So verwenden Sie QuickBooks für eine einfache Buchhaltung für Selbstständige

Die Zahlungen von Kunden gehen ein, die Geschäftsausgaben häufen sich, und es ist an der Zeit, alles zu organisieren, bevor die Steuersaison näher rückt. 

Wenn Sie Freiberufler, Einzelunternehmer oder unabhängiger Auftragnehmer sind und Ihre Buchhaltung selbst verwalten, zeigt Ihnen dieser Leitfaden, wie Sie QuickBooks Solopreneur einrichten, damit Sie Ihre Finanzen das ganze Jahr über sicher im Blick behalten.

Was ist QuickBooks für die Buchhaltung von Selbstständigen?

QuickBooks bietet eine speziell für Ein-Personen-Unternehmen entwickelte Version namens QuickBooks Solopreneur.

Sie wurde für Freiberufler, Einzelunternehmer, unabhängige Auftragnehmer und die meisten Ein-Personen-LLCs entwickelt, die Geschäftseinkünfte über Schedule C melden. 

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, bietet Ihnen die Lösung einen zentralen Ort, an dem Sie Ihre geschäftlichen Finanzen organisieren können, damit Sie weniger Zeit mit dem Aufarbeiten von Rückständen und mehr Zeit mit der Führung Ihres Unternehmens verbringen.

Wie unterstützt QuickBooks die Buchhaltung von Selbstständigen?

Nach der Ersteinrichtung automatisiert QuickBooks Solopreneur einen großen Teil des Buchhaltungsprozesses, indem es:

• Transaktionen automatisch importiert aus Ihren verbundenen Bankkonten und Kreditkarten.
• Geschäftliche und private Ausgaben trennt, wobei Geschäftsausgaben in auf Schedule C abgestimmte Steuerkategorien eingeordnet werden.
• Geschäftlich gefahrene Kilometer erfasst über GPS und Belege per Foto in der mobilen App erfasst.
• Ihre vierteljährlichen Bundessteuern schätzt anhand Ihrer kategorisierten Einnahmen, Ausgaben und Ihres Steuerprofils, einschließlich Einkommensteuer und der Steuer für Selbstständige in Höhe von 15,3 %.

So bleibt Ihre Buchhaltung das ganze Jahr über aktuell, wodurch die Verwaltung der Steuersaison deutlich einfacher wird.

So richten Sie die Buchhaltung für Selbstständige in QuickBooks ein

Voraussetzungen und Anforderungen für die Einrichtung

Stellen Sie vor dem Beginn sicher, dass Sie Folgendes haben:

• Ein QuickBooks-Solopreneur-Abonnement.
• Die Anmeldedaten für Ihr Geschäftskonto und alle Kreditkarten, die Sie für geschäftliche Ausgaben verwenden.
• Die mobile QuickBooks-App ist installiert, wenn Sie unterwegs Kilometer erfassen und Belege aufnehmen möchten.
• Ihre grundlegenden Steuerinformationen, einschließlich Ihres Veranlagungsstatus und der erwarteten Einnahmen, damit QuickBooks Ihre vierteljährlichen Bundessteuern schätzen kann.

Schritte

Führen Sie diese Schritte aus, um Ihr Buchhaltungssystem einzurichten.

Schritt 1. Bank- und Kartenkonten verbinden

Verbinden Sie jedes Bankkonto und jede Kreditkarte, die Sie für geschäftliche Ausgaben verwenden, einschließlich privater Karten, die Sie gelegentlich für geschäftliche Einkäufe nutzen. 

Verbundene Konten importieren Transaktionen automatisch zur Überprüfung in QuickBooks. Wenn ein Konto nicht verbunden ist, werden seine Transaktionen nicht in Ihrer Buchhaltung angezeigt.

Schritt 2. Importierte Transaktionen überprüfen und sortieren

Überprüfen Sie jede importierte Transaktion und kennzeichnen Sie sie als Geschäftlich, Privat oder Aufgeteilt, wenn sie beides umfasst. QuickBookslernt aus Ihren Entscheidungen und kategorisiert ähnliche Transaktionen im Laufe der Zeit automatisch, sodass dieser Vorgang jede Woche schneller geht.

Schritt 3. Kategorien Ihrer Geschäftsausgaben überprüfen

Prüfen Sie, ob Ihre Geschäftsausgaben den richtigen Schedule-C-Kategorien zugeordnet sind, beispielsweise Software, Verbrauchsmaterialien, Vertragsarbeit oder Werbung. Eine einheitliche Kategorisierung während des gesamten Jahres sorgt zum Steuerzeitpunkt für übersichtlichere Abzugsbeträge.

Schritt 4. Steuerprofil einrichten

Geben Sie Ihren Veranlagungsstatus und Ihre erwarteten Einnahmen ein, damit die vierteljährliche Schätzung Ihre tatsächliche Situation widerspiegelt. 

Beachten Sie, dass QuickBooks nur geschätzte Bundessteuern berechnet. Wenn Ihr Bundesstaat geschätzte Steuerzahlungen verlangt, erfassen Sie diese separat über das Verfahren Ihres Bundesstaates.

Schritt 5. Kilometererfassung aktivieren

Aktivieren Sie die GPS-basierte Kilometererfassung in der mobilen QuickBooks-App und klassifizieren Sie jede Fahrt mit einer Wischbewegung als geschäftlich oder privat. 

Geschäftlich gefahrene Kilometer werden automatisch auf den standardmäßigen Kilometerpauschalabzug angerechnet.

Schritt 6. Erfassen Sie Belege direkt beim Ausgeben

Fotografieren Sie Belege in der mobilen QuickBooks-App, sobald Sie geschäftliche Einkäufe tätigen, und lassen Sie QuickBooks diese dann den entsprechenden Transaktionen zuordnen. 

So bleibt Ihre Dokumentation geordnet, ohne dass Sie einen Schuhkarton benötigen.

Schritt 7. Richten Sie Rechnungsstellung und Zahlungen ein

Erstellen Sie Ihre Rechnungsvorlage und aktivieren Sie QuickBooks Payments, damit Kunden direkt über die Rechnung per Karte, ACH, PayPal, Venmo oder Apple Pay bezahlen können. Weniger Aufwand für den Kunden bedeutet schnellere Zahlungen für Sie.

Schritt 8. Planen Sie eine wöchentliche Buchhaltungsprüfung

Nehmen Sie sich jede Woche 15 Minuten Zeit, um neue Transaktionen zu prüfen, kürzlich durchgeführte Fahrten zu klassifizieren und einen Blick auf Ihre aktuelle vierteljährliche Steuerschätzung zu werfen. Diese eine Gewohnheit hält Ihre Buchhaltung das ganze Jahr über korrekt.

So sieht erfolgreiche Buchhaltung für Selbstständige in QuickBooks aus

Sie wissen, dass die Einrichtung funktioniert, wenn QuickBooks beim Öffnen einen klaren Überblick über Folgendes bietet:

• Was Sie in diesem Monat verdient und ausgegeben haben.
• Wie viel Sie ungefähr schulden für das aktuelle Steuerquartal.
• Welche Rechnungen noch offen sind.

Geschäftliche und private Ausgaben bleiben von Anfang an getrennt. Dadurch ist es einfacher, genaue Aufzeichnungen zu führen und sich auf die Steuersaison vorzubereiten.

Häufige Fehler und Tipps

Vermeiden Sie diese häufigen Fehler und befolgen Sie diese Tipps, um QuickBooks Solopreneur optimal zu nutzen.

Verwenden Sie ein separates Geschäftskonto

Obwohl QuickBooks geschäftliche und private Transaktionen trennen kann, sorgen ein separates Geschäftskonto und eine eigene Geschäftskreditkarte für eine genauere Kategorisierung und verringern den erforderlichen manuellen Prüfaufwand.

Überprüfen Sie automatisch kategorisierte Transaktionen regelmäßig

QuickBooks lernt im Laufe der Zeit aus Ihren Kategorisierungsentscheidungen. Dennoch ist es wichtig, importierte Transaktionen regelmäßig zu überprüfen. Eine kurze wöchentliche Prüfung hilft, Fehler zu erkennen, bevor sie sich auf Ihre Berichte oder Steuerschätzungen auswirken.

Halten Sie Ihr Steuerprofil aktuell

Wenn sich Ihr Einkommen im Laufe des Jahres deutlich ändert, aktualisieren Sie Ihr erwartetes Einkommen, damit Ihre vierteljährlichen Steuerschätzungen so genau wie möglich bleiben.

Erfassen Sie Belege, solange sie noch aktuell sind

Belege direkt beim Einkauf zu fotografieren ist wesentlich einfacher, als Monate später nach fehlenden Unterlagen zu suchen. Außerdem kann QuickBooks so Belege den richtigen Transaktionen zuordnen.

Warten Sie nicht bis zur Steuersaison

Die Buchhaltung für Selbstständige funktioniert am besten, wenn sie Teil Ihrer wöchentlichen Routine ist. Einige Minuten im Laufe des Jahres für die Prüfung von Transaktionen aufzuwenden, ist deutlich einfacher, als zu versuchen, mehrere Monate an Aktivitäten auf einmal zu ordnen.

Fazit

Wenn Sie mehr erfahren möchten, informieren Sie sich über alles, was in QuickBooks Solopreneur. enthalten ist.

Ich hoffe, dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, ein einfach zu pflegendes System aufzubauen, mit dem Ihre Finanzen das ganze Jahr über geordnet bleiben.

FAQs zur Nutzung von QuickBooks für die Buchführung von Selbstständigen

Berechnet QuickBooks meine vierteljährlichen Steuervorauszahlungen?

Ja. QuickBooks Solopreneur schätzt Ihre vierteljährlichen Bundessteuern auf Grundlage Ihrer kategorisierten Einnahmen, Ausgaben und Ihres Steuerprofils. Geschätzte bundesstaatliche Steuern müssen separat erfasst werden.

Was passiert, wenn ich eine Karte für geschäftliche und private Ausgaben verwende?

Sie können das Konto verbinden und jede Transaktion als geschäftlich, privat oder geteilt markieren. Ein separates Geschäftskonto erleichtert die Buchführung dennoch.

Wie funktioniert die Fahrtenaufzeichnung?

Die mobile QuickBooks-App verwendet GPS, um Ihre Fahrten zu erfassen. Ordnen Sie jede Fahrt als geschäftlich oder privat ein; geschäftlich gefahrene Kilometer werden für den Abzug nach der Standardkilometerpauschale erfasst.

Ist QuickBooks Solopreneur dasselbe wie QuickBooks Self-Employed?

Nein. QuickBooks Solopreneur ist das neuere Produkt für Unternehmen, die ihre Einkünfte in Anlage C angeben, und ersetzt QuickBooks Self-Employed für neue Nutzer.

Was passiert, wenn mein Unternehmen über ein Ein-Personen-Unternehmen hinauswächst?

Möglicherweise müssen Sie auf QuickBooks Online upgraden, wenn Ihr Unternehmen Funktionen wie Lohnabrechnung oder Bestandsverwaltung benötigt. Prüfen Sie die neuesten Hinweise von Intuit, um Ihre Upgrade-Optionen zu bestätigen.