Cómo usar software ERP: Guía para principiantes
El software ERP reúne todos los procesos de tu empresa en un solo lugar para facilitar y organizar las tareas diarias. Si quieres saber cómo usar un software ERP, aquí aprenderás lo básico sobre cómo navegar estos sistemas, qué hacen y cómo dominarlos puede aumentar tu eficiencia en el trabajo.
Te voy a explicar los pasos sencillos que yo uso para manejar las herramientas ERP.
¿Qué es un sistema ERP?
Un sistema ERP es un software que controla, gestiona e integra las funciones y procesos empresariales mediante módulos complementarios e interconectados. Las empresas utilizan un sistema de planificación de recursos empresariales principalmente para mejorar la comunicación entre departamentos, optimizar procesos y facilitar el acceso fiable a todas las operaciones del negocio.
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Las funciones clave de los sistemas ERP incluyen gestión de inventarios, gestión de la cadena de suministro, gestión de relaciones con clientes, contabilidad, envíos, planificación de entregas, ventas, hojas de tiempo y mucho más.
Los sistemas ERP integran los procesos empresariales, aumentan la visibilidad de las operaciones diarias y mejoran la toma de decisiones.
Si quieres profundizar más, aquí tienes nuestro artículo sobre sistemas ERP y cómo funcionan.
¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas ERP?
Existen tres tipos principales de implementación de ERP. Estos son los sistemas on-premise, híbridos y en la nube. Cada sistema de implementación ERP tiene diferentes ventajas y desventajas.
ERP On-Premise
Instalas y ejecutas un sistema ERP on-premise en servidores internos ubicados en lugares bajo tu control. Ofrece el control y la seguridad de utilizar una infraestructura IT propia que se conecta a tu personal, sistemas y procesos.
Los ERP on-premise son más fáciles de personalizar y adaptar a las necesidades específicas de tu negocio. Son ideales para empresas que necesitan asegurar y supervisar los datos del sistema. Se requiere integración específica con otros sistemas para los procesos empresariales diarios. También necesitas recursos IT dedicados para el mantenimiento del software y los servidores.
ERP en la Nube
Esta es una solución de software ERP alojada en una plataforma de computación en la nube, a diferencia de los sistemas on-premise que se ejecutan localmente. Permite a las empresas acceder a los servicios a través de internet. Los proveedores alojan el software ERP en la nube y lo brindan a las empresas. Esto elimina aspectos negativos como los gastos iniciales de licencias.
La demanda de software ERP en la nube sigue creciendo y, según GlobeNewswire, se espera que alcance una tasa de crecimiento anual compuesto (CAGR) superior al 17 por ciento de 2020 a 2025. El aumento en la demanda se debe a la capacidad de analizar y acceder a los datos en tiempo real.
ERP Híbrido
Un ERP híbrido o ERP de doble nivel combina funciones y capacidades tanto de ERP on-premise como en la nube. Es una aplicación ERP modular, un sistema multi-fuente pensado para empresas digitales modernas.
Un modelo de doble nivel se refiere a una arquitectura ERP híbrida donde se mantienen las capacidades ERP en una solución on-premise y las aplicaciones ERP se despliegan en la nube. Tu empresa utiliza el actual sistema ERP on-premise para gestionar funciones corporativas y agrega un software ERP en la nube para dar soporte a unidades de negocio pequeñas.
Lectura relacionada: 5 Ejemplos de Implementación ERP en Grandes Empresas
Cómo usar un software ERP
Comprar un sistema ERP es una gran inversión para cualquier empresa, así que debes sacarle el máximo provecho. Cuando se utilizan plenamente, los sistemas ERP aumentan la eficiencia y la calidad, disminuyen costos y errores, y mejoran el desempeño, la productividad y la rentabilidad de tu empresa. A continuación te explico cómo usar un software ERP y sacarle el mayor partido.
Revisa tus procesos de negocio
Es importante hacer una revisión de procesos de tus operaciones empresariales a la hora de seleccionar el mejor sistema ERP. Esto te ayuda a controlar qué procesos necesitan mejorar (y cómo), para que después del lanzamiento del ERP puedas medir el ROI.
Este paso también puede ayudarte a decidir qué procesos de negocio necesitan más atención, ya que esto influirá en el software ERP que terminarás adquiriendo. Por ejemplo, ¿necesitas una solución contable sólida? ¿O tu enfoque está más en el área de recursos humanos? Si tu respuesta es “todas las anteriores”, entonces sabrás que debes buscar una solución más completa y de precio superior que cubra todas las áreas.
Algo que quizás quieras revisar: ¿Qué es exactamente el software de ética y cumplimiento?
Invierte en Formación
Nunca debes subestimar el valor que aporta la formación de tus empleados y de cualquier otro usuario final de tu solución ERP. Los usuarios formados aprovechan al máximo cualquier solución de software y pueden adaptarse rápidamente a las actualizaciones y cambios. Además, un conocimiento profundo del software ERP puede ayudarles a tomar decisiones empresariales informadas con mayor rapidez.
Muchas empresas cometen el error de asumir que la formación inicial es suficiente para que los usuarios comiencen. Sin embargo, esto no es cierto. A medida que los sistemas ERP continúan avanzando, también deben hacerlo tus empleados y usuarios. Trabajar con tu proveedor de ERP para establecer programas de formación continua permite a los usuarios mejorar su conocimiento a medida que el software se hace más avanzado.
Enfócate en la Calidad de los Datos
Tu sistema ERP te ayuda a gestionar el porqué, cuándo, dónde y cómo del flujo de datos. Estos datos deben ser completos, precisos y accesibles, de lo contrario no tiene sentido disponer de ellos. Dedica tiempo a diseñar tus propios estándares de ingreso de datos, incluyendo convenciones de nombres y cómo manejar el versionado de documentos. Asegúrate de que todos en la empresa tengan acceso a las mejores prácticas de gestión de datos y que éstas estén unificadas en todos los departamentos.
Además, aprovecha las auditorías de datos y la limpieza por lotes para realizar revisiones periódicas sobre si se están manteniendo los estándares. Corregir datos incorrectos puede hacerte perder incontables horas, por lo que es mucho mejor hacerlo bien desde el principio.
Parece una tontería insistir en si los usuarios ingresan primero el día o el mes en el campo de fecha...pero cambiarás de opinión cuando exportes a una hoja de Excel y no puedas identificar fácilmente las acciones realizadas en febrero frente a las realizadas el día 2 de cada mes.
Personaliza Tu Plataforma ERP
La mayoría de los programas ERP vienen como soluciones para "todo uso" diseñadas para adaptarse a todo tipo de negocios. Diseñar una solución personalizada que se ajuste a las necesidades de tu empresa es una forma de asegurarte de que aprovechas al máximo tu software ERP.
Para obtener los mejores resultados, pide ayuda a tu proveedor de servicios para personalizar tu sistema. Algunas de las opciones de personalización que puedes esperar incluyen ocultar campos innecesarios, activar o desactivar funciones específicas, añadir campos requeridos y mucho más.
Además, puedes personalizar tu plataforma ERP en menor medida utilizando integraciones y complementos. Asegúrate de consultar con tu proveedor de ERP qué opciones de conexión con otras aplicaciones o widgets especializados están disponibles.
Prepara Tu Sistema ERP para el Futuro
Los sistemas ERP, como cualquier nicho de software, continúan evolucionando día a día. El software ERP que utilices hoy puede lucir muy diferente en cinco, diez o veinte años. Pregunta a tu proveedor de ERP cómo es su hoja de ruta futura. ¿Hasta qué punto invierten en investigación y desarrollo? ¿Qué funciones adicionales esperan implementar? ¿Con qué frecuencia lanzan actualizaciones?
Un buen sistema ERP no será un monolito estático. Será un ecosistema en evolución y cambio, que se adapta a los nuevos avances en la tecnología empresarial.
Considera las Opciones de Integración
Las integraciones de ERP pueden ayudarte a mejorar la eficiencia operativa de tu empresa al añadir funcionalidades a tus herramientas. Las integraciones vinculan dos aplicaciones diferentes y permiten que se comuniquen entre sí. Algunas integraciones son bastante profundas, permitiendo que la información introducida en una sea fácilmente accesible en otra.
Las integraciones más comunes en los sistemas ERP pueden abarcar áreas como la manufactura y el diseño, la gestión de relaciones con clientes (CRM), la gestión de la cadena de suministro (SCM) y los sistemas de gestión de almacenes (WMS).
Aprovecha las Aplicaciones Móviles
Una solución ERP moderna probablemente incluirá una aplicación para dispositivos inteligentes en iOS y/o Android. Aprovecha esto, ya que tiene muchos beneficios para tus usuarios. Las aplicaciones móviles proveen mayor accesibilidad y visibilidad para tus sistemas ERP.
Las aplicaciones también permiten a tus empleados y usuarios acceder fácilmente a información crucial de forma remota. Es una forma sencilla para que todos, sin importar dónde se encuentren, se mantengan actualizados sobre las operaciones del negocio.
Considera el Coste Total de Posesión (TCO)
Invertir en un sistema ERP es una gran inversión para la mayoría de las empresas. Una empresa consciente de los costos que implementa un sistema debería considerar el coste total de posesión para decidir qué tipo de ERP necesita. El software cuesta dinero, sin mencionar otros factores de inversión como compras de hardware, uso de recursos internos, mantenimiento y futuros costes de actualización. Observa el panorama completo y compáralo con el tiempo y dinero que esperas ahorrar.
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Asegúrate de que tu Alta Dirección Está Comprometida
El respaldo de la alta dirección es un factor clave para predecir cómo será la implementación de tu sistema ERP. No es obligatorio que la alta dirección se involucre en el proceso de implementación. Sin embargo, colaborar con ellos permite una adecuada planificación de recursos, que suele ser un factor de éxito significativo durante el proceso de implementación.
Forma un equipo multifuncional
Para un proceso de implementación fluido, crea un equipo conformado por personas de diferentes departamentos. Esto asegura que todas las áreas clave de tu empresa sean atendidas y ayuda a recopilar comentarios de los diferentes equipos que esperan utilizar el sistema.
En última instancia, todas las funciones organizativas se integran en tu sistema ERP. Asegúrate de que cada departamento esté representado en el proceso de lanzamiento.
Mide la vida útil de tu sistema
El retorno de inversión (ROI) que obtienes de tu sistema ERP determina si fue una decisión viable para la empresa. Este fluctúa con el tiempo y puede requerir que ajustes y hagas seguimiento a tus objetivos de vez en cuando. El sistema ideal debería ofrecerte valor por tu dinero y un ROI impresionante.
Conclusión
Muchas empresas utilizan software ERP, pero no todas terminan experimentando su máximo potencial. Comprender las capacidades y funciones de la solución elegida puede ayudarte a sacarle el mayor provecho. Tu sistema ERP es una herramienta vital para el éxito de tu empresa porque te ayuda a incrementar la eficiencia, reducir errores, aumentar la productividad y, en última instancia, mejorar la rentabilidad.
Muchos directivos cometen el error de pasar por alto aspectos cruciales como formar un equipo de implementación diverso, involucrar a la alta dirección, ignorar la capacitación, descuidar las actualizaciones del sistema y no planificar a futuro.
Si bien comprender cómo funciona tu sistema ERP te permite sacarle el máximo provecho, la forma en que tus empleados y usuarios lo utilicen determina su valor. Aunque resulta costoso, el sistema ERP adecuado debería ofrecerte un ROI impresionante a largo plazo.
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