CRA und Revenu Québec, die ROE-Meldung sowie das Setup für T4 und RL 1, bevor Sie eine parallele Lohnabrechnung mit Ihrem aktuellen Anbieter durchführen. Erst wenn Nettolohn, Abzüge und Beiträge übereinstimmen, ist Ihre Lohnimplementierung startklar.
Integrationen und Verbindungen wiederherstellen
Stellen Sie die Verknüpfung der Systeme, die mit Folks HR integriert sind, wieder her – zum Beispiel Ihre Buchhaltungssoftware und alle Tools, die Mitarbeiterdaten senden oder empfangen.
Wenn Sie Ihren aktuellen Lohnabrechnungsdienst weiterhin nutzen, verbinden Sie diesen ebenfalls mit Folks HR. Folks bietet Buchhaltungsintegrationen mit QuickBooks und Xero sowie eine API zur Anbindung weiterer Systeme. Testen Sie jede Integration mit Beispieldaten, bevor Sie sie als erfolgreich abgeschlossen betrachten.
Administratoren und Führungskräfte schulen
Schulen Sie Administratoren, bevor Sie die Plattform für alle anderen freigeben.
Administratoren sollten die Systemkonfiguration, Berichterstattung und alle von Ihrer Organisation genutzten Module verstehen, während Manager sich mit Genehmigungen, der Überprüfung von Abwesenheiten und Teammanagement vertraut machen sollten. Die Onboarding-Ressourcen und das zweisprachige Hilfezentrum von Folks können diesen Prozess unterstützen.
Live-Schaltung und Einführung des Mitarbeiter-Self-Service
Sobald Ihre HRIS-Migration validiert und die Implementierungsaufgaben abgeschlossen sind, sind Sie bereit für den Live-Betrieb.
Kündigen Sie die Änderung gegenüber den Mitarbeitenden an, stellen Sie die Folks Mobile App und die Self-Service-Tools vor und halten Sie Ihr Implementierungsteam während des ersten Betriebszyklus verfügbar. Wenn Sie auch Folks Payroll implementieren, bieten Sie während des ersten Echtzeit-Lohnlaufs zusätzliche Unterstützung an.
Bewahren Sie Ihr BambooHR-Archiv und alle historischen Aufzeichnungen entsprechend der während der Planung festgelegten Aufbewahrungsstrategie auf.
Ihre Checkliste für die Migration von BambooHR zu Folks HR
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie einen klaren Migrationsplan haben. Verwenden Sie die nachstehende Checkliste, um zu bestätigen, dass Sie vor der Live-Schaltung alle wichtigen Migrations- und Implementierungsaufgaben abgeschlossen haben.
Planung
- Prüfen Sie Ihr aktuelles BambooHR-Setup, einschließlich Mitarbeiterfeldern, Dokumenten, Richtlinien, Integrationen und Lohnabrechnungsanbieter.
- Entscheiden Sie, welche Daten migriert und welche archiviert werden.
- Bestätigen Sie, wie historische Steuerunterlagen, wie z.B. T4s und RL1s, aufbewahrt werden.
- Weisen Sie Verantwortliche für Personal, Lohnabrechnung, IT und Finanzen zu.
- Stellen Sie einen Zeitplan auf, abgestimmt auf Ihre Lohn- und Einstellungszyklen.
HRIS-Migration
- Exportieren Sie Mitarbeiterdaten, Dokumente und Berichte aus BambooHR.
- Ordnen Sie BambooHR-Felder den entsprechenden Feldern in Folks HR zu.
- Importieren Sie eine Testcharge und überprüfen Sie die Ergebnisse.
- Führen Sie die vollständige Migration von Mitarbeitenden und Dokumenten durch.
- Stimmen Sie Mitarbeiterdaten und Urlaubssalden ab.
- Validieren Sie die Übereinstimmung zwischen BambooHR und Folks HR vor dem Wechsel.
Implementierung von Folks HR
- Konfigurieren Sie Organisationsstruktur, Rollen, Berechtigungen und Abwesenheitsrichtlinien.
- Konfigurieren Sie zweisprachige Spracheinstellungen.
- Stellen Sie Integrationen mit Buchhaltung und anderen Systemen wieder her und testen Sie diese.
- Schulen Sie Administratoren und Manager.
- Starten Sie Folks HR und den Mitarbeiter-Self-Service.
Implementierung von Folks Payroll (bei Verwendung von Folks Payroll)
- Wählen Sie Ihr Folks Payroll-Service-Modell.
- Konfigurieren Sie die Lohnabrechnungseinstellungen und Buchhaltungsintegrationen.
- Bestätigen Sie Angaben zu den Überweisungen an CRA und Revenu Québec, Einreichung von ROE und Einrichtung von T4/RL1.
- Führen Sie eine parallele Lohnabrechnung mit Ihrem aktuellen Anbieter durch.
- Unterstützen Sie den ersten Live-Lohnlauf.
Nach dem Start
- Bewahren Sie Ihr BambooHR-Archiv gemäß Ihres Aufbewahrungsplans auf.
- Holen Sie Feedback von Administratoren und Managern ein.
- Verfeinern Sie die Konfigurationen nach Bedarf.
So sieht Erfolg nach der Migration von BambooHR zu Folks HR aus
Bevor Sie Ihre Migration als abgeschlossen betrachten, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu überprüfen, ob alles wie erwartet funktioniert.
Eine erfolgreiche Umstellung bedeutet, dass Mitarbeitendendaten und Urlaubssalden mit Ihren BambooHR-Daten übereinstimmen, Dokumente und historische Aufzeichnungen zugänglich sind und die Integrationen Informationen ohne manuelle Arbeit übertragen. Wenn Sie Folks Payroll nutzen, sollte auch Ihr erster Lohnlauf validiert werden, bevor Sie sich darauf verlassen.
Ihre Administratoren und Manager sollten sich bei der Nutzung von Folks für ihre täglichen Aufgaben wohlfühlen, während Mitarbeitende den Self-Service für Routineaufgaben sicher nutzen können.
Sobald diese Schritte abgeschlossen sind und BambooHR nicht mehr Teil Ihrer täglichen Abläufe ist, haben Sie die Migration erfolgreich beendet und können sich darauf konzentrieren, das Beste aus Ihrem neuen HR-System herauszuholen.
Häufige Herausforderungen bei der Migration von BambooHR zu Folks HR
Auch bei einer gut geplanten Migration können einige typische Probleme den Rollout verzögern oder unnötigen Aufwand nach dem Go-Live verursachen. Wenn Sie im Voraus wissen, worauf Sie achten sollten, können Sie Störungen vermeiden und Ihre Migration auf Kurs halten.
Schlechte Lohnabrechnungsplanung
Wenn Ihr Unternehmen plant, Folks Payroll einzuführen, behandeln Sie dies als separate Implementierung parallel zu Ihrer HRIS-Migration.
Planen Sie das Go-Live Ihrer Lohnabrechnung möglichst zum Beginn einer Abrechnungsperiode. Vermeiden Sie den Umstieg zum Jahresende, und führen Sie eine parallele Lohnabrechnung mit Ihrem aktuellen Anbieter durch, bevor Sie sich vollständig auf Folks Payroll verlassen.
Ein erfolgreicher Parallel-Lauf gibt Ihnen die Sicherheit, dass die Lohnabrechnungszahlen mit Ihrem bisherigen Prozess übereinstimmen, bevor die Mitarbeitenden ausgezahlt werden.
Fehlerhafte Feldzuordnungen und Datenqualität
Mitarbeiterdaten sind nur so zuverlässig wie die Daten, die Sie migrieren. Bevor Sie etwas importieren, ordnen Sie jedes BambooHR-Feld dem entsprechenden Feld in Folks HR zu, einschließlich benutzerdefinierter Felder, die möglicherweise keine direkte Entsprechung haben.
Dies ist auch die beste Gelegenheit, Ihre Daten zu bereinigen, indem Sie veraltete Informationen korrigieren, doppelte Datensätze entfernen und Daten, die Sie nicht mehr benötigen, zurücklassen.
Einhaltung von Vorschriften und Verwaltung historischer Unterlagen
Warten Sie nicht bis nach dem Go-Live, um zu entscheiden, was mit alten Unterlagen passiert. Bestimmen Sie bereits in der Planungsphase, wie Sie Mitarbeiterdokumente, historische Lohnabrechnungen und Steuerunterlagen inklusive T4- und RL 1-Belegen von Ihrem aktuellen Anbieter archivieren oder aufbewahren wollen.
Ein klarer Aufbewahrungsplan hilft, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu sichern und stellt sicher, dass wichtige Unterlagen bei Bedarf zugänglich sind.
Defekte Integrationen und unvollständige Validierung
Die Wiederherstellung von Integrationen ist nur ein Teil des Prozesses.
Testen Sie jede Verbindung mit Beispieldaten, bevor Sie sie als abgeschlossen betrachten. Validieren Sie anschließend, dass Mitarbeiterdaten, Urlaubssalden, Dokumente und Berechtigungen mit Ihren BambooHR-Daten übereinstimmen, bevor Sie Ihr altes System außer Betrieb nehmen. Wenn Sie Folks Payroll einführen, überprüfen Sie außerdem die Lohnabrechnungsergebnisse im Vergleich zu Ihrem aktuellen Anbieter vor dem Start.
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, alles im Vorfeld zu validieren, können Sie Probleme nach dem Start vermeiden.
Den Rollout überstürzen
Erfolgreiche Migrationen finden selten in kürzester Zeit statt. Planen Sie in Ihrem Projekt ausreichend Zeit für Tests, Validierung, Schulung und Kommunikation mit den Mitarbeitenden ein.
Machen Sie Administratoren und Führungskräfte vor dem Starttermin mit Folks vertraut, damit sie mit ihren Aufgaben sicher umgehen, und halten Sie Ihr Implementierungsteam nach dem Go-Live verfügbar, um eventuell auftretende Probleme schnell zu lösen.
Fazit
Die Migration von BambooHR zu Folks HR muss nicht kompliziert sein, wenn Sie mit einem klaren Plan vorgehen. Durch die Vorbereitung Ihrer Daten, die Validierung der Migration und eine strukturierte Implementierung können Sie den Übergang mit minimalen Beeinträchtigungen durchführen und Ihr Team langfristig auf Erfolgskurs bringen.
Wenn Sie bereit für den Wechsel sind, besteht der nächste Schritt darin, zu prüfen, wie Folks HR zu den Abläufen und Implementierungsanforderungen Ihres Unternehmens passt. Buchen Sie eine Folks HR-Demo, um die Plattform kennenzulernen und zu erfahren, wie das Team Sie beim Übergang unterstützen kann.
Vereinbaren Sie noch heute eine Folks HR-Demo, um zu starten.
