10 beste Dropbox-Alternativen im Jahr 2026

Dropbox eignet sich hervorragend für die einfache Dateifreigabe, aber die Verwaltung sensibler Personalunterlagen erfordert deutlich mehr. Wenn Sie detaillierte Zugriffssteuerungen, eine automatisierte Compliance-Nachverfolgung oder ein optimiertes Onboarding von Mitarbeitenden benötigen, ist eine spezielle Software zur Verwaltung von HR-Dokumenten unverzichtbar. Dieser Leitfaden vergleicht die besten Dropbox-Alternativen, damit Sie die passende Lösung finden.

Was ist Dropbox?

Dropbox ist eine cloudbasierte Plattform zur Dateispeicherung und Zusammenarbeit in Echtzeit, mit der Einzelpersonen und Teams Dateien online speichern, synchronisieren, teilen und verwalten können. Nutzer können Dokumente in Ordnern organisieren, Freigabeberechtigungen steuern, frühere Dateiversionen wiederherstellen und über Web-, Desktop- und mobile Apps auf Inhalte zugreifen. HR-Teams können Dropbox zur Verwaltung von Richtlinien, Verträgen, Mitarbeiterunterlagen und anderen Dokumenten am Arbeitsplatz verwenden.

Vergleichstabelle der Dropbox-Alternativen

Diese Vergleichstabelle zeigt die Preise und wichtigsten technischen Daten meiner besten Dropbox-Alternativen.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Tresorit	Am besten für verschlüsseltes Teilen von Dateien mit Prüfprotokollen	14-tägige kostenlose Testversion	Ab $19/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
2	OneDrive	Am besten für in Microsoft 365 integrierten Dateispeicher geeignet	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab $7/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
3	IDrive	Velegnet til databasebaseret tilpasning af produktkøreplaner	Gratis abonnement + gratis demo + 14 dages prøveperiode tilgængelige	Fra $20/bruger/måned	Website
4	Egnyte	Am besten für regulierte Teams geeignet, die eine Dateiverwaltung benötigen	Kostenlose Demo + 15-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Ab $22/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
5	Sync	Am besten für wissensfrei verschlüsselte Dateispeicherung	30-tägige kostenlose Testversion	Ab CAD $6/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
6	Google Drive	Am besten für Teams, die Google Workspace verwenden	Kostenloser Tarif + 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Ab CAD $9.20/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
7	Box	Am besten für speicher- und kontrollintensive Compliance-Anforderungen	14-tägige kostenlose Testversion	Ab CAD$21/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
8	FileCloud	Am besten für Speicher mit SCIM und Compliance-Kontrollen geeignet	Kostenlose Demo + 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Ab $14/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
9	Zoho WorkDrive	Am besten für native Dateispeicherung in Zoho	Kostenlose Demo + 15-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Ab CAD $3/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
10	ownCloud	Am besten für selbst gehosteten Speicher mit Datenhoheit geeignet	Kostenlose Demo + 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Preise auf Anfrage	Website

Bewertungen der Dropbox-Alternativen

Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der besten Alternativen mit den wichtigsten Funktionen, Preisen sowie Vor- und Nachteilen jeder Software, damit Sie die passende Lösung auswählen können.

1

Tresorit

Am besten für verschlüsseltes Teilen von Dateien mit Prüfprotokollen

• 14-tägige kostenlose Testversion
• Ab $19/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

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Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Tresorit ist eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Cloud-Speicherplattform mit einer Architektur ohne Kenntnis, die für Organisationen entwickelt wurde, die bei der Verarbeitung vertraulicher Personalakten maximale Sicherheit und strenge Datenschutzkontrollen benötigen.

Für wen eignet sich Tresorit am besten?

Tresorit eignet sich am besten für Personalabteilungen, Rechtsteams und Compliance-Beauftragte, die unter Datenschutzvorgaben wie der DSGVO, HIPAA oder FINRA arbeiten, um vertrauliche Mitarbeiterunterlagen zu schützen.

Warum Tresorit eine gute Dropbox-Alternative ist

Ich habe Tresorit ausgewählt, weil es verschlüsseltes Teilen von Dateien mit Prüfprotokollen kombiniert und damit eine starke Dropbox-Alternative für Personalakten darstellt. Ich nutze Berechtigungskontrollen, um den Zugriff auf Mitarbeiterdateien und vertrauliche Richtlinien zu beschränken. Prüfprotokolle helfen meinem Team dabei, nachzuvollziehen, wer während sensibler Abläufe im Personal- und Rechtsbereich auf Dokumente zugegriffen oder sie geteilt hat.

Die wichtigsten Funktionen von Tresorit

• Architektur ohne Kenntnis: Stellt sicher, dass Dateien lokal auf dem Gerät des Absenders verschlüsselt werden, um Sicherheitsverletzungen durch Dritte zu vermeiden.
• Kontrollen zur Datenresidenz: Wählen Sie bestimmte geografische Regionen und Cloud-Serverstandorte aus, an denen Mitarbeiterdaten gespeichert werden.
• Sicherheit verschlüsselter Links: Teilen Sie vertrauliche HR-Dokumente über geschützte Links.
• Fernlöschung von Geräten: Entziehen Sie den Zugriff und löschen Sie zwischengespeicherte Tresorit-Dateien von verwalteten Unternehmens- oder Mitarbeitergeräten, wenn ein Gerät verloren geht, gestohlen oder kompromittiert wurde.

Tresorit-Integrationen

Tresorit lässt sich in Microsoft 365, Microsoft Teams, Gmail und Microsoft Sentinel integrieren. Außerdem bietet es eine API für benutzerdefinierte Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Bietet maximalen Datenschutz
• Prüfprotokolle dokumentieren Dateizugriffe und Freigaben
• Geringe Einarbeitungszeit für technisch nicht versierte Benutzer

Cons:

• Die Synchronisierung kann hinter der von schnelleren Wettbewerbern zurückbleiben
• Das Hochladen großer Dateien kann sich langsam anfühlen

LEARN MORE ABOUT TRESORIT:

• Check out Tresorit on their website

2

OneDrive

Am besten für in Microsoft 365 integrierten Dateispeicher geeignet

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $7/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

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Customer Rating: 4.5/5

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OneDrive (Microsoft OneDrive) ist ein Cloud-Dateispeicher für Teams, die sichere Dokumentenfreigabe, Berechtigungen, Versionsverlauf und einfachen Zugriff auf Mitarbeiterunterlagen benötigen.

Für wen ist OneDrive am besten geeignet?

OneDrive eignet sich gut für HR-Teams in Unternehmen, die Microsoft 365 bereits für die zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten verwenden.

Warum OneDrive eine gute Dropbox-Alternative ist

Ich bewerte OneDrive hoch, weil der in Microsoft 365 integrierte Dateispeicher HR-Unterlagen zusammen mit Word- und Excel-Dokumenten aufbewahrt. Der Versionsverlauf erleichtert die Überprüfung von Richtlinienänderungen, ohne doppelte Kopien erstellen zu müssen, während die selektive Synchronisierung Mitarbeitenden ermöglicht, bei Bedarf lokal auf vertrauliche Mitarbeiterdateien zuzugreifen, ohne lokalen Speicherplatz zu belegen.

Die wichtigsten Funktionen von OneDrive

• Persönlicher Tresor: Speichern Sie vertrauliche Dokumente hinter einer Identitätsprüfung.
• Mobiles Scannen von Dokumenten: Scannen Sie Papierunterlagen über die mobile App in OneDrive ein.
• Dateisuche: Finden Sie Dateien nach Name, Inhalt oder Dateityp.
• Dateien auf Abruf: Greifen Sie auf Cloud-Dateien zu, ohne sie auf Ihr Gerät herunterzuladen.

OneDrive-Integrationen

OneDrive lässt sich in das gesamte Microsoft-Ökosystem integrieren, einschließlich Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint, Word und Excel. Für benutzerdefinierte Integrationen ist außerdem eine API verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Intuitive Benutzeroberfläche
• Frühere Dokumententwürfe lassen sich einfach wiederherstellen
• Schützt vertrauliche Dateien durch eine Überprüfung

Cons:

• Große Uploads können langsam synchronisiert werden
• Die Berechtigungsverwaltung wird über freigegebene Ordner hinweg unübersichtlich

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• Check out OneDrive on their website

3

IDrive

Velegnet til databasebaseret tilpasning af produktkøreplaner

• Gratis abonnement + gratis demo + 14 dages prøveperiode tilgængelige
• Fra $20/bruger/måned

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Customer Rating: 4.5/5

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4

Egnyte

Am besten für regulierte Teams geeignet, die eine Dateiverwaltung benötigen

• Kostenlose Demo + 15-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $22/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

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Customer Rating: 4.1/5

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Egnyte ist eine KI-gestützte Inhalts-Cloud für HR-Teams mit zentralisierten Mitarbeiterdateien, Berechtigungskontrollen, Prüfprotokollen und regelkonformem Teilen.

Für wen ist Egnyte am besten geeignet?

Egnyte eignet sich am besten für HR-Teams in regulierten Branchen – etwa im Gesundheitswesen, im Finanzwesen oder im staatlichen Auftragnehmerbereich –, die vertrauliche Personalunterlagen in hybriden oder verteilten Belegschaften strikt kontrollieren müssen.

Warum Egnyte eine gute Dropbox-Alternative ist

Ich habe Egnyte ausgewählt, weil es den lokalen Desktopzugriff mit Cloud-Speicher verbindet und gleichzeitig automatische Aufbewahrungsfristen sowie automatisierte Prüf-Workflows durchsetzt. Im Gegensatz zu herkömmlichem Cloud-Speicher für Verbraucher kombiniert es die hybride Desktop-Synchronisierung mit Kontrollen auf Compliance-Niveau. Dadurch können Teams sensible HR-Dokumente verarbeiten, ohne Richtlinienverstöße oder Datenwildwuchs zu riskieren.

Wichtige Funktionen von Egnyte

• Gemeinsames Bearbeiten: Bearbeiten Sie komplexe Dateien gemeinsam mit anderen, ohne Downloads oder Versionskonflikte.
• KI-Assistent: Fassen Sie Dokumente zusammen und erstellen Sie benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen für Inhaltsaufgaben.
• KI-Suche: Durchsuchen Sie Text, Audio, Video und Metadaten mit Filtern.
• Elektronische Signaturen: Leiten Sie Dokumente über automatisierte Workflows zur elektronischen Signatur weiter.

Egnyte-Integrationen

Egnyte lässt sich mit Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, DocuSign, Procore, Bluebeam, Zapier und Jotform integrieren. Eine API für benutzerdefinierte Integrationen ist ebenfalls verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Bietet granulare Berechtigungskontrollen
• Detaillierte Prüfprotokolle verfolgen Dateiaktivitäten
• Sicheres Teilen mit externen Personen unterstützt sensible Dokumente

Cons:

• Die Desktop-Synchronisierung kann fälschlicherweise erfolgreiche Vorgänge melden
• Beschränkungen beim Teilen können unklar sein

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• Check out Egnyte on their website

5

Sync

Am besten für wissensfrei verschlüsselte Dateispeicherung

• 30-tägige kostenlose Testversion
• Ab CAD $6/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Customer Rating: 4.3/5

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Sync (sync.com) ist eine Cloud-Plattform zur Dateispeicherung und Dokumentenzusammenarbeit, die Mitarbeiterakten organisiert, Richtlinien teilt und den Zugriff auf vertrauliche Arbeitsdokumente kontrolliert.

Für wen eignet sich Sync am besten?

Sync eignet sich besonders für HR-Teams, die eine wissensfreie Verschlüsselung für vertrauliche Mitarbeiterakten, Richtlinien und Arbeitsdokumente benötigen.

Warum Sync eine gute Dropbox-Alternative ist

Ich habe Sync ausgewählt, weil die wissensfrei verschlüsselte Dateispeicherung die Mitarbeiterakten privat hält, sogar vor Sync selbst. Mein Team verwendet zentralisierte Ordner und Berechtigungssteuerungen, um Richtlinien mit bestimmten Kollegen oder externen Mitwirkenden zu teilen. Echtzeitsicherung und Dateiwiederherstellung helfen uns außerdem dabei, Akten nach versehentlichem Löschen oder einem Ransomware-Angriff wiederherzustellen.

Die wichtigsten Funktionen von Sync

• Geräteübergreifender Zugriff: Dateien über Web-, Desktop- und Mobil-Apps öffnen.
• Dateiportal mit individueller Markenkennzeichnung: Dokumente über ein Portal teilen, das Ihr Unternehmenslogo zeigt.
• Dateien bei Bedarf: Cloud-Dateien über den Windows-Explorer oder den Mac-Finder durchsuchen.
• Tarife mit unbegrenztem Speicherplatz: Pro Teams Unlimited umfasst unbegrenzten Speicherplatz und unbegrenzte Datenübertragung.

Sync-Integrationen

Sync lässt sich in Microsoft Office 365 integrieren, aber andere native Integrationen und die API-Unterstützung sind nicht eindeutig dokumentiert.

Pros and Cons

Pros:

• Unbegrenzter Speicherplatz unterstützt umfangreiche HR-Archive
• Konform mit den Gesetzen HIPAA, DSGVO und dem kanadischen PIPEDA
• Ransomware-Wiederherstellung stellt versehentlich gelöschte Dateien wieder her

Cons:

• Das Hochladen großer Bibliotheken kann langsam wirken
• Keine integrierte Webvorschau oder gemeinsame Bearbeitung

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• Check out Sync on their website

6

Google Drive

Am besten für Teams, die Google Workspace verwenden

• Kostenloser Tarif + 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab CAD $9.20/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Customer Rating: 4.6/5

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Google Drive ist eine cloudbasierte Plattform zur Dateispeicherung und Zusammenarbeit für Teams, die Personalunterlagen, Richtlinien und gemeinsam genutzte Dateien in der gesamten Organisation verwalten.

Für wen eignet sich Google Drive am besten?

Google Drive eignet sich besonders für HR-Teams, die bereits Google Workspace verwenden und gemeinsamen Zugriff auf Personaldateien, Richtlinien und Teamdokumente benötigen.

Warum Google Drive eine gute Dropbox-Alternative ist

Ich habe Google Drive aufgenommen, weil es Cloud-Dateispeicher mit einer integrierten Produktivitätssuite und einem deutlich großzügigeren kostenlosen Tarif kombiniert. Ich verwende geteilte Ablagen für HR-Richtlinien und Personaldateien und verwalte den Zugriff anschließend über rollenbasierte Berechtigungen. Der Versionsverlauf ermöglicht es mir außerdem, Änderungen an wichtigen Dokumenten zu überprüfen oder wiederherzustellen.

Die wichtigsten Funktionen von Google Drive

• KI-gestützte Suche: Findet relevante Dateien mithilfe von Suchanfragen in natürlicher Sprache und anhand von Dateiaktivitäten.
• Elektronische Signaturen: Fordert Signaturen für Verträge und Genehmigungen an und verwaltet sie.
• PDF-Anmerkungen: Fügt PDF-Dokumenten Kommentare und Textmarkierungen hinzu.
• Schutz vor Ransomware: Erkennt Bedrohungen und unterstützt die Dateiwiederherstellung über Drive für Desktop.

Google-Drive-Integrationen

Google Drive lässt sich umfassend in Google Workspace integrieren, einschließlich Google Tabellen, Gmail und Google Meet. Außerdem bietet es eine API für benutzerdefinierte Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Benutzerfreundliche Oberfläche
• Bietet mehr Dateispeicher als Dropbox
• Die Suche in natürlicher Sprache findet Dokumente schnell

Cons:

• Berechtigungseinstellungen können gelegentliche Mitbearbeiter verwirren
• Die Synchronisierung mit dem Desktop kann doppelte Dateien erstellen

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7

Box

Am besten für speicher- und kontrollintensive Compliance-Anforderungen

• 14-tägige kostenlose Testversion
• Ab CAD$21/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Customer Rating: 4.3/5

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Box ist eine Cloud-Plattform für das Content-Management zur Organisation von Mitarbeiterakten, zum Teilen von Dokumenten, zur Verwaltung von Genehmigungen und zur Kontrolle des Zugriffs für interne und externe Beteiligte.

Für wen ist Box am besten geeignet?

Box eignet sich am besten für HR-Teams in mittelständischen Unternehmen und Großunternehmen, die eine strenge administrative Governance, Funktionen für rechtliche Aufbewahrungssperren und automatisierte abteilungsübergreifende Prüfprozesse für vertrauliche Mitarbeiterakten benötigen.

Warum Box eine gute Dropbox-Alternative ist

Ich habe Box aufgrund seiner fein abgestuften Berechtigungskontrollen (7 verschiedene Zugriffsebenen), integrierten rechtlichen Aufbewahrungssperren und automatisierten Aufbewahrungspläne ausgewählt. Zusammen mit nativen KI-Agenten, die komplexe Richtlinienordner zusammenfassen oder große Mengen an Bewerbungsformularen analysieren können, bietet Box sicherheitsorientierte Compliance und Workflow-Automatisierung, die weit über herkömmliche Cloud-Speicher hinausgehen.

Die wichtigsten Funktionen von Box

• Elektronische Signaturen: Senden Sie HR-Formulare zur Unterzeichnung und Genehmigung und verfolgen Sie ihren Status innerhalb von Box.
• Box AI: Stellen Sie Fragen zu gespeicherten Dokumenten und erstellen Sie Zusammenfassungen.
• Workflow-Automatisierung: Erstellen Sie mit einem Drag-and-Drop-Editor Prozesse für das Onboarding und Genehmigungen.
• Box Shield: Klassifiziert automatisch vertrauliche personenbezogene Daten und erkennt unbefugte Zugriffsversuche oder verdächtige Download-Aktivitäten in Echtzeit.

Box-Integrationen

Box bietet mehr als 1.500 Integrationen, darunter Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, ServiceNow, Slack, Zapier, Adobe Acrobat und HubSpot. Für benutzerdefinierte Integrationen stehen offene APIs zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Granulare Berechtigungen schützen vertrauliche Mitarbeiterakten
• Aufbewahrungsrichtlinien unterstützen Audits und rechtliche Aufbewahrungssperren
• Enthält eine integrierte Suite von Tools

Cons:

• Hochwertige Compliance-Tools können kostspielig sein
• Die erweiterte Administration erfordert eine umfangreiche Konfiguration

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• Check out Box on their website

8

FileCloud

Am besten für Speicher mit SCIM und Compliance-Kontrollen geeignet

• Kostenlose Demo + 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $14/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

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Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

FileCloud ist eine Plattform für die Inhaltsverwaltung in Unternehmen, die selbst gehosteten, Cloud- oder hybriden Speicher bietet, damit Organisationen die vollständige Kontrolle darüber haben, wo sich vertrauliche Personalunterlagen befinden.

Für wen ist FileCloud am besten geeignet?

FileCloud eignet sich für HR- und IT-Teams, die eine kontrollierte Dokumentenspeicherung mit SCIM-Bereitstellung und compliance-orientierten, granularen Zugriffskontrollen benötigen.

Warum FileCloud eine gute Dropbox-Alternative ist

Ich habe FileCloud ausgewählt, weil die Plattform flexibles Hosting – lokal, in einer privaten Cloud oder auf AWS/Azure – mit Dateifreigaben nach dem Zero-Trust-Prinzip und integrierter Verwaltung digitaler Rechte (DRM) kombiniert. Sie können präzise, kontextabhängige Zugriffsrichtlinien auf Grundlage des Mitarbeiterstandorts, von IP-Bereichen oder des Gerätestatus durchsetzen und so sicherstellen, dass vertrauliche HR-Unterlagen nicht ohne ausdrückliche Genehmigung geteilt oder heruntergeladen werden können.

Die wichtigsten Funktionen von FileCloud

• Dateiversionierung: Hält frühere Dokumentversionen zur Überprüfung verfügbar.
• Prüfprotokolle: Zeichnet Benutzeraktionen, Zeitstempel, IP-Adressen und Geräte auf.
• Metadatenverwaltung: Fügt benutzerdefinierte Felder hinzu und extrahiert Metadaten aus Dateien.
• Automatisierung von Workflows ohne Programmierung: Erstellt automatisierte Genehmigungsabläufe für die Freigabe von Dokumenten, Onboarding-Anfragen und interne Prüfungen.

Integrationen von FileCloud

FileCloud unterstützt Integrationen mit Microsoft Entra ID, Signit, Microsoft Teams, Google Docs, Okta, AWS S3, Azure Blob, Wasabi und Zapier. Eine REST-API für benutzerdefinierte Integrationen ist ebenfalls verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Selbst gehostete Bereitstellung bewahrt die Datenkontrolle
• Leistungsstarke Sicherheits-Engine zum Schutz von Dateien
• Sichere, unbegrenzte Freigabe für externe Gastbenutzer

Cons:

• Die Benutzeroberfläche kann überladen und technisch wirken
• Synchronisierungsverzögerungen bei großen Ordnern oder Dateien

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9

Zoho WorkDrive

Am besten für native Dateispeicherung in Zoho

• Kostenlose Demo + 15-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab CAD $3/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

Visit Website

Customer Rating: 4.3/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Zoho WorkDrive ist eine Plattform für die Zusammenarbeit an Unternehmensinhalten, die für Teams entwickelt wurde, um Dokumente in strukturierten Teamordnern und benutzerdefinierten Arbeitsbereichen zu speichern, zu verwalten und gemeinsam zu bearbeiten.

Für wen ist Zoho WorkDrive am besten geeignet?

Zoho WorkDrive eignet sich am besten für KMU und wachsende Unternehmen, die bereits Zoho verwenden und eine einheitliche Dokumentenverwaltung benötigen.

Warum Zoho WorkDrive eine gute Dropbox-Alternative ist

Ich habe Zoho WorkDrive für die native Dateispeicherung in Zoho ausgewählt, da Ihr Team Personaldateien zentralisieren und in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten arbeiten kann. Die Integration von Writer, Sheet und Show hält HR-Dokumente innerhalb des Zoho-Ökosystems, während Dateiorganisation und Suche Richtlinien, Formulare und Aufzeichnungen schnell auffindbar machen.

Die wichtigsten Funktionen von Zoho WorkDrive

• Workflow-Automatisierung: Erstellen Sie Regeln für wiederkehrende Dokumentaufgaben und Genehmigungen.
• Dateisammlung: Fordern Sie Mitarbeiterdokumente über spezielle Links an und empfangen Sie diese.
• Administrationskonsole: Verwalten Sie Teamzugriffe, Rollen und Arbeitsbereichseinstellungen.
• Offline-Synchronisierung: Greifen Sie ohne Internetverbindung auf ausgewählte Dateien zu.

Integrationen von Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive lässt sich in Zoho Cliq, Zoho Connect, Gmail, Microsoft Office, Zapier und Outlook integrieren. Außerdem bietet es eine REST-API für benutzerdefinierte Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Bietet zahlreiche Funktionen zu einem Bruchteil der Kosten
• Teamordner unterstützen eine strukturierte Dokumentenverwaltung
• Bietet native Tools zur Dokumenterstellung

Cons:

• Die Synchronisierung kann länger als erwartet dauern
• Die Benutzeroberfläche lädt manchmal langsam

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• Check out Zoho WorkDrive on their website

10

ownCloud

Am besten für selbst gehosteten Speicher mit Datenhoheit geeignet

• Kostenlose Demo + 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Preise auf Anfrage

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ownCloud von Kiteworks ist eine Open-Source-Plattform für die Zusammenarbeit an Inhalten, die für Teams entwickelt wurde, die kontrollierten Dokumentzugriff, sicheres externes Teilen, versionierte Dateien und Alternativen zu Public-Cloud-Speicher benötigen.

Für wen ist ownCloud am besten geeignet?

ownCloud eignet sich am besten für HR-Teams mit strengen Anforderungen an die Datenresidenz, die vertrauliche Mitarbeiterdaten in ihren eigenen Rechenzentren oder privaten Cloud-Umgebungen hosten müssen.

Warum ownCloud eine gute Dropbox-Alternative ist

Ich habe ownCloud ausgewählt, weil es selbst gehosteten Speicher mit Datenhoheit unterstützt. Sie können HR-Dateien lokal oder in einem ausgewählten Rechenzentrum bereitstellen – mit Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verwaltung des Dateilebenszyklus. Ich empfehle, beim externen Teilen von Mitarbeiterdokumenten passwortgeschützte, ablaufende Links zu verwenden.

Hauptfunktionen von ownCloud

• Isolierte Bereiche: Organisieren Sie Dokumente in dedizierten Speicherumgebungen auf Projektebene für einen unabhängigen Dateizugriff.
• Automatische Dateifirewall & Arbeitsabläufe: Legen Sie regelbasierte Zugriffsrichtlinien fest, um nicht genehmigte Dateivorgänge zu blockieren.
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Team gleichzeitig an Dokumenten und Präsentationen.
• Dynamische Wasserzeichen für die sichere Ansicht: Verhindern Sie das Durchsickern vertraulicher Personalakten, indem Sie Dokumente mit Nur-Lese-Ansicht und dynamisch generierten Zeitstempeln sowie IP-Wasserzeichen der Benutzer anzeigen.

Integrationen von ownCloud

ownClouds Web Office unterstützt Integrationen mit OnlyOffice, Microsoft 365, Collabora Online und Microsoft Office Online. Eine API für benutzerdefinierte Integrationen ist ebenfalls verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Durch das Selbsthosting behalten Sie die Kontrolle über Mitarbeiterdateien
• Passwortgeschützte, ablaufende Links für die externe Freigabe
• Die Verwaltung des Dateilebenszyklus unterstützt Aufbewahrungsrichtlinien

Cons:

• Für die Bereitstellung sind Infrastruktur und Fachkenntnisse in der Administration erforderlich
• Die Synchronisierungsleistung hängt von der Serverkonfiguration ab

LEARN MORE ABOUT OWNCLOUD:

• Check out ownCloud on their website

Weitere Dropbox-Alternativen

Hier finden Sie einige zusätzliche Alternativen, die es nicht in meine engere Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. ShareFile

   Am besten für den Dateiaustausch mit Kunden und individuellem Branding geeignet

2. Seafile

   Am besten für selbst gehostete Dateisynchronisierung auf einem eigenen Server

3. pCloud

   Ideal für lebenslangen Speicher mit Verschlüsselung nach Schweizer Sicherheitsstandards

4. MEGA

   Am besten geeignet zum Speichern großer Dateien zu niedrigen Kosten pro TB

5. Nextcloud

   Am besten geeignet für die Open-Source-Dateispeicherung

6. Koofr

   Am besten für in der EU gehostete Dateispeicher

7. Proton Drive

   Am besten für datenschutzorientierte verschlüsselte Dateispeicherung

8. Apple iCloud Drive

   Am besten für Teams, die Apple zum Speichern und Synchronisieren von Dateien verwenden

9. CentreStack

   Am besten für den Zugriff auf Dateiserver ohne VPN

10. Jottacloud

    Am besten für Speicherplatz für unbegrenzt viele Benutzer geeignet

Warum nach Dropbox-Alternativen suchen?

Dropbox ist zwar eine gute Software zur Dokumentenverwaltung, doch manche Nutzer suchen für bestimmte Anforderungen nach Alternativen. Die folgenden Gründe könnten dafür sprechen:

• Eingeschränkte HR-spezifische Arbeitsabläufe für Mitarbeiterunterlagen

• Freigabesteuerungen, die für sensible Dateien zu weit gefasst erscheinen

• Höhere Kosten, wenn Teams zusätzlichen Speicher und erweiterte Steuerungsmöglichkeiten hinzufügen

• Anforderungen an den regionalen Hosting-Standort, die Dropbox möglicherweise nicht erfüllt

• Migrationsbedenken bei der Beibehaltung von Berechtigungen und Ordnerstrukturen

Wichtige Funktionen von Dropbox

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von Dropbox, anhand derer Sie die Angebote anderer Lösungen vergleichen können:

• Dateisynchronisierung und -speicherung: Speichern Sie HR-Dateien zentral und synchronisieren Sie Aktualisierungen über Desktop-, Web- und mobile Apps.

• Freigabeberechtigungen: Legen Sie den Anzeige- oder Bearbeitungszugriff für freigegebene Ordner und Dateien fest. Passwörter, Ablaufdaten für Links und eingeschränkte Freigabeoptionen helfen dabei, den Zugriff auf sensible Mitarbeiterinformationen zu kontrollieren.

• Versionsverlauf und Wiederherstellung: Stellen Sie gelöschte Dateien oder frühere Versionen wieder her, wenn jemand ein Angebotsschreiben, eine Richtlinie oder ein Dokument zu Sozialleistungen überschreibt.

• Teamordner und Gruppen: Organisieren Sie Aufzeichnungen nach Abteilung, Standort oder Dokumenttyp. Mit Gruppen können Administratoren mehreren Mitarbeitern Zugriff gewähren, ohne jede Person einzeln verwalten zu müssen.

• Prüfprotokolle: Überprüfen Sie Aktivitätsberichte, in denen Ereignisse wie Anmeldungen, Dateiänderungen, Downloads, Freigabeaktionen und Aktualisierungen der Mitgliedschaft aufgeführt sind.

• Einmalanmeldung und Bereitstellung: Verbinden Sie Dropbox mit Identitätsanbietern und Verzeichnisdiensten, die SAML 2.0 unterstützen. Administratoren können den Kontozugriff während der Einarbeitung, bei Rollenänderungen und beim Ausscheiden von Mitarbeitern verwalten.

• Geräte- und Kontrollen: Heben Sie die Verknüpfung von Geräten auf, beenden Sie aktive Sitzungen, entfernen Sie lokale Kopien oder löschen Sie Unternehmensdaten aus der Ferne. Administratoren können außerdem Dateien eines deaktivierten Benutzers auf ein anderes Teammitglied übertragen.

• PDF-Bearbeitung und elektronische Signaturen: Bearbeiten Sie PDF-Formulare und senden Sie Dokumente über Dropbox und Dropbox Sign zur elektronischen Signatur.

• Dateiübertragung: Senden Sie große Dateien über Dropbox Transfer, anstatt sie an E-Mails anzuhängen.

Kosten und Preise von Dropbox-Alternativen

Um die beste Alternative auszuwählen, müssen Sie die verfügbaren Preismodelle und Tarife verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und Speicheranforderungen. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, Durchschnittspreise und typische Funktionen alternativer Software zusammen.

Vergleichstabelle der Tarife für Dropbox-Alternativen