Miten käyttää eliaa, jotta toimistopäivät ovat työmatkan arvoisia

Olet määrittänyt päivät ja ihmiset tulevat toimistolle, mutta toimisto tuntuu silti aavekaupungilta. Läsnäololuvut näyttävät raportissa hyviltä, mutta jotenkin tämä ei toimi. Koko tila vain tuntuu… elottomalta.

Harkitse kuitenkin kustannuksia: toimistolle tuleminen maksaa tiimillesi melkoisen summan (noin 55 dollaria päivässä), kun mukaan lasketaan työmatkat ja lounas, kun taas kotona kustannus on 18 dollaria. Se on paljon maksettavaksi siitä, että istuu videopuhelussa tuskin lainkaan kohtaamiensa ihmisten vieressä – etenkin jos oma tiimi on paikalla vain eri päivinä.

Gensler havaitsi, että työpaikalla seurustelu on lähes kaksinkertaistunut pandemian jälkeen, mikä kertoo oikeastaan kaiken. Kun jonkun tiimi ei ole paikalla, hän maksaa käytännössä siitä, että on yksin meluisassa toimistotilassa.

Joten tässä on varsinainen tehtävä, kun läsnäolovaatimus on asetettu: saat oikeat ihmiset toimistolle samoina päivinä, tarkoituksella. Tämä on täysin ratkaistavissa. Näin se onnistuu elian avulla.

Jos elia ei ole sinulle ennestään tuttu, se on työpaikan toimintojen hallinta-alusta työpöytien ja kokoushuoneiden varaamiseen, vierailijoiden ilmoittautumisten hallintaan sekä hybridityötiimien toimistopäivien yhteensovittamiseen ja tilan käytön seuraamiseen.

  Lyhyesti

1. Yhteiset päivät ovat tärkeämpiä kuin henkilömäärä. Sama 60 prosentin läsnäolo voi tarkoittaa täyttä tiimiä tai kerroksellista joukkoa lähes tuntemattomia ihmisiä.
2. Anna jokaisen tiimin valita yksi tai kaksi ankkuripäivää sen sijaan, että kaikki noudattaisivat yrityksen asettamaa yleistä sääntöä.
3. Tee ihmisille helpoksi nähdä, ketkä ovat tulossa toimistolle, ja varata työpöytä heidän vierestään.
4. Suunnittele tila niin, että toimistolle tullessaan ihmisillä on hyvä olla, ja hienosäädä toimintaa sen jälkeen (anonyymien) käyttöastetietojen avulla.

  Vaihe 1: Laske yhteiset päivät

Läsnäololuvut eivät kerro, työskentelikö kukaan oikeasti yhdessä toimistolla. Kuvitellaan kymmenen hengen tiimi, jota koskee kolmen päivän läsnäolovaatimus. Sama tiimi, sama 60 prosentin viikoittainen läsnäolo kummassakin tapauksessa. Katso, mitä tapahtuu, kun sovitatte päivät yhteen:

Raportti ei pysty erottamaan näitä kahta toisistaan, mutta työntekijäsi pystyvät. Ja ne, jotka jatkavat toimistolle raahautumista istuakseen yksin hiljaisessa tilassa… no, he ovat yleensä sitoutuneimpia työntekijöitäsi – ainakin siihen asti, kunnes eivät enää ole.

Vaihe 2: Valitse ankkuripäivät tarkoituksella

Useimmat tiimit päätyvät yleiseen sääntöön, jonka mukaan kaikki tulevat toimistolle tiistaina ja keskiviikkona. Se on helppoa, mutta johtaa lopulta sekasotkuun: nuo kaksi päivää ovat täpötäysiä, loppuviikko hiljenee ja tiimit, jotka toimisivat paremmin muina päivinä, vedetään silti mukaan teidän päiviinne.

On paljon järkevämpää antaa jokaisen tiimin valita oma ankkuripäivänsä. Muutama yksinkertainen sääntö auttaa pitämään tilanteen hallinnassa:

1. Valitkaa yksi tai kaksi kiinteää päivää, ei jatkuvasti vaihtuvaa ajankohtaa. Ennakoitavuus voittaa nokkeluuden. Ihmiset järjestävät lastenhoidon ja työmatkat sen ympärille.
2. Rakentakaa päivät työn ympärille, joka todella vaatii yhteisen tilan. Suunnittelu, katselmukset ja uuden työntekijän perehdytys – eivät yhteistyö vain yleisellä tasolla.
3. Antakaa tiimien valita eri päiviä. Markkinoinnin keskiviikko ja aktuaarien tiistai ja torstai voivat elää ongelmitta rinnakkain.
4. Porrastakaa päivät. Jos jokainen tiimi päätyy keskiviikkoon, olet juuri luonut uuden ongelman: 300 ihmistä ja 200 työpöytää.

Kaksi hyvin valittua päivää saa tiimin tuntemaan olonsa paljon yhteenkuuluvammaksi kuin neljä hajanaista päivää, ja niitä on paljon helpompi perustella.

Vaihe 3: Tee toimistolle tulijoiden näkemisestä helppoa

Mikään tästä ei toimi, jos yhteisen päivän järjestäminen on hankalaa. Jos se vaatii enemmän vaivaa kuin kotiin jääminen, ihmiset jäävät kotiin.

eliassa näet, ketkä ovat jo suunnitelleet tulevansa tiettynä päivänä toimistolle, ja voit varata työpöydän heidän vierestään. Varaa paikkasi, kutsu kollega mukaan ja homma on valmis. Päädytte yhdessä ettekä eri puolille kerrosta.

Yksi kanssamme työskentelevä kansallinen vakuutusyhtiö panosti tähän voimakkaasti fuusion jälkeen. Aiemmin työntekijät olivat toimistolla vain yhden päivän viikossa, ja työpöytäsuhde oli 1:3, minkä vuoksi suuri osa tilasta jäi käyttämättä ja ihmiset tunsivat itsensä melko eristyneiksi. Kun he pystyivät näkemään, ketkä olivat tulossa toimistolle, varaamaan työpöytiä ryhmänä ja pitämään tilaa omalla kerroksellaan, toimisto alkoi täyttyä juuri oikeista kohdista. Sama rakennus, samat työpöydät – mutta paljon enemmän yhteistä tiimiaikaa.

Vaihe 4: Rakenna tila, jota ihmiset käyttävät

Oikeiden ihmisten saaminen paikalle on vasta puolet asiasta. Tilan on toimittava myös heidän saapumisensa jälkeen, ja juuri tässä hyvät aikomukset voivat mennä pieleen.

Sama vakuutusyhtiö on täydellinen esimerkki. Kun he suunnittelivat toimiston uudelleen, he valitsivat tavanomaiset pehmeät istuinalueet, sohvat ja oleskelunurkkaukset ja jäivät odottamaan, että ihmiset hakeutuisivat niihin. Mutta lähes kukaan ei tehnyt niin. Kävi ilmi, että työntekijöistä tuntui oudolta jäädä kiinni oleskelemasta sohvalla, koska se näytti lusmuilulta. Kukapa olisi arvannut.

Siksi he päätyivät poistamaan oleskelualueet ja korvaamaan ne tavallisilla työpöydillä, suljetuilla kokoushuoneilla ja puhelinkopeilla kaikkia puheluita ja keskittymistä vaativaa työtä varten. Nyt nuo puhelinkopit ovat ylivoimaisesti rakennuksen kiistellyimpiä paikkoja.

Mikä tila oikeastaan ansaitsee sille varatun pinta-alan:

1. Työpöydät tiimisi lähellä. Siksi he alun perin tulivat paikalle.
2. Suljetut huoneet ja puhelinkopit. Puheluita ja keskittymistä vaativaa työtä varten, joka vie edelleen puolet jokaisen päivästä.
3. Ylimääräinen varakerros. Jotta täyteen varattu keskiviikko ei koskaan jätä ketään ilman istumapaikkaa

Tässä on ROBICin henkilöstöjohtaja sen jälkeen, kun he olivat ottaneet elian käyttöön:

"Tiimimme jäsenet rakastavat elia-alustaa ja ottivat sen heti käyttöön julkaisun yhteydessä! Alusta on erittäin hyvin suunniteltu; kaikki toiminnot ovat helppokäyttöisiä ilman koulutuksen tarvetta. Tietyt toiminnot ovat myös auttaneet lisäämään toimistolla läsnäoloa ja kasvokkaista vuorovaikutusta. Suosittelen siksi eliaa lämpimästi mille tahansa yritykselle!"

Catherine Chouinard, henkilöstöjohtaja, ROBIC

Vaihe 5: Seuraa sitten, mitä tapahtuu

Et saa ankkuripäiviä tai tilaratkaisua heti ensimmäisellä yrityksellä oikein, ja se on ihan okei. Prioriteetit muuttuvat, tiimit kasvavat, ja keväällä toiminut kerros voi yhtäkkiä tuntua väärältä syksyllä. Kun kaikki on käynnissä, seuraa kolmea asiaa:

• Vilkkaita ja hiljaisia alueita. Onko kolmas kerros autio joka torstai? Siirrä yhden tiimin päivä.
• Puhelinkoppien kysyntää. Ovatko ne aina täynnä? Lisää pari.
• Poissaoloja. Jos varatut työpöydät jäävät tyhjiksi, datasi on kuvitteellista. Vapauta varaamaton työpöytä automaattisesti 15–20 minuutin kuluttua, niin tilanne korjaantuu itsestään.

elian sensorit lukevat kaiken tämän anonyymisti tilakohtaisesti, joten saat todellisen läsnäolotiedon etkä vain tietoa siitä, kuka varasi mitäkin. Siinä on ero arvailun ja tietämisen välillä: näet, mitkä ankkuripäivät toimivat, mitkä tilat ansaitsevat niille varatun pinta-alan ja mitä kannattaa muuttaa ennen seuraavaa vuokraneuvottelua eikä sen jälkeen.

Mistä aloittaa

Kysy tällä viikolla vain yksi kysymys: saapuvatko tiimisi todella samoina päivinä vai osuvatko ne eri päiville, vaikka käyntimäärä on sama? Yleensä huomaat sen ennen kuin pystyt mittaamaan sitä. Merkkejä ovat kerrokset, jotka näyttävät kiireisiltä mutta joissa toiminta pysyy tasaisena.

Sen jälkeen kyse on vain siitä, että autat jokaista tiimiä valitsemaan ankkuripäivän, teet heille helpoksi nähdä, ketkä ovat paikalla ja istua yhdessä sekä annat heille tilan, jonka vuoksi kannattaa ajaa paikalle. Kun tämä onnistuu, läsnäolo pysyy enimmäkseen yllä itsestään, koska ihmiset palaavat jatkuvasti, kun heidän tiiminsä on paikalla. Ja jos et halua pyörittää kaikkea taulukkolaskennalla, juuri sitä varten elia on rakennettu.