QuickBooks-Buchhaltungs-KI: Detaillierte Funktionsübersicht & Funktionsweise

Die Transaktionen gehen weiterhin ein, aber die übersichtliche Organisation Ihrer Bücher bedeutet nach wie vor, Kategorien zu überprüfen, Fragen zu klären und sicherzustellen, dass alles korrekt erfasst wird. 

QuickBooks-Buchhaltungs-KI wurde entwickelt, um diesen Arbeitsablauf zu vereinfachen, indem routinemäßige Buchhaltungsaufgaben zur Überprüfung vorbereitet werden. 

Dieser Leitfaden zeigt, wie es funktioniert, welche Hauptfunktionen es bietet, wie Sie es verwenden und welche Unternehmen am meisten davon profitieren.

Was ist die Buchhaltungs-KI von QuickBooks Online?

Die Buchhaltungs-KI von QuickBooks Online ist ein KI-gestützter Buchhaltungsassistent, der dabei hilft, Ihre Bücher mit weniger manueller Arbeit auf dem neuesten Stand zu halten.

Sie bereitet routinemäßige Transaktionen zur Überprüfung vor, bittet bei Bedarf um Klärung und überlässt die Buchhaltungsentscheidungen Ihnen oder Ihrer Steuerberatung. 

Das Ergebnis ist weniger Zeit für die Eingabe von Transaktionen und mehr Zeit für die Überprüfung bereits vorbereiteter Arbeiten.

So funktioniert die Buchhaltungs-KI von QuickBooks Online

Sobald Sie Ihre Geschäftsbank- und Kreditkartenkonten verbinden, überprüft die Buchhaltungs-KI jede eingehende Transaktion und bereitet sie vor, bevor Sie sie überhaupt sehen. 

Auf Grundlage Ihrer bisherigen Buchhaltung prognostiziert sie die wahrscheinlichste Kategorie, den wahrscheinlichsten Kunden oder Lieferanten und organisiert die Arbeit entsprechend ihrer Einschätzung.

Danach geschieht Folgendes:

• Routinemäßige Transaktionen werden zur schnellen Überprüfung und Verbuchung vorbereitet.
• Unklare Transaktionen werden mit einer Bitte um weitere Informationen gekennzeichnet, anstatt automatisch kategorisiert zu werden.
• Zusammengehörige Transaktionen, etwa Lohnzahlungen und Rechnungszahlungen, werden zugeordnet, um den manuellen Buchhaltungsaufwand zu reduzieren.
• Ungewöhnliche Aktivitäten und mögliche Probleme in der Buchhaltung werden zur Überprüfung hervorgehoben.

Das Ergebnis ist ein einfacherer Arbeitsablauf. 

Sie verbringen weniger Zeit mit der manuellen Eingabe und Kategorisierung von Transaktionen, indem Sie bereits vorbereitete Arbeiten überprüfen und nur dann eingreifen, wenn Ihre Eingabe erforderlich ist.

Besondere Funktionen der QuickBooks-Buchhaltungs-KI

Intuit QuickBooks Online Die QuickBooks-Buchhaltungs-KI bietet mehrere Funktionen, die die tägliche Buchhaltung schneller und einfacher machen. Hier sind drei, die Sie kennen sollten.

Bereit zur Verbuchung stehende Stapel

Eine der größten zeitsparenden Funktionen ist Bereit zur Verbuchung. Dabei werden Transaktionen zusammengefasst, bei denen die KI sehr sicher ist. 

Statt jede Transaktion einzeln zu überprüfen, können Sie einen ganzen Stapel schnell kontrollieren, notwendige Änderungen vornehmen und alles mit nur wenigen Klicks verbuchen. 

Dadurch wird die Buchhaltung von der manuellen Dateneingabe zu einem deutlich schnelleren Überprüfungsprozess.

Bei Bedarf weitere Informationen anfordern

Statt zu raten, wie eine unklare Transaktion kategorisiert werden soll, bittet die Buchhaltungs-KI um eine Klärung. 

Sie erstellt eine Anfrage, auf die Sie, Ihre Steuerberatung oder ein anderes Teammitglied antworten können, und aktualisiert die Transaktion, sobald die fehlenden Informationen vorliegen. 

Das hilft, Buchhaltungsfehler zu reduzieren und gleichzeitig alle Beteiligten in demselben Arbeitsablauf zu halten.

KI-gestützter Bankabgleich

Der monatliche Abgleich Ihrer Bücher kann eine der zeitaufwendigsten Aufgaben in der Buchhaltung sein. 

Bei unterstützten QuickBooks-Online-Tarifen vergleicht die Buchhaltungs-KI Ihre Kontoauszüge mit Ihren Büchern, erkennt Abweichungen und erklärt, was Aufmerksamkeit erfordert. 

Da mögliche Probleme bereits hervorgehoben werden, können Sie sich darauf konzentrieren, Abweichungen zu beheben, statt jede Transaktion manuell zu durchsuchen.

Über diese Kernfunktionen hinaus umfasst die QuickBooks-Buchhaltungs-KI auch mehrere Werkzeuge, die die tägliche Buchhaltung verbessern. 

RULE- und AUTO-Kennzeichnungen zeigen deutlich, welche Transaktionen automatisch verbucht wurden, und geben Ihnen einen besseren Überblick darüber, was die KI bearbeitet hat. Außerdem kann sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung sowie Ihre Bilanz analysieren, um doppelte Transaktionen, falsch kategorisierte Ausgaben und andere Buchhaltungsprobleme zu erkennen, bevor daraus größere Probleme entstehen. 

So verwenden Sie die QuickBooks-Buchhaltungs-KI

Sobald Ihre Konten verbunden sind, beginnt QuickBooks Accounting AI damit, Transaktionen für die Überprüfung vorzubereiten. So verwenden Sie die wichtigsten Funktionen, um Ihre Bücher zu überprüfen, zu genehmigen und korrekt zu halten.

Schritt 1: Verbinden Sie Ihre Bank- und Kreditkartenkonten

Verbinden Sie zunächst Ihre geschäftlichen Bank- und Kreditkartenkonten mit QuickBooks Online. 

Accounting AI verwendet eingehende Transaktionen zusammen mit Ihrer Buchhaltungshistorie, um Kategorien, Kunden, Lieferanten und andere Transaktionsdetails vorzuschlagen, bevor die Transaktionen zur Überprüfung vorbereitet werden.

Schritt 2: Überprüfen Sie die zur Buchung bereiten Transaktionen

Öffnen Sie Ihre Banktransaktionen und überprüfen Sie die Gruppe Zur Buchung bereit.

 Dies sind Transaktionen, bei denen Accounting AI ausreichend sicher ist, um sie zur Überprüfung vorzubereiten. Prüfen Sie die vorgeschlagenen Details, nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor und genehmigen und buchen Sie anschließend den Stapel.

Schritt 3: Reagieren Sie auf Anfragen nach weiteren Informationen

Wenn Accounting AI mehr Kontext benötigt, überprüfen Sie die markierten Transaktionen und stellen Sie die angeforderten Informationen bereit. Wenn jemand anderes die Antwort kennt, etwa Ihre Buchhalterin, Ihr Buchhalter oder ein anderes Teammitglied, können Sie die Anfrage mit dieser Person teilen, damit die Transaktion abgeschlossen werden kann.

Schritt 4: Überprüfen Sie RULE- und AUTO-Transaktionen

Überprüfen Sie Transaktionen mit den Kennzeichnungen RULE oder AUTO, um durch Bankregeln, abgeglichene Lohnabrechnungseinträge, Bill Pay und andere unterstützte Automatisierungen erledigte Arbeiten zu erkennen. Eine stichprobenartige Prüfung dieser Transaktionen hilft Ihnen zu überprüfen, ob alles wie erwartet bearbeitet wurde.

Schritt 5: Stimmen Sie Ihre Konten ab

Wenn Sie QuickBooks Online Plus oder Advanced verwenden, nutzen Sie während Ihres Monatsabschlusses die KI-gestützte Abstimmungsfunktion. 

Sie vergleicht Ihre Kontoauszüge mit Ihren Büchern, hebt Abweichungen hervor und erklärt, worauf Sie achten müssen, bevor Sie Ihre Konten abstimmen.

Schritt 6: Überprüfen Sie die Berichtsergebnisse

Überprüfen Sie abschließend die Berichtsergebnisse der KI für Ihre Gewinn- und Verlustrechnung sowie Ihre Bilanz. 

Achten Sie auf doppelte Transaktionen, falsch kategorisierte Einträge, ungewöhnliche Kontoaktivitäten und andere Probleme in der Buchhaltung und beheben Sie diese, bevor Sie Ihre Bücher für den Monat abschließen.

Für wen ist QuickBooks Accounting AI besonders geeignet?

Je mehr Zeit Sie mit der Überprüfung von Transaktionen und der Aktualisierung Ihrer Bücher verbringen, desto größeren Nutzen kann QuickBooks Accounting AI bieten. Für die folgenden Benutzer eignet sich die Lösung besonders gut.

Kleinunternehmer, die ihre Bücher selbst führen

Viele Kleinunternehmer erledigen ihre Buchhaltung selbst, während sie gleichzeitig den restlichen Betrieb führen. 

QuickBooks Accounting AI reduziert den manuellen Aufwand, indem Transaktionen zur Überprüfung vorbereitet, bei Bedarf Rückfragen gestellt und Probleme in der Buchhaltung erkannt werden, bevor sie zu größeren Schwierigkeiten führen. 

So können sich Inhaber weniger Zeit mit der routinemäßigen Buchhaltung beschäftigen und behalten gleichzeitig die Kontrolle über ihre Finanzunterlagen.

Freiberufler und Einzelunternehmer

Freiberufler und Einzelunternehmer verfügen oft nicht über das Budget für eine eigene Buchhalterin oder einen eigenen Buchhalter. Dadurch wird die Buchhaltung neben der Betreuung von Kunden zu einer weiteren Aufgabe. 

QuickBooks Accounting AI hilft dabei, eingehende Transaktionen zu organisieren, schlägt auf Grundlage früherer Aktivitäten Kategorien vor und bereitet Routinearbeiten zur Überprüfung vor. So wird es einfacher, korrekte Bücher zu führen, ohne zusätzliche Stunden in der Arbeitswoche aufzuwenden.

Wachsende Kleinunternehmen mit höherem Transaktionsvolumen

Wenn ein Unternehmen wächst, steigt auch die Anzahl der Banktransaktionen, Rechnungen, Ausgaben und Lohnabrechnungseinträge, die überprüft werden müssen. 

QuickBooks Accounting AI unterstützt wachsende Teams dabei, Schritt zu halten, indem es routinemäßige Buchhaltungsarbeiten vorbereitet, den Monatsabschluss unterstützt und Finanzberichte auf doppelte Transaktionen, falsch kategorisierte Ausgaben, abgegrenzte Erträge und andere Probleme in der Buchhaltung analysiert. 

Das Ergebnis ist ein Buchhaltungsprozess, der sich bei zunehmendem Transaktionsvolumen leichter skalieren lässt.

Einschränkungen und Herausforderungen der QuickBooks-Buchhaltungs-KI

Die QuickBooks-Buchhaltungs-KI kann den manuellen Buchhaltungsaufwand deutlich reduzieren, ist jedoch weiterhin darauf ausgelegt, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, anstatt Ihr Urteilsvermögen zu ersetzen. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, bevor Sie sich auf ihre Vorschläge verlassen.

Die Verfügbarkeit der Funktionen hängt von Ihrem Tarif ab

Die Funktionen der QuickBooks-Buchhaltungs-KI unterscheiden sich je nach Abonnement. 

Während KI-gestützte Funktionen für Banktransaktionen in allen QuickBooks-Online-Tarifen verfügbar sind, ist die vollständige Buchhaltungs-KI in QuickBooks Online Essentials, Plus und Advanced enthalten. 

Erweiterte Funktionen wie der KI-gestützte Abgleich und die Analyse von Berichten erfordern QuickBooks Online Plus, Advanced oder Intuit Enterprise Suite.

Sie lernt aus Ihrer Buchhaltungshistorie

Die Vorschläge werden mit der Zeit genauer, da die KI aus Ihren Buchhaltungsaktivitäten und Ihren Antworten lernt. Durch die Überprüfung und Korrektur von Empfehlungen können zukünftige Vorschläge verbessert werden.

Sie sollten die KI-Vorschläge weiterhin überprüfen

Die KI bereitet die Buchhaltung zur Überprüfung vor, anstatt jede Buchhaltungsentscheidung automatisch zu treffen. Die Überprüfung vorgeschlagener Kategorien, Transaktionen und Abgleiche trägt dazu bei, dass Ihre Finanzunterlagen korrekt bleiben, bevor Sie Änderungen genehmigen.

Buchhaltungsentscheidungen erfordern weiterhin menschliches Urteilsvermögen

Bei einigen Transaktionen sind zusätzliche Informationen erforderlich, bevor sie korrekt kategorisiert werden können. Wenn weitere Informationen benötigt werden, bittet die KI um eine Klarstellung. Die endgültigen Buchhaltungsentscheidungen treffen jedoch weiterhin Sie oder Ihre Buchhalterin bzw. Ihr Buchhalter.

Fazit

Wenn Sie mehr erfahren möchten, empfehle ich Ihnen, die Übersicht von QuickBooks über die Plattform QuickBooks-KI-Buchhaltung zu lesen, um zu sehen, wie sie in QuickBooks Online integriert ist.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, ihre Vorschläge zu überprüfen, auf Anfragen nach weiteren Informationen zu antworten und Ihre Konten regelmäßig abzugleichen, können Sie den größtmöglichen Nutzen aus ihren Funktionen ziehen und gleichzeitig Ihre Buchhaltung korrekt halten.

Häufig gestellte Fragen zur QuickBooks-Buchhaltungs-KI

Macht die KI Fehler?

Ja. Wie jedes KI-Tool sind ihre Vorschläge nicht immer korrekt. Daher sollten Sie Transaktionen und Empfehlungen überprüfen, bevor Sie sie genehmigen.

Kann ich ihre Vorschläge überschreiben?

Ja. Sie können vorgeschlagene Kategorien, Kunden, Lieferanten und andere Transaktionsdetails bearbeiten, bevor Sie sie genehmigen. Ihre Korrekturen helfen dabei, zukünftige Empfehlungen zu verbessern.

Lernt die KI meine Präferenzen?

Ja. Sie lernt aus Ihren Buchhaltungsaktivitäten und Ihren Antworten, wodurch ihre Vorschläge mit der Zeit genauer werden.

Was ist der Unterschied zwischen der Buchhaltungs-KI und Bankregeln?

Bankregeln folgen Bedingungen, die Sie manuell erstellen, während die Buchhaltungs-KI Kategorisierungen auf Grundlage Ihrer Buchhaltungsmuster vorschlägt. Transaktionen, die von Bankregeln verarbeitet werden, sind mit einem RULE-Badge gekennzeichnet.

Benötige ich weiterhin eine Buchhalterin oder einen Buchhalter?

Ja. Die Buchhaltungs-KI hilft dabei, routinemäßige Buchhaltungsaufgaben zu automatisieren. Buchhaltungsentscheidungen, Steuerplanung und Finanzberatung erfordern jedoch weiterhin Ihr Urteilsvermögen oder die Fachkenntnisse Ihrer Buchhalterin bzw. Ihres Buchhalters.