Trabajo Asíncrono: Guía de Mejores Prácticas
Si alguna vez has intentado equilibrar compromisos personales y profesionales, comunicarte con colegas en diferentes zonas horarias, o simplemente sientes que no hay suficientes horas en el día para asistir a todas las reuniones de equipo que aparentemente necesitas, entonces el trabajo asincrónico podría ser el contrapeso que buscas para el caos actual.
¿Pero cómo te alejas de una cultura del "ahora" y de la tentación de tener "revisiones rápidas" para discutir cada pequeño contratiempo que surge durante la jornada laboral?
Aquí te hablaré sobre los beneficios del trabajo asincrónico, los retos que plantea y las mejores prácticas para superar estos retos y así optimizar la comunicación asíncrona en tu organización.
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- ¿Qué es el trabajo asincrónico?
- Beneficios del trabajo asincrónico
- Retos del trabajo asincrónico y cómo superarlos
Vamos allá.
¿Qué es el trabajo asincrónico?
El trabajo asincrónico se refiere a un estilo de comunicación que ocurre cuando dos personas no interactúan en vivo o al mismo tiempo. A diferencia de la comunicación sincrónica, que ocurre cara a cara, mediante videollamadas o llamadas de audio en vivo, la comunicación asincrónica no es en tiempo real.
Algunos ejemplos de comunicación asincrónica incluyen:
- Mensajes de video pregrabados (como Loom)
- Mensajes de audio pregrabados
- Correspondencia escrita cuando no existe la expectativa de una respuesta inmediata (esto puede aplicarse a correos electrónicos, mensajes instantáneos o mensajes de texto, dependiendo de cómo tu empresa use estas herramientas)
- Documentación más formal (por ejemplo, políticas, memorandos, presentaciones o artículos).
- Retroalimentación en espacios de trabajo compartidos como Google Docs o Adobe Xd.
Incluso operando en un entorno 100% presencial, es probable que parte de nuestro trabajo sea asincrónico.
Beneficios del trabajo asincrónico
Para comenzar, vamos a explorar los beneficios del trabajo asincrónico para que puedas entender cómo adoptar este enfoque puede ayudar a tu organización.
Mayor productividad
Quienes estamos en el ámbito de la gestión de personas —o mejor dicho, cualquier trabajador del conocimiento— estamos acostumbrados a tener la agenda diaria repleta de reuniones desde las 9 o 10 de la mañana hasta las 5 o 6 de la tarde.
Puede que haya pequeños intervalos entre reuniones de Zoom en los que tratamos de avanzar en nuestro trabajo real, mientras atendemos un flujo casi constante de notificaciones y alertas. Pero, siendo realistas, este enfoque no funciona. El cambio de contexto por sí solo ya es muy perjudicial.
Dado que no tenemos suficiente tiempo significativo durante el día para realizar tareas que requieren concentración, terminamos trabajando horas extra o haciendo multitarea durante otras reuniones para poder cumplir con nuestras responsabilidades.
Ahora imagina que formas parte de una cultura laboral asincrónica:
- Muchas de las reuniones rutinarias de estado en tu agenda se convierten en reportes de progreso que puedes leer cuando te convenga.
- Ya no pides una reunión o envías un mensaje instantáneo cada vez que tienes una pregunta. En vez de eso, revisas la documentación existente y, si esto no responde a tu duda, redactas un mensaje reflexivo que te ayude a articular tus ideas y ofrece al destinatario la oportunidad de responder con igual reflexión.
- Tu calendario luce mucho más despejado. Reemplazas el tiempo de reuniones por bloques de trabajo enfocado que favorecen la realización de tareas analíticas o creativas.
Mayor flexibilidad
Si ya no estás limitado a estar disponible en un horario específico, se abre un mundo completamente nuevo de posibilidades para el equilibrio entre la vida laboral y personal.
Cuando trabajas con diferentes zonas horarias, puedes decidir cuáles serán las horas comunes para la colaboración sincrónica y comprometerte a solo organizar reuniones durante esos bloques de tiempo.
De repente, tu agenda puede incluir bloques de tiempo que puedes reservar para trabajo profundo o para atender obligaciones personales, incluso si es durante el horario laboral convencional.
Un entorno de trabajo asincrónico te da la libertad de elegir cuándo y desde dónde trabajar, siempre que cumplas con tus tareas y mantengas una disponibilidad razonable para responder a las preguntas de los miembros del equipo.
Desde la perspectiva del empleador, el trabajo flexible es un motor significativo para la contratación y retención de talento.
Inclusividad
Con el trabajo flexible llega la inclusividad. Ahora que ya no es obligatorio establecer horas específicas en persona o “en la oficina”, se puede atraer a un grupo de talento más diverso. Esto puede incluir personas que tienen:
- Obligaciones de cuidado de dependientes
- Discapacidades
- Un estatus socioeconómico que se beneficiaría al ahorrar dinero en desplazamientos, comidas y/o costos de vestimenta
- Diversos orígenes y son más susceptibles a microagresiones en un entorno presencial.
- Personalidades más introvertidas que encuentran retador comunicarse de manera síncrona.
5 retos del trabajo asíncrono y cómo superarlos
Está claro que el trabajo asíncrono no es color de rosa las 24 horas del día, de lo contrario nuestra sociedad habría adoptado de manera más amplia el trabajo remoto, el híbrido y otros arreglos flexibles mucho antes de la pandemia.
En esta sección, revisaremos algunos de los retos clave asociados al trabajo asíncrono y algunas soluciones potenciales para superarlos.
Retos de comunicación
Muchos estarían de acuerdo en que el trabajo síncrono es preferible al asíncrono en algunas situaciones—hay una razón por la que tendemos a reservar conversaciones importantes para cuando estamos cara a cara o por qué la hostilidad en internet parece surgir más fácilmente.
Cuando te comunicas en persona o incluso en vivo por videollamada, puedes captar muchas pistas contextuales que te ayudan a transmitir y recibir mensajes de forma más efectiva. El lenguaje corporal, la entonación y el tono de voz pueden influir en cómo interpretas el contenido de esas comunicaciones.
Se pierde ese conocimiento cuando te comunicas de manera asíncrona, lo que a veces puede llevar a malentendidos. También puede tomar más tiempo transmitir un mensaje de forma asíncrona.
Puede que te preguntes por qué molestarte en escribir algo cuando podrías simplemente hacer una llamada por Zoom. También puedes preocuparte por no recibir una respuesta en el plazo que necesitas.
Cómo afrontar los retos de comunicación asíncrona
Aquí tienes algunas estrategias a considerar cuando enfrentes desafíos de comunicación asíncrona:
- Invierte en herramientas de comunicación adecuadas. Asegúrate de seleccionar con criterio tu conjunto tecnológico de comunicaciones según los objetivos de tu organización. Más importante aún, define los protocolos sobre cómo usar ese conjunto de tecnologías de RRHH para que todos comprendan los distintos canales de comunicación y cómo utilizarlos.
Guía clara y consistente = menos tiempo buscando información. De este modo, ya empiezas a ver las ventajas de pasar a lo asíncrono. La información sale de las mentes y se comparte abiertamente.
- Enfócate en la calidad, no en la cantidad. Piensa qué tipo de conversaciones se benefician más de la comunicación en tiempo real y limita las reuniones a esas interacciones. Por ejemplo, los equipos remotos pueden no necesitar una reunión para un informe de estado de proyecto, pero sí conviene mantener una reunión 1:1 con tu colaborador directo para ayudar a fortalecer la relación y generar confianza.
- Establece expectativas razonables a nivel empresa o equipo sobre los tiempos de respuesta. Si las personas no sienten que deben responder a los mensajes de inmediato, se reduce el estrés y pueden concentrarse en sus tareas prioritarias. Además, es más probable que respondan con reflexión, en lugar de hacerlo apresuradamente en otras reuniones.
- Comunícate con frecuencia y a través de diversos canales. Esto es necesario tanto en organizaciones síncronas como asíncronas, pero vale la pena repetir que, con menos tiempo juntos, las actualizaciones de la empresa deben comunicarse regularmente y compartirse por múltiples canales con archivos correspondientes para su consulta.
Ten en cuenta también que un modelo de trabajo asíncrono puede ser más fácil para algunas personas, como las neurodivergentes, porque reduce la necesidad de interpretar señales sociales.
Retos de responsabilidad
Además de los retos puramente comunicativos, existe la percepción de que el trabajo remoto o asíncrono destruye la responsabilidad.
Los gerentes y trabajadores ya no pueden evaluar el desempeño en función de quién llega primero y quién sale último de la oficina, por lo que resulta tentador medir el tiempo que los empleados remotos pasan conectados en el chat como sustituto.
No, no, no, no, no.
Adoptar herramientas de vigilancia para el trabajo remoto es la forma más rápida de erosionar la confianza y destruir tu estrategia de adquisición de talento. Además, no es una medida real de productividad.
Cómo afrontar los retos de responsabilidad
Aquí hay algunas formas alternativas de evaluar la responsabilidad y el compromiso de los empleados:
- Documenta, documenta, documenta. Para que tu empresa tenga éxito trabajando de forma asincrónica, es fundamental adoptar una cultura de transparencia en toda la organización.
Los trabajadores asincrónicos no pueden aprender por observación ya que pasan menos tiempo juntos físicamente. En cambio, será necesario explicarles claramente qué significa tener éxito. Esto incluye definir los resultados de los que son responsables de producir, no cuánto tiempo pasan en sus escritorios.
- Alinea las expectativas de desempeño de los empleados con los objetivos de la organización. No solo clarificar roles y responsabilidades reduce el potencial de trabajo duplicado, sino que además incrementa la motivación de los empleados.
Los empleados comprometidos ven cómo su trabajo diario se vincula con lo que la empresa busca lograr y, por lo tanto, son menos susceptibles al agotamiento. Psst: también los hace más productivos.
- Utiliza herramientas de gestión de proyectos y flujos de trabajo para hacer un seguimiento del progreso según los objetivos. Haz que los empleados sean responsables de medir su desempeño invirtiendo en las herramientas de colaboración asincrónica adecuadas. Punto extra: todo el mundo en la empresa sabe qué está pasando con tus proyectos, así que necesitarás menos reuniones recurrentes de actualización de estado 😎.
Desafíos en la conectividad del equipo
Otra queja común sobre los equipos asincrónicos es que se vuelve más difícil forjar relaciones sólidas con colegas a los que no has conocido o con los que pasas poco tiempo en persona.
El trabajo sincrónico nos obliga a cultivar relaciones interpersonales, lo que construye la confianza más rápido y mejora el trabajo en equipo.
Además, algunos líderes argumentan que estamos perdiendo la inspiración creativa que surge de las conversaciones informales junto al dispensador de agua.
Cómo combatir los desafíos de conectividad del equipo
Los desafíos de conectividad del equipo no son insuperables en un entorno prioritariamente asincrónico; solo requieren un poco de esfuerzo inicial para solucionarlos. Aquí tienes algunas estrategias que funcionaron bien para mi equipo:
- Crea una experiencia de incorporación de primera categoría. Una buena incorporación es algo maravilloso. Fortalece el compromiso y la retención de los empleados en los primeros meses críticos, reduce el tiempo de adaptación para alcanzar la productividad más rápido, y brinda una buena oportunidad para obtener retroalimentación honesta sobre cómo los líderes pueden mejorar.
En un entorno asincrónico, la incorporación es el recurso que nunca deja de aportar. Designa a una persona de cada departamento (idealmente de forma rotativa para compartir la responsabilidad) para que se encargue de mantener los materiales de incorporación actualizados, relevantes y como parte de un ciclo continuo de retroalimentación en coordinación con el equipo de personas.
Lectura relacionada: Cómo redactar un plan de 30 60 90 días para la incorporación en tu organización + plantilla
- Invierte en desarrollar buenos gestores. En un entorno asincrónico, no subestimes el poder de una cultura de reuniones 1:1 recurrentes para fomentar la conexión, facilitar la comunicación y mantener el compromiso de los empleados. Los estudios han demostrado que los mandos intermedios son clave para la salud mental de una organización—¡descuidarlos puede ser peligroso!
Lectura relacionada: Cómo apoyar a los nuevos gestores con un programa de socios de personal
- Fomenta oportunidades (opcionales) para la conexión. Averigua qué quieren los empleados para mantenerse conectados y cumple con ello. Tal vez sea un retiro presencial trimestral, una serie de canales de Slack divertidos, u "horarios de oficina" opcionales para charlar sobre temas ajenos al trabajo.
Un punto importante: si estos eventos son realmente opcionales, asegúrate de que los empleados no sufran penalizaciones ocultas por no asistir.
Desafíos en la toma de decisiones
La toma de decisiones también puede complicarse en un entorno asincrónico—¿cómo aseguras que las personas adecuadas intervengan para tomar decisiones de calidad en el momento oportuno, especialmente cuando no tienes la opción de reservar una sala para debatir el problema con pizarra?
Cómo combatir los desafíos en la toma de decisiones
Contrario a lo que se suele pensar, la toma de decisiones asincrónica puede dar mejores resultados que una lluvia de ideas tradicional.
Siempre que plantees el problema correctamente e involucres a las personas adecuadas, la toma de decisiones asincrónica puede en realidad impulsar la creatividad y combatir el pensamiento grupal.
Piénsalo: en una reunión sincrónica, la voz más fuerte (o la de mayor rango) suele imponerse.
A pesar de tus mejores esfuerzos para hacer la reunión lo más inclusiva posible, algunos participantes pueden sentirse demasiado intimidados para hablar, o su tipo de personalidad puede requerir que pasen más tiempo procesando antes de sentirse cómodos dando una opinión.
Establecer una cultura de escritura en tu organización agiliza el proceso de toma de decisiones. Fomenta que las personas:
- Resuman el problema de manera concisa
- Investigen posibles soluciones
- Recomienden una solución basada en evidencia empírica y su propia experiencia
- Soliciten diversas perspectivas para confirmar o refutar la recomendación.
Lecturas relacionadas:
- Un proceso en 5 pasos para tomar decisiones de forma asíncrona
- Cómo Stripe construyó una cultura de escritura
Retrasos en la aprobación y finalización de documentos
Los retrasos para obtener la aprobación y la firma de documentos son un problema común en entornos de trabajo asíncronos, especialmente cuando los miembros del equipo están repartidos en diferentes zonas horarias o tienen horarios diversos.
Esperar firmas puede ralentizar los procesos, crear cuellos de botella y afectar la productividad en general. Sin la colaboración en tiempo real, estos retrasos pueden acumularse y estancar proyectos o acuerdos importantes.
Cómo combatir los retrasos en la aprobación y finalización de documentos
- El software de firmas electrónicas puede ayudar permitiendo que las personas firmen documentos cuando les resulte más conveniente, acelerando el proceso y manteniendo el flujo, incluso con diferencias horarias.
- Usa recordatorios automáticos para notificar a los firmantes cuando se necesita su aprobación, reduciendo las probabilidades de retrasos causados por olvidos o correos electrónicos no vistos.
- Implementa flujos de trabajo claros que definan quién debe aprobar o firmar los documentos, asegurando que todos conozcan su papel en el proceso, lo que minimiza la confusión y el tiempo perdido.
- Guarda los documentos en un sistema centralizado en la nube donde los miembros del equipo puedan acceder y revisarlos fácilmente en cualquier momento, evitando retrasos por búsquedas de archivos.
- Establece plazos para las aprobaciones y firmas para crear un sentido de urgencia y mantener el proceso de aprobación de documentos en curso.
- Ofrece opciones móviles para la firma de documentos, permitiendo que los miembros del equipo los aprueben desde cualquier lugar, incluso cuando no estén en sus escritorios.
Únete a la conversación
Como probablemente ya habrás notado, hay muchos beneficios que se pueden obtener al adoptar una cultura de trabajo más asíncrona.
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