Cómo Contratar Un Asistente En 4 Sencillos Pasos
Ha sido otra semana loca y ocupada para ti.
Entre ponerte al día con los miembros del equipo, revisar presupuestos y supervisar el desarrollo de productos, apenas te queda tiempo para almorzar, y mucho menos para reservar tu próximo viaje para visitar a clientes o inversores.
Por fin has decidido que necesitas ayuda.
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Ya sea para mantenerte en horario, tener a alguien a quien delegar tareas menores, o simplemente contar con una “mano derecha” de confianza en la que puedas apoyarte y confiar, un asistente puede ser un recurso invaluable para ti y tu negocio.
Sabes que necesitas ayuda, pero no estás seguro de qué tipo de ayuda necesitas. Te preguntas cosas como:
- ¿Debería contratar a un asistente personal, un asistente ejecutivo o empresarial, un asistente administrativo o un jefe de personal?
- ¿Cuáles son las diferencias entre estos roles?
- ¿Cómo puedo encontrar a la persona adecuada?
- ¿Cómo me aseguro de que reciban la remuneración adecuada?
Este artículo te mostrará cómo contratar a un asistente. Presenta cuatro pasos sencillos que puedes seguir para averiguar el tipo de asistente que necesitas, qué hará y cuánto debe cobrar.
¿Por Qué Contratar a un Asistente?
Como líder empresarial, contratar un asistente puede beneficiarte de las siguientes maneras:
- Gestión del tiempo: Delegar tareas administrativas como la organización de agendas, gestión de correos electrónicos y coordinación de reuniones garantiza que estés donde debes estar.
- Aumento de la productividad: Un asistente puede encargarse de tareas repetitivas, permitiéndote concentrarte en actividades de alto valor como recaudar fondos, desarrollo de productos y networking.
- Mejor organización: Puede ayudarte a estructurar tu flujo de trabajo, gestionar plazos y mantener los proyectos en buen camino.
- Mejora de la comunicación: Un asistente puede actuar como filtro, clasificando los mensajes y asegurando que las comunicaciones importantes sean atendidas con prioridad.
- Escalabilidad del negocio: A medida que tu empresa crece, contar con alguien que gestione las operaciones diarias apoya los esfuerzos de crecimiento.
- Mejor equilibrio entre vida laboral y personal: Al asumir responsabilidades rutinarias, puede ayudarte a mantener un equilibrio más saludable entre vida y trabajo.
4 Pasos Sencillos Para Contratar a un Asistente
Paso 1: Averigua con qué necesitas ayuda
El primer paso para contratar un asistente es analizar en qué realmente necesitas ayuda. No basta con levantar las manos y pedir auxilio.
La responsabilidad, el salario y el nivel de impacto de un jefe de personal, por ejemplo, pueden ser bastante diferentes a los de un asistente administrativo.
Deberás adoptar un enfoque metódico, analítico e introspectivo para determinar el tipo de asistente que más beneficiará a ti y a tu organización.
¿Cuáles son tus puntos de dolor personales?
Eres humano y, como todos los humanos, tienes tus límites. Tal vez te descubriste usando el móvil durante la fiesta de cumpleaños de tu hijo reservando un viaje de negocios (¡culpable!), o sientes que no tienes a nadie en el trabajo en quien apoyarte cuando quieres tomar unas vacaciones.
Mantener un equilibrio entre vida personal y laboral saludable suele ser la fuerza impulsora detrás de la necesidad de contratar a un asistente personal o ejecutivo.
Consejo: Haz una lista de tus puntos de dolor personales, ya sea la necesidad de contar con una mano derecha de confianza que pueda actuar en tu nombre cuando no estés en la oficina o con una persona fiable que pueda encargar suministros de oficina y recoger café.
¿Cuáles son los puntos de dolor de tu organización?
Como líder dentro de tu organización, tu tiempo es valioso. Conforme la organización crece, querrás dedicar más tiempo a desarrollar el equipo, los productos y ver a los clientes.
Cada vez más, la gente te verá como la persona que define la visión de la empresa y marca la estrategia organizacional, en lugar de encontrar un nuevo modo de gestionar los gastos.
Y, a medida que ellos estén más ocupados y su tiempo sea más valioso, los miembros de tu equipo querrán que llegues a las reuniones a tiempo y bien preparado.
Consejo: Haz una lista de lo que crees que son los puntos de dolor de tu organización y luego habla con los miembros del equipo y pregúntales qué piensan ellos. Puede que no coincidan, y llegar a un entendimiento común sobre cómo puede ayudar un asistente es clave para saber qué tipo de asistente contratar.
¿Qué estoy dispuesto (y qué no) a delegar?
En la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, todos desempeñan varias funciones y, si eres el fundador o dueño, probablemente lleves la mayoría de los sombreros.
Esto hace que delegar sea difícil, pero también necesario a medida que la organización crece. Este paso requiere una profunda introspección sobre cuánto control diario estás dispuesto y eres capaz de ceder.
Decidir qué tareas y pequeños proyectos estás (y no estás) dispuesto a delegar influirá en el tipo de asistente que quieres contratar.
Para hacerlo, registra tus actividades durante el transcurso de una semana y analízalas.
- Haz una lista de todo lo que hiciste cada día y aproximadamente a qué porcentaje de tu tiempo dedicaste a cada actividad.
- Destaca aquellas actividades que contribuyeron directamente al avance o crecimiento de la organización. Haz una nota sobre aquellas en las que te hubiera gustado dedicar más tiempo.
- Destaca aquellas actividades que piensas que podrías haber delegado a alguien capaz y de tu confianza.
- Al final de la semana, revisa la lista, asígnate un salario por hora (quizá te pagas $50/hora) y determina si le pagarías a otra persona esa tarifa por realizar todas las tareas de tu lista. Si la respuesta es no, probablemente es momento de contratar un asistente personal.
Paso 2: Decide qué tipo de asistente necesitas
Con base en tus necesidades, ahora puedes decidir qué tipo de asistente contratar, así como dónde debe estar (remoto o en la oficina) y con qué frecuencia lo necesitas (tiempo completo o medio tiempo).
Asistente personal: apoyo personal para ti
Todos hemos oído hablar de los asistentes personales (PA), pero ¿qué hace exactamente un asistente personal? Por lo general, un asistente personal es responsable de una amplia variedad de tareas:
- Apoyo administrativo por ejemplo, seguimiento de gastos y presentación de informes de gastos, preparación de agendas para reuniones, toma de notas y dictados, impresión y archivo de documentos
- Gestión de la agenda por ejemplo, organización de reuniones y llamadas, alquiler de espacios externos para reuniones, gestión general del calendario
- Coordinación de viajes por ejemplo, organización de itinerarios, reservas de vuelos y hoteles, planificación de eventos para clientes
- Intermediario en la comunicación por ejemplo, filtrar llamadas telefónicas, responder correos electrónicos
- Asistencia personal por ejemplo, recoger la ropa de la tintorería, comprar café, pasear a tus perros
Un asistente personal (también conocido como asistente personal ejecutivo en algunos casos) se dedica a apoyarte exclusivamente a ti.
Sin embargo, en el mundo empresarial, y especialmente en organizaciones pequeñas, el título “asistente personal” no es común. De hecho, una búsqueda reciente de empleos en LinkedIn no arrojó vacantes en todo Canadá.
Asistente ejecutivo: apoyo empresarial para ti (y quizás para otros)
Un asistente ejecutivo (EA) es el tipo más común de asistente personal y opera como tu “mano derecha” de confianza. Es habitual que un EA brinde apoyo a otros ejecutivos dentro de tu organización, además de a ti.
Un asistente ejecutivo tendrá responsabilidades similares a las de un PA en cuanto a tareas administrativas y clericales, pero normalmente se enfocará más en apoyarte en tu ámbito empresarial en vez de tu vida personal. Responsabilidades adicionales de un EA pueden incluir:
- Gestión financiera por ejemplo, supervisión de presupuestos del CEO y otros ejecutivos
- Creación de procesos por ejemplo, nuevos procesos administrativos y clericales.
En su libro, “The CEO’s Secret Weapon”, Jan Jones, quien finalizó su carrera como asistente ejecutiva del mundialmente conocido ícono del desarrollo personal Tony Robbins, describió cómo ella, “preparaba café, escribía cartas, contestaba teléfonos, organizaba viajes, contrataba y gestionaba equipos, coordinaba y dirigía operaciones administrativas, administraba pequeños negocios, desarrollaba y dirigía proyectos grandes y pequeños, actuando como una extensión de mis jefes, siempre vigilante respecto a sus negocios, además de desempeñar el papel de confidente, asesora, defensora y amiga.”
Asistente administrativo: apoyo para todo el equipo
Un asistente administrativo es responsable de ofrecer apoyo administrativo y clerical a toda la organización. Como resultado, estará menos enfocado en apoyarte a ti o a otros ejecutivos y más orientado a tareas que beneficien a todos los miembros de la empresa.
Dependiendo del tamaño de tu organización, puede que reporte directamente a ti o a otro líder o ejecutivos de alto nivel, como el Director de Recursos Humanos o el Director Ejecutivo.
También pueden ser denominados asistente virtual, asistente de oficina o—dependiendo del nivel de antigüedad y responsabilidad—gerente de oficina.
Un asistente administrativo suele tener responsabilidades amplias en toda la empresa, tales como:
- Gestión de oficina: Pedido de suministros de oficina, gestión de proveedores y personal de limpieza, uso de un excelente software de reporte de gastos para asegurar el buen funcionamiento financiero.
- Coordinación de eventos: Planificación de fiestas de la empresa, organización de reuniones con clientes
- Relaciones con clientes: Recepción en la entrada, atención de llamadas de clientes.
Dependiendo del tamaño de tu organización, es posible que termines con un híbrido entre asistente ejecutivo y administrativo.
Leer más: Cómo funciona el software de gestión de gastos
Jefe de personal: Socio estratégico de alto nivel
El rol de jefe de personal (COS) es menos común que el de asistente ejecutivo y no se entiende bien en un contexto empresarial.
Esto se debe en parte a que combina de manera única algunas de las responsabilidades más estratégicas de un líder senior o ejecutivo con las responsabilidades más típicas de un EA, y en parte a que a menudo se asocia más con el mundo de la política.
El COS casi siempre reporta al CEO. Además de las responsabilidades del asistente ejecutivo mencionadas arriba, el COS a menudo:
- Actúa como representante y suplente del CEO en reuniones
- Gestiona una cartera de proyectos en nombre del CEO
- Asesora al CEO en cuestiones empresariales
- Gestiona los ritmos operativos de la empresa como reuniones de junta y retiros de liderazgo
- Gestiona la planificación estratégica y el presupuesto para los ejecutivos de la empresa.
En su libro, “Chief of Staff”, Tyler Parris define el COS como, “un rol comodín, ocupado por alguien con habilidades organizativas y sociales excepcionales, que maneja todo tipo de tareas no cubiertas por los miembros existentes del equipo directivo de un ejecutivo o del personal administrativo.”
Paso 3: ¡Crea una descripción del puesto, determina la compensación y contrata!
Ya sabes qué tipo de asistente contratar y qué tipo de tareas tendrá a su cargo, así que ahora es momento de redactar una descripción del puesto, determinar cuánto estás dispuesto a pagarle a la persona y ¡comenzar la contratación!
Cómo crear una descripción de puesto para asistente
¿Cómo creas una descripción de puesto para el asistente que deseas contratar? Puedes comenzar redactando la descripción a partir de la lista de tareas identificadas en el Paso (1), combinada con algunas de las responsabilidades y deberes de asistente personal que figuran en el Paso (2), dependiendo del tipo de asistente.
En tu anuncio de empleo, asegúrate también de incluir:
- Otros beneficios y ventajas de trabajar en tu organización
- Qué tan de cerca estarán trabajando contigo y con otros ejecutivos
- El gran impacto que el puesto puede tener en el éxito de la empresa
- Comportamientos y cualidades personales esperadas
- Cualificaciones y experiencia requeridas/deseadas.
Los candidatos con talento dan gran importancia a trabajar con líderes senior y quieren saber que su trabajo tiene un significado.
Para un análisis más profundo, consulta el excelente artículo de Mariya Hristova: ‘cómo redactar una descripción de puesto’.
Medio tiempo o tiempo completo, remoto o presencial
Además del título y la descripción del puesto, y antes de que decidas temas como el salario y la compensación, deberás decidir si necesitas un empleado a tiempo completo (~40 horas por semana) o alguien que trabaje en una modalidad más de medio tiempo.
Hay ventajas y desventajas en cada opción, y deberías considerar lo siguiente:
- Costos: Contratar a medio tiempo te costará menos, tanto en salario como posiblemente en beneficios médicos y de salud.
- Disponibilidad de talento: Normalmente hay más personas buscando empleo a tiempo completo, así que hacer que el puesto sea de medio tiempo puede limitar el número de candidatos posibles.
- Ajustes en la carga de trabajo: Si sobrestimas o subestimas cuánto trabajo tienes para un asistente, puede ser difícil convertir un empleado de tiempo completo a medio tiempo, o viceversa.
- Curva de aprendizaje: Un asistente que trabaja contigo a tiempo completo puede ponerse al día y volverse efectivo antes que uno que trabaje medio tiempo.
También tendrás que decidir qué tan importante es para ti que tu asistente esté físicamente presente en la oficina contigo y tu equipo.
Existen muchos modelos para trabajo remoto y virtual, cada uno con sus ventajas y desventajas. Decidir dónde trabajará tu asistente, y si será un asistente personal en línea, dependerá en gran parte de sus funciones y de tus propias preferencias personales.
Cómo determinar cuánto debe ganar un asistente
¿Cuánto debería ganar un asistente administrativo? ¿Deberías pagarle por hora o un salario anual? La respuesta a estas preguntas nuevamente depende del puesto, sus responsabilidades y si es de tiempo completo o medio tiempo.
Normalmente, un asistente de tiempo completo recibiría un paquete de compensación total, que incluiría un salario anual, beneficios médicos y de salud, y otros incentivos económicos.
La siguiente tabla resume los salarios típicos en Canadá según diversas fuentes públicas para los puestos de asistente ejecutivo y asistente administrativo, que son los puestos de asistente más comunes.
| Puesto | Glassdoor | Gobierno de Canadá | Robert Half | Payscale |
|---|---|---|---|---|
| Asistente Ejecutivo | Min: $45,000Max: $80,000Avg: $60,000 | Min: $36,400Max: $83,200Median: $57,595 | Percentil 25: $49,750Percentil 50: $56,750Percentil 90: $75,000 | Min: $40,000Max: $71,000Avg: $54,186 |
| Asistente Administrativo | Min: $33,000Max: $44,000Avg: $55,000 | Min: $31,200Max: $49,600Median: $45,385 | Percentil 25: $36,000Percentil 50: $41,500Percentil 90: $57,000 | Min: $28,932Max: $50,835Avg: $36,878 |
Paso 4: ¡Recluta, selecciona y contrata!
Has creado la descripción del puesto de tu nuevo asistente, redactado una oferta de trabajo, determinado cuánto estás dispuesto a pagar y decidido dónde trabajará y con qué frecuencia.
Además, usar soluciones de verificación de antecedentes en RRHH mejora la eficiencia y la precisión en la contratación para un puesto tan sensible y valioso.
¡Con estos ingredientes clave en la mano, estás listo para empezar a buscar a tu candidato ideal!
Consulta nuestra guía práctica sobre cómo contratar empleados para consejos, trucos y orientación sobre cómo encontrar y seleccionar a la mejor persona para el puesto.
¿Qué piensas?
¿Cómo podría ayudarte contratar un asistente personal a ser más efectivo y menos estresado? ¿Qué beneficios crees que podría aportar un asistente eficaz a tu organización? ¿Qué tipo de asistente sería el mejor para tu organización y por qué?
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