QuickBooks Workforce Payroll-KI: Tiefgehende Analyse der Funktionen & Funktionsweise
Der Zahltag sollte schnell erledigt sein. Stattdessen geht eine weitere Stunde dafür drauf, fehlende Stundenzettel zu suchen und kleine Fehler zu beheben, bevor die Lohnabrechnung überhaupt verarbeitet werden kann.
Genau dabei soll die QuickBooks Workforce Payroll-KI helfen.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie sie funktioniert, wie Sie sie einrichten und ob sie für Ihr Unternehmen geeignet ist.
Was ist die Payroll-KI von QuickBooks Workforce?
Im Kern wurde die Payroll-KI von QuickBooks Workforce entwickelt, um die wiederkehrenden Arbeiten bei der Vorbereitung der Lohnabrechnung zu übernehmen.
entwickelt, um die wiederkehrenden Arbeiten bei der Vorbereitung der Lohnabrechnung zu übernehmen. 
Statt in jeder Abrechnungsperiode den Mitarbeitenden wegen ihrer Arbeitsstunden, Überstunden und Trinkgelder hinterherzulaufen, übernimmt die KI diesen Teil für Sie. Dazu kontaktiert sie die Mitarbeitenden per SMS oder über die QuickBooks Workforce-App und sammelt die benötigten Informationen.
Sobald Antworten eingehen, prüft sie die übermittelten Arbeitsstunden, markiert alles, was ungewöhnlich oder unvollständig wirkt, und kontaktiert die Mitarbeitenden sogar erneut, um dabei zu helfen, Unstimmigkeiten vor der Verarbeitung der Lohnabrechnung zu klären.
Nachdem alle Angaben gesammelt und geprüft wurden, erstellt sie einen Entwurf der Lohnabrechnung in QuickBooks Online. So erhalten Sie einen klaren Überblick über die Bruttolöhne und Lohnabrechnungskosten, bevor der Vorgang fortgesetzt wird.
Wichtig ist, dass die Payroll-KI Sie nicht als Entscheidungsträger ersetzt. Ihre Aufgabe besteht darin, die Lohnabrechnung vorzubereiten, nicht sie zu genehmigen.
Sie prüfen weiterhin jeden Abrechnungslauf, bevor er finalisiert wird. Dadurch profitieren Sie von der Zeitersparnis durch Automatisierung und behalten gleichzeitig die vollständige Kontrolle darüber, wer wie viel bezahlt bekommt.
Die wichtigsten Funktionen der QuickBooks Payroll-KI
Diese herausragenden Funktionen machen die QuickBooks Workforce Payroll-KI zu einer wertvollen Unterstützung bei der Lohnabrechnung.
Sie erfasst Lohnabrechnungsdaten automatisch
Statt in jeder Abrechnungsperiode den Mitarbeitenden wegen ihrer Arbeitsstunden, Überstunden und Trinkgelder hinterherzulaufen, erfasst die Payroll-KI diese Angaben per SMS oder über die QuickBooks Workforce-App für Sie. Das verringert den Abstimmungsaufwand, bevor die Lohnabrechnung fällig ist.
Sie markiert Probleme, bevor die Lohnabrechnung verarbeitet wird
Während die Angaben zur Lohnabrechnung eingehen, prüft die Payroll-KI auf fehlende Details und ungewöhnliche Einträge. Wenn etwas nicht stimmt, fragt sie nach, bevor der Entwurf der Lohnabrechnung erstellt wird. So können Sie Probleme früher erkennen.
Sie erstellt einen Entwurf der Lohnabrechnung zur Prüfung
Nach der Erfassung und Prüfung der Angaben erstellt die Payroll-KI einen Entwurf der Lohnabrechnung in QuickBooks Online mit Ihren geschätzten Bruttolöhnen und Lohnabrechnungskosten. Sie prüfen den Entwurf einfach, nehmen bei Bedarf Änderungen vor und genehmigen den Abrechnungslauf.
Die Payroll-KI erstellt außerdem auf Grundlage Ihrer bisherigen Lohnabrechnungen einen Erfassungszeitplan, lässt Sie auswählen, wie die Mitarbeitenden kontaktiert werden, erfordert deren Zustimmung, bevor Nachrichten versendet werden, und ermöglicht die Korrektur übermittelter Arbeitsstunden vor Ende der Abrechnungsperiode.
So verwenden Sie die QuickBooks Payroll-KI
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die QuickBooks Workforce Payroll-KI einzurichten und für Ihre Lohnabrechnung zu verwenden.
Schritt 1: Prüfen Sie, ob Sie berechtigt sind
Sie benötigen mindestens eine bereits ausgeführte Gehaltszahlung über QuickBooks Workforce Core, Premium oder Elite. Außerdem muss AutoPayroll deaktiviert sein. Die Payroll-KI und AutoPayroll können nicht gleichzeitig verwendet werden.
Schritt 2: Starten Sie die Einrichtung über den Feed
Gehen Sie zu Ihrem Feed, wählen Sie Payroll-KI, dann So funktioniert es und anschließend Loslegen. Die Payroll-KI analysiert Ihre bisherigen Lohnabrechnungen und schlägt einen individuellen Plan vor.
[SCREENSHOT: Schritt 2 — der Einstieg zur Einrichtung der Payroll-KI im Feed]
Schritt 3: Passen Sie den Plan an
Prüfen Sie die Liste der angemeldeten Mitarbeitenden und ergänzen Sie fehlende Angaben.
Wählen Sie anschließend aus, an welchen Tagen die Payroll-KI Mitarbeitende kontaktieren darf, sehen Sie eine Vorschau der Nachricht, die sie erhalten, wählen Sie SMS oder die QuickBooks Workforce-App als Kommunikationskanal und legen Sie fest, wie die Payroll-KI mit Ihnen als Administrator kommuniziert.
Schritt 4: Holen Sie die Zustimmung der Mitarbeitenden ein
Die Payroll-KI kontaktiert jeden Mitarbeiter, um vor Beginn der Datenerfassung um Zustimmung zu bitten. Wenn Sie Ihr Team darüber informieren, dass eine neue Erfassungsmethode eingeführt wird, kann dies dazu beitragen, dass die Mitarbeiter wissen, was sie erwartet.
Schritt 5: Jeden Abrechnungslauf prüfen und genehmigen
Von da an erfasst die Payroll-KI die Abrechnungsinformationen planmäßig, überprüft die übermittelten Daten, fragt bei Abweichungen nach und erstellt einen Abrechnungsentwurf mit Bruttolohn- und Gesamtbeträgen der Lohnkosten zur Prüfung.
Ihre Aufgabe während jedes Abrechnungszyklus besteht darin, den Entwurf zu prüfen und die Abrechnung zu genehmigen.
Was passiert, nachdem Sie die QuickBooks-Payroll-KI verwenden?
Sobald die QuickBooks Workforce Payroll-KI eingerichtet ist, wird Ihr Abrechnungsprozess deutlich weniger auf manuelle Arbeit angewiesen sein.
Nehmen wir als Beispiel ein neunköpfiges Landschaftsbau-Team, das alle zwei Wochen bezahlt wird.
Die Mitarbeiter erhalten am Montag per SMS eine Anfrage zu ihren Arbeitsstunden, und die Payroll-KI erfasst ihre Antworten automatisch.
Als ein Teammitglied 61 statt der üblichen 45 Stunden meldet, kennzeichnet die Payroll-KI die Abweichung und fragt nach. Der Mitarbeiter antwortet, dass es sich um einen Tippfehler handelt, und die Angaben werden korrigiert, bevor die Abrechnung erstellt wird.
Am Donnerstag erhält der Geschäftsinhaber einen Abrechnungsentwurf mit bereits vorbereiteten Bruttolohnsummen.
Statt abends Arbeitszeitnachweise nachzuverfolgen und die Abrechnung vor dem Abgabetermin manuell einzugeben, prüft der Inhaber den Entwurf bei einer Tasse Kaffee, genehmigt ihn auf dem Smartphone und widmet sich anschließend dem restlichen Tagesgeschäft.
Die Abrechnung läuft weiterhin wie gewohnt. Was sich ändert, ist der Umfang der zuvor erforderlichen manuellen Vorbereitung.
Wer würde von der QuickBooks Workforce Payroll-KI profitieren?
Sie sind sich nicht sicher, ob die QuickBooks Workforce Payroll-KI für Sie geeignet ist? Hier sind die Unternehmen und Teams, die am wahrscheinlichsten von ihrer Nutzung profitieren.
Der Inhaber, der gleichzeitig die Lohnabrechnung verwaltet
Wenn Sie neben der Führung Ihres Unternehmens auch die Lohnabrechnung verwalten, kann die QuickBooks Workforce Payroll-KI dazu beitragen, den Zeitaufwand für die Vorbereitung jedes Abrechnungslaufs zu verringern.
Statt jede Erfassungs- und Prüfaufgabe manuell zu erledigen, können Sie sich auf die Prüfung und Genehmigung der Abrechnung konzentrieren.
Der Manager von Teams mit Stundenlohn
Unternehmen mit Mitarbeitern im Stundenlohn müssen häufig wechselnde Arbeitspläne, Überstunden und die Einreichung von Arbeitszeitnachweisen in jedem Abrechnungszeitraum verwalten.
Die QuickBooks Workforce Payroll-KI vereinfacht die Abrechnungsvorbereitung, indem sie die Abrechnungsinformationen erfasst und überprüft, bevor sie zur Prüfung bereitstehen.
Das wachsende Unternehmen, dessen Tabellenkalkulation nicht mehr ausreicht
Manuelle Abrechnungsprozesse, die einst funktioniert haben, können mit wachsendem Team schwierig zu verwalten sein.
Wenn Sie sich noch auf Tabellenkalkulationen, Arbeitszeitnachweise auf Papier oder Textnachrichten verlassen, bietet die QuickBooks Workforce Payroll-KI einen strukturierteren Ablauf für die Abrechnungsvorbereitung.
Die QuickBooks Workforce Payroll-KI kann auch Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern oder Auftragnehmern zugutekommen, die ihre Arbeitsstunden aus der Ferne melden, ebenso wie Büroleitern oder Teammitgliedern, die kürzlich die Verantwortung für die Lohnabrechnung übernommen haben.
Einschränkungen und Herausforderungen der QuickBooks Workforce Payroll-KI
Die QuickBooks Workforce Payroll-KI kann zwar den manuellen Aufwand bei der Abrechnungsvorbereitung verringern, dennoch sollten Sie vor ihrer Nutzung einige Einschränkungen beachten.
Es gelten Teilnahmevoraussetzungen
Für die QuickBooks Workforce Payroll-KI ist mindestens eine zuvor ausgeführte Gehaltsabrechnung mit QuickBooks Workforce Core, Premium oder Elite erforderlich. Außerdem kann sie nicht zusammen mit AutoPayroll verwendet werden.
Die Mitwirkung der Mitarbeiter ist erforderlich
Die Mitarbeiter müssen ihre Zustimmung erteilen, bevor die QuickBooks Workforce Payroll-KI mit der Erfassung von Abrechnungsinformationen beginnen kann. Wenn Teammitglieder nicht auf Abrechnungsanfragen antworten, müssen Sie weiterhin manuell bei ihnen nachfassen.
Die Genehmigung der Abrechnung bleibt Ihre Verantwortung
Die QuickBooks Workforce-KI für die Lohnabrechnung erstellt einen Entwurf der Lohnabrechnung, aber Sie sind weiterhin dafür verantwortlich, markierte Elemente zu prüfen, die Summen der Lohnabrechnung zu verifizieren und jeden Lohnabrechnungslauf zu genehmigen, bevor er verarbeitet wird.
Die KI für die Lohnabrechnung konzentriert sich auf die Vorbereitung der Lohnabrechnung
Die QuickBooks Workforce-KI für die Lohnabrechnung wurde entwickelt, um Informationen zur Lohnabrechnung zu erfassen, übermittelte Daten zu überprüfen, Unstimmigkeiten nachzuverfolgen und Entwürfe der Lohnabrechnung vorzubereiten. Die Einrichtung der Steuern, die Konfiguration von Zusatzleistungen und Compliance-Entscheidungen bleiben Bestandteil Ihres regulären Lohnabrechnungsprozesses.
Fazit
Wenn Sie mehr erfahren möchten, besuchen Sie QuickBooks Workforce, um die verfügbaren Pläne und Funktionen für die Lohnabrechnung zu vergleichen.
Ich hoffe, dieser Leitfaden hat Ihnen ein klareres Verständnis dafür vermittelt, wie die QuickBooks Workforce-KI für die Lohnabrechnung funktioniert und ob sie für Ihren Lohnabrechnungsprozess geeignet ist.
Häufig gestellte Fragen
Führt es die Lohnabrechnung automatisch aus?
Nein. Die QuickBooks Workforce-KI für die Lohnabrechnung erstellt einen Entwurf der Lohnabrechnung, aber Sie müssen ihn prüfen und genehmigen, bevor die Lohnabrechnung verarbeitet wird.
Kann ich alles überprüfen, bevor es übermittelt wird?
Ja. Sie können den Entwurf der Lohnabrechnung, markierte Unstimmigkeiten und die Summen der Lohnabrechnung prüfen, bevor Sie den Lohnabrechnungslauf genehmigen.
Wie kontaktiert das System meine Mitarbeiter?
Die QuickBooks Workforce-KI für die Lohnabrechnung kontaktiert Mitarbeiter per SMS oder über die QuickBooks Workforce-App und verwendet dabei den von Ihnen ausgewählten Zeitplan. Mitarbeiter müssen zunächst ihre Einwilligung erteilen, bevor sie Anfragen zur Lohnabrechnung erhalten.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter die falschen Arbeitszeiten übermittelt?
Die QuickBooks Workforce-KI für die Lohnabrechnung markiert ungewöhnliche Übermittlungen und fragt bei den Mitarbeitern nach, damit sie ihre Arbeitszeiten vor Ablauf der Frist für die Lohnabrechnung korrigieren können.
Was benötige ich, bevor ich die Funktion aktivieren kann?
Sie benötigen mindestens eine zuvor ausgeführte Gehaltszahlung mit QuickBooks Workforce Core, Premium oder Elite. Außerdem muss AutoPayroll deaktiviert sein, bevor Sie die QuickBooks Workforce-KI für die Lohnabrechnung einrichten können.