Cómo Contratar un Asistente en 4 Sencillos Pasos
Si necesitas ayuda para mantener tu día en orden y gestionar tareas, contratar a un asistente puede marcar una gran diferencia. En este artículo, te guiaré por cuatro pasos sencillos para contratar un asistente y te ayudaré a descubrir exactamente qué tipo de apoyo necesitas, qué debe hacer tu asistente y cuánto deberías pagar.
Obtén la claridad y el apoyo que necesitas para aligerar tu carga de trabajo y hacer tu día más productivo.
¿Por Qué Contratar a un Asistente?
Como líder de negocios, contratar un asistente puede beneficiarte de las siguientes maneras:
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- Gestión del tiempo: Delegar tareas administrativas como la organización de agendas, gestión de emails y coordinación de reuniones garantiza que estés donde debes estar.
- Mayor productividad: Un asistente puede encargarse de tareas repetitivas, permitiéndote concentrarte en actividades de alto valor como la recaudación de fondos, el desarrollo de productos y la creación de redes de contacto.
- Mejor organización: Puede ayudarte a estructurar tu flujo de trabajo, gestionar fechas límite y mantener los proyectos encaminados.
- Comunicación mejorada: Un asistente puede actuar como filtro, seleccionando mensajes y asegurando que las comunicaciones importantes reciban prioridad.
- Escalabilidad del negocio: A medida que tu startup crece, contar con alguien que gestione las operaciones diarias respalda los esfuerzos para escalar.
- Mejor equilibrio entre vida y trabajo: Al asumir responsabilidades rutinarias, pueden ayudarte a mantener un equilibrio más saludable entre tu vida personal y laboral.
4 Pasos Sencillos Para Contratar un Asistente
Paso 1: Descubre en Qué Necesitas Ayuda
El primer paso para contratar un asistente es profundizar en aquello con lo que realmente necesitas ayuda. No basta con levantar las manos y pedir auxilio.
Las responsabilidades, el salario y el nivel de impacto de un jefe de gabinete, por ejemplo, pueden ser bastante diferentes a los de un asistente administrativo.
Necesitarás usar un enfoque metódico, analítico e introspectivo para determinar el tipo de asistente que más beneficiará a ti y a tu organización.
¿Cuáles son tus puntos de dolor personales?
Eres humano y, como todos los humanos, tienes tus límites. Quizá te has encontrado usando el teléfono durante la fiesta de cumpleaños de tu hijo reservando un viaje de trabajo (¡culpable!), o sientes que no tienes a quién recurrir en el trabajo cuando quieres tomarte unas vacaciones.
Mantener un equilibrio saludable entre vida y trabajo suele ser el principal motivo para contratar un asistente personal o un asistente ejecutivo.
Consejo: Haz una lista de tus puntos de dolor personales, ya sea la necesidad de contar con alguien de confianza que pueda actuar en tu nombre cuando no estés en la oficina o una persona responsable que pueda hacer pedidos de suministros y recoger café.
¿Cuáles son los puntos de dolor de tu organización?
Como líder en tu organización, tu tiempo es valioso. A medida que la organización crece, querrás dedicar más tiempo a hacer crecer el equipo, desarrollar productos y visitar clientes.
Cada vez más, las personas contarán contigo para definir la visión de la empresa y establecer la estrategia organizacional, en lugar de buscar nuevas formas de procesar gastos.
Y, a medida que se ocupan más y su tiempo se vuelve más preciado, los miembros de tu equipo querrán que llegues a las reuniones puntual y bien preparado.
Consejo: Haz una lista de lo que crees que son los puntos de dolor de tu organización y luego habla con los miembros del equipo para preguntarles cuáles creen ellos que son. Puede que no coincidan, y llegar a un entendimiento común sobre cómo un asistente puede ayudar es clave para saber qué tipo de asistente contratar.
¿Qué estoy dispuesto (y qué no) a delegar?
En la mayoría de las pequeñas y medianas empresas todos desempeñan varios roles y, si eres el fundador o dueño, probablemente eres quien más roles cumples.
Esto hace que delegar sea complicado pero también esencial a medida que crece la organización. Este paso requiere una introspección profunda sobre cuánta gestión diaria estás dispuesto y eres capaz de ceder.
Decidir qué tareas y pequeños proyectos estás (y no estás) dispuesto a delegar afectará al tipo de asistente que desees contratar.
Para hacerlo, registra tus actividades durante una semana y analízalas.
- Haz una lista de todo lo que hiciste cada día y aproximadamente qué porcentaje de tu tiempo dedicaste a cada actividad.
- Destaca aquellas actividades que contribuyeron directamente al avance o crecimiento de la organización. Haz una nota de cuáles te hubiera gustado dedicar más tiempo.
- Destaca aquellas actividades que crees que podrías haber delegado a alguien capaz y de tu confianza.
- Revisa al final de la semana, asígnate un salario por hora (quizás te pagues $50/hora) y determina si le pagarías a otra persona esa tarifa por realizar todas las tareas de tu lista. Si la respuesta es negativa, probablemente sea momento de contratar a un asistente personal.
Paso 2: Decide qué tipo de asistente necesitas
En función de lo que necesitas, ahora puedes decidir qué tipo de asistente contratar, así como dónde debe estar (remoto o presencial) y con qué frecuencia lo requieres (tiempo completo o parcial).
Asistente personal: soporte personal para ti
Todos hemos escuchado hablar de los asistentes personales (PA), pero ¿qué es lo que hace exactamente un asistente personal? Un asistente personal generalmente es responsable de una amplia variedad de tareas:
- Soporte administrativo p. ej., seguimiento de gastos y presentación de informes de gastos, preparación de agendas de reuniones, toma de notas y dictados, impresión y archivo
- Gestión de agenda p. ej., programación de reuniones y llamadas, renta de espacios externos para reuniones, gestión general del calendario
- Coordinación de viajes p. ej., elaboración de itinerarios, reserva de vuelos y hoteles, organización de eventos para clientes
- Enlace de comunicaciones p. ej., filtrar llamadas telefónicas, responder correos electrónicos
- Asistencia personal p. ej., recoger la tintorería, comprar café, pasear a tus perros
Un asistente personal (también conocido en algunos casos como asistente personal ejecutivo) está dedicado a apoyarte únicamente a ti.
No obstante, en el mundo empresarial y particularmente en organizaciones pequeñas, el título "asistente personal" no es común. De hecho, una búsqueda reciente de empleos en LinkedIn no arrojó vacantes abiertas en todo Canadá.
Asistente ejecutivo: soporte para ti (y quizá para otros)
Un asistente ejecutivo (EA) es el tipo de asistente personal más común y opera como tu "mano derecha" de confianza. Es habitual que un EA ofrezca apoyo a otros ejecutivos dentro de tu organización, además de a ti.
Un asistente ejecutivo tendrá responsabilidades similares en tareas administrativas y de oficina que un PA, pero típicamente se centrará más en apoyarte en tu vida profesional que en la personal. Las responsabilidades adicionales de un EA pueden incluir:
- Gestión financiera p. ej., supervisión de presupuestos del CEO y de otros ejecutivos
- Creación de procesos p. ej., implementación de nuevos procedimientos administrativos y de oficina.
En su libro, “El arma secreta del CEO”, Jan Jones, quien terminó su carrera como asistente ejecutiva del mundialmente famoso ícono del desarrollo personal Tony Robbins, describió cómo ella, “preparaba café, redactaba cartas, contestaba teléfonos, organizaba viajes, contrataba y dirigía equipos, creaba y gestionaba operaciones administrativas, gestionaba pequeñas empresas, desarrollaba y dirigía proyectos grandes y pequeños, actuando como una extensión de mis jefes, siempre atenta a sus negocios, mientras también cumplía el papel de confidente, asesora, defensora y amiga.”
Asistente administrativo: soporte para todo el equipo
Un asistente administrativo es responsable del apoyo administrativo y de oficina para toda la organización. Por ello, estará menos enfocado en apoyarte a ti o a otros ejecutivos y más en las tareas que ayudan a todos los miembros de la empresa.
Dependiendo del tamaño de tu organización, puede reportar directamente a ti o a otros líderes senior o ejecutivos, como el Director de Recursos Humanos o el Director General.
También pueden ser llamados asistentes virtuales, asistentes de oficina o—dependiendo de su nivel de responsabilidad y antigüedad—gestores de oficina.
Un asistente administrativo suele tener amplias responsabilidades a nivel de la empresa, tales como:
- Gestión de oficina: Pedir suministros de oficina, gestionar proveedores y personal de limpieza, utilizar el mejor software para reportes de gastos para garantizar operaciones financieras fluidas.
- Coordinación de eventos: Planificar fiestas de la empresa, organizar reuniones con clientes
- Relaciones con clientes: Recepción en la entrada, atender llamadas de clientes.
Dependiendo del tamaño de tu organización, es posible que termines con una mezcla de asistente ejecutivo y asistente administrativo.
Leer más: Cómo funciona el software de gestión de gastos
Chief of staff: Socio estratégico de nivel senior
El puesto de chief of staff (COS) es menos común que el de asistente ejecutivo y está poco entendido en el contexto empresarial.
Esto se debe en parte a que combina de forma única algunas de las responsabilidades más estratégicas de un líder o ejecutivo senior con las tareas más típicas de un EA, y en parte porque a menudo se asocia más con el mundo de la política.
El COS casi siempre reporta al CEO. Además de las responsabilidades de un asistente ejecutivo mencionadas arriba, el COS suele:
- Actuar como representante y suplente del CEO en reuniones
- Gestionar un portafolio de proyectos en nombre del CEO
- Actuar como asesor de negocios del CEO
- Gestionar los ritmos de negocio organizacional como reuniones del consejo y retiros de líderes
- Gestionar la planificación estratégica y presupuestos para los ejecutivos de la empresa.
En su libro, “Chief of Staff”, Tyler Parris define el puesto COS como, “un rol comodín, ocupado por alguien con habilidades excepcionales de organización y de trato con las personas, que se encarga de todo tipo de tareas que no son cubiertas por ningún miembro existente del equipo directivo o del personal administrativo del ejecutivo.”
Paso 3: ¡Crea una descripción del puesto, determina la compensación y contrata!
Ya sabes qué tipo de asistente contratar y los tipos de tareas que tendrá a su cargo, así que ahora es momento de redactar una descripción del puesto, determinar cuánto estás dispuesto a pagar a la persona ¡y empezar a contratar!
Creación de una descripción de puesto para asistente
¿Cómo crear una descripción de puesto para el asistente que deseas contratar? Puedes comenzar a crear la descripción del puesto utilizando la lista de tareas que identificaste en el Paso (1), combinada con algunos ejemplos de responsabilidades y funciones de asistente personal mencionados en el Paso (2), dependiendo del tipo de asistente.
En tu anuncio de empleo, asegúrate también de incluir:
- Otros beneficios y ventajas de trabajar en tu organización
- Qué tan cerca estarán trabajando contigo y otros directivos
- El impacto general que el puesto puede tener en el éxito de la empresa
- Comportamientos y cualidades personales esperados
- Calificaciones y experiencia requeridas/deseadas.
Los candidatos talentosos valoran mucho trabajar junto al liderazgo senior y quieren saber que lo que hacen tiene un significado.
Para profundizar en el tema, revisa el excelente artículo de Mariya Hristova ‘cómo escribir una descripción de puesto’.
¿Medio tiempo o tiempo completo, remoto o presencial?
Además del título y la descripción del puesto, y antes de decidir cuestiones como salario y compensación, tendrás que decidir si necesitas un empleado a tiempo completo (~40 horas por semana) o a alguien que venga en una modalidad más de medio tiempo.
Hay pros y contras en cada opción, y debes considerar lo siguiente:
- Costos: El empleo a tiempo parcial te costará menos, tanto en salario como posiblemente en beneficios médicos y de salud.
- Disponibilidad de talento: Normalmente hay más personas buscando empleo a tiempo completo, por lo que convertirlo en un puesto a tiempo parcial podría limitar el número de posibles candidatos.
- Escalar hacia arriba/abajo: Si sobrestimas o subestimas la cantidad de trabajo que tienes para un asistente, podría ser difícil convertir un empleado de tiempo completo a parcial, o viceversa.
- Curva de aprendizaje: Un asistente que trabaja estrechamente contigo a tiempo completo puede ponerse al día y volverse efectivo antes que uno que trabaje a tiempo parcial.
También tendrás que decidir cuán importante es que tu asistente esté físicamente presente en la oficina contigo y con tu equipo.
Hay muchos modelos diferentes para el trabajo remoto y virtual, cada uno con sus propias ventajas y desventajas, y decidir dónde estará ubicado tu asistente, así como si será un asistente personal en línea, estará en gran medida guiado por sus tareas y tus propias preferencias personales.
Determinando cuánto se le debe pagar a un asistente
¿Cuánto debe ganar un asistente administrativo? ¿Deberías pagarle una tarifa por hora o un salario anual? La respuesta a estas preguntas, nuevamente, depende del puesto, sus responsabilidades y si es a tiempo completo o parcial.
Por lo general, un asistente a tiempo completo recibiría un paquete de compensación total, que incluiría salario anual, beneficios médicos y de salud, y otros incentivos financieros.
La siguiente tabla resume los salarios típicos en Canadá según varias fuentes públicas de sueldos para los puestos de asistente ejecutivo y asistente administrativo, que son los cargos de asistente más comunes.
| Puesto | Glassdoor | Gobierno de Canadá | Robert Half | Payscale |
|---|---|---|---|---|
| Asistente Ejecutivo | Mín: $45,000Máx: $80,000Prom: $60,000 | Mín: $36,400Máx: $83,200Mediana: $57,595 | Percentil 25: $49,750Percentil 50: $56,750Percentil 90: $75,000 | Mín: $40,000Máx: $71,000Prom: $54,186 |
| Asistente Administrativo | Mín: $33,000Máx: $44,000Prom: $55,000 | Mín: $31,200Máx: $49,600Mediana: $45,385 | Percentil 25: $36,000Percentil 50: $41,500Percentil 90: $57,000 | Mín: $28,932Máx: $50,835Prom: $36,878 |
Paso 4: ¡Recluta, selecciona y contrata!
Ya has creado la descripción del puesto de tu nuevo asistente, redactado una oferta de empleo, determinado cuánto estás dispuesto a pagar y decidido dónde trabajará y con qué frecuencia.
Además, utilizar soluciones de verificación de antecedentes de RRHH mejora la eficiencia y precisión de la contratación para un puesto tan sensible y valioso.
¡Con estos elementos clave en mano, ya puedes comenzar a buscar a tu candidato ideal!
Consulta nuestra práctica guía sobre cómo contratar empleados para obtener consejos, trucos y orientación sobre cómo encontrar y seleccionar a la mejor persona para el puesto.
¿Qué opinas?
¿Cómo podría ayudarte contratar un asistente personal a ser más efectivo y menos estresado? ¿Qué beneficios crees que podría aportar un asistente efectivo a tu organización? ¿Qué tipo de asistente sería el más adecuado para tu organización y por qué?
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