Useampi työntekijä ei aina tarkoita suuremman tilan tarvetta. Intuitiivisen deskbirdin kaltaisen työpisteiden jakamiseen tarkoitetun ratkaisun avulla Athena Institute onnistui siirtämään 120 työntekijää muuttumattomaan toimitilaan, ja yhteistyö lisääntyi tämän seurauksena.
Onnistunut siirtymämme deskbirdin käyttöön osoittaa, että oikeiden työkalujen avulla yliopistojen laitokset ja instituutit voivat sopeutua uusiin työympäristöihin. Tämä tasoittaa tietä tilojen tehokkaammalle ja tarkoituksenmukaisemmalle käytölle sekä edistää yhteenkuuluvampaa ja sitoutuneempaa työyhteisöä.
Tutustu Athena Instituteen, Vrije Universiteit Amsterdamiin
Vuonna 1880 perustettu Vrije Universiteit Amsterdam on yksi Euroopan johtavista tutkimusyliopistoista. VU:ssa Athena Institute erottuu monitieteisellä lähestymistavallaan ja vahvalla sitoutumisellaan yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen koulutuksen ja tutkimuksen kautta.
Työskentelytapojen kehittyessä COVID-19-pandemian jälkeen Athena Institute tunnisti tarpeen nykyaikaistaa työympäristöään tinkimättä yhteistyöstä, akateemisesta kulttuurista tai työntekijöiden hyvinvoinnista.
Haaste: sopeutuminen toimitilojen hallinnan muutoksiin
VU Amsterdam koki monien yliopistojen tavoin nopean siirtymän hybridityöhön. Samanaikaisesti koko kampuksen rakenneuudistus ja remontit lisäsivät jo ennestään rajallisten toimitilojen aiheuttamaa painetta.
Kun terveystieteiden laitos ja ympäristötieteiden instituutti muuttivat vuonna 2023, Athena Institute seurasi perässä vuoden 2025 alussa. Muutto historialliseen päärakennukseen toi mukanaan merkittävän muutoksen: työntekijöiden olisi jaettava työpisteitä ja työskenneltävä tiiviimmin yhdessä.
Vaikka tämä loi uusia mahdollisuuksia yhteistyölle, se herätti myös huolta:
- Miten työpisteiden jakaminen voitaisiin järjestää oikeudenmukaisesti ja tehokkaasti?
- Kärsisikö tiimien yhtenäisyys, kun kiinteistä työpisteistä luovuttaisiin?
- Miten rajallisia tiloja voitaisiin hallita ilman kitkan lisääntymistä?
Jotta uusia, rajallisia toimitiloja voitaisiin hallita tehokkaasti, ymmärsimme nopeasti tarvitsevamme toimivan työpisteiden varausratkaisun.
Want to learn more about deskbird?
Ratkaisu: deskbirdin käyttöönotto joustavaan työympäristön hallintaan
deskbird otettiin ensimmäisen kerran käyttöön VU Amsterdamissa lokakuussa 2023 MF-rakennuksessa, jossa toimivat lääketieteen ja terveystieteiden yksiköt. Siellä saavutettu menestys loi pohjan laajemmalle käyttöönotolle.
Kun Athena Institute muutti tammikuussa 2025, deskbird oli luonteva valinta. Nykyään:
- 640 työntekijää kolmesta laitoksesta käyttää deskbirdiä säännöllisesti
- Mukana on nyt myös 120 Athena Instituten työntekijää
- 65 joustavaa työpistettä jaetaan tehokkaasti ilman ristiriitoja
deskbird tukee työntekijöitä seuraavilla ominaisuuksilla:
- Sosiaalinen syöte, jonka avulla näkee, ketkä ovat toimistolla, ja pysyy yhteydessä muihin
- Interaktiiviset pohjapiirrokset, jotka tarjoavat selkeän näkymän työpisteisiin ja kollegoihin
- Nopeat työpiste- ja pysäköintivaraukset vain muutamalla napsautuksella
- Älykkäät suodattimet varustetarpeita varten
- Vierailijavaraukset ja tiimitilojen varaukset
Tuloksena on vähemmän epävarmuutta, vähemmän viime hetken ongelmia ja tarkoituksellisemmin yhdessä vietettyä aikaa toimistolla.
Opi miksi VU Amsterdamin kaltaiset organisaatiot valitsevat deskbirdin joustavien työpaikkojen hallintaan.
Vaikutus: vahvemmat yhteydet ja älykkäämpi tilankäyttö
Alkuperäiset pelot siitä, että työpisteiden jakaminen saattaisi heikentää tiimihenkeä, osoittautuivat aiheettomiksi. Itse asiassa kävi päinvastoin.
Olimme huolissamme siitä, että tiimihenkemme saattaisi kärsiä muutoksen seurauksena ja että etätyö lisääntyisi, mutta onneksi nämä huolet osoittautuivat aiheettomiksi. Itse asiassa deskbird on vahvistanut tiimimme yhteenkuuluvuutta enemmän kuin osasimme odottaa ja ollut suureksi avuksi erityisesti hallinnolliselle henkilöstölle.
Keskeisiä tuloksia olivat:
- 120 työntekijän onnistunut siirtyminen ilman, että tilaa lisättiin
- Yli 90 prosentin käyttäjäosuus, mikä osoittaa henkilöstön hyväksyneen ratkaisun hyvin
- Parantunut toimistolla läsnäolo ja yhteistyö
- Paremmat dataan perustuvat päätökset analytiikan avulla, jotta vilkkaat ja rauhalliset päivät saatiin tasapainoon
- Optimoitu tilankäyttö ruuhka-aikoina, mikä oli ratkaisevan tärkeää rajallisen työpistemäärän vuoksi
Alusta auttoi työntekijöitä suunnittelemaan toimistolla työskentelyään tietoisemmin ja muutti jaetut työpisteet yhteistyön edistäjiksi turhautumisen aiheiden sijaan.
Joustavan työn malli
Athena Instituten matka osoittaa, että joustavat työpaikkamallit voivat menestyä myös perinteisissä akateemisissa ympäristöissä. Oikeiden työkalujen avulla yliopistot voivat:
- Käyttää tiloja tehokkaammin
- Tukea hybridityötä yhteyksiä menettämättä
- Vahvistaa organisaatiokulttuuria siirtymävaiheiden aikana
Kiinteästä joustavaksi: Athena Institute siirsi onnistuneesti 120 työntekijää ilman yhden ainoan ylimääräisen työpisteen lisäämistä.
Heidän tarinansa osoittaa, että kun ihmisille tarjotaan intuitiivisia työympäristöratkaisuja, muutoksesta tulee mahdollisuus kasvuun, yhteistyöhön ja sitoutumiseen.
👉 Haluatko nähdä, miten deskbird voi muuttaa työympäristösi? Varaa esittely ja tutustu alustan toimintaan käytännössä.
