Cómo Utilizar un Software ERP: Guía para Principiantes
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (o software ERP) se han vuelto lo suficientemente populares como para que cualquier profesional deba sentirse cómodo utilizando uno hoy en día. Los gerentes siguen adoptando la idea de tener los procesos empresariales mantenidos y compilados en un paquete integral; querrán empleados que puedan navegar estos sistemas con facilidad.
Un informe de 2019 muestra que más del 50% de las empresas planean implementar o actualizar un sistema ERP este año. Esto explica por qué el mercado de software de planificación de recursos empresariales sigue creciendo rápidamente, ya que cada vez más empresas continúan sumándose. Las investigaciones sugieren que el mercado de sistemas ERP crecerá a una TCAC de 8,5% y alcanzará un valor de mercado de más de $71,63 mil millones para 2026.
Este artículo te ayudará a entender qué es el software ERP y cómo utilizarlo para que puedas mantenerte al día con estos cambios.
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¿Qué es un sistema ERP?
Un sistema ERP es un software que controla, gestiona e integra funciones y procesos empresariales a través de módulos complementarios e interconectados. Las empresas utilizan un sistema de planificación de recursos empresariales principalmente para potenciar la comunicación entre departamentos, optimizar procesos y mejorar el acceso confiable a todas las operaciones empresariales.
Las funciones clave de los sistemas ERP incluyen gestión de inventarios, gestión de cadena de suministro, gestión de relaciones con el cliente, contabilidad, envíos, planificación de entregas, ventas, hojas de tiempo y mucho más.
Los sistemas ERP integran procesos empresariales, aumentan la visibilidad en las operaciones diarias y mejoran la toma de decisiones.
Para profundizar más, aquí tienes nuestro artículo sobre sistemas ERP y cómo funcionan.
¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas ERP?
Existen tres tipos principales de implementaciones ERP. Estos son sistemas locales (on-premise), híbridos y basados en la nube (cloud-based). Cada tipo de sistema ERP tiene distintos pros y contras.
ERP local (On-Premise)
Instalas y ejecutas un software ERP local en servidores internos en ubicaciones bajo tu control. Ofrece el control y la seguridad de utilizar una infraestructura de TI propia que se conecta a tu personal, sistemas y procesos.
Los ERP locales son más fáciles de personalizar y adaptar a las necesidades específicas de tu empresa. Son ideales para empresas que necesitan asegurar y supervisar los datos del sistema. Se requiere una integración específica con otros sistemas para los procesos empresariales diarios. También se necesitan recursos de TI dedicados para gestionar el mantenimiento de aplicaciones y servidores.
ERP basado en la nube (Cloud-Based)
Esta es una solución de software ERP alojada en una plataforma de computación en la nube, a diferencia de los sistemas locales que se ejecutan en sitio. Permite a las empresas acceder a los servicios a través de Internet. Los proveedores alojan el software ERP en la nube y lo suministran a las empresas, eliminando factores negativos como las tarifas de licencias iniciales.
La demanda de software ERP en la nube sigue creciendo y, según GlobeNewswire, se espera que alcance una TCAC de más del 17 por ciento entre 2020 y 2025. El crecimiento de la demanda proviene de la capacidad de analizar y acceder a datos en tiempo real.
ERP Híbrido
Un ERP híbrido o ERP modelo de dos niveles combina tanto funciones y capacidades de ERP local como de ERP en la nube. Es una aplicación ERP modular, un sistema de múltiples fuentes para empresas digitales modernas.
Un modelo de dos niveles se refiere a una arquitectura ERP híbrida en la cual se preservan las capacidades ERP en una solución local y las aplicaciones ERP se despliegan en la nube. Tu empresa utiliza el sistema ERP local existente para gestionar funciones corporativas y agrega software ERP en la nube para dar soporte a unidades de negocio más pequeñas.
Lectura relacionada: 5 Ejemplos de implementación de ERP en grandes empresas
Cómo usar el software ERP
La compra de un sistema ERP es una gran inversión para cualquier empresa, por lo que debes sacar el máximo provecho. Cuando se utiliza completamente, los sistemas ERP aumentan la eficiencia, la calidad, reducen costos y errores, y mejoran el rendimiento, la productividad y la rentabilidad de tu empresa. Aquí tienes cómo usar el software ERP y sacar el mayor partido.
Revisa tus procesos empresariales
Es importante realizar una revisión de procesos de las operaciones de tu empresa al seleccionar el mejor sistema ERP. Esto te ayuda a rastrear qué procesos necesitan mejoras (y cómo) para que puedas medirlos tras la implementación del ERP y verificar el retorno de inversión.
Este paso también puede ayudarte a decidir qué procesos empresariales necesitan más atención, ya que esto influirá en el software ERP que termines comprando. Por ejemplo, ¿necesitas algo con una solución contable robusta? ¿O tu enfoque está más en el área de recursos humanos? Si tu respuesta es “todo lo anterior”, entonces sabrás que debes buscar una solución de precio más alto que pueda cubrir todas las necesidades.
Algo que quizá quieras investigar: ¿Qué es exactamente el software de ética y cumplimiento?
Invierte en capacitación
Nunca debes subestimar el valor que aporta capacitar a tus empleados y a cualquier otro usuario final de tu solución ERP. Los usuarios capacitados aprovechan al máximo cualquier software y pueden adaptarse rápidamente a actualizaciones y cambios. Además, un conocimiento profundo del software ERP puede ayudarles a tomar decisiones empresariales informadas más rápidamente.
Muchas empresas cometen el error de asumir que la capacitación inicial es suficiente para que los usuarios arranquen. Sin embargo, este no es el caso. Así como los sistemas ERP continúan avanzando, también deben hacerlo tus empleados y usuarios. Trabajar con tu proveedor de ERP para establecer programas de capacitación constantes permite que los usuarios mejoren su conocimiento a medida que el software se vuelve más avanzado.
Enfócate en la calidad de los datos
Tu sistema ERP te ayuda a gestionar el por qué, cuándo, dónde y cómo del flujo de datos. Estos datos deben ser ricos, precisos y accesibles; de lo contrario, no tiene sentido tenerlos. Dedica tiempo a diseñar tus estándares de entrada de datos, incluyendo convenciones de nombres y cómo manejar la versión de documentos. Asegúrate de que todos en la empresa tengan acceso a las mejores prácticas de datos unificadas entre departamentos.
Además, utiliza auditorías de datos y limpiezas por lotes para realizar verificaciones periódicas sobre si se mantienen los estándares. Corregir datos incorrectos puede hacerte perder incontables horas, así que es mucho mejor dejar todo correcto desde el principio.
Parece insignificante insistir en si los usuarios ponen el día o el mes primero en el campo de fecha... pero cambiarás de opinión cuando exportes a una hoja de Excel y no puedas identificar fácilmente las acciones realizadas en febrero VS las realizadas el día 2 de cada mes.
Personaliza tu plataforma ERP
La mayoría de los software ERP vienen como soluciones integrales desarrolladas para adaptarse a todo tipo de empresas. Diseñar una solución lista para usar que se adapte a las necesidades de tu empresa es una forma de asegurarte de sacar el máximo provecho de tu software ERP.
Para obtener los mejores resultados, pide a tu proveedor de servicios que te ayude a personalizar tu sistema. Algunas de las personalizaciones que puedes esperar incluyen ocultar campos innecesarios, activar o desactivar funciones específicas, agregar campos obligatorios y muchas otras.
Además, puedes personalizar tu plataforma ERP en menor medida utilizando integraciones y complementos. Asegúrate de preguntar a tu proveedor de ERP qué opciones existen para conectar con otras aplicaciones o implementar widgets especializados.
Prepara tu sistema ERP para el futuro
Los sistemas ERP, como cualquier nicho de software, continúan desarrollándose día a día. El software ERP que utilices hoy puede verse muy diferente en cinco, diez o veinte años. Pregunta al proveedor de ERP cuál es su hoja de ruta a futuro. ¿Hasta qué punto invierten en investigación y desarrollo? ¿Qué funciones adicionales esperan implementar? ¿Con qué frecuencia publican actualizaciones?
Un buen sistema ERP no será un monolito estático. Será un ecosistema en evolución y cambio que se adapta a los nuevos avances en tecnología empresarial.
Considera las opciones de integración
Las integraciones de ERP pueden ayudarte a mejorar la eficiencia operativa de tu empresa al añadir funcionalidades a tus herramientas. Las integraciones vinculan dos aplicaciones diferentes y les permiten comunicarse entre sí. Algunas integraciones son bastante profundas y permiten que la información introducida en una se acceda sin problemas en otra.
Las integraciones comunes del sistema ERP pueden abarcar áreas como fabricación y diseño, gestión de relaciones con clientes (CRM), gestión de la cadena de suministro (SCM) y sistemas de gestión de almacenes (WMS).
Aprovecha las aplicaciones móviles
Una solución ERP moderna probablemente vendrá con una aplicación para dispositivos inteligentes en iOS y/o Android. Aprovecha esto, ya que tiene muchos beneficios para tus usuarios. Las aplicaciones móviles proporcionan mayor accesibilidad y visibilidad a tus sistemas ERP.
Las apps también permiten que tus empleados y usuarios accedan fácilmente a información crucial de manera remota. Es una forma sencilla para que todos, sin importar dónde se encuentren, estén al día con todas las operaciones del negocio.
Considera el costo total de propiedad (TCO)
Invertir en un sistema ERP es una gran inversión para la mayoría de las empresas. Una empresa consciente de los costos que está implementando un sistema debe analizar el costo total de propiedad para decidir qué tipo de ERP necesita. El software cuesta dinero, sin mencionar otros factores de inversión como la compra de hardware, el uso de recursos internos, el mantenimiento y los costos de futuras actualizaciones. Mira el panorama completo y compáralo con el tiempo y el dinero que esperas ahorrar.
Échale un vistazo a esto: Los 10 mejores sistemas ERP para pequeñas empresas con presupuesto limitado
Asegúrate de que la alta dirección esté comprometida
El respaldo de la alta dirección es un factor clave que puede predecir cómo será la implementación de tu sistema ERP. No es indispensable que tus directivos se involucren directamente en el proceso de implementación. Sin embargo, colaborar con ellos permite una adecuada planificación de recursos, lo que suele ser un factor de éxito importante durante la implementación.
Establece un equipo multidisciplinario
Para asegurar un proceso de implementación fluido, crea un equipo de implementación compuesto por personas de diferentes departamentos. Esto garantiza que todas las áreas clave de tu empresa estén cubiertas y ayuda a recopilar comentarios de los distintos equipos que esperan utilizar el sistema.
En última instancia, todas las funciones de la organización se integran en tu sistema ERP. Asegúrate de que cada departamento esté representado en el proceso de lanzamiento.
Mide la vida útil de tu sistema
El retorno de inversión (ROI) que obtengas de tu sistema ERP determina si fue una decisión viable para el negocio. Este puede variar con el tiempo y tal vez necesites ajustar y hacer seguimiento a tus objetivos de manera periódica. El sistema ideal debe ofrecerte valor por tu dinero y un ROI sobresaliente.
Conclusión
Muchas empresas utilizan software ERP, pero no todas llegan a experimentar todo su potencial. Comprender las capacidades y funciones de la solución que has elegido puede ayudarte a aprovecharla al máximo. Tu sistema ERP es una herramienta vital para el éxito de tu negocio porque te ayuda a aumentar la eficiencia, reducir errores, incrementar la productividad y, en última instancia, mejorar la rentabilidad.
Muchos directivos cometen el error de pasar por alto consideraciones cruciales como establecer un equipo de implementación diverso, involucrar a la alta dirección, ignorar la formación, descuidar las actualizaciones del sistema y no planificar a futuro.
Si bien comprender cómo funciona tu sistema ERP te permitirá aprovecharlo al máximo, el modo en que tus empleados y usuarios lo utilizan determinará su valor. Aunque costoso, el sistema ERP adecuado debería ofrecerte un ROI sobresaliente a largo plazo.
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