Trabajo asíncrono: Guía de mejores prácticas
Si alguna vez has intentado equilibrar compromisos personales y profesionales, interactuar con colegas en diferentes zonas horarias o simplemente sientes que no hay suficientes horas en el día para incluir todas las reuniones de equipo que aparentemente necesitas tener, entonces el trabajo asíncrono podría ser el contrapeso que buscas para tu caos actual.
Pero, ¿cómo alejarse de una cultura del "ahora" y de la tentación de hacer “revisiones rápidas” para discutir cada pequeño contratiempo que surge durante la jornada laboral?
Aquí abordaré los beneficios del trabajo asíncrono, los desafíos que presenta y las mejores prácticas para superar estos retos y optimizar la comunicación asíncrona en tu organización.
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¿Qué es el trabajo asíncrono?
El trabajo asíncrono se refiere a un estilo de comunicación que ocurre cuando dos personas no interactúan en vivo o al mismo tiempo. A diferencia de la comunicación síncrona, que se da cara a cara, a través de videollamadas o de audio en vivo, la comunicación asíncrona no es en tiempo real.
Ejemplos de comunicación asíncrona incluyen:
- Mensajes de video pregrabados (como Loom)
- Mensajes de audio pregrabados
- Correspondencia escrita cuando no hay expectativa de una respuesta inmediata (esto puede aplicar a correos electrónicos, mensajes instantáneos o mensajes de texto, dependiendo de cómo tu empresa use esas herramientas)
- Documentación más formal (por ejemplo, políticas, memorandos, presentaciones o artículos).
- Retroalimentación en espacios de trabajo compartidos como Google Docs o Adobe Xd.
Incluso cuando se trabaja en un entorno 100% presencial, es probable que una parte de nuestro trabajo sea asíncrono.
Beneficios del trabajo asíncrono
Para comenzar, vamos a repasar los beneficios del trabajo asíncrono, de modo que puedas comprender cómo hacer el cambio a un enfoque asíncrono puede ayudar a tu organización.
Mayor productividad
Quienes estamos en la comunidad de gestión de personas —de hecho, cualquier trabajador del conocimiento— estamos acostumbrados a tener la agenda repleta de reuniones diarias desde las 9 o 10 de la mañana hasta las 5 o 6 de la tarde.
Pueden existir pequeños espacios aquí o allá entre reuniones de Zoom donde tratamos de hacer nuestro trabajo real mientras atendemos una corriente casi constante de notificaciones y mensajes. Pero, siendo realistas, ese método no funciona. El cambio de contexto por sí solo es fatal.
Como no disponemos de tiempo significativo durante el día para realizar tareas que requieren concentración, terminamos trabajando horas extra o realizando múltiples tareas durante otras reuniones para poder cumplir los objetivos.
Ahora imagina que formas parte de una cultura de trabajo asíncrona:
- Muchas de las reuniones rutinarias de seguimiento en tu calendario se convierten en informes de avance para leer cuando prefieras.
- Ya no recurres por defecto a solicitar una reunión o enviar un mensaje cuando tienes una pregunta. En cambio, revisas la documentación existente y, si eso no resuelve tu duda, compones un mensaje reflexivo que te ayuda a articular tus ideas y le da al receptor la oportunidad de responder de igual manera.
- Tu calendario se ve mucho más libre. Reemplazas el tiempo de reuniones por bloques de trabajo enfocados que facilitan la realización de tareas analíticas o creativas.
Más flexibilidad
Si ya no estás restringido por la necesidad de estar disponible a una hora concreta, se abre todo un mundo de posibilidades para el equilibrio entre la vida laboral y personal.
Al trabajar en diferentes zonas horarias, puedes decidir cuáles serán las horas de disponibilidad común para la colaboración síncrona y comprometerte a programar reuniones sólo durante esos bloques de tiempo.
De repente, tu agenda puede contener bloques de tiempo disponibles que puedes destinar a trabajo profundo o a atender obligaciones personales, incluso si es durante el horario laboral tradicional.
Un entorno de trabajo asíncrono te da la libertad de elegir cuándo trabajar y desde dónde, siempre y cuando cumplas con tu trabajo y permanezcas razonablemente disponible para responder a las preguntas del equipo.
Desde el punto de vista del empleador, el trabajo flexible es un factor clave para la contratación y retención de talento.
Inclusividad
Con el trabajo flexible llega la inclusión. Ahora que ya no exiges horas específicas presenciales o “en la oficina”, puedes atraer a una base de talento más diversa. Esto puede incluir a personas que tienen:
- Obligaciones de cuidado de dependientes
- Discapacidades
- Un estatus socioeconómico que se beneficiaría de ahorrar dinero en el trayecto, gastos de comida y/o costos de vestimenta
- Diversidad de orígenes y que son más susceptibles a microagresiones en un entorno presencial.
- Personalidades más introvertidas que encuentran difíciles las comunicaciones sincrónicas.
5 desafíos del trabajo asíncrono y cómo superarlos
Está claro que el trabajo asíncrono no es siempre color de rosa, de lo contrario nuestra sociedad habría adoptado el trabajo remoto, híbrido y otros formatos flexibles mucho antes de la pandemia.
En esta sección, repasaremos algunos de los principales desafíos asociados al trabajo asíncrono, junto con posibles soluciones para superarlos.
Desafíos en la comunicación
Muchos coincidirían en que, en ciertas ocasiones, el trabajo sincrónico es preferible al asíncrono; hay una razón por la que reservamos conversaciones importantes para cuando estamos cara a cara, o por la que los conflictos en línea parecen encenderse con mayor facilidad.
Cuando te comunicas en persona o incluso en vivo por video, puedes captar muchas pistas contextuales que te ayudan a transmitir y recibir mensajes de manera más eficaz. El lenguaje corporal, la entonación y el tono de voz influyen en cómo interpretas el contenido de esas comunicaciones.
Pero pierdes ese conocimiento cuando te comunicas de manera asíncrona, lo que a veces puede llevar a malentendidos. Además, puede tomar más tiempo transmitir un mensaje de forma asíncrona.
Puedes preguntarte por qué deberías molestarte en escribir algo cuando simplemente podrías tener una llamada por Zoom. También puedes preocuparte por no recibir una respuesta en el tiempo que la necesitas.
Cómo combatir los desafíos en la comunicación asíncrona
Aquí tienes algunas estrategias para afrontar los desafíos de la comunicación asíncrona:
- Invierte en herramientas de comunicación adecuadas. Asegúrate de seleccionar cuidadosamente tu pila tecnológica de comunicación de acuerdo con los objetivos de la organización. Más importante aún, define los protocolos para usar esa pila tecnológica de RRHH, para que todos entiendan los distintos canales de comunicación y cómo usarlos.
Orientación clara y coherente = menos tiempo buscando información. Así, ya comienzas a percibir las ventajas de trabajar de forma asíncrona. La información sale de las cabezas de las personas y está disponible para todos.
- Enfócate en la calidad, no en la cantidad. Considera qué tipos de conversaciones se benefician más de la comunicación en tiempo real y limita las reuniones a esos casos. Por ejemplo, los equipos remotos no necesitan reunirse para una actualización de estado de un proyecto, pero sí tiene sentido mantener reuniones 1:1 con tus reportes directos para fomentar una buena relación y construir confianza.
- Establece expectativas razonables a nivel empresa o equipo respecto a los tiempos de respuesta apropiados. Si las personas no sienten que deben responder de inmediato, se reduce el estrés y pueden concentrarse en sus tareas prioritarias. Además, esto aumenta la probabilidad de respuestas reflexivas, en vez de respuestas impulsivas entre reuniones.
- Comunica frecuentemente utilizando múltiples canales. Esto es necesario tanto en organizaciones síncronas como asíncronas, pero vale la pena recalcar que, con menos tiempo compartido, las actualizaciones empresariales deben transmitirse regularmente y compartirse a través de varios canales con archivos correspondientes para su consulta.
Ten en cuenta también que un modelo de trabajo asíncrono puede resultar más sencillo para algunas personas, como las neurodivergentes, pues reduce la necesidad de interpretar señales sociales.
Desafíos de la responsabilidad (accountability)
Además de los desafíos de la comunicación propiamente dichos, existe la percepción de que el trabajo remoto o asíncrono destruye la responsabilidad.
Los gestores y trabajadores ya no pueden juzgar el desempeño por quién llega primero y se va último de la oficina, por lo que puede ser tentador medir cuán seguido están conectados los empleados remotos en el chat interno como un sustituto.
No, no, no, no, no.
Adoptar herramientas de vigilancia para el trabajo remoto es la forma más rápida de erosionar la confianza y arruinar tu estrategia de adquisición de talento. Además, no es una verdadera medida de productividad.
Cómo combatir los desafíos de responsabilidad
Aquí tienes algunas formas alternativas para evaluar la responsabilidad y el compromiso de los empleados:
- Documenta, documenta, documenta. Para que tu empresa tenga éxito en el trabajo asincrónico, es fundamental adoptar una cultura de transparencia en toda la organización.
Los trabajadores asincrónicos no pueden aprender por observación ya que pasan menos tiempo juntos físicamente. En su lugar, deberás detallarles lo que significa tener éxito. Esto incluye definir los resultados de los que son responsables de producir, no la cantidad de tiempo que pasan en sus escritorios.
- Alinea las expectativas de desempeño de los empleados con los objetivos organizacionales. Aclarar los roles y responsabilidades no solo reduce el potencial de trabajo duplicado, sino que también aumenta la motivación de los empleados.
Los empleados comprometidos ven cómo su trabajo diario se vincula con lo que la empresa intenta lograr y, por lo tanto, son menos propensos al agotamiento. Psst: también los hace más productivos.
- Utiliza herramientas y flujos de gestión de proyectos para hacer seguimiento del progreso respecto a las metas. Haz que los empleados sean responsables de medir su desempeño invirtiendo en las herramientas de colaboración asincrónica adecuadas. Punto extra: todos en la empresa saben qué ocurre con tus proyectos, así que necesitarás menos reuniones recurrentes de estado 😎.
Desafíos de conectividad del equipo
Otra queja común sobre los equipos asincrónicos es que se vuelve más difícil forjar relaciones sólidas con compañeros a los que no has conocido o con quienes pasas poco tiempo presencial.
El trabajo sincrónico nos obliga a cultivar relaciones interpersonales, lo que construye la confianza más rápido y mejora el trabajo en equipo.
Además, algunos líderes argumentan que estamos perdiendo la inspiración creativa que surge de las charlas informales junto al enfriador de agua.
Cómo combatir los desafíos de conectividad del equipo
Los desafíos de conectividad del equipo no son insuperables en un entorno asincrónico primero—solo requieren algo de esfuerzo inicial para resolverse. Aquí tienes algunas estrategias que funcionaron bien para mi equipo:
- Crea una experiencia de onboarding de primer nivel. Un buen proceso de incorporación es algo maravilloso. Fortalece el compromiso y la retención de los empleados en los primeros meses críticos en el puesto, reduce el tiempo de adaptación para lograr productividad más rápido y ofrece una buena oportunidad para facilitar feedback honesto sobre cómo pueden mejorar los líderes de personas.
En un entorno asincrónico, el onboarding es el regalo que sigue dando. Designa a una persona de cada departamento (idealmente de forma rotativa para repartir el trabajo) que sea responsable de mantener el material de onboarding actualizado, relevante y parte de un ciclo continuo de feedback en coordinación con el equipo de personas.
Lectura relacionada: Cómo crear un plan de 30-60-90 días para la incorporación en tu organización + Plantilla
- Invierte en desarrollar buenos líderes. En un entorno asincrónico, no subestimes el poder de una cultura de reuniones 1:1 recurrentes para fomentar la conexión, facilitar la comunicación y mantener el compromiso de los empleados. Los estudios muestran que los gerentes intermedios son clave para la salud mental de una organización—¡ignóralos bajo tu propio riesgo!
Lectura relacionada: Cómo apoyar a nuevos líderes con un programa de People Partner
- Fomenta oportunidades (opcionales) para la conexión. Averigua qué quieren los empleados para mantenerse conectados, y luego llévalo a cabo. Tal vez sea un retiro presencial trimestral, una serie de canales de Slack divertidos u “horas de oficina” opcionales para platicar de temas que no sean de trabajo.
Una advertencia importante: si estos eventos son verdaderamente opcionales, asegúrate de que los empleados no sufran penalizaciones ocultas por no participar.
Desafíos en la toma de decisiones
La toma de decisiones también puede complicarse en un entorno asincrónico—¿cómo garantizar que las personas adecuadas aporten para tomar decisiones de calidad a tiempo, especialmente cuando no se tiene la opción de reservar una sala de juntas para esquematizar el problema?
Cómo combatir los desafíos en la toma de decisiones
Contrario a la creencia popular, la toma de decisiones asincrónica puede llevar a mejores resultados que una sesión de lluvia de ideas tradicional.
Siempre que enmarques correctamente el problema y participen las personas adecuadas, la toma de decisiones asincrónica puede realmente impulsar la creatividad y combatir el pensamiento grupal.
Piénsalo: en una reunión sincrónica, la voz más fuerte (o la de mayor jerarquía) suele ser la que prevalece.
A pesar de tus mejores esfuerzos para que la reunión sea lo más inclusiva posible, es posible que otros participantes se sientan demasiado intimidados para expresarse, o que su tipo de personalidad requiera más tiempo de procesamiento antes de sentirse cómodos para ofrecer una opinión.
Establecer una cultura de escritura en tu organización agiliza el proceso de toma de decisiones. Anima a las personas a:
- Resumir sucintamente el problema
- Investigar posibles soluciones
- Recomendar una solución en base a evidencia empírica y su propia experiencia
- Solicitar perspectivas diversas para confirmar o rechazar la recomendación.
Lecturas relacionadas:
- Un proceso de 5 pasos para tomar decisiones de forma asincrónica
- Cómo Stripe construyó una cultura de escritura
Retrasos en la aprobación y finalización de documentos
Los retrasos para obtener la aprobación y firma de documentos son un problema común en entornos de trabajo asincrónicos, especialmente cuando los miembros del equipo están repartidos en diferentes zonas horarias o tienen horarios variados.
Esperar firmas puede ralentizar el proceso, crear cuellos de botella y afectar la productividad general. Sin colaboración en tiempo real, estos retrasos pueden acumularse y paralizar proyectos o acuerdos importantes.
Cómo combatir los retrasos en la aprobación y finalización de documentos
- El software de firma electrónica puede ayudar permitiendo que las personas firmen documentos cuando les sea conveniente, acelerando el proceso y manteniendo el flujo, incluso con diferencias horarias.
- Utiliza recordatorios automáticos para notificar a los firmantes cuando se necesita su aprobación, reduciendo las posibilidades de retrasos por olvido o correos electrónicos perdidos.
- Implementa flujos de trabajo claros que definan quién debe aprobar o firmar los documentos, asegurando que todos conozcan su rol en el proceso para minimizar la confusión y la pérdida de tiempo.
- Almacena los documentos en un sistema centralizado basado en la nube, donde los miembros del equipo puedan acceder y revisarlos en cualquier momento, evitando retrasos por búsqueda de archivos.
- Establece plazos para las aprobaciones y firmas para generar un sentido de urgencia y mantener en marcha el proceso de aprobación de documentos.
- Ofrece opciones compatibles con dispositivos móviles para la firma de documentos, permitiendo que los miembros del equipo aprueben documentos desde cualquier lugar, incluso cuando no están en su escritorio.
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Como seguramente habrás notado, existen muchos beneficios al adoptar una cultura de trabajo más asincrónica.
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