Monille pienyritysten omistajille palkanlaskenta voi olla yksi tärkeimmistä ja stressaavimmista vastuista, joita he hoitavat, ja palkanlaskentajärjestelmän vaihtaminen voi olla yhtä lailla jännittävää. Vaikka nykyinen prosessi olisi manuaalinen tai vanhentunut, pelko teknisesti toimivan järjestelmän häiritsemisestä voi saada heidät epäröimään muutosta. Tietojen oikeellisuuteen, verojen määritykseen, työnkulkujen muutoksiin ja työntekijöiden uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyvät huolet voivat tehdä siirtymästä ylivoimaisen tuntuisen. Nämä huolet ovat todellisia, ja ne johtuvat usein aiemmista haasteista muiden palveluntarjoajien kanssa.
RUN Powered by ADP (RUN) auttaa poistamaan nämä esteet yhdistämällä tehokkaan palkanlaskentateknologian käytännönläheiseen tukeen käyttöönottoasiantuntijoilta, jotka ymmärtävät pienyritysten tarpeita. RUN on yksi Yhdysvaltojen pienyritysten laajimmin käyttämistä palkanlaskenta-alustoista, ja sitä käyttää tällä hetkellä yli 900 000 pienyritystä. Itse asiassa 60 % uusista RUN-asiakkaista tulee toiselta palkanlaskentapalveluntarjoajalta¹, mikä tarkoittaa, että ADP®:n käyttöönottoasiantuntijatiimillä on laaja omakohtainen kokemus juuri niiden haasteiden ratkaisemisesta, joista yritysten omistajat ovat huolissaan. Koska vuosittain toteutetaan satojatuhansia pienyritysten käyttöönottoja² ja yli 70 000 kilpailijan palvelusta tehtävää siirtymää esimerkiksi QuickBooks Payrollista, Gustosta ja Paychexistä³, ADP:llä on tarvittava asiantuntemus, jotta palkanlaskentajärjestelmän vaihtaminen olisi helpompaa ja vähemmän stressaavaa.
Historiallisten palkanlaskentatietojen oikeellisuuden varmistaminen
Yksi yritysten omistajien suurimmista huolenaiheista palkanlaskennan käyttöönoton aikana on varmistaa, että historialliset tiedot — vuoden alusta kertyneet summat, aiemmat palkat, veronpidätykset ja työntekijöiden henkilötiedot — siirtyvät oikein aiemmasta järjestelmästä. Virheellinen laskentataulukko tai väärä tietojen yhdistäminen voisi johtaa virheellisiin W-2-lomakkeisiin, raportointiongelmiin tai tarpeettomaan ajankäyttöön työläässä täsmäytyksessä.
Luotettavat historialliset tiedot ovat tärkeitä vaatimustenmukaisuuden kannalta. Vuoden alusta kertyneiden summien virheet voivat johtaa työnantajan verojen virheellisiin laskelmiin, mikä voi puolestaan aiheuttaa sakkoja tai viranomaisilmoituksia. Jo yksi virheellinen palkkalaskelma voi vaikuttaa ihmisten luottamukseen. Tämä on erityisen tärkeää pienyrityksissä, joissa suhteet ovat henkilökohtaisia ja viestintä suoraa.
RUN tarjoaa tietojen siirtämiseen tukea käyttöönottoasiantuntijalta, joka hallinnoi prosessia alusta loppuun. ADP:n käyttöönottoasiantuntijat käyttävät automaattisia muunnostyökaluja ja tarkistuksia sekä tekevät ensimmäisestä palkanmaksusta yksityiskohtaisen tarkastuksen sujuvan siirtymän tukemiseksi ja lukujen täsmäyttämiseksi aiempiin tietoihin toimitettujen tietojen perusteella. Tämä käytännönläheinen ja yksityiskohtiin keskittyvä lähestymistapa auttaa yrityksiä aloittamaan toiminnan varmemmin heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
Asiakkaalle tämä palvelutaso tarjoaa varmuutta ja mielenrauhaa myös jatkossa. Marilyn McDermott Solutionsin toimitusjohtaja Marilyn McDermott kertoo:
”Sen lisäksi, että kaikki tietoni haettiin puolestani aiemmalta palkanlaskentayritykseltäni, ADP:n vero-osasto oli erinomainen kaikkien verojen täsmäyttämisessä. Tilitoimiston edustajana siirsin samanaikaisesti yli kymmenen yrityksen tiedot, ja ADP teki siirtymisestä RUN Powered by ADP -palveluun helpoimman, jonka olen koskaan kokenut palkanlaskentayrityksen kanssa. Siirtymisestäni on nyt kulunut vuosi, ja kaikki on edelleen sujunut todella helposti!”
RUN Powered by ADP:n saumaton yhdistäminen nykyisiin järjestelmiisi
Monet pienyritykset käyttävät QuickBooksin kaltaisia järjestelmiä tai työajan seurantaan tarkoitettuja sovelluksia. Yleinen huolenaihe on, ettei uusi palkanlaskentaratkaisu integroidu sujuvasti, mikä johtaa manuaalisiin latauksiin, tietojen syöttämiseen useaan kertaan tai raportoinnin epäjohdonmukaisuuksiin.
Manuaalinen tietojen syöttäminen on yksi yleisimmistä palkanlaskennan virheiden lähteistä. Kun palkanlaskenta- ja kirjanpitojärjestelmät eivät synkronoidu, taloudellinen näkyvyys heikkenee ja kassavirran suunnittelu vaikeutuu. Ajan mittaan toistuvista manuaalisista korjauksista muodostuu kallis operatiivinen taakka.
RUN tarjoaa saumattomat integraatiot suosittuihin kirjanpito- ja työajanseurantajärjestelmiin. Käyttöönoton aikana käyttöönottoasiantuntija tekee yhteistyötä yrityksen omistajan kanssa tilikartan määrittämiseksi, jotta palkanlaskentatiedot siirtyvät automaattisesti pääkirjaan. Tämä reaaliaikainen synkronointi poistaa manuaaliset työvaiheet ja auttaa varmistamaan talousraportoinnin oikeellisuuden.
Want to learn more about RUN Powered by ADP®?
Vähennysten, etujen ja ulosmittausten virheiden välttäminen
Toinen uuden palkanlaskentaratkaisun käyttöönottoon liittyvä stressaava osa-alue on vähennysten ja etujen oikea määrittäminen. Sairausvakuutusmaksut, eläkesuunnitelman maksut, palkkojen ulosmittaukset sekä muut ennen veroja ja verojen jälkeen tehtävät vähennykset on määritettävä täsmällisesti. Yksi väärä luokittelu tai puuttuva raja-arvo voi johtaa palkkavirheisiin, vaatimustenmukaisuusongelmiin tai siihen, että työntekijät turhautuvat ja kyseenalaistavat etujensa oikeellisuuden.
Näillä virheillä on merkitystä, sillä vähennysten ja etujen epätarkkuudet voivat aiheuttaa veroilmoitusten ristiriitoja, työnantajan maksujen jäämistä puuttumaan, vakuutusten ilmoittautumisten viivästymistä tai oikeudellisia riskejä, jos ulosmittauksia ei käsitellä oikein. Pienyrityksissä, joissa jokainen dollari ja jokainen työntekijäsuhde on tärkeä, pienetkin virheet voivat kärjistyä aikaa vieviksi korjauksiksi
RUN auttaa poistamaan nämä riskit ohjattujen ja joustavien määritystoimintojen avulla. Ne opastavat yritysten omistajia vaihe vaiheelta etujen, vähennysten ja ulosmittausten määrittämisessä. Käyttöönoton aikana ADP:n asiantuntevat specialistit tarkistavat jokaisen määritysvalinnan, validoivat veroihin vaikuttavat asetukset ja auttavat varmistamaan, että jokainen etu ja vähennys yhdistetään oikein heti alusta lähtien. Tämä asiantuntijoiden tukema prosessi auttaa pienyritysten omistajia luottamaan palkanlaskentansa perustaan ja tukee tulevaa kasvua.
Monitasoisen palkanlaskennan veromääritysten yksinkertaistaminen
Liittovaltion, osavaltioiden ja paikallisten verotusalueiden määrittäminen käyttöönoton aikana voi tuntua pienyritysten omistajista ylivoimaiselta. Erilaiset rekisteröintivaatimukset, verokannat ja säännöt voivat johtaa siihen, että yksikin huomaamatta jäänyt yksityiskohta aiheuttaa IRS:n tai osavaltion viranomaisten ilmoituksia kuukausia myöhemmin.
Koska verosäännösten noudattaminen on yksi palkkahallinnon suurimmista riskialueista, pienimmätkin määritysvirheet voivat nopeasti johtaa seuraamuksiin ja korkoihin, jotka vaikuttavat yrityksen tulokseen.
RUN auttaa vähentämään tätä riskiä heti alusta alkaen. Sen alan johtava veromoottori tunnistaa automaattisesti oikeat verotusalueet henkilöiden osoitetietojen perusteella sekä laskee ja ilmoittaa verot puolestasi. ADP:n veroasiantuntijat tarkistavat osavaltioiden ja paikallisten tilien tiedot sekä opastavat, jos rekisteröintejä puuttuu. RUN pysyy ajan tasalla uusimmista osavaltioiden ja liittovaltion verolaeista sekä henkilöstöhallinnon säännöksistä automaattisten päivitysten avulla, jotka kattavat kaikki 50 osavaltiota, ja hoitaa kaikki maksut ja ilmoitukset. Näin pienyritysten omistajat voivat luottaa siihen, että heidän sääntöjen noudattamiseen liittyviä tarpeitaan tuetaan automaation, asiantuntemuksen ja luotettavien veroasiantuntijoiden avulla.
Luottavaisin mielin siirtyminen RUN Powered by ADP -palveluun
Palkanlaskentapalvelun vaihtamisen ei tarvitse olla stressaavaa. RUN tarjoaa pienyrityksille muutakin kuin palkanlaskenta-alustan – se tarjoaa kumppanin. Heti alusta alkaen nimetyt käyttöönoton asiantuntijat opastavat yritysten omistajia prosessin jokaisessa vaiheessa ja tarjoavat käytännön tukea tietojen siirtämiseen, verojen määritykseen, integraatioihin ja järjestelmän mukauttamiseen. Henkilökohtainen opastus voi auttaa tekemään siirtymisestä sujuvamman ja täsmällisemmän sekä vähentää palveluntarjoajan vaihtamiseen yleensä tarvittavaa aikaa ja vaivaa. Tuki ei myöskään lopu siihen. RUN helpottaa vaihtamista asiantuntijoiden hallinnoiman käyttöönoton ja jatkuvan tuen avulla. RUN tarjoaa enemmän ominaisuuksia kuin kevyemmät vaihtoehdot, joten pienyritysten omistajat voivat luottaa palkanlaskentaan heti alusta alkaen ja mukauttaa palvelua tarpeidensa muuttuessa – ilman ylimääräistä monimutkaisuutta.
