So verwenden Sie QuickBooks Online für eine Monatsabschlussroutine

Der Monat ist vorbei, aber wie sicher sind Sie, dass Ihre Bücher korrekt sind? Es ist leicht, zum nächsten Monat überzugehen, ohne Ihre Bücher zu überprüfen, und später nur fehlende Transaktionen oder Fehler in der Berichterstattung zu entdecken.

Ein Monatsabschluss ist eine einfache Routine, mit der Sie solche Probleme frühzeitig erkennen können. Statt sich am Jahresende durch monatelange Buchhaltungsdaten zu arbeiten, überprüfen Sie den Monat, solange die Vorgänge noch frisch sind, und können ihn so mit gutem Gefühl abschließen.

QuickBooks Online erleichtert den Monatsabschluss. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie damit eine einfache Routine für den Monatsabschluss aufbauen.

Wie QuickBooks Online den Monatsabschluss erleichtert

Intuit QuickBooks Online hilft dabei, den monatlichen Abschluss Ihrer Bücher zu vereinfachen, indem Routineaufgaben automatisiert und Probleme sichtbar gemacht werden, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Der Monatsabschluss wird unterstützt durch:

• Ordnung in Ihren Büchern während des gesamten Monats. Accounting AI kategorisiert eingehende Transaktionen, während abgeglichene Lohnabrechnungs- und Bill-Pay-Transaktionen automatisch erfasst werden.
• Eine vereinfachte Kontenabstimmung. KI-gestützte Kontenabstimmung vergleicht Ihre Bücher mit Ihren Bank- und Kreditkartenabrechnungen, hebt Abweichungen hervor und erklärt, wie diese behoben werden können.
• Das Erkennen möglicher Probleme. Anomalieerkennung überprüft Ihre Gewinn- und Verlustrechnung sowie Ihre Bilanz auf doppelte Transaktionen, falsch kategorisierte Ausgaben, ungewöhnliche Salden und andere Probleme, die Ihre Berichte beeinflussen könnten.
• Den Schutz abgeschlossener Zeiträume. Mit „Bücher abschließen“ können Sie den Monat mit einem Warnhinweis oder Passwort sperren und so versehentliche Änderungen nach Ihrer Überprüfung verhindern.

QuickBooks Online verhindert, dass der Monatsabschluss zu einem umfangreichen Aufräumprojekt wird, und hilft stattdessen dabei, ihn zu einer einfachen Routine zu machen, die Ihre Bücher das ganze Jahr über korrekt hält.

Bevor Sie mit dem Monatsabschluss beginnen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihr QuickBooks-Online-Konto für den Monatsabschluss bereit ist. 

Verbinden Sie Ihre Bank- und Kreditkartenkonten, damit Ihre Transaktionen auf dem neuesten Stand bleiben (die KI-gestützte Kontenabstimmung erfordert Plus oder Advanced, während die manuelle Kontenabstimmung in allen Tarifen verfügbar ist). 

Sie benötigen außerdem die monatlichen Abrechnungen für jedes Konto, das Sie abstimmen, sowie Administratorzugriff, wenn Sie nach Ihrer Überprüfung ein Abschlussdatum und ein Passwort festlegen möchten. 

Planen Sie schließlich in der ersten Woche jedes Monats Zeit ein, indem Sie eine wiederkehrende Kalendererinnerung hinzufügen, denn Beständigkeit sorgt dafür, dass eine Routine für den Monatsabschluss effektiv ist.

Wenn alles vorbereitet ist, erfahren Sie hier, wie Sie einen Monatsabschluss mit QuickBooks Online durchführen.

So führen Sie einen Monatsabschluss in QuickBooks Online durch

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihren Monatsabschluss in Intuit QuickBooks Online abzuschließen. Arbeiten Sie jeden Schritt durch, bevor Sie den Monat abschließen.

Schritt 1: Die Transaktionswarteschlange leeren

Überprüfen Sie alle noch im Bank-Feed vorhandenen Einträge und buchen oder korrigieren Sie alle ausstehenden Transaktionen. 

Beginnen Sie mit dem Stapel Bereit zur Buchung der KI. Überprüfen Sie anschließend die Transaktionen, für die Ihre Eingabe erforderlich ist, damit die Aktivitäten des Monats vollständig erfasst sind, bevor Sie mit dem Abschluss beginnen.

[BILDSCHIRMAUFNAHME: Schritt 1 – Leeren der Prüfwarteschlange des Bank-Feeds]

Schritt 2: Fehlende Transaktionen erfassen

Bank-Feeds erfassen nicht jede Transaktion. 

Fügen Sie alle ausstehenden Rechnungen, Verbindlichkeiten, Bargeldtransaktionen oder sonstigen Einträge zum Monatsabschluss hinzu, die noch nicht erfasst wurden, damit Ihre Bücher alle Vorgänge des Monats abbilden.

Schritt 3: Jedes Konto abstimmen

Gleichen Sie jedes Bank- und Kreditkartenkonto mit der entsprechenden Abrechnung ab, um zu bestätigen, dass Ihre Bücher mit den Daten Ihrer Finanzinstitute übereinstimmen. Verwenden Sie in Plus und Advanced die KI-gestützte Kontenabstimmung, um Abweichungen zu überprüfen und zu beheben, bevor Sie fortfahren.

[BILDSCHIRMAUFNAHME: Schritt 3 – der Abstimmungsbildschirm mit einer von der KI erklärten Abweichung]

Schritt 4: Von der KI markierte Probleme überprüfen

Überprüfen Sie, welche Punkte Accounting AI in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung sowie Ihrer Bilanz markiert, beispielsweise doppelte Transaktionen, falsch kategorisierte Ausgaben, ungewöhnliche Salden oder Probleme mit der Überfälligkeit. Beheben Sie jeden gefundenen Punkt, solange der Monat noch frisch ist, anstatt Probleme in den nächsten Zeitraum mitzunehmen.

[BILDSCHIRMAUFNAHME: Schritt 4 – Ergebnisse der Anomalieerkennung in der Gewinn- und Verlustrechnung]

Schritt 5. Überprüfen Sie Ihre Finanzberichte

Öffnen Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung, Ihre Bilanz und Ihre Kapitalflussrechnung. 

Der Abgleich bestätigt, dass Ihre Aufzeichnungen korrekt sind. Durch die Überprüfung dieser Berichte stellen Sie sicher, dass die Zahlen sinnvoll sind. 

Achten Sie auf alles Unerwartete, anstatt jede einzelne Transaktion prüfen zu wollen.

Schritt 6. Unerwartete Ergebnisse untersuchen

Wenn eine Zahl nicht Ihren Erwartungen entspricht, gehen Sie die zugrunde liegenden Transaktionen im Detail durch, um den Grund dafür zu verstehen. 

Viele Überraschungen entstehen durch Fehler bei der Kategorisierung oder durch zeitliche Abweichungen. Gelegentliche tatsächliche Probleme aufzudecken, ist genau der Zweck eines Monatsabschlusses.

Schritt 7. Die Bücher sperren

Gehen Sie zu Einstellungen → Erweitert → Buchhaltung und legen Sie als Abschlussdatum den letzten Tag des Monats fest. Wählen Sie, ob Änderungen an abgeschlossenen Zeiträumen eine Warnung oder ein Passwort erfordern. 

Für die meisten Unternehmen bietet die Anforderung eines Passworts einen besseren Schutz vor versehentlichen Änderungen, nachdem der Monat überprüft wurde.

[BILDSCHIRMAUFNAHME: Schritt 7 — die Einstellung zum Sperren der Bücher mit Abschlussdatum und Passwort]

Schritt 8. Fragen für Ihren Steuerberater notieren

Führen Sie eine fortlaufende Liste mit Fragen, ungewöhnlichen Transaktionen oder Ermessensentscheidungen, die während des Abschlusses aufgetreten sind. Diese gemeinsam zu überprüfen, ist wesentlich einfacher, als sie bei den Aufräumarbeiten zum Jahresende zu rekonstruieren.

So sieht ein guter Monatsabschluss mit QuickBooks Online aus

Am Ende Ihres Monatsabschlusses sollten Sie Folgendes abhaken können:

• Alle Bank- und Kreditkartenkonten wurden anhand ihrer Monatsauszüge abgeglichen.
• Ausstehende Transaktionen wurden kategorisiert oder erfasst, sodass nur wenige oder gar keine Transaktionen in der Transaktionswarteschlange verbleiben.
• Die Ergebnisse der Buchhaltungs-KI wurden überprüft, und alle wichtigen Probleme wurden gelöst oder untersucht.
• Ihre Gewinn- und Verlustrechnung, Ihre Bilanz und Ihre Kapitalflussrechnung geben korrekt wieder, wie sich Ihr Unternehmen im Laufe des Monats entwickelt hat.
• Der abgeschlossene Zeitraum wurde mit einem Abschlussdatum gesperrt, um versehentliche Änderungen zu verhindern.
• Alle noch offenen Fragen oder ungewöhnlichen Transaktionen wurden für Ihren Steuerberater dokumentiert, statt bis zum Jahresende aufgeschoben zu werden.

Wenn Sie diesen Prozess jeden Monat wiederholen, wird der Abschluss Ihrer Bücher in QuickBooks Online schneller, einheitlicher und leichter zu verwalten. 

Anstatt mehrere Tage damit zu verbringen, die Buchhaltung mehrerer Monate zu bereinigen, überprüfen Sie den Vormonat, solange die Vorgänge noch frisch sind, und halten Ihre Finanzunterlagen das ganze Jahr über aktuell.

Tipps und häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Auch bei einer konsequenten Monatsabschlussroutine können einige kleine Gewohnheiten dazu beitragen, dass Ihr Abschluss genauer und langfristig deutlich einfacher zu verwalten ist.

Sperren Sie Ihre Bücher nicht zu früh

Das Festlegen eines Abschlussdatums schützt abgeschlossene Zeiträume, jedoch erst, nachdem Sie Ihre Berichte überprüft und alle offenen Probleme gelöst haben. 

Wenn Sie den Monat zu früh sperren, wird die Korrektur von Fehlern schwieriger und erfordert möglicherweise die erneute Öffnung eines abgeschlossenen Zeitraums.

Vergleichen Sie die Berichte dieses Monats mit denen des letzten Monats

Wenn Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung sowie Ihre Bilanz Monat für Monat überprüfen, lassen sich ungewöhnliche Veränderungen wesentlich leichter erkennen. 

Große Schwankungen bei Einnahmen, Ausgaben oder Kontoständen fallen oft auf, wenn Sie Berichte miteinander vergleichen, anstatt jeden Monat isoliert zu betrachten.

Leeren Sie Ihre Transaktionswarteschlange jede Woche

Wenn Sie bis zum Monatsende warten, um jede Transaktion zu kategorisieren, kann aus einer kurzen Überprüfung eine langwierige Bereinigung werden. Wenn Sie jede Woche einige Minuten darauf verwenden, Ihre Transaktionswarteschlange aktuell zu halten, wird der eigentliche Monatsabschluss deutlich schneller.

Verwenden Sie wiederkehrende Transaktionen für vorhersehbare Ausgaben

Wenn Ihr Unternehmen regelmäßige Rechnungen, Abonnements, Darlehenszahlungen oder Mietzahlungen hat, richten Sie diese in QuickBooks Online als wiederkehrende Transaktionen ein. 

Dadurch wird die manuelle Dateneingabe reduziert und sichergestellt, dass routinemäßige Ausgaben bei Ihrer Monatsabschlussprüfung nicht übersehen werden.

Bewahren Sie Belege an einem Ort auf

Speichern Sie Belege, Rechnungen und Kontoauszüge den ganzen Monat über an einem gut organisierten Ort, anstatt während Ihres Monatsabschlusses danach zu suchen. 

Wenn die Belege leicht verfügbar sind, lassen sich Transaktionen viel einfacher überprüfen und Fragen beantworten, falls etwas nicht richtig aussieht.

Fazit

Sie können auch mehr über Buchhaltungs-KI erfahren, um zu sehen, wie KI-gestützte Funktionen die Kategorisierung, Abstimmung und Finanzüberprüfungen während des gesamten Monats vereinfachen.

Wenn Sie noch mehr Tools und Ressourcen entdecken möchten, besuchen Sie die Intuit QuickBooks Online-Startseite, um alle Möglichkeiten der Plattform kennenzulernen.

Die Einführung eines einheitlichen Ablaufs für den Monatsabschluss ist eine der besten Möglichkeiten, Ihre Buchhaltung korrekt und Ihr Unternehmen auf Kurs zu halten. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei, diesen Prozess in die Praxis umzusetzen und zu einem festen Bestandteil Ihres monatlichen Arbeitsablaufs zu machen.

FAQ

Wie lange sollte ein Monatsabschluss für ein kleines Unternehmen dauern?

Wenn Ihre Konten verbunden und die Transaktionen auf dem aktuellen Stand sind, können die meisten kleinen Unternehmen einen Monatsabschluss in ein bis drei Stunden durchführen. Der Prozess wird in der Regel schneller, sobald er zu einem festen Bestandteil Ihrer Routine geworden ist.

Was bewirkt das Sperren der Bücher?

Durch das Sperren der Bücher wird ein Abschlussdatum festgelegt, um Änderungen an abgeschlossenen Buchungszeiträumen zu verhindern. Abhängig von Ihren Einstellungen erhalten Benutzer entweder eine Warnung oder müssen vor der Änderung ein Passwort eingeben.

Benötige ich einen Steuerberater für den Monatsabschluss?

Nein. Die meisten Inhaber kleiner Unternehmen können einen Monatsabschluss selbst durchführen, während ein Steuerberater Ihre Bücher prüfen und bei komplexeren Buchhaltungsentscheidungen helfen kann.

Was ist, wenn ich in einem abgeschlossenen Monat einen Fehler finde?

Sie können Transaktionen in einem abgeschlossenen Zeitraum weiterhin korrigieren, wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen oder das Passwort verfügen. Überprüfen Sie nach der Korrektur Ihre Finanzberichte, um sicherzustellen, dass weiterhin alles korrekt ist.

Welche QuickBooks-Online-Tarife unterstützen diesen Ablauf?

Die manuelle Abstimmung, Finanzberichte und die Funktion zum Sperren der Bücher sind in allen QuickBooks-Online-Tarifen verfügbar. KI-gestützte Abstimmungen und andere Funktionen der Buchhaltungs-KI sind in den Tarifen Plus und Advanced verfügbar.