¿Está tu organización preparada para la tecnología de RR. HH.?
Si estás intentando comprar tecnología de RR. HH. para tu organización, necesitas un caso de negocio claro que sopese tanto los costos como los beneficios financieros. En este artículo, te mostraré exactamente cómo analizar estos dos factores clave para que puedas justificar con confianza tu inversión en tecnología de RR. HH.
Los costos reales de la tecnología de RR. HH.
En mis años de experiencia implementando diversas soluciones de RR. HH., una pregunta común que me hacen una y otra vez es: “¿Cuánto costará realmente?”. Es una pregunta muy válida.
Así que, para poner en perspectiva el Costo Total de Propiedad (comúnmente denominado “TCO”), a continuación se presenta un desglose de los costos aplicables a la mayoría de las compras de tecnología.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Costos legales y de adquisición
Puede que esto te sorprenda, pero si tienes la intención de comprar tecnología y no cuentas con un departamento interno de adquisiciones y asuntos legales que respalde el proceso, es posible que debas gastar dinero en obtener ayuda legal y de adquisiciones.
Aunque la mayoría de los proveedores tendrán términos y condiciones estándar que puedes elegir aceptar, es posible que quieras leerlos y negociarlos para favorecer a tu organización. Sin embargo, si no te importa no profundizar en los detalles, prepárate para aceptar los términos y condiciones del proveedor.
Costo del software
Esta es la categoría de costos más común y conocida. Si quieres comprar tecnología o los derechos para utilizarla, tienes que pagar una tarifa por ella. Por lo general, se trata de una tarifa anual cobrada por cada usuario, especialmente si estás comprando software en la nube.
Es importante señalar que algunos proveedores también cobrarán tarifas variables según el tipo de usuario. Por ejemplo, si compras licencias de solo lectura para usuarios finales, podrían ser más económicas que las licencias de superadministrador.
Otro punto importante que debes tener en cuenta es que los proveedores pueden ofrecerte un precio con descuento si te registras por un período de 3 a 5 años (o más). Es como un plan de telefonía móvil: si compras un plan sin contrato o de pago por uso, te cobrarán una tarifa más alta que si te suscribes a un contrato.
Costo del software de terceros
Si el software que tienes la intención de comprar requiere “complementos” o herramientas adicionales de terceros, también tendrás que pagar una tarifa por ello. Un excelente ejemplo de software de terceros son los agregadores de ofertas de empleo. Cuando compras software de contratación, es posible que necesites otra herramienta de terceros para publicar tus anuncios de empleo en varios sitios al mismo tiempo.
Otro ejemplo es que quizá quieras integrar tu nuevo software con un sistema interno existente. Para transportar esos datos entre los sistemas y quizá realizar algunos cálculos o cambios de formato, es posible que necesites una herramienta de integración, lo que supone una tarifa adicional aparte del software estándar.
Costo de implementación
A diferencia de la compra de aplicaciones en iTunes o Google Play Store, la mayoría del software de oficina (incluso el software en la nube) requiere cierto nivel de configuración. Por lo general, no es tan sencillo como encenderlo y estar listo para usarlo. Sin embargo, si utilizas herramientas para empresas emergentes que son una opción de bajo costo, es posible que no necesites ninguna configuración.
Si tu proveedor de software solo proporciona el software y espera que tú “lo actives por tu cuenta”, o permite que empresas de consultoría revendan sus productos, es probable que te cobre una tarifa por este servicio. Este costo está asociado con tomar la plataforma de software y diseñar los procesos requeridos por tu empresa relacionados con esa funcionalidad, configurarla, probarla e implementarla.
Este costo podría incluir varios elementos, como consultores funcionales, consultores técnicos de RR. HH., análisis empresarial de los procesos, gestión de proyectos, evaluadores, depuración de datos, estandarización, formato y demás. También es importante señalar que cualquier software de terceros probablemente implique una tarifa de implementación o configuración.
Costo de implementación interna
A menudo, las empresas no calculan el costo de los recursos internos o de los recursos de reemplazo necesarios para implementar el proyecto. No es raro que las empresas necesiten expertos en la materia, evaluadores, recursos técnicos, directores de proyectos u otros roles, según el tamaño y la escala del proyecto.
No olvides establecer un presupuesto para estos recursos, especialmente si vas a reemplazar temporalmente a tus recursos internos mientras trabajan en el proyecto.
Coste de integración
Ya he mencionado anteriormente el coste de las herramientas de integración, pero también hay que tener en cuenta el coste de diseñar, configurar/crear, probar y desplegar realmente la integración. Esto es muy similar a los costes de implementación, pero esta vez se necesitan recursos de tipo informático.
El socio de implementación normalmente llevará a cabo primero un taller de alcance con usted para comprender qué integraciones desea crear, qué tipo de datos quiere conectar y con qué frecuencia desea que se comuniquen los sistemas integrados.
Si se trata de algo como la integración de sus sistemas de nómina y control horario, tendrán que comunicarse constantemente. En función de esto, estimarán un coste de integración muy diferente al de dos sistemas que pueden actualizarse una vez por semana o unas pocas veces al año.
Es importante tener en cuenta que, si está integrando productos de dos proveedores diferentes, probablemente tendrá que pagar a ambos proveedores por investigar y facilitar el diseño, la creación, las pruebas y el despliegue de la integración.
Coste de soporte
El soporte puede clasificarse en dos partes sencillas:
- Inmediatamente después de la puesta en marcha/garantía, y
- Operaciones habituales (BAU).
La mayoría de los proveedores de software incluirán el soporte estándar de BAU en las tarifas de licencia. Sin embargo, es importante comprobar qué soporte está disponible para los superusuarios, los usuarios funcionales y los usuarios técnicos inmediatamente después de la implementación. Una vez que empiece a jugar con sus nuevos juguetes, sin duda tendrá algunas preguntas.
El soporte posterior a la puesta en marcha es más complicado. Algunos socios de implementación le cobrarán honorarios de consultoría para proporcionar atención adicional a sus usuarios inmediatamente después de la puesta en marcha. También es importante tener en cuenta que, cuando existen integraciones, necesitará soporte para todos los productos de los proveedores que estén integrados, lo que aumentará su coste operativo.
En algunos casos, las empresas pueden optar por formar internamente a alguien para proporcionar soporte de integración. Sin embargo, la mejora de las competencias también costará dinero, incluida la actualización de esas habilidades cada vez que el software reciba una actualización.
Un coste de soporte incidental es el aumento del número de licencias de cualquier sistema de mesa de ayuda/incidencias necesario para registrar internamente las llamadas o correos electrónicos de soporte. Esto permitirá realizar un seguimiento y análisis del tipo de preguntas o problemas que experimentan los usuarios debido a la introducción del cambio.
Coste de gestión del cambio
Esperemos que, si está implementando tecnología, sea consciente de la necesidad de gestionar el cambio. Esto no se limita al coste de formar a sus usuarios. Aunque esa es una parte importante, no representa el coste total del cambio.
El coste del cambio debe incluir los costes de un recurso de gestión del cambio capaz de evaluar a las personas, los procesos y la tecnología de su organización, así como los efectos de introducir cambios en todas esas áreas. Sin mencionar los costes relacionados con la identificación y preparación de promotores del cambio para ese papel; las recompensas por adoptar el cambio; y, por supuesto, la preparación e impartición de materiales de formación.
Un coste secundario que constituye un agente de cambio muy valioso es contar con un analista de negocio que ayude a identificar y crear/actualizar la documentación de procesos cuando sea necesario debido a la introducción de tecnología y a cualquier cambio en las funciones.
¿Cuáles son los beneficios?
La mayoría de las organizaciones han recorrido (presumiblemente) un proceso para determinar si adquirir tecnología es la mejor manera de resolver un problema.
Pero es de esperar que, en la mayoría de los casos, estén analizando sus opciones para comprobar si esta es realmente la respuesta adecuada. Es muy habitual que los inversores quieran ver un análisis de las opciones disponibles para resolver el problema empresarial.
Los casos de negocio tradicionalmente incluyen los costes, los beneficios y las desventajas (si las hay), junto con los riesgos asociados a las tres opciones empresariales (de solución): No hacer nada, Hacer lo mínimo y Hacer algo.
En ocasiones, las opciones Hacer lo mínimo y Hacer algo pueden combinarse en uno de los proyectos pequeños. A esta sección normalmente le sigue una evaluación de la inversión de todas las opciones para determinar la mejor solución. Como indica el lenguaje, es evidente que los casos de negocio se orientan hacia los hechos y las cifras.
Dado que todas las opciones de solución requieren definir los beneficios y las desventajas, la siguiente parte se centra en destacar las categorías de beneficios y proporcionar algunos ejemplos de cada una.
Estratégicos
La mayoría de las organizaciones, si no todas, tienden a tener una estrategia. Puede que esta no siempre sea evidente para los empleados (sí, ese es un problema completamente diferente que trataremos en otra publicación), pero normalmente existe una que se revisa cada año y se redefine cada 5 años o cuando corresponde.
Este debería ser siempre el primer conjunto de beneficios o aspectos de alineación que se deben considerar antes de tomar cualquier decisión. Puede que esto no sea evidente para muchas de las personas que redactan el caso de negocio, PERO debería ser el factor más importante que se debe considerar.
Si la dirección estratégica de una empresa es convertirse en un negocio impulsado por la tecnología, entonces invertir en tecnología puede tener un mayor peso que cualquier otra solución. Otro gran ejemplo de estrategia empresarial podría ser aspirar a ser un líder en innovación en la industria XYZ. Para ser innovadora en la industria, la tecnología suele desempeñar un papel importante.
Sin embargo, si la estrategia de su empresa está orientada a la optimización, invertir en nueva tecnología podría no tener el mismo peso que, por ejemplo, rediseñar los procesos empresariales o invertir en actualizaciones o reestructuraciones, entre otras opciones. Por lo tanto, la conclusión es que conocer la estrategia y alinear las opciones de solución para respaldarla es posiblemente el beneficio más importante que se debe destacar en el caso de negocio.
Financieros
Esta es sin duda la sección más esperada de todo caso de negocio. Un beneficio financiero suele definirse simplemente como aquel que ayuda a aumentar el valor o reducir los costos, lo que en última instancia conduce a un balance general más saludable para la organización.
Sin embargo, determinar estos beneficios puede ser difícil, especialmente si la organización no ha medido sus procesos, personas, tecnología y desempeño relativo en el pasado. Sin haber medido todos esos aspectos, es muy difícil obtener una evaluación precisa de los beneficios que pueda traducirse en un valor monetario estimado. Aquí es donde comprender las estructuras detalladas de precios y los desgloses de costos resulta esencial para realizar cálculos precisos del ROI.
Dicho esto, es posible hacer suposiciones sobre todos estos aspectos para calcular los ahorros monetarios. Esta es una opción aceptable dependiendo del apetito de riesgo de la organización y de la etapa del ciclo de vida en la que se encuentren las soluciones.
Sin embargo, si su organización no se encuentra en una situación de crisis o en un punto en el que sea necesario resolver un problema de inmediato, medir las personas, los procesos y la tecnología puede ayudar tanto a calcular los ahorros monetarios como a comprender mejor el problema para poder resolverlo.
Estos son algunos aspectos clave que se deben considerar al medir cada uno de esos componentes y realizar los cálculos de ahorro monetario relacionados:
1. Personas
¿Cuántas personas se necesitan para hacer XYZ? ¿Cuántas horas necesita el Sr. A para realizar la tarea XYZ? Dependiendo de la nueva solución ofrecida, es decir, la tecnología, ¿cómo logra esta:
- ¿Reducir el número de personas necesarias? O
- ¿Reducir el número de horas necesarias para realizar la tarea XYZ? O
- ¿Quizás ambas cosas?
Debe poder indicar cómo se utilizará cualquier ahorro. Por ejemplo, ¿va a reducir la plantilla que ya no sea necesaria, reasignar a esas personas o asignarles trabajo adicional que anteriormente no se realizaba debido a limitaciones de tiempo?
En algunos casos, puede haber ahorros asociados con reemplazar a una persona con un salario más alto y altamente cualificada por otra con un salario menor. Sin embargo, en este escenario, es importante tener en cuenta los costos de contratación del reemplazo y cualquier costo relacionado con la formación. Otro ahorro relacionado con las personas podría atribuirse a eliminar la necesidad de realizar tareas manuales y, por tanto, del personal que las respalda.
2. Procesos
Esta suele ser un área que ofrece importantes oportunidades de ahorro. Sin embargo, para materializar esos ahorros, un requisito previo clave es contar con procesos documentados y medidas de referencia del desempeño del servicio. Sin una referencia inicial, es difícil calcular la mejora en la ejecución de los procesos, así como la mejora del desempeño, reduciendo así el número de errores o de trabajos repetidos necesarios.
Las mejoras de los procesos pueden medirse reduciendo el número de pasos del proceso mediante la automatización habilitada por la tecnología. También se miden mediante la reducción del tiempo empleado de principio a fin en la prestación de un servicio concreto al cliente. Esto permitirá procesar un mayor número de transacciones y ayudará a transferir o compartir la responsabilidad del proceso.
3. Tecnología
Esta es otra área que normalmente no miden los departamentos de Recursos Humanos. En algunos casos, los departamentos de TI miden el rendimiento de los sistemas, pero no la facilidad de uso ni, desde luego, ambos aspectos combinados con el proceso. Esta es realmente un área de enorme aprendizaje y empoderamiento si se mide y se utiliza.
Entonces, ¿cómo se ve esto? Empiece por medir los aspectos básicos: ¿cuántos usuarios «activos» existen en el sistema?, ¿cuál es su tasa de finalización de las tareas o transacciones clave que se espera que realicen? ¿Cuánto tardan los distintos tipos de usuarios en llevar a cabo sus tareas, especialmente cuando se mide el tiempo total de principio a fin, incluidos los pasos del proceso que no se realizan en el sistema?; y así sucesivamente.
No financieros
Esta es un área del caso de negocio que normalmente la mayoría de las organizaciones realiza bien. A continuación se presentan ejemplos que he observado a lo largo de los años en implementaciones tecnológicas:
1. Mejorar los servicios para la empresa
Aunque este es un beneficio no financiero definido de manera muy amplia, puede justificarse cuando se combina con beneficios financieros. Se trata de una mayor calidad y quizás cantidad de servicios y transacciones proporcionados a la empresa, es decir, a los usuarios finales.
2. Mejora de las capacidades de HR
Este es un beneficio utilizado habitualmente. No estoy completamente convencido de este, especialmente debido al hecho de que simplemente reemplazar las transacciones manuales con tecnología y dar más tiempo a HR para ser «estratégico» no hace que HR sea estratégico.
Sin embargo, lo que sí mejora las capacidades de HR es el proceso de implementación de tecnología y las habilidades que se aprenden y desaprenden. Aprender o mejorar la gestión de proyectos, la negociación, la gestión de proveedores, la gestión de datos, la gestión de la configuración, la planificación, las pruebas, etc., son excelentes maneras de mejorar las capacidades de HR. Incluso diría que estas pueden asociarse con beneficios de evitación de costos en proyectos futuros, contribuyendo así a la materialización de los beneficios financieros.
3. Reducción de errores y retrabajo
Este es un beneficio financiero limítrofe. Reduce el costo de los clientes o usuarios finales insatisfechos, así como el retrabajo y, por lo tanto, las horas necesarias para procesar las transacciones. Esto es nuevamente un beneficio de reducción y evitación de costos, y puede ser valioso para la planificación de la materialización de los beneficios financieros.
4. Mejora de la integridad de los datos
Este es otro beneficio financiero limítrofe. Al implementar un único sistema como fuente de verdad, resulta mucho más fácil mejorar la calidad de los datos disponibles. Sin embargo, esto solo es cierto cuando se establecen reglas de negocio sobre lo que se puede introducir en el sistema. Al pasar de múltiples sistemas a un único sistema o a sistemas integrados, este es un beneficio que se menciona con frecuencia.
En resumen
Existen muchas áreas y métodos para definir los beneficios y medirlos. Sin embargo, asegurarse de considerar todas las categorías de beneficios pertinentes dará como resultado un caso de negocio más sólido.
¿Tienes preguntas o ideas que quieras compartir? ¿Quieres saber cómo puede beneficiar a tu empresa un HRIS? Podrías considerar asistir a una conferencia centrada en la tecnología de HR para obtener más información sobre estas soluciones.
Para obtener más información valiosa sobre todo lo relacionado con HR, ¡te recomendamos suscribirte hoy mismo al boletín de People Managing People!
