Menestystä nelipäiväisessä työviikossa: onnistumiset ja opit

Tässä jaksossa juontaja Becca Banyard saa vieraakseen Homerunin henkilöstöjohtajan Rita Wittek—joka kertoo äskettäisestä kokemuksestaan nelipäiväisen työviikon onnistuneesta käyttöönotosta Homerunilla, miten hän toteutti sen, mitä hän oppi, miten hän mittasi hankkeen onnistumista ja millaisia myönteisiä vaikutuksia sillä on ollut Homerunin työntekijöiden elämään.

Apple Spotify Google

Haastattelun kohokohdat

Ritan lyhyt tausta [1:19]
- Rita on käytännönläheinen henkilöstöjohtaja.
  - Hän on työskennellyt startup-yrityksissä, pääasiassa Amsterdamissa, viimeiset yli 7 vuotta.
  - Hän on rakentanut työntekijäkokemusta alusta alkaen.
  - Hän rakentaa ja suunnittelee prosesseja, ohjeistuksia ja kaikkea työntekijäkokemukseen liittyvää.
  - Hän suhtautuu intohimoisimmin työn ja vapaa-ajan tasapainoon sekä mielenterveyteen työssä.
- Rita työskentelee tällä hetkellä Homerunin henkilöstöjohtajana Homerunilla.
  - Homerun on pienten ja keskisuurten yritysten rekrytointityökalu. Sen avulla yritykset voivat järjestää rekrytointiprosessin.
- Rita oli myös perustamassa People Ops Slack -yhteisöä Amsterdamissa.
  - Hänen syynsä: HR-alalla työskentely voi toisinaan olla melko yksinäistä, joten hän tarvitsi ympärilleen ihmisiä, joihin olla yhteydessä ja joiden kanssa keskustella HR:n suurista ja pienistä aiheista.
  - Yhteisössä on tällä hetkellä 700 jäsentä, ja he keskustelevat kaikesta, mistä on tarpeen keskustella.
Homerunin prosessi nelipäiväisen työviikon toteuttamiskelpoisuuden selvittämiseksi [3:53]
- Viime vuodet ovat olleet melko vaikeita kaikkialla maailmassa. Taloudellinen epävarmuus on ollut suurta. Pandemian ja yleisen talouden taantuman myötä ihmiset väsyivät todella paljon.
  - Rita ymmärsi, että heidän työntekijänsä olivat niin kiireisiä yrittäessään pitää kaiken toiminnassa. Niinpä hänelle tuli henkilökohtaiseksi tavoitteeksi saavuttaa parempi työn ja vapaa-ajan tasapaino.
    - Jossain vaiheessa Rita päätti siirtyä osa-aikatyöhön ja vähentää omia työtuntejaan.
    - Sen jälkeen hän huomasi kukoistavansa jälleen ja tekevänsä erinomaista työtä. Hän oli motivoitunut ja hyvin levännyt, eikä heidän tarvinnut palkata ketään paikkaamaan aukkoja.

Jos emme pysty siirtymään pois läsnäolopakosta näin nopeasti ja työskentelemään tavalla, jossa keskitymme tuotokseen ja tuloksiin, miksemme voisi tehdä samaa yksinkertaisesti työskentelemällä muutaman tunnin vähemmän?
Rita Wittek

Miten Rita toi nelipäiväisen työviikon idean Homerunille [7:48]
- Hän meni yrityksen perustajien – esihenkilöidensä ja operatiivisen johtajan – puheille ja otti idean esiin.
  - He suhtautuivat ideaan avoimesti, joten he pyysivät häntä kirjoittamaan ehdotuksen.
  - Yksi asia, joka auttoi, oli se, että yksi perustajista oli itse asiassa myös vähentänyt työtuntejaan, koska hänestä oli hiljattain tullut isä ja hän halusi viettää aikaa poikansa kanssa.
  - Rita alkoi sitten valmistella ehdotusta. Hän ei vielä ottanut tiimiä mukaan, koska hän ei halunnut antaa kenellekään turhaa toivoa.
    - Hän tutustui aiheeseen ja keskusteli ihmisten kanssa, jotka olivat ottaneet nelipäiväisen työviikon käyttöön eri maissa.
    - Hän keskusteli asiasta juristin kanssa. Hän halusi tietää yksityiskohtaisesti, miltä se näyttäisi käytännössä.
    - Hän määritteli muutamia yleisiä tavoitteita, ja hänen tärkeimpänä tavoitteenaan on aina ollut työntekijöiden kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin parantaminen.
    - Rita oletti, että lyhyempi työviikko tehostaisi heidän työskentelytapaansa ja että ihmiset kiinnittäisivät enemmän huomiota siihen, kuinka paljon aikaa he todella viettävät töissä.
    - Yksi hänen muistiin kirjaamistaan asioista oli se, että edun tuli olla mahdollisimman osallistava. Kaikkia tulisi kohdella samalla tavalla.
- Rita toteutti ensin nelipäiväisen työviikon kokeilun, ja nyt se on otettu virallisesti käyttöön.
  - Hän teki perusteellisen taustatyön, kirjoitti ehdotuksen ja kertoi perustajille sekä operatiiviselle johtajalle, että se auttaisi heitä pitämään työntekijät yrityksessä. Se auttaisi myös palkkaamaan tulevaisuudessa uusia työntekijöitä ja löytämään ihmisiä, jotka jakavat heidän yrityksensä arvot.
    - Yksi heidän arvoistaan on tasapainon säilyttäminen, joten nelipäiväinen työviikko on hyvä tapa yhdistää heidän arvonsa tähän käytäntöön.
  - Rita esitteli ehdotuksen perustajille ja operatiiviselle johtajalle, ja he vaikuttuivat kaikesta melko paljon.
    - He antoivat hänelle luvan aloittaa pilottikokeilun.
    - Silloin hän alkoi ottaa tiimiä mukaan. Rita käsittelee koko työntekijäkokemusta kuin tuotetta, jossa hänen tiiminsä ovat asiakkaita ja tuotteena on heidän kokemuksensa.
    - Rita esitti tiimille kysymyksiä, kuten: Miten he ajattelivat tämän vaikuttavan heidän tuottavuuteensa? Pystyisivätkö he edelleen saamaan työnsä tehtyä? Pitäisivätkö he edes tästä edusta?
    - Hän kävi kahdenkeskisiä keskusteluja, järjesti fokusryhmän ja lähetti kyselyitä. Sen jälkeen hän dokumentoi kaiken, jotta valmistautuminen olisi mahdollisimman perusteellista.
Miten Rita määritteli, että nelipäiväisen työviikon käyttöönotto onnistui [13:33]
- Ensinnäkin on erittäin tärkeää tietää, mitä tietoja haluat koota ja mitä mittaat.

Työntekijöidemme kokonaisvaltainen hyvinvointi ja onnellisuus olivat kaikkein tärkeimpiä. Sen seurauksena hyvä työ seuraisi.
Rita Wittek

Rita sai kaikenlaisia erilaisia datapisteitä.
- Jos mittaat vain tuottavuutta, koska sitä näkee paljon uutisissa nelipäiväisestä työviikosta puhuttaessa, se ei ole totuus. Se riippuu siitä, mitä tuottavuus tarkoittaa ja mikä tavoitteesi on, kun ihmiset työskentelevät vähemmän.
  - Esimerkiksi Homerunilla työskennellään kuuden viikon jaksoissa, ja projektit ovat erilaisia jokaisessa jaksossa. Yksi jakso voi olla toista monimutkaisempi. Joskus kyseessä on luova jakso, joten sitä on vaikea mitata.
- Kyse on paljon enemmän siitä, miten tuottavuus koetaan ja miten tuotoksia mitataan.
- Rita tarkasteli keskittymistä, tiimityötä, joustavuutta ja onnellisuutta ja kysyi joka kuukausi jokaiselta, miten työntekijöillä meni.
Ennen nelipäiväisen työviikon käyttöönottoa Rita kysyi tiimiltään, minkä päivän he haluaisivat ottaa vapaaksi.
- Jotkut halusivat maanantain, jotkut perjantain ja jotkut keskiviikon.
- He päättivät, että tiistai ja torstai ovat yrityksen yhteisiä työpäiviä, jotta kaikki työskentelevät tiistaisin ja torstaisin.
- He varmistavat tiiminsä kanssa, etteivät kaikki valitse samaa päivää. Esimerkiksi asiakastuen tapauksessa yksi henkilö on vapaalla maanantaina, yksi keskiviikkona ja yksi perjantaina.
- Homerun on joustava yritys. Jos heidän täytyy vaihtaa vapaapäiväänsä, se onnistuu aina jollakin tavalla. Heillä on yksi kiinteä vapaapäivä, mutta poikkeuksia voi olla.
He toteuttivat nelipäiväisen työviikon myös täydellä palkalla, joten kenenkään ei tarvinnut luopua osasta palkkaansa.
- Jotkut olivat huolissaan siitä, pystyisivätkö he edelleen saamaan työnsä tehtyä. Se oli suurin pelko.
  - Joitakin kysymyksiä, joita Rita sai työntekijöiltään, olivat: “Mitä odotatte minulta näiden neljän päivän aikana? Pitäisikö minun työskennellä 10 tuntia päivässä? Jos en saa työtäni valmiiksi, pitääkö minun työskennellä vapaapäivänäni? Otetaanko minuun yhteyttä vapaapäivänäni?” Hän otti nämä asiat huomioon.
- Se auttoi myös tuomaan yritykseen lisää luovuutta. Koska ihmiset ovat hyvin levänneitä, he ovat motivoituneempia. Se luo erityisen siteen, koska ihmisistä tuntuu, että he kuuluvat yritykseen, jossa kokeillaan uusia asioita ja josta he pitävät mielellään puhetta.
Homerunilla pidettiin huolta siitä, että työntekijät tiesivät, ettei nelipäiväisen työviikon käyttöönoton odotettu johtavan tuottavuuden äkilliseen kasvuun.
- He haluavat, että ihmisillä on hyvä olla, että he nauttivat siitä ja ovat onnellisia, ja työ seuraa perässä.
- He eivät halua kenenkään työskentelevän 10 tuntia päivässä. He uskovat, että joustavuus tulee ensin. Joinakin päivinä ihmiset voivat edelleen käydä keskellä päivää treenaamassa ja työskennellä sitten illalla, jolloin he ovat tuottavampia.
- Rita kysyy, kuinka monta tuntia päivässä he kokevat olevansa tuottavia. Vastaukset vaihtelevat myös työn tyypin mukaan.

Jos pystyt hyväksymään sen, ettei tuottavuus tarkoita maanantaista perjantaihin kello 9–17 työpöydän ääressä istumista ja että ihmiset työskentelevät eri tavoin, silloin taika alkaa tapahtua.
Rita Wittek

Ritan 4-päiväisen työviikon käyttöönoton jälkeen havaitsemat hyödyt ja haitat [21:53]
- Henkilöstön lomien vuoksi heidän on oltava hieman luovempia ja suunniteltava asioita tarkemmin.
- Viestintä ja dokumentointi.
  - Heidän on dokumentoitava paljon enemmän. Heidän on kehitettävä asynkronista viestintää. Heillä on työntekijöitä eri maissa ja joskus eri aikavyöhykkeillä. Se on ehdottomasti haaste.
- Joskus joku sanoo: “Aloitin työpäiväni maanantaina, eikä perjantaina työskennellyt henkilö jättänyt mitään luovutusta, joten olen nyt jumissa.” Tämä oli asia, jota heidän täytyi käsitellä, mutta he ovat kehittyneet siinä.
Joitakin yllättäviä asioita, joita Rita oppi prosessin aikana [23:21]
- Se, miten eri tavalla Homerun näyttää suhtautuvan esimerkiksi nelipäiväiseen työviikkoon.
  - Monet yritykset ajattelevat tuottavuuden lisäämistä ja haluavat tehdä dataan perustuvia päätöksiä, mutta ne eivät ota pehmeämpiä puolia huomioon.
  - Homerunin perustajat keskittyivät päätavoitteeseensa, joka on heidän työntekijöidensä hyvinvointi. Tuottavuus ei siis ole edes tärkeysjärjestyksen kärjessä. Se ei tarkoita, etteivätkö he haluaisi olla tuottavia, sillä he ovat tuottavampia kuin koskaan.
  - Stressin ja työuupumuksen kaltaisten asioiden mittaaminen ei ole helppoa, eikä siihen ole yhtä taikaratkaisua. Se vaatii aikaa, eikä sitä voi kiirehtiä.
Ritan neuvo henkilölle, joka harkitsee nelipäiväistä työviikkoa ja on kiinnostunut kokeilemaan sitä yrityksessään [25:04]
- Älä optimoi tuottavuuden kustannuksia, vaan ajattele aidosti ihmisiä ensin.
- Ajattele ensin ihmisiä ja vasta sitten hallintoa. Sinulla on paljon tehtävää, joten sinun on mitattava oikeita asioita, sillä tyytyväiset työntekijät ovat yleensä keskittyneempiä.
- Pyri pitkään kokeilujaksoon. Mitä pidempi kokeilu, sitä paremmat onnistumisen mahdollisuudet.
Tärkein asia, joka pitää työntekijät tyytyväisinä työpaikalla [26:16]
- Joustavuus. Ole joustava työnantaja ja kohtele työntekijöitäsi ihmisinä, koska jokainen ihminen on erilainen.
Yksi asia, jota tarvitset ollaksesi menestyvä johtaja [26:36]
- Johtoryhmän tuki.
  - Rita uskoo, että henkilöstötoiminnon tulisi aina olla yrityksen keskiössä.

Tutustu vieraaseemme

Rita on käytännönläheinen henkilöstöjohtaja. Viimeisten yli 7 vuoden ajan hän on rakentanut työntekijäkokemusta alusta alkaen varhaisen vaiheen ohjelmistoalan startup-yrityksissä Amsterdamissa. Hän rakentaa ja suunnittelee prosesseja, työkaluja ja viitekehyksiä työntekijän koko elinkaarelle ja käsittelee sitä jatkuvasti kehitettävänä tuotteena.

Hänen suurimpia intohimon kohteitaan ovat työn ja vapaa-ajan tasapaino, edut ja henkinen hyvinvointi työpaikalla. Lisäksi hän kannattaa etätyötä ja nauttii joustavien työympäristöjen luomisesta. Hänet voi usein löytää työskentelemästä eri maista eri puolilta Eurooppaa.

Tällä hetkellä hän toimii Homerunin henkilöstöjohtajana. Homerun on pienille ja keskisuurille yrityksille tarkoitettu rekrytointityökalu. Sen avulla pienyritykset voivat järjestää rekrytointiprosessinsa niin, että ne voivat tehdä merkityksellisiä rekrytointeja.

Rita on myös People Ops community NL -yhteisön toinen perustaja. Kyseessä on alankomaalaisten samanhenkisten HR-ammattilaisten Slack-yhteisö. Yli 700 jäsenen yhteisö kattaa laajan kirjon kokemuksia ja toimialoja, ja siellä keskustellaan henkilöstötoiminnon pienistä ja suurista aiheista.

Koska olemme pieni yritys, olemme erittäin ketteriä ja luovia, ja haluamme haastaa vallitsevan tilanteen sekä kokeilla uusia asioita. Joskus pienissä yrityksissä tällaiset asiat tapahtuvat nopeammin.
Rita Wittek

Liity People Managing People -yhteisöön
Tilaa uutiskirje saadaksesi uusimmat artikkelimme ja podcastimme
Verkostoidu Ritan kanssa LinkedInissä
Tutustu Homeruniin

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmistolla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Becca Banyard: Olet todennäköisesti kuullut nelipäiväisestä työviikosta, eikö niin?

Se kuulostaa epärealistiselta tavoitteelta, mutta entä jos kertoisin, että se on mahdollista? Yhä useammat yritykset vähentävät onnistuneesti työntekijöidensä työpäivien ja työtuntien määrää ilman palkkojen, tuottavuuden tai kannattavuuden heikkenemistä.

Tervetuloa People Managing People -podcastiin. Tehtävämme on rakentaa parempi työelämä ja auttaa sinua luomaan onnellisia, terveitä ja tuottavia työpaikkoja. Olen juontajasi Becca Banyard.

Tänään seurassani on Rita Wittek, Homerunin henkilöstöjohtaja. Homerun on kaikki tarvittavat ominaisuudet sisältävä rekrytointityökalu, joka auttaa pieniä yrityksiä tekemään merkityksellisiä rekrytointeja.

Rita kertoo meille hiljattaisesta kokemuksestaan nelipäiväisen työviikon onnistuneesta käyttöönotosta Homerunissa, miten hän toteutti sen, mitä hän oppi, miten hän mittasi hankkeen onnistumista ja millaisia myönteisiä vaikutuksia sillä on ollut Homerunin työntekijöiden elämään.

Rita, tervetuloa ohjelmaan. On todella hienoa saada sinut tänään vieraaksemme.

Odotan innolla kuulevani, miten Homerun on ottanut käyttöön nelipäiväisen työviikon. Aihe on todella kiinnostava. Mutta ennen kuin aloitamme, kertoisitko kuuntelijoillemme hieman itsestäsi ja Homerunista, jossa työskentelet, sekä siitä, mitä teet siellä?

Rita Wittek: Toki. Hei, Becca! Ensinnäkin kiitos kutsusta. On todella hienoa olla täällä.

Kerron hieman itsestäni. Olen Rita, ja kuvailisin itseäni käytännönläheiseksi henkilöstöjohtajaksi. Olen työskennellyt startup-yrityksissä, pääasiassa Amsterdamissa, viimeiset, öö, yli seitsemän vuotta, ja olen rakentanut työntekijäkokemusta alusta alkaen. Pohjimmiltaan sitä minä teen.

Rakennan ja suunnittelen prosesseja, ohjeita ja kaikkea tällaista. Kaikki työntekijäkokemukseen liittyvä kuuluu työhöni. Näistä aiheista olen erityisen kiinnostunut yleensä työn ja muun elämän tasapainosta sekä mielenterveydestä työssä. Tällaiset asiat todella innostavat minua.

Kyse on yksinkertaisesti elämän ja työn yhdistämisestä hyvin harmonisella tavalla. Tällä hetkellä työskentelen Homerunissa. Homerun on pienille ja keskisuurille yrityksille tarkoitettu rekrytointityökalu. Työkalumme auttaa näitä yrityksiä järjestämään rekrytointiprosessin. Olemme itse pieni yritys, joten tiedämme, miten hankalaa voi olla, jos yrityksessä ei esimerkiksi ole omaa rekrytoijaa.

Loimme siis työkalun tätä varten. Tuotamme myös paljon sisältöä. Sen lisäksi olen hyvin kiinnostunut henkilöstöasioista. Perustin myös Amsterdamiin Slack-yhteisön. Syynä oli se, että henkilöstöhallinnossa työskentely voi joskus olla melko yksinäistä. Tunsin tarvitsevani ympärilleni ihmisiä, joihin voisin ottaa yhteyttä ja joiden kanssa voisin keskustella henkilöstöhallinnon suurista ja pienistä aiheista, ja se toimi melko hyvin.

Meillä on nyt 700 jäsentä, ja keskustelemme kaikesta, mistä on tarpeen keskustella. Tässä olen siis kertomassa sinulle tänään nelipäiväisestä työviikosta. Olemme erittäin pieni yritys, ja aiemmin en ollut aina varma, olisiko tarinamme kuulemisesta hyötyä muille yrityksille, koska olemme niin pieniä.

Kun kuitenkin otimme käytännön käyttöön ja saimme siitä yllättävän paljon palautetta, tajusin, kuinka moni haluaa oppia siitä ja kuulla kokemuksistamme. Vaikka olemme pieni yritys, olemme ketteriä ja luovia, haastamme vallitsevia käytäntöjä ja kokeilemme uusia asioita. Uskon, että pienissä yrityksissä tällaiset asiat tapahtuvat joskus nopeammin. Ne innovoivat nopeammin, ja toivon voivani innostaa muitakin.

Becca Banyard: Kyllä, ehdottomasti. Olen varma, että niin tapahtuu. Otitte siis käyttöön nelipäiväisen työviikon, ja haluaisin kuulla alusta alkaen, miten päädyitte tähän päätökseen.

Miten arvioitte nelipäiväisen työviikon toteuttamiskelpoisuutta? Miten päädyitte siihen, että se sopisi yrityksellenne?

Rita Wittek: Hyvä kysymys. Uskon, että me kaikki tiedämme, että viime vuodet ovat olleet maailmanlaajuisesti melko vaikeita. Taloudellinen epävarmuus on ollut suurta. Pandemian ja yleisen talouden taantuman välillä ihmiset väsyivät todella paljon.

Tajusin, että työntekijämme tasapainottelevat valtavan monen asian kanssa yhtä aikaa ja yrittävät pitää kaiken pyörimässä. Lopulta kyse oli paremman työn ja muun elämän tasapainon tavoittelusta. Se oli minulle henkilökohtainen tavoite, mutta kuulin samaa myös jatkuvasti työntekijöiltämme.

Jossain vaiheessa asiasta tuli hyvin henkilökohtainen, koska päätin siirtyä osa-aikatyöhön. Lyhensin omia työaikojani ennen kuin olin oikeastaan kuullut nelipäiväisestä työviikosta tai kiinnittänyt siihen huomiota. Startup-yrityksen henkilöstöjohtajana olin hyvin sitoutunut työhöni ja kaikkeen siihen liittyvään.

Jossain vaiheessa olin melko väsynyt ja tajusin tarvitsevani palautumiseen enemmän kuin viikonlopun, jotta jaksaisin taas tehdä työni seuraavalla viikolla. Päätin luopua 20 prosentista palkastani. Tiedän, ettei se ole kaikille mahdollista, ja se on myös vastoin yleisiä odotuksia.

Meitä ei opeteta työskentelemään vähemmän. Meitä opetetaan kiipeämään uraportaita, tekemään enemmän tunteja, työskentelemään kovemmin ja rakentamaan uraa. Sen ajatellaan tarkoittavan paljon rahaa ja kaiken sen rahan käyttämistä. Päätin, ettei se ollut minua varten. Lyhensin työaikojani, ja muutamat muut Homerunissa tekivät samoin.

Jonkin ajan kuluttua tajusin, että jotain kiinnostavaa tapahtui. Aloin jälleen voida hyvin. Huomasin tekeväni työni hienosti, olin motivoitunut ja levännyt, emmekä olleet palkanneet ketään paikkaamaan aukkoja. Ne kaksi tai kolme henkilöä, jotka tekivät samoin kuin minä, suoriutuivat edelleen työstään.

Heille vain maksettiin vähemmän. Jossain vaiheessa se tuntui hullulta: miksi saman työn tekeville ihmisille pitäisi maksaa vähemmän? Se sai minut pohtimaan asiaa ja keskustelemaan ihmisten kanssa kahdenkeskisissä tapaamisissa. Kamppailimme tällaisten elämän kysymysten kanssa: pitäisikö minun ehkä työskennellä hieman vähemmän ja saada vähemmän rahaa? Minun ei tarvitsisi maksaa lastenhoidosta sinä päivänä. Kaikki tällaiset asiat saivat minut ymmärtämään, että tavassamme suhtautua työhön oli jotain pielessä.

Kun perehtyy aiheeseen, on voinut lukea tai todennäköisesti lukenut uutisista nelipäiväisestä työviikosta. Viisipäiväinen työviikko on melko vanhentunut jäänne, koska se keksittiin sata vuotta sitten.

Se kehitettiin itse asiassa toista teollista aikakautta varten. Henry Ford alkoi teettää tehtaissaan töitä viitenä päivänä viikossa, mutta nykyinen työnteko ei ole lainkaan samanlaista. Kaikki muutkin olosuhteet ovat muuttuneet. Innovaatioita on ollut valtavasti. Olemme jo tuottavampia kuin tuolloin, etenkin tietotyössä.

Kun tarkastelimme asiaa, nelipäiväinen työviikko ei vaikuttanut radikaalilta muutokselta. Se oli vain looginen seuraava askel. Pandemia osoitti, että voimme innovoida nopeasti. Ihmisten oli työskenneltävä kotoa. Yhtäkkiä heihin luotettiin, ja järjestely toimi. Nelipäiväiseen työviikkoon ei liittynyt samanlaista painetta.

Ajattelin vain, että jos pystymme siirtymään pois läsnäolon korostamisesta ja työskentelemään tavalla, jossa keskitymme tuotoksiin ja tuloksiin, miksemme voisi tehdä samaa työskentelemällä muutaman tunnin vähemmän? Tällaisia ajatuksia päässäni liikkui.

Becca Banyard: Onpa kiinnostavaa, että pystyit siirtymään osa-aikatyöhön ja silti suoriutumaan kaikista aiemmista tehtävistäsi. Miten toit ajatuksen Homerunille? Miltä se näytti käytännössä?

Rita Wittek: Seuraavaksi, koska olin ajatellut ja lukenut aiheesta mutta en tiennyt, ajatteliko kukaan muu niin, menin yrityksen perustajien luo.

Menin esimieheni, operatiivisen johtajan, luo ja esitin ajatuksen alustavasti. He olivat tietenkin huomanneet, että suoriuduin työstäni neljässä päivässä, joten he suhtautuivat myönteisesti siihen, että pohtisin asiaa ja kirjoittaisin ehdotuksen. Yksi perustajistamme oli myös lyhentänyt työaikaansa tultuaan hiljattain isäksi, koska hän halusi viettää aikaa poikansa kanssa. Se oli hieno esimerkki.

Hän hoiti edelleen täysipainoisesti toimitusjohtajan työnsä. Hän sanoi, että asiasta oli järkevää ottaa selvää. Aloin laatia ehdotusta. En vielä ottanut tiimiä mukaan, koska en halunnut antaa kenellekään turhaa toivoa. Perehdyin aiheeseen ja keskustelin eri maissa käytännön toteuttaneiden ihmisten kanssa.

Keskustelin myös lakimiehen kanssa, koska yksityiskohtia oli paljon. Halusin tietää tarkasti, miltä järjestely näyttäisi. Kuvittele, että antaisit yhtäkkiä kaikille perjantait vapaiksi, eikä perjantaina olisi ketään vastaamassa asiakkaiden yhteydenottoihin. Tällaisia asioita ei ehkä heti tule ajatelleeksi, mutta suunnitelma täytyy olla.

Laadin muutamia yleisiä tavoitteita ja halusin selvittää, miten niitä voisi käsitellä. Kysyin itseltäni, miksi haluamme tehdä tämän. Päätavoitteeni on aina ollut ja tulee luultavasti aina olemaan työntekijöidemme kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin parantaminen. Halusin ihmisille aikaa elämänsä muille osa-alueille.

Uskon, että sillä olisi myönteinen vaikutus mielenterveyteen, perhe-elämään ja kaikkeen sellaiseen. Ajattelin myös, että se lisäisi sitoutumista ja motivaatiota tiimissämme, saisi ihmiset innostumaan enemmän Homerunista ja töihin tulemisesta sekä tekisi heistä tuottavampia.

En pidä ilmauksesta ”tuottavampia”, ja kerron siitä varmasti myöhemmin lisää, koska minulla on tuottavuudesta paljon sanottavaa. Tutkimukseni perusteella oletin, että lyhyempi työviikko selkeyttäisi työskentelytapojamme ja kannustaisi ihmisiä kiinnittämään enemmän huomiota työssä käyttämäänsä aikaan.

Halusin myös, että kyse olisi osallistavasta edusta, koska kaikkia pitäisi kohdella samalla tavalla. Ajattelin ihmisiä, joilla on hoivavastuuta tai jotka tarvitsevat aikaa johonkin muuhun. Se auttaisi myös yhteiskuntaa laajemmin.

Jos miehet viettävät enemmän aikaa kotona lastensa kanssa, se auttaa myös naisia ja normalisoi sen, että kaikki työskentelevät lopulta neljä päivää viikossa. Silloin kaikilla on yhtäläiset mahdollisuudet ylennykseen ja työn tekemiseen. Naisia jää joskus jälkeen, koska he siirtyvät osa-aikatyöhön saatuaan lapsia.

Teknologia-alalla työskentelee paljon miehiä, joten ajattelin tämän auttavan myös siinä. En tiedä, selitinkö asian kovin selkeästi.

Becca Banyard: Kyllä, tämä on hienoa. Ymmärsinkö oikein, että kokeilitte ensin nelipäiväistä työviikkoa ja otitte sen nyt virallisesti käyttöön?

Rita Wittek: Kyllä. Tein tutkimukseni ja kirjoitin ehdotuksen. Kerroin perustajille ja operatiiviselle johtajalle myös, että uskoakseni tämä auttaisi pitämään ihmiset yrityksessä. Osaajien houkutteleminen näillä työmarkkinoilla on haastavaa, ja ajattelin sen auttavan myös tulevissa rekrytoinneissa.

Se auttaisi löytämään ihmisiä, jotka sopivat yritykseemme ja arvoihimme. Yksi arvoistamme on ”pidä tasapainosi”. Nelipäiväinen työviikko oli hyvä tapa yhdistää arvomme etuun. Kirjoitin kaiken ylös ja esittelin sen perustajille sekä operatiiviselle johtajalle, ja he vaikuttuivat ehdotuksesta.

Heille esittelemäni muiden yritysten tulokset vakuuttivat heidät, ja sain luvan aloittaa kokeilun. Silloin otin tiimin mukaan, koska tiimi on tässä tärkein. Yritän ajatella koko työntekijäkokemusta tuotteena, jossa tiimini ovat asiakkaani. Minun täytyy keskustella heidän kanssaan, jotta voin jatkuvasti parantaa heidän kokemustaan Homerunissa, muuttaa asioita, jos he eivät ole tyytyväisiä, ja varmistaa, että he haluavat käyttää tuotettamme.

Tässä tapauksessa tuotteeni on heidän kokemuksensa. Haluan tehdä heidät onnellisiksi tavalla, joka sopii heille. Otin heidät mukaan ja kysyin kaikenlaisia kysymyksiä. Miten he uskoivat tämän vaikuttavan tuottavuuteensa? Pystyisivätkö he edelleen tekemään työnsä? Pitäisivätkö he tästä edusta?

Monet olivat kertoneet kahdenkeskisissä keskusteluissa haluavansa työskennellä vähemmän, mutta halusin silti varmistua asiasta. Kysyin myös, mitä he tekisivät vapaapäivänään, koska se kiinnosti minua. Kysyin, näkivätkö he tapoja parantaa työviikkoaan: hukkuiko aikaa, oliko kokouksia liikaa tai tapahtuiko jotain muuta vastaavaa.

Kävin kahdenkeskisiä keskusteluja, järjestin fokusryhmän ja lähetin kyselyitä. Dokumentoin kaiken ennen aloittamista, jotta olisimme mahdollisimman valmistautuneita.

Becca Banyard: Mahtavaa. Kun aloititte kokeilun, miten määrititte sen onnistumisen? Millaisia kriteerejä tarkastelitte? Mainitsit kyselyt. Keräsittekö tai analysoitteko tietoja jollain muulla tavalla varmistaaksenne, että onnistumisen mittarit täyttyivät?

Rita Wittek: Ehdottomasti. On tärkeää tietää, mitä tietoja haluaa kerätä ja mitä mittaa.

Kuten kerroin, työntekijöidemme kokonaisvaltainen hyvinvointi ja onnellisuus olivat minulle tärkeimpiä. Uskoin hyvän työn seuraavan siitä. Keräsin monenlaisia tietopisteitä ja pyrin selvittämään mahdollisimman paljon. Jos mittaa vain tuottavuutta, kuten nelipäiväisestä työviikosta uutisoitaessa usein tehdään, kuulee esimerkiksi, että yrityksestä tuli 40 prosenttia tuottavampi. En ole varma, pitääkö se paikkaansa.

Se riippuu siitä, mitä tuottavuudella tarkoitetaan ja mikä tavoitteesi on, kun ihmiset työskentelevät vähemmän. Me työskentelemme esimerkiksi kuuden viikon jaksoissa, ja projektit ovat jokaisella jaksolla erilaisia. Jokin jakso voi olla toista monimutkaisempi. Joskus kyse on hyvin luovasta jaksosta, jolloin mittaaminen on vaikeaa.

Tärkeämpää on tarkastella koettua tuottavuutta ja mitata tuotoksia. Esitin työntekijöille joka kuukausi samat kysymykset. Kysyin heidän mielenterveydestään, elämästään kotona ja siitä, miten työ sujui. Esimiehiltä kysyin, miten heidän tiimiensä työ edistyi.

Yhdistin nämä kysymykset ja annoin asioille myös aikaa. Mielenterveyden kaltaiset asiat eivät muutu kahdessa viikossa. Olin yllättynyt siitä, että yritykset kokeilevat tätä usein vain kuukauden tai kaksi, vaikka vaikutukset ovat pitkäaikaisia ja niitä on vaikea mitata.

Yrityksen vuosittaista suoriutumista verrattaessa viime vuodet ovat olleet pandemian takia erilaisia. Myös viime vuosi oli melko poikkeuksellinen. Jos tarkastelee vain sitä, ei voi tietää, onnistuiko hanke tai mikä kaiken vaikutus oli.

Tarkastelin siis keskittymistä, tiimityötä, joustavuutta, onnellisuutta ja muita vastaavia asioita ja kysyin joka kuukausi, miten niillä meni. Jos havaitsimme parannettavaa, teimme muutoksia. Muutimme ja mukautimme monia asioita. Karsimme paljon kokouksia ja muutimme esimerkiksi sitä, kuinka tiukasti ihmisten tuli pitää kiinni valitsemastaan vapaapäivästä, koska en halunnut tilannetta, jossa kaikki ovat joka viikko eri päivänä poissa.

Ihmisten täytyy pystyä tekemään yhteistyötä. Kokeilu käynnisti keskustelun tuottavuudesta, ja kaikki tiimit alkoivat tietoisemmin pohtia työskentelytapojaan ja -aikojaan.

Becca Banyard: Miten lopulta päätitte, kuinka joustavasti ihmiset saisivat valita vapaapäivänsä, mutta samalla varmistitte, että osa päivistä olisi yhteisiä?

Rita Wittek: Kysyin heiltä ennen aloittamista, mitä he haluaisivat, jotta saisin käsityksen tilanteesta. Jos kaikki olisivat sanoneet perjantai, olisimme olleet ongelmissa.

Vastaukset olivat kuitenkin erilaisia. Jotkut halusivat maanantain, jotkut perjantain ja jotkut keskiviikon. Päätimme, että tiistai ja torstai ovat yrityksen yhteisiä päiviä, jolloin kaikki työskentelevät.

Muina päivinä ihmiset saattoivat valita vapaapäivänsä, mutta valinnan jälkeen heidän tuli pitää siitä kiinni. Heidän piti myös varmistaa tiiminsä kanssa, etteivät kaikki valitse samaa päivää. Asiakastuen kolmesta ihmisestä esimerkiksi yksi on poissa maanantaina, yksi keskiviikkona ja yksi perjantaina. Näin joku on aina paikalla.

Olemme tietenkin joustava yritys. Jos päivää tarvitsee vaihtaa, se onnistuu aina. Se ei vain ole normaali käytäntö. Jokaisella on yksi kiinteä vapaapäivä, mutta poikkeuksia voidaan tehdä.

Becca Banyard: Hienoa. Tiedämme, että tällä oli myönteinen vaikutus heidän henkilökohtaiseen elämäänsä, kotioloihinsa ja mielenterveyteensä. Sanoit useimpien halunneen nelipäiväisen työviikon, mutta vastustiko joku tiimistä tätä?

Rita Wittek: Ei oikeastaan. En ehkä sanonut sitä, mutta järjestimme nelipäiväisen työviikon täydellä palkalla, joten kenenkään palkasta ei vähennetty. Työpäiviä oli yksi vähemmän. Jotkut olivat tietenkin huolissaan siitä, pystyisimmekö edelleen tekemään kaikki työmme.

Suurin pelko liittyi siihen, mitä heiltä odotettaisiin neljän päivän aikana. Sain kysymyksiä siitä, joutuisivatko he tekemään kymmenen tuntia päivässä. Jos työ ei olisi valmis, pitäisikö heidän työskennellä vapaapäivänä? Otettaisiinko heihin yhteyttä vapaapäivänä? Otin nämä kysymykset huomioon.

Kukaan ei vastustanut järjestelyä. Jotkut sanoivat, etteivät tienneet, mitä tekisivät vapaapäivänään. Muutamaa kuukautta myöhemmin samat ihmiset kertoivat aloittaneensa uuden harrastuksen. Yksi kävi ensiapukurssin ja toimii nyt ensivastehenkilönä. He eivät edes tienneet tarvitsevansa tai haluavansa tällaisia asioita.

Becca Banyard: Hienoa. Rakastan tätä.

Rita Wittek: Lisäksi se toi yritykseen lisää luovuutta. Kun olet levännyt ja hieman motivoituneempi, se vaikuttaa. Se yllätti monet meistä. Se luo erityisen siteen, koska ihmiset kokevat olevansa osa yritystä, jossa kokeillaan uusia asioita, ja he puhuvat siitä mielellään.

Olemme kirjoittaneet aiheesta myös blogissamme. Se on saanut ihmiset pitämään toisistaan huolta. Jos joku on poissa, toinen saattaa helpommin tehdä päätöksen, tuurata tai auttaa. Tiimihengen ja yhteistyön kannalta tämä on auttanut meitä paljon.

Becca Banyard: Todella hienoa. Mainitsit kysymykset, joita tiimisi esitti, kun aloititte keskustelun nelipäiväisestä työviikosta. Mitkä olivat vastaukset? Jos työt eivät valmistuisi, pitäisikö heidän työskennellä vapaapäivänä? Pitäisikö heidän tehdä kymmenen tuntia päivässä ja saada yksi päivä vapaaksi?

Rita Wittek: Kerroimme, ettemme odottaneet tuottavuuden äkillisesti kasvavan. Kuten sanoin, Microsoft esimerkiksi raportoi tuottavuuden kasvaneen 40 prosenttia, mutta en tiedä, onko se edes mahdollista. Puhuimme ennen kaikkea siitä, että haluamme heidän voivan hyvin, nauttivan järjestelystä ja olevan onnellisia, minkä jälkeen työ sujuisi.

Uskoimme tähän niin vahvasti, ettemme halunneet kenenkään työskentelevän kymmentä tuntia päivässä. Joustavuus on edelleen etusijalla. Jotkut voivat käydä keskellä päivää treenillä ja työskennellä illalla, jolloin he ovat tuottavampia. Kysyin, kuinka monta tuntia päivässä he kokevat olevansa tuottavia.

Vastaukset vaihtelivat työn tyypin mukaan. Tunnen itse samoin: toisina päivinä voin tehdä kahdeksan tuntia hienoa työtä, toisina en saa mitään aikaan. Vakuutimme heille, että kyse on kokeilusta, josta keskustelemme yhdessä ja jonka toteutustavan löydämme yhdessä.

Viime vuosikymmeninä digitaalinen kehitys, internetin yleistyminen, tekoäly ja monet muut asiat ovat tuoneet meille valtavasti edistystä. Olemme jo tuottavampia kuin koskaan. Sanoin tiimilleni, että tästä on päästettävä irti.

Jos hyväksyy sen, ettei tuottavuus tarkoita maanantaista perjantaihin kello yhdeksästä viiteen työpöydän ääressä istumista ja että ihmiset työskentelevät eri tavoin, taika alkaa tapahtua. Tätä olemme myös nähneet.

Becca Banyard: On innostavaa kuulla tämä. Kaiken myönteisen lisäksi, mitä olette nähneet muutoksen jälkeen, onko jokin asia ollut huono? Onko ollut suuria haasteita tai jotain, jonka parissa olette joutuneet työskentelemään erityisesti nelipäiväisen työviikon käyttöönoton jälkeen?

Rita Wittek: Toki matkan varrella on ollut haasteita. Lomien järjestämisessä pitää olla luovempi ja tarkastella työvuorolistoja tarkemmin. Suurin asia on ollut viestintä ja dokumentointi.

Se on ollut hieman kivinen tie, koska asioita on dokumentoitava paljon enemmän. Asynkronisessa viestinnässä on kehityttävä, emmekä aiemmin tehneet sitä paljon. Ihmiset työskentelevät eri maissa ja joskus eri aikavyöhykkeillä. Se on haaste, mutta siihen voi vastata.

Joskus joku aloitti maanantaina ja huomasi, ettei perjantaina työskennellyt henkilö ollut jättänyt mitään tietoja työn jatkamisesta, jolloin työ jäi jumiin. Jouduimme käsittelemään tällaisia tilanteita, mutta olemme kehittyneet niissä. Se on jatkuvaa työtä, mutta mielestäni se kannattaa.

Becca Banyard: Aivan. Pandemian jälkeen ja etätyöhön sekä hybridityöhön siirryttäessä monet ovat joutuneet opettelemaan asynkronista työtä. Se on varmasti auttanut ja osoittanut, että asynkronista työskentelyä voi oppia.

Rita Wittek: Kyllä, olen samaa mieltä.

Becca Banyard: Haluaisin tietää, opitko prosessin aikana jotain yllättävää. Menitkö mukaan ajatellen, että asiat toimisivat tietyllä tavalla, mutta huomasitkin niiden olevan täysin päinvastoin? Yllättikö jokin sinut matkan aikana?

Rita Wittek: Eniten minut yllätti ehkä se, kuinka eri tavalla me Homerunissa tarkastelemme nelipäiväisen työviikon kaltaisia asioita. Tutkimukseni osoitti, että monet yritykset keskittyvät tuottavuuden kasvattamiseen ja haluavat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä, mutta eivät huomioi pehmeämpiä asioita niin paljon kuin olisin ajatellut. Perustajamme sanoivat keskusteluissamme toistuvasti, että päätavoitteemme on hyvinvointi.

Tuottavuus ei ole edes tärkeimpien tavoitteiden joukossa. Emme tietenkään halua olla tuottamattomia, sillä olemme itse asiassa tuottavampia kuin koskaan. Se ei kuitenkaan ollut lähtökohtamme. Stressin ja loppuun palamisen kaltaisten asioiden mittaaminen ei ole helppoa, eikä niihin ole mitään yhtä ihmeratkaisua. Se vaatii aikaa, eikä sitä voi kiirehtiä.

Todennäköisyys ahdistuksen ja stressin vähenemiselle pitkällä aikavälillä on kuitenkin suuri, jos ihmiset työskentelevät vähemmän. Kun keskustelin muiden ihmisten kanssa, jotkut kertoivat mittaavansa esimerkiksi edellisen vuoden aikana kirjoitettujen koodirivien määrää.

En usko, että meidän tarvitsee mitata sellaisia asioita. Meille ne eivät ole olennaisia.

Becca Banyard: Työntekijöiden hyvinvointiin on todella tärkeää keskittyä ja kiinnittää huomiota. Jos joku pohtii nelipäiväistä työviikkoa, tutkii sitä vaihtoehtona ja haluaa kokeilla sitä yrityksessään, minkä neuvon antaisit hänelle?

Rita Wittek: Älä optimoi kustannusten tai tuottavuuden perusteella, vaan aseta ihmiset etusijalle. Ihmiset ensin, hallinto vasta toisena. Hallinnollisia asioita ja yksityiskohtia on paljon. Mittaa siis oikeita asioita, sillä onnelliset työntekijät keskittyvät yleensä paremmin.

Pitkällä aikavälillä he kärsivät vähemmän sairauksista. Johtajat on tärkeää saada mukaan heti alusta alkaen. Muuten en usko tämän onnistuvan. Tällaisen hankkeen aloittaminen ilman perustajien tukea tai aitoa halua kokeilla sitä ei ole järkevää.

Kun aloitatte, pyrkikää pitkään kokeilujaksoon. Monet yritykset kokeilevat jotain vain kuukauden tai kaksi, eikä siinä ajassa synny tietoa, joka osoittaisi, toimiiko se. Mitä pidempi kokeilu on, sitä paremmat ovat onnistumisen mahdollisuudet.

Becca Banyard: Olemme lopettelemassa, mutta ennen sitä minulla on muutama kysymys, jotka esitän kaikille vierailleni.

Ensimmäinen: mikä mielestäsi pitää työntekijät kaikkein parhaiten tyytyväisinä työpaikalla?

Rita Wittek: Hyvä kysymys. Luulen, että se on joustavuus. Joustava työnantaja kohtelee työntekijöitä ihmisinä ja ymmärtää, että jokainen ihminen on erilainen. Se on erityistä ja auttaa paljon.

Becca Banyard: Pidän tästä. Entä viimeinen kysymys: mitä yksi asia tarvitset ollaksesi menestyvä johtaja?

Rita Wittek: Mitä tarvitsen ollakseni menestyvä johtaja? Minulle se olisi johtoryhmän tuki. Henkilöstötoiminto ei aina ole yrityksen keskiössä, vaikka mielestäni sen pitäisi olla.

Homerunissa ajattelemme yritystä hieman perhosena. Henkilöstötoiminto on perhosen sydän, ihmiset ovat siivissä ja me olemme tavallaan tukitoiminto. Ilman johtoryhmän ja perustajien tukea en olisi pystynyt toteuttamaan monia aloitteita.

Se on aina auttanut minua paljon.

Becca Banyard: Rita, on ollut ilo saada sinut ohjelmaan. Olen pitänyt todella paljon siitä, että olen saanut kuulla Homerunin onnistuneesta nelipäiväisen työviikon käyttöönotosta. Odotan innolla kuulevani tulevaisuudessa lisää siitä, miten järjestely on sujunut. Jos ihmiset haluavat ottaa sinuun yhteyttä, oppia sinulta lisää tai saada lisätietoja yrityksestäsi, miten he voivat tehdä sen?

Rita Wittek: He löytävät minut LinkedInistä tai voivat ottaa yhteyttä Homeruniin osoitteessa hello@homerun.co. Olemme kirjoittaneet aiheesta paljon blogikirjoituksia, joten niihin kannattaa myös tutustua. Keskustelen mielelläni kaikkien kanssa. Tämä on aihe, josta olen todella innostunut, joten ottakaa yhteyttä.

Becca Banyard: Kiitos kaikille kuuntelusta. Jos pidit tästä jaksosta, jätä meille arvostelu ja tilaa podcast, jotta saat ilmoituksen aina uuden jakson ilmestyessä. Jos haluat pysyä yhteydessä ja ajan tasalla kaikesta henkilöstöhallintoon ja johtamiseen liittyvästä, käy osoitteessa peoplemanagingpeople.com/subscribe

Ensi kertaan, hyvää päivänjatkoa!

Haastattelun kohokohdat

Tutustu vieraaseemme

Aiheeseen liittyvät linkit:

Aiheeseen liittyviä artikkeleita ja podcasteja:

Lue litterointi: