¿Está Su Organización Lista Para La Tecnología de RRHH?
Si estás intentando adquirir tecnología de RRHH para tu organización, necesitas un caso empresarial claro que sopese tanto los costos como los beneficios financieros. En este artículo, te mostraré exactamente cómo analizar estos dos factores clave para que puedas justificar con confianza tu inversión en tecnología de RRHH.
El verdadero costo(s) de la tecnología de RRHH
En mis años de experiencia implementando diversas soluciones de RRHH, una pregunta frecuente que me hacen una y otra vez es: “¿Cuánto costará realmente?”. Esta es una pregunta muy válida.
Para poner en perspectiva el Costo Total de Propiedad (comúnmente conocido como “TCO”, por sus siglas en inglés), a continuación te presento un desglose de los costos aplicables a la mayoría de las compras de tecnología.
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Costo legal y de adquisiciones
Puede que te sorprenda, pero si tienes la intención de adquirir tecnología y no cuentas con un departamento legal y de adquisiciones interno que apoye el proceso, puede ser necesario destinar dinero para obtener ese soporte externo.
Aunque la mayoría de los proveedores contará con términos y condiciones estándar a los que puedes adherirte, quizás quieras leer estos documentos y negociarlos para favorecer a tu organización. Pero, si prefieres no profundizar en los detalles, prepárate para aceptar los términos y condiciones del proveedor.
Costo del software
Esta es la categoría de costos más habitual y conocida. Si deseas adquirir la tecnología o los derechos para utilizarla, deberás pagar una tarifa por ello. Generalmente, ésta es una tarifa anual cobrada por cada usuario, especialmente si compras software en la nube.
Es importante señalar que algunos proveedores también cobrarán tarifas variables en función del tipo de usuario. Por ejemplo, si adquieres licencias para usuarios finales con acceso sólo de lectura, podrían ser más económicas que las licencias para superadministradores.
Otro punto importante a considerar es que los proveedores pueden ofrecerte un precio con descuento si firmas un contrato por un plazo de 3 a 5 (o más) años. Es como un plan de telefonía móvil: si compras un plan sin contrato o bajo un esquema prepago, te cobrarán una tarifa más alta que si firmas un contrato de permanencia.
Costo de software de terceros
Si el software que planeas adquirir requiere “plugins” o herramientas adicionales de terceros, tendrás que pagar también una tarifa por ellas. Un buen ejemplo de software de terceros son los agregadores de publicación de ofertas de empleo. Cuando compras software de reclutamiento, puede que necesites otra herramienta externa para publicar tus vacantes en múltiples sitios a la vez.
Otro ejemplo es la necesidad de integrar tu nuevo software con algún sistema interno ya existente. Para trasladar datos entre ambos sistemas y tal vez realizar algunos cálculos o ajustes de formato, podrías necesitar una herramienta de integración, cuya tarifa se suma al costo estándar del software.
Costo de implementación
A diferencia de la compra de aplicaciones en iTunes o Google Play Store, la mayoría del software para empresas (incluso el software en la nube) requiere cierto nivel de configuración. Por lo general, no basta con activarlo y empezar a usarlo. Aunque si utilizas herramientas para empresas emergentes que representan una opción de bajo costo, quizás no requieras ninguna configuración.
Si tu proveedor de software sólo proporciona el software y espera que lo “actives tú mismo” o permite que empresas consultoras revendan sus productos, probablemente te cobrarán una tarifa por este servicio. Este costo está asociado al proceso de tomar la plataforma de software y diseñar los procesos de tu empresa relacionados con esa funcionalidad, configurarla, probarla y ponerla en funcionamiento.
Este costo puede incluir diferentes elementos, como consultores funcionales, consultores técnicos de RRHH, análisis de los procesos de negocio, gestión de proyectos, testers, limpieza, estandarización y formateo de datos, entre otros. También es importante mencionar que cualquier software de terceros probablemente implicará una tarifa de implementación o configuración.
Costo de implementación interna
A menudo, las empresas no calculan el costo de los recursos internos o de los recursos de reemplazo necesarios para implementar el proyecto. No es raro que se requiera la participación de expertos en la materia, testers, recursos técnicos, gerentes de proyecto, u otros roles, según el tamaño y la magnitud del proyecto.
No olvides apartar presupuesto para estos recursos, especialmente si vas a cubrir temporalmente a tu personal interno mientras trabaja en el proyecto.
Costo de Integración
Ya he mencionado anteriormente el costo de las herramientas de integración, pero también debes tener en cuenta el costo de diseñar, configurar/construir, probar y desplegar realmente la integración. Esto es muy similar a los costos de implementación, pero en este caso se necesitan recursos del tipo TI.
El socio de implementación usualmente primero realizará un taller de alcance contigo para entender qué integraciones quieres construir, qué tipo de datos deseas conectar y con qué frecuencia quieres que los sistemas integrados se comuniquen.
Si se trata de, por ejemplo, una integración de tu nómina y sistemas de registro de horas, será necesario que estén en comunicación constante. Con base en esto, estimarán el costo de integración, que es muy diferente al de dos sistemas que pueden actualizarse una vez por semana o algunas veces al año.
Es importante señalar que, si estás integrando productos de dos proveedores distintos, probablemente tendrás que pagarle a ambos proveedores por la investigación, el diseño, la construcción, las pruebas y el despliegue de la integración.
Costo de Soporte
El soporte puede clasificarse en dos partes simples:
- Soporte inmediato tras la puesta en marcha/garantía, y
- Operación habitual (BAU).
La mayoría de los proveedores de software incluirán soporte estándar BAU en las tarifas de licencia. Sin embargo, es importante verificar qué soporte está disponible para usuarios avanzados, usuarios funcionales y usuarios técnicos justo después de la implementación. Cuando comiences a experimentar con tus nuevas herramientas, seguramente tendrás algunas preguntas.
El soporte inmediatamente después de la puesta en marcha es más complicado. Algunos socios de implementación te cobrarán honorarios de consultoría para brindar atención adicional a tus usuarios justo después de la puesta en marcha. También es importante señalar que si tienes integraciones, necesitarás soporte para todos los productos de los proveedores integrados, lo que incrementará tu costo operativo.
En algunos casos, las empresas pueden elegir capacitar a alguien internamente para proporcionar soporte de integración. Pero desarrollar estas habilidades también tendrá un costo, incluyendo la actualización cada vez que el software se actualice.
Un costo incidental de soporte es el aumento en el número de licencias para cualquier sistema de helpdesk o tickets necesario para registrar llamadas o correos electrónicos de soporte de forma interna. Esto permitirá el seguimiento y análisis de los tipos de preguntas o problemas experimentados por los usuarios debido a la introducción de cambios.
Costo de Gestión del Cambio
Esperemos que, si estás implementando tecnología, seas consciente de la necesidad de gestión del cambio. Esto no es solamente el costo de capacitar a tus usuarios. Aunque esa es una parte importante, no es el costo total del cambio.
El costo del cambio debe incluir los costos de un recurso especializado en gestión del cambio que pueda evaluar a las personas, procesos y tecnología de tu organización, así como los impactos de introducir el cambio en todas estas áreas. Sin mencionar los costos relacionados con la identificación y preparación de campeones del cambio; incentivos para la adopción; y, por supuesto, la preparación y entrega de materiales de capacitación.
Un subcosto que resulta un motor de cambio muy valioso es el de un analista de negocios, quien ayudará a identificar y crear/actualizar la documentación de procesos según sea necesario por la introducción de la tecnología y cualquier cambio en los roles.
¿Cuáles son los beneficios?
La mayoría de las organizaciones (presumiblemente) han pasado por un proceso para determinar si adquirir tecnología es la mejor manera de resolver un problema.
Sin embargo, esperemos que en la mayoría de los casos analicen las opciones para comprobar si realmente es la respuesta adecuada. Es muy común que los inversionistas quieran ver un análisis de las opciones disponibles para resolver el problema empresarial.
Los casos de negocio normalmente incluyen los costos, beneficios y desventajas (si las hubiera), junto con los riesgos asociados a las tres opciones empresariales (de solución) – No Hacer Nada, Hacer el Mínimo, Hacer Algo.
Las opciones de Hacer el Mínimo y Hacer Algo a veces pueden combinarse en proyectos pequeños. Esta sección suele ser seguida de una Evaluación de Inversión de todas las opciones para determinar la mejor solución. Como indica el lenguaje, es obvio que los casos de negocio están orientados a hechos y cifras.
Dado que todas las opciones requieren la definición de los beneficios y desventajas, esta siguiente parte se enfoca en resaltar las categorías de beneficios y en proporcionar algunos ejemplos para cada una.
Estratégicos
La mayoría de las organizaciones, si no todas, suelen tener una estrategia. Puede que no siempre sea obvia para los empleados (sí, ese es un problema completamente diferente para discutir en otra publicación), pero por lo general hay una que se revisa cada año y se redefine cada 5 años o según corresponda.
Este siempre debe ser el primer conjunto de beneficios o alineación a considerar antes de tomar cualquier decisión. Esto puede no ser obvio para muchas personas que escriben el caso de negocio, PERO debería ser el factor más importante a considerar.
Si la dirección estratégica de una empresa es ser un negocio impulsado por la tecnología, entonces invertir en tecnología puede tener más peso que cualquier otra solución. Otro gran ejemplo de estrategia empresarial podría ser aspirar a ser líder en innovación en la industria XYZ. Para ser innovador en la industria, la tecnología generalmente juega un papel importante.
Sin embargo, si la estrategia de tu negocio está orientada a la optimización, invertir en nueva tecnología puede que no tenga el mismo peso que, por ejemplo, reingeniería de procesos de negocio o invertir en mejoras o reestructuraciones, etc. Así que, en resumen, conocer la estrategia y alinear las opciones de solución para apoyar esa estrategia es posiblemente el beneficio más importante que destacar en el caso de negocio.
Financiero
Esta es, sin duda, la sección más esperada de todo caso de negocio. Un beneficio financiero suele definirse simplemente como aquel que ayuda a incrementar el valor o reducir costos, lo que lleva, en última instancia, a un balance más saludable para la organización.
Pero determinar estos beneficios puede ser difícil, especialmente si la organización no ha medido sus procesos, personas, tecnología y rendimiento relativo en el pasado. Sin haber medido todos esos aspectos, es muy difícil obtener una evaluación precisa de los beneficios que se puedan traducir a un valor monetario estimado. Aquí es donde comprender las estructuras de precios y desgloses de costos en detalle se vuelve esencial para cálculos precisos del ROI.
Dicho esto, es posible hacer suposiciones sobre todos estos aspectos para calcular los ahorros en dólares. Esta es una opción aceptable dependiendo del apetito de riesgo en la organización y en qué punto del ciclo de vida de las soluciones se encuentra.
Sin embargo, si tu organización no está en una situación de crisis o de resolución de problemas, entonces obtener una medición sobre personas, procesos y tecnología puede ayudar en los cálculos de ahorros en dólares, así como a comprender mejor el problema para poder resolverlo.
Aquí tienes algunas consideraciones clave a la hora de medir cada uno de esos componentes y los cálculos de ahorro en dólares relacionados:
1. Personas
¿Cuántas personas se necesitan para hacer XYZ? ¿Cuántas horas le toma al Sr. A realizar la tarea XYZ? Dependiendo de la nueva solución propuesta, es decir, tecnología, ¿cómo es que eso:
- ¿Reduce el número de personas necesarias? o
- ¿Reduce el número de horas necesarias para realizar la tarea XYZ? o
- ¿Quizás ambas cosas?
Debes poder indicar cómo se utilizarán los ahorros. Por ejemplo, ¿vas a reducir la plantilla no necesaria, reubicarlos o asignarles trabajo adicional que antes no se podía hacer por restricciones de tiempo?
En algunas ocasiones, puede haber ahorros asociados con reemplazar a una persona mejor remunerada (con más habilidades) por otra con menor salario. Sin embargo, en este caso, es importante tener en cuenta los costos de reclutamiento y cualquier costo relacionado con la formación. Otro ahorro relacionado con las personas podría provenir de eliminar la necesidad de tareas manuales y, por lo tanto, al personal que apoyaba esas tareas.
2. Proceso
Esta suele ser un área que ofrece oportunidades significativas de ahorro. Sin embargo, para poder concretar esos ahorros, un requisito clave es tener los procesos documentados con medidas de rendimiento de servicios de referencia. Sin ese punto de partida, es difícil calcular la mejora en la ejecución de los procesos, así como la mejora en el desempeño, disminuyendo así la cantidad de errores o repeticiones necesarias.
Las mejoras de procesos se pueden medir por la reducción del número de pasos en el proceso mediante la automatización habilitada por tecnología. También se mide por la reducción de tiempo total dedicado a entregar un servicio en particular al cliente. Esto permitirá procesar un mayor número de transacciones y ayudará a transferir o compartir la propiedad del proceso.
3. Tecnología
Esta es otra área que normalmente no es evaluada por los departamentos de Recursos Humanos. En algunos casos, los departamentos de TI sí miden el rendimiento de los sistemas, pero no el rendimiento de la usabilidad, y generalmente no lo hacen en combinación con el proceso. Esta es realmente una zona de gran aprendizaje y empoderamiento si se mide y utiliza correctamente.
¿Y cómo se ve esto? Comienza midiendo lo básico: ¿cuántos usuarios ‘activos’ existen en el sistema? ¿Cuál es su tasa de finalización para las tareas claves o transacciones que se espera que realicen? ¿Cuánto tiempo les toma a los diferentes tipos de usuarios realizar sus tareas, especialmente cuando mides el tiempo de principio a fin, incluyendo los pasos fuera del sistema?; y así sucesivamente.
No Financieros
Esta es un área del caso de negocio que generalmente es bien abordada por la mayoría de las organizaciones. A continuación, se muestran ejemplos que he visto a lo largo de los años en implementaciones tecnológicas:
1. Mejorar los Servicios al Negocio
Aunque este es un beneficio no financiero definido de manera muy general, es uno que puede justificarse cuando se combina con beneficios financieros. Todo se refiere a la mayor calidad y, quizás, cantidad de servicios y transacciones provistas al negocio, es decir, a los usuarios finales.
2. Mayor capacidad del área de RR. HH.
Este es un beneficio comúnmente utilizado. No estoy completamente convencido de este punto, especialmente por el hecho de que simplemente reemplazar transacciones manuales con tecnología y dar más tiempo a RR. HH. para ser ‘estratégicos’ no convierte a Recursos Humanos en algo verdaderamente estratégico.
No obstante, lo que sí mejora la capacidad de RR. HH. es el proceso de implementar tecnología y las competencias que (des)aprenden. Aprender o mejorar la gestión de proyectos, la negociación, la gestión de proveedores, la gestión de datos, la gestión de configuración, la planificación, las pruebas, etcétera, son formas excelentes de potenciar la capacidad de RR. HH. Incluso iría más allá diciendo que esto puede estar relacionado con beneficios de evitación de costes en proyectos futuros, por lo tanto, contribuyendo a la realización de beneficios financieros.
3. Reducción de Errores y Retrabajos
Este es un beneficio casi financiero. Reduce el costo de clientes o usuarios finales insatisfechos, así como el retrabajo, es decir, las horas necesarias para procesar transacciones. Nuevamente, se trata de un beneficio de reducción y evitación de costes y puede ser valioso para la planificación de la obtención de beneficios financieros.
4. Mejora de la Integridad de los Datos
Este es otro beneficio de tipo casi financiero. Al implementar un único sistema fuente de verdad, es mucho más sencillo mejorar la calidad de los datos disponibles. Pero, esto solo es cierto cuando se establecen reglas de negocio sobre lo que se puede ingresar en el sistema. Al pasar de múltiples sistemas a un sistema único o sistemas integrados, este es un beneficio comúnmente mencionado.
En Resumen
Existen muchas áreas y métodos para definir beneficios y medirlos. Sin embargo, asegurarse de considerar todas las categorías de beneficios apropiadas generará un caso de negocio más sólido.
¿Tienes preguntas o ideas que quieras compartir? ¿Quieres saber cómo un HRIS puede beneficiar a tu empresa? Podrías considerar asistir a una conferencia centrada en tecnología para RR. HH. para aprender más sobre estas soluciones.
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